IDEA 操作图解

IDEA 操作图解一、文件管理及数据输入输出1．设置工作夹建议将每份审计或调查的数据文件存于不同的文件夹或目录中来简化对数据库及其相关的审计/调查文件的管理工作。

设置工作夹选项用于选择当前的NT或Windows资源管理器中已有的或创建的工作目录或文件夹。

可以在客户属性对话框中设置客户（顾客）名称及与该审计过程相关的工作文件夹。

这样它将显示在工作目录的所有报告中。

新建文件夹设置工作夹2．数据输入在IDEA导入助理的提示下，您可以导入几乎所有类型的来源文件。

这些文件包括Oracle、SAP/AIS、AS400、Lotus、Microsoft Access、Microsoft Excel、DBASE、定界文本文件、定长文本文件以及ODBC数据文件等。

IDEA拥有一个辅助产品——记录定义编辑器（RDE）,用以导入更多含有变量长度记录或多种记录类型的复杂文件。

它也可以重新定义由导入助理建立及保存的文件。

此外，IDEA还可以导入XML(包括XBRL)文件，通过可下载导入插件来导入特定的财务程序包，以及导入“打印到文件”格式的报告。

IDEA的改进功能还包括在导入的同时，为文件新建记录号码字段和计算字段。

3．数据输出您可以将IDEA数据库以所有常见格式导出，包括HTML、XML，以便于文书和电子表格的处理。

IDEA也可以为数据库、报告和最终结果创建PDF和RTF格式文件。

二、数据提取及抽样1．提取直接提取：提取或者说测试特例，是IDEA中最常用的功能，用来识别特殊项目，如超过10000美元的支付额或特定日期之前的交易。

使用等式编辑器输入提取标准，则所有符合这一特殊标准的记录将被输出到一个新的数据库里。

您可以在数据库中执行单独的提取，也可以同时执行最多50个项目的提取。

索引提取：使用这个提取选项，您可以为IDEA在数据库中查找的数据设定一个范围。

当复核一个大型数据库时，索引提取便可为您节省许多时间。

因您事先为这次搜索设定一个范围，因而无需再搜索整个数据库。

关键值提取：这个提取选项能够使您利用主要数据库中的共通数值而迅速建立一系列二级数据库。

在关键值提取过程中，您无需建立等式。

一个关键名就是查询数据库信息的一个索引。

一个关键值也就是关键名检索的一个依据。

顶层记录提取：使用这个提取选项，可以使您很方便地在数据库中提取指定关注项目的头几笔记录的信息，例如：查找所有客户中与每个客户交易的头三笔记录情况。

同理，还可以查找与每个客户交易的头四笔记录、五笔记录等等，可以由使用者自己设置完成。

数据提取界面：例：直接提取（提取总销售额>500000.00）例：顶层记录提取（对所有客户编码中的每个客户交易的头3笔记录）1、要进行分析的原数据表2、顶层记录提取的设置过程3、对每个客户交易的头3笔记录提取的结果2．抽样IDEA为您提供了支持所有统计理论下的抽样方法，并且根据您所输入的参数可以计算出样本规模以及评估抽样测试的结果。

例如：系统抽样（如，每隔1000个抽取样本），随机抽样（随机抽取某数量的项目），分层随机抽样（在某一范围内，随机选取特定数量的项目），货币单位抽样（如，每1000美元或以其它货币单位取样）。

2004新版IDEA还提供了传统的变量抽样法。

当样本数据库中可能存在一些错误时，便十分适宜采用传统的变量抽样法，此种方法也可以用于会计估计，例如过时存货等。

此外，IDEA还提供了属性计划和评估选项，通过它们可以计算出样本规模、置信程度、误差控制以及抽样误差数量，您可以利用这些计算来计划和评估抽样结果。

例：随机抽样三、数据分析数据分析包括：字段统计、数据分层、图形分析、重复和连续性的分析、帐龄分析、对记录分组、定义操作字段等分析功能。

1．字段统计：打开输入的数据表，在数据最下方可以看到字段统计，每一个数值字段，您可以统计出它的净值、最大值、最小值、平均值以及借方、贷方和零值项的数量。

对于每一个日期字段，您可以统计出最早、最晚日期和每日、每月交易数量分析等信息。

字段统计数据可以被导出至Excel、HTML和快思维工作底稿中。

2．数据分层：数字分层、文字分层和日期分层为统计特定段的记录总量与总值时提供了强大的工具。

例如，依据邮件号、产品字母码来分析项目或根据购置日期来分析固定资产。

在对相关项目进行分层之前，我们可以先点击字段统计 看一下各项目的具体情况，然后设置适合的分层标准进行分层例：按数值分层（选择总销售额，分层标准为100000.00）3．图形分析：您可以使用绘图选项将数据文件或测试结果制成条形、堆积形、饼形，或是面积形图表。

