公文常见错误及整改要求

常见错误及整改要求
一、常见文件格式错误及整改要求
对照国家标准《国家行政机关公文格式》（GB/T9704-1999）和《国家行政机关公文处理办法》，不难发现，部分行政机关所印发的文件中存在着一些格式错误。

1. 版心设置不标准
整改要求：上边距为37mm±1mm，左边距为28mm±1mm，版心尺寸为156mm×225mm（不含页码）。

注：公文用纸采用GB/T 148中规定的A4型纸。

2. 发文机关标识所处位置不标准
整改要求：下行文——发文机关标识文字上边缘至版心上边缘距离为25mm （至上纸边距离则为37±1mm+25mm=62±1mm）。

上行文——发文机关标识文字上边缘至版心上边缘距离为80mm（至上纸边距离则为37±1mm+80mm=117±1mm）。

3. 发文字号中年份处所用括号不正确
整改要求：用六角括号“〔〕”括入，如：“〔2008〕”。

4. 发文字号所处位置不标准
整改要求：发文字号文字上边缘与发文机关标识文字下边缘之间相隔2行（正文行距），发文字号文字下边缘与红色反线（反线长度与版心宽度相等）之间相隔4mm。

5. 公文总标题所处位置不标准
整改要求：公文总标题第一行文字上边缘上与红色反线之间相隔2行（正文行距），公文总标题最后一行文字下边缘下与主送单位第一行文字之间相隔1行（正文行距）。

总标题左右居中。

6. 正文中不同层级标题序号及所带标点符号运用不规范
整改要求：一级标题用“一、”,二级标题用“(一)”,三级标题用“1. ”,四级标题用“(1)”。

（注：最常见的错误是三级标题用“1、”标序。

）
7. 正文中标题末尾加点号（最常见的是加句号或冒号）
整改要求：任何标题末尾都不能加点号。

8. 落款处重复署发文机关名称
整改要求：落款处只标成文时间（汉字，“零”写为“○”），不署发文机关名称。

9. 落款处成文时间所处位置不标准
整改要求：单一机关发文——落款处成文时间最后一字“日”右空4个汉字位置；2个机关联合发文——落款处成文时间居中，并拉开字距，使左右各空7个汉字位置；3个及以上机关联合发文——落款处成文时间最后一字“日”右空2个汉字位置。

10. 落款处成文时间表述用字不规范
整改要求：落款处成文时间必须用汉字表述，如：“二〇〇八年五月十三日”，不能用“二00八年五月十三日”或“2008年5月13日”等。

特别是“〇〇”（浑圆）不能写成“00”（阿拉伯数字0）或“oo”（英文o）。

11. 落款处盖印不规范
整改要求：印要盖端正，要用相应的方式压时间：单一机关发文——当印章
下弧无文字时，采用下套方式，即仅以下弧压在成文时间上，不让印中字与时间
相交；当印章下弧有文字时，采用中套方式，即印章中心线压在成文时间上，不让下弧字与时间相交。

联合发文——要按主办机关的印章类型确定盖印方式，采用同一方式盖印，主办机关印在前。

12. 版记部分不完整、不规范
整改要求：包括“主题词”、“抄送”、印发机关与印发时间等三部分（上行
文一般不写“抄送”单位），三部分之间用黑色反线（反线长度与版心宽度相等）
隔开。

“主题词”三字黑体左顶格，“词”后加黑体全角冒号；冒号后为宋体词条，词条间空1个汉字位置，末不加任何标点。

“抄送”二字左空1个汉字位置，“送”后加全角冒号，每个抄送单位或个人名称后用顿号或逗号隔开，超出一行则任其自动换行，换行后首字与上行冒号后字对齐，末尾加句号。

印发机关（可用规范简称）左空1个汉字位置，印发时间右空1个汉字位置，末不加任何标点，印发机关与印发时间下印一条黑色反线（反线长度与版心宽度相等）。

13. 页码（数码用半角阿拉伯数字表示）标示和所处位置不标准
整改要求：置于版心下边缘之下一行，数码左右各放一条4号一字线（如“—1—”），一字线距离版心下边缘7mm。

