来访客户接待管理规定

来访客户接待管理规定

一、目的

为进一步规范各类业务招待行为，加强业务招待费用管理，有效控制及降低经营费用，减少不合理支出，特制定本制度。.

二、适用范围

本制度适于公司各级招待费用的申请、审批和核准。

三、职责

（一）各部门负责业务招待申请、审核、招待。

（二）财务部：负责报销及付款。

四、业务招待费用标准

（一）招待范围：

1、业务费：指因业务需要发生的礼金、礼品及因业务需要赠送的烟、酒等。

2、招待费：指日常工作产生招待应酬费用，含餐费、住宿费、酒水、饮料、香烟等。（二）招待标准：

业务招待以分级限标为原则，根据来访客人的级别安排相应招待标准，严禁随意超标进行业务招待，具体标准如下：

（三）招待说明：

1、招待客户安排酒店，由招待人现金与酒店结算，到公司报销。

2、同批客户级别不同一起来访，可按高类别人员的标准，在限额范围内报销。

3、行政机关、业务单位的领导因公来访，一律由负责对口外联的部门安排招待。

4、各类业务招待，陪餐人数一般控制在1-2人，确因工作需要招待重要客人，可请分

管领导出席，陪同人员不应超过需招待人员的1倍。

5、特殊需要礼品（如纪念品、购物卡、烟酒、和茶叶等），由招待部门负责人提出经

费预算申请，说明项目所需费用的各项列支情况，报分管副总审核后，由常务副总裁安排具体实施。

五、业务招待申请

（一）业务招待费“提前申请、定额审批”。由负责招待的部门填写《业务招待申请审批表》，报直属领导审批后，凭《业务招待审批单》办理借款单及报销手续。（二）特殊情况及临时招待，通过电话向直属领导申请后自行垫支，并于招待事宜结束后2天内，补填《客户来访接待申请表》，凭借有效票据报销。

六、费用报销

（一）业务招待费以谁接待、谁报销为原则，不得由他人代报业务招待费。

（二）每笔招待费发生后10天内必须报销，外地出差时发生的招待费，返回公司后3日内完成报销。

（三）同批客户招待结束后，所发生的餐费、住宿费、礼品费等，必须由招待人一次性报销。

（四）报销流程：将审批后的《客户来访接待申请表》附以下有效票据，经直属领导审核，分管副总审批，报财务部复审，由财务报常务副总裁签字批准后，予以报销。

1、餐费：有效发票+ 点菜清单+ 招待人员名单

2、住宿费：有效发票+ 住宿清单+ 住宿名单（由业务招待人办理预订及退房）

3、礼品费：有效发票+ 礼品清单+ 送礼人员名单

（五）报销注意事项：

1、发票抬头公司名称不全，不予报销。

2、发票时间和实际发生时间不符的将不予报销，

3、未经批准而超出标准的招待费，由招待申报人自负。

4、票据丢失的情况，需提供实际发生费用的证明，比如车票的如果是由行政订票的可

以由行政证明，其他也可以由部门主管确认。

5、所有发票送至财务后，财务必须在20天内完成报销。

6、报销人员弄虚作假，借业务招待之名行私人招待之实，一经查实，除费用不予报销

外，同时给予报销人负激励100元-200元。

七、接待用品管理

（一）茶水间

1、印有公司LOGO矿泉水10瓶以上。

2、咖啡1盒、茶叶1盒。

3、一次性杯印有公司LOGO保持50个，待客防烫玻璃杯20个。

4、保持茶水间干净整洁。

八、解释与执行

（一）本制度的修订、解释权归公司行政人力中心。

（二）本制度自发布之日起执行。

九、相关文件

无

十、记录表单

附表1《来访客户接待申请表》EPES-AD-TF-036