绘图助理将指导您一步步完成这个图表。

这个绘图选项包括标题、三维效果、图例、颜色、格式和格栅风格。

图表可以位图文件的形式打印和保存，或是通过剪贴板复制到其它的应用程序中。

例：以上述分层后数据展示图表分析功能：点击分层数据左上角图形4．重复和连续性的分析4.1重复项目检测：IDEA能够在同一数据库中辨别出多达８个相同信息字段的记录，例如重复账目的号码、重复发票号码、重复地址、重复保险索赔或津贴索例：检测重复发票4.2连续性项目检测：连续性检测可以按数值、字符、日期查找数据表中不连续的项目例：检测不连续发票号码5.账龄分析：账龄分析功能可以分析自某日始到用户自定义的最多6个区间的文件的账龄。

例如，年末分析未清账款账龄以确定坏账备抵。

此项功能将为您提供一份账龄分析报告和两个可选择数据库——明细账龄数据及总结数据例：对应收帐款进行帐龄分析6．汇总通过快速汇总功能，您可以统计出每个“独特关键”数字字段的数值。

而对于拥有多个数字字段的关键值的统计，您便可以使用关键字段汇总功能。

汇总值可以图表形式输出，用户也可以对每个“独特关键”进行细致分析。

例：快速汇总7．数据透视表数据透视表使得用户可以对大量数据文件进行多维多变量的分析。

在IDEA中创建数据透视表时，用户可以利用鼠标拖放功能将所需数据段置于数据透视表的适当位置。

数据透视表的不同位置将决定数据不同的组织及汇总方式。

例：选定相应的字段，分别拖拽到相应地址8．批处理：用户在数据库中同时执行多个IDEA任务时，每个任务的执行都要通过一次数据库。

批处理可以先判断出需要执行的任务，然后将这些任务作为一个整体通过数据库。

批处理在独立运行每项任务后，将分别输出每个程序的运行结果9．Benford定律分析：在数据分析过程中应用Benford定律，可以查找出可能发生的错误、潜在的舞弊或其它违规行为。

Benford 定律认为数据库中的数据与数据顺序必然遵循某种预定的形式。

因此，可以将数据分析得出的数值发生额与依据Benford定律估算出的结果作比较。

10．字段操作被导入至IDEA的数据因受保护而不能够进行修改。

但是，您可以通过在数据库中添加编辑字段来实现项目的核对或数据的更新。

此外，您还可以增加虚拟（计算）字段来核实数据库中的运算，执行数据库各字段间的数据、比率计算和转换数据类型。

编辑字段可以是空白的用以输入文本，也可以建立在虚拟字段表达语句之上。

Tristate和Boolean字段可供您创建2至3个状态报告标签。

11．对记录分组对记录分组使您方便地对要关注项目的记录或数据进行汇总分组，分组后可以对分组后详细情况的快速、方便的查询。

12．定义操作字段定义操作字段使您方便地在当前界面建立当前数据表文件和其他数据表文件的跨文件关系（如销售发票文件和客户档案信息文件相连接），甚至执行一个应用程序，使用IDEA脚本登陆相关网页地址。

例如：可以对销售发票数据表中的客户编码一列，与客户档案数据表进行定义操作字段后，通过鼠标点击某个客户编码，直接可以链接查看客户档案数据表中这个客户的详细信息，完成相关数据表的穿透式查询工作。

四、数据库表操作1．可视化连接：通过可视连接器，您可以在几个含有共通或关键字段的数据库中建立一个单独的数据库。

数据库间建立可视连接关系的方法是，首先选择一个主数据库，然后将载有相关记录的数据库与之相链接。

可视连接器在数据库之间建立的是“一对多”的关系，即一个主数据库能够与多个数据库建立联系。

被链接数据库中所有与数据主站的记录相匹配的数据和主数据库中其它的记录都可被保存到输出数据库中。

2．合并数据库：数据库连接选项可以将两个数据库的字段连接到一个单独的数据库中，以便测试查找文件间相互匹配的数据。

若文件之间存在共通链接（或“关键”链接），如链接价格与存货文件时的零件号码，那么文件就会被连接或匹配起来。

3．添加数据库：数据库添加选项是将两份或多份文件添加或并置连接到一个单独的数据库中进行审计测试。

例如，您可以通过添加12个月薪文件来创建一个全年工资的数据库。

通过Employee 便可概述数据库中全年的总额、净额、税金和减免额等。

然而，这项功能最多可以将32,768个文件添加到一个单独的数据库。

4．比较数据库：比较选项用来查找两个文件的数字段的不同，并可对文件中两个时间段进行比较，例如，比较月初和月末的工资以查找出每位员工薪金的变化。

您也可以对不同系统中的数字段进行比较，例如，主文件中的存货量与盘存文件中存货量的比较。