单页码居右空1个汉字位置，双页码居左空1个汉字位置。

14. 字体字号不规范
整改要求：
秘密等级、保密期限、紧急程度——3号黑体。

发文机关标识——大小不超过22mm×15mm的宋体。

公文总标题——2号小标宋体。

发文字号——3号仿宋体。

签发人——“签发人：”3号仿宋体，签发人姓名3号楷体。

主体（从主送单位到附注）——3号仿宋体。

主题词——“主题词：”3号黑体，主题词词条3号宋体。

抄送——3号仿宋体。

印发机关与印发日期——3号仿宋体。

页码——4号半角白体。

二、公共环境用字中存在的问题及处理与整改要求
（一）繁体、异体字运用不符规定
1. 手书体名称牌、招牌、书法正文和国画主题词等使用繁体字或异体字，但没有在相应显眼位置增挂（贴）副牌或副片。

整改要求：在相应显眼位置增挂（贴）规范汉字（繁体汉字须更换成简化汉字）副牌或副片。

2. 任意改变注册商标图案中的繁体字或异体字字形。

整改要求：撤销任意改变使用的字形。

（注册商标需在规定位置标明已注册标识——大写英文字母“R”外加圆圈。

）
3. 使用印刷体繁体字或异体字。

整改要求：更换成简化汉字。

（二）外文、汉语拼音、阿拉伯数字使用不符规定
1. 名称牌、招牌、广告等当中只有外文或汉语拼音。

整改要求：增补规范汉字注释（不得使用繁体字、异体字和各类错别字）。

2. 交通指示牌、路牌、门牌、招牌、广告、刊物、其他宣传品等拼音书写不符合《汉语拼音正词法基本规则》（如：未按词连拼等），有的还存在音节错误。

整改要求：按《汉语拼音正词法基本规则》要求书写，并做到音节正确。

3. 外文字母、拼音字母、阿拉伯数字竖排时仍然竖写。

整改要求：竖排时须横写（将字母或阿拉伯数字按顺时针转90°）。

（三）文字不完整、不端正
1. 文字整字丢失。

整改要求：补全。

2. 文字部件残缺。

整改要求：补全。

3. 文字整字或部件不端正。

整改要求：扶端正。

（四）使用旧形字、错别字（含早已取消的第二批简化字）
整改要求：不得使用旧形字、错别字。

（五）艺术变形字因笔画增减或变形过分而影响信息传达
整改要求：不得随意增减笔画，控制变形的度，保证信息准确、畅通传达。

（六）证书、奖状、匾牌的落款中“年月日”表示错误
错误示例：
二00七年四月二十八日二OO七年四月二十八日
2007年04月28日2007-4-28 2007.4.28
〇七年四月二十八日07年4月28日07-04-28 07.4.28
正确示例:
二〇〇七年四月二十八日（公文落款中须使用此格式，非公文的各类落款都可以使用此格式）
2007年4月28日（可以用于非公文的各类落款）
（注：2007-04-28这一格式不用于落款）
三、网站中用字、格式常见错误及整改要求
1.“年月日”表示错误
整改要求：落款可用“二〇〇七年四月二十八日”或“2007年4月28日”格式（且末字右空4个汉字位置），非落款处可用“2007-04-28”或“2007年4月28日”格式。

2.正文标题和每段首行的左空字数不符要求
整改要求：正文标题和每段首行左空2个汉字位置。

3.正文中不同层级标题序号及所带标点错误
整改要求：一级标题“一、”，二级标题“（一）”，三级标题“1. ”，四级标题“（1）”。

4.正文中标题、文段的字体、字号等不统一
整改要求：做到统一（或标题统一，文段统一）。

5.正文标题末加点号（如加句号）
整改要求：不加任何点号。

6.存在别字、乱玛字符、不规范字
整改要求：力求做到不出现别字，做到没有乱码字符，做到用于公共信息交流的文字中不出现印刷繁体字、异体字等各类不规范字。

7.其他错误
整改要求：按《国家行政机关公文格式》（GB/T 9704-1999）、《标点符号用法》（GB/T 15843-1995）、《出版物数字用法的规定》（GB/T 15835-1995）、《汉语拼音正词法基本规则》（GB/T 16159—1996）等国家标准相关要求实施。