如何了解下属的工作职责与职位分析.pptx

非常 重要 重要 一般
製 表
填写职位说明书的一般原则
职位规范的价值
对员工：职位规范可让员工了解每一职位 所需具备之最低任职要求，从而依自己有 兴趣之职系或职位，订定相关职业生涯发 展规划。
对管理者：有一清晰标准之招聘标准，可 提高人员选拔及任用之适任性。
职位说明书的失败原因
员工及部门主管因工作忙碌，配合意愿低，为免 麻烦，仅以口头约定代替，不落书面文字
内容范围的区别：职位描述的内容很广泛，包括 对职位的性质、特征、程序、方法的说明，而职 位规范的内容则主要涉及到该职位对任职人员资 格条件的要求
来自百度文库
职位描述的价值
对员工：工作描述可以帮助员工了解工作 的内容及义务，并且让员工了解组织对他 们的期望值。
对管理者：书面的工作描述可以尽可能地 减少在工作要求上与员工的冲突。当工作 描述中所包含的义务没有做到时，管理者 就有了采取纠正行动的依据。
如何了解部属 的工作职责
大纲
组织的基本概念 职位分析 职位说明书 实际演练
组织的基本概念
组织运作的原理
组织运作是透过一群人，在不同功能部门 里承担不同的任务与职责，完成组织的使 命，促使组织不断成长与发展，创造最大 利润，也给予组织内人员成长与发挥其才 能的空间。
而任何一个组织皆须具备下列四大要素：
之间 关系的研究中所不可缺少的部分
职位分析带来的效益
＋ 增加高附加价值的工作 － 减少低效益的工作 × 创造整体性整合效益的工作 ÷ 利用外部资源优化效益的
工作
基本概念与相关术语
职务 职位 职责 任务 要要素素
职位分析的内容
职位分析在于了解工作的五大特征：
工作的输出特征 工作的输入特征 工作的转换特征 工作的关连特征 工作的动态特征
职位说明书
職位名稱
職位 代碼
所屬處/部門
所屬 單位
1 .面對內外部客戶
職
內部夥伴
外部顧客
位 2 .工作內容與職責概述
職責範圍(請以動詞開始)
描 按重要順序依次列出每項職責及其目標
職位 類別 職位 層次
A主管職 B管理行政職 C技術職 D生產職
B1非專業人員/助理 B2專業人員 B3基層主管/資 深專業人員 B4中階主管/高級專案人員 部門(或單位、職位)
工作描述撰写不清，和实际工作内容差异太大 修改增删不便，工作变动后或因职位之更替频繁，
其内容早不合实际，流于形式 对工作说明书编制过程之相关理念不清楚，格式
及形式无法充分发挥其功能，导致误用 对工作说明书与整个管理制度之联结，欠缺系统
性之构想，无法有效支持其它制度之设计，限制 其可能之功能发挥。
人力资源管理者 组织内的主管人员 在职员工
透过三者的共同努力与合作来完成
一般部门在职位分析中起的作用
员工及其直接上级主管需协同人力资源部 门人员观察和分析正在进行的工作，填写 问卷、接受访谈等，然后编写出一份工作 说明和工作规范。
最后，由承担工作的员工及其上级主管来 审核和修改能反映出他们工作活动和职责 的那些结论性描述。
建立职级架构 评估与控制员额数目 落实部门职责划分 厘清个人工作之上下游关系 建立人员征聘基准 界定人员训练需求 订定绩效评估的评核标准 奠定薪资制度建立的基础
职位分析
什么是职位分析？
职位分析是将企业组织内部各岗位工作的 内容、责任性质，以及员工应具备的基本 条件，包括知识、能力等加以研究分析的 过程，又称为工作分析
职位分析是一种在组织内所执行的管理活 动，专注于收集、分析、整合工作相关资 讯，以提供组织规划与设计、人力资源管 理及其他管理机能的基础
职位分析的目的
是指全面了解、获取与工作有关的详细信 息的过程
是对组织中某特定职务的工作内容和职务 规范（任职资格）的描述和研究了解过程
是指定职务说明和职务规范的系统过程 职务分析为确定职务内容提供了主要依据 是任何为了证明人员选择方法和工作绩效
职位描述和职位规范的编写
职位描述(Job Description)：对有关工作职责、
工作活动、工作条件以及工作安全等方面的书面 描述文件。
职位规范(Job Specification)：全面反映对工作
承担者在个性特征、技能以及工作背景等方面的 要求的书面文件。
职位描述与职位规范的区别
编写目的的区别：职位描述是以“工作”为中心 对职位进行深入的说明，为职位评价、职位分类 及人事管理提供依据。职位规范是在工作描述的 基础上，解释什么样的人才能胜任此一职位的工 作，以便为招聘、培训、考核、选拔、任用提供 依据
何时做职位分析
建立一个新的组织 工作内容、性质发生变化 重新定岗定员 制度建立的需要
职位分析的前置作业
成立项目小组
外部专家顾问、人力资源部、公司高阶主管
准备相关资料
组织结构图、部门职责说明书、工作流程图
设计相关工具及表格
工作日志、调查问卷、访谈表、现场观察、 工作说明书格式
谁来做工作分析
明确的工作目标。 清晰的职位层次序列。 流畅的意见沟通路线。 有效的协调与合作体系。
组织设计的原则
监督幅度 剔除重复 权责一致 授权原则 命令统一 名称统一
充实职能 职掌明确 报告系统明确 组织弹性 职能配置标准化 程序方法标准化
职位分析、职位说明书建立、职位评价作 业的实施是提供公司一个检核及管理的工 具，以有效地达成下列目的 ：
常用的职位分析方法
问卷调查法 观察法 工作日志法 访谈法 关键事件法
职位说明书
职位说明书的来源和目的
职务说明书是根据职务分析所得到的资料， 而对工作的职务、所负的责任、以及应具 备的条件所做成的书面文件
即：职位分析的直接结果，就是产生职位 描述、职位规范，进而形成职位说明书
目的：确认工作职责，并说明工作的范围 和内容。
負責程度
主要 負責
部分
支持
要達成的目的 請詳細描述
述
1 .職位資格
教育程度與專
職 業類別(科系)
培訓/證照要求
位 資歷與經驗
2 .職能標準
基
主要
知識
本
技能
職能項目描述
操作
規
技能
其他
范 (人格特質)
職位 專長 類別
A行政管理類 D工業工程類 E電子類 M 機械類 S軟件設計類 I資訊管理類 O
主管 簽章