文书学

一、名词解释题
1．公文: 指公务文书的简称，现代公文是指社会组织在公务活动中形成的具有法定效力和规范体式的凭证性信息记录。是文件管理的主要对象。
2．文件: 指国家机关、社会组织、企事业单位或个人在社会活动中为处理事务、交流信息而使用各种载体的文字、图表、声像等记录材料。它是人们进行社会交往的工具，也是档案的前身。文件有广义和狭义之分。
4．专用公文: 也称专用文书，指某一业务系统、某一行业根据专门工作的特殊需要而使用的，具有该业务系统或该行业特定内容和体式的公务文书，使用范围有极强的专门性和限制性。
6．正式通用公文: 指根据有关规定在各类社会组织共同使用的正式公文，具有法定性、规范性和通用性特点，是公文文种的主体。
8．下行文: 指上级机关向所隶属的下级机关或基层组织和人民群众的行文。
10．定稿: 指发文机关对所发文件，经过拟稿、会商、审核、签发和复核程序完毕后形成的用于印发正式公文的稿件，是正式公文印制的依据。
12．发文机关标识: 指公文作者的标志。作用在于表明公文的责任者，显示公文的权威性和郑重性。
13．签发人: 指代表机关最后核查并批准校外发出公文的领导人姓名。作用在于表明机关发文的具体责任者。签发人标识只用于上行文，位于发文字号右侧，与发文字号平行空一个字，用三号仿宋体标注，签发人后应标全角冒号，冒号后用三号楷体字标识签发人姓名。
14．发文字号: 又称发文编号，指发文机关对其所制发的公文依次编排的顺序代码。发文字号由发文机关代字、年份和顺序号组成。发文字号也可以用来引用和检索之用。
15．主送机关: 指公文的主要受理机关，即对公文承担办理或答复的责任机关。
16．成文时间: 通常指公文的生效时间。一般情况下，以领导人签发公文的日期作为成文时间。但也有不同，联合行文时，以最后领导签发的日期为准；经会议讨论的公文以会议通过的时间为准等。
17．主题词: 指揭示公文内容并经规范化处理的词组。用在与标题配合进一步简要而精确地揭示公文内容，主题检索提供标识，为公文处理标准化、现代化奠定基础。
18．公文处理: 指社会组织内部公文的拟制、传递、办理和整理（立卷）、归档等一系列相互关联、衔接有序的工作。
19．公文处理制度: 指在公文撰制、传递、处理和管理活动中，有关工作人员应共同遵守的一系列工作规范。
20．公文撰写制度: 指公文撰写应遵循的原则、技术规则和操作程序的规定。
二、简答题
21．如何理解公文格式的特点？为保证公文的严肃性、完整

性和有效性，我国政府曾两度颁布了行政公文格式的国家标准，其特点是规范性、相对的固定性和稳定性。
22．公文格式中各要素是怎样划分的？分别包括哪些要素？公文格式要素的划分，是根据1999年12月正式批准发布、2000年1月1日正式实施的《国家行政机关公文格式》作为依据的。
将组成公文的各要素划分为眉首、主体、版记三个板块。置于公文首页红色反线以上的统称为眉首；置于红色反线（不含）以下至主题词（不含）之间的各要素统称主体；置于主题词以下的各要素统称版记。
眉首要素包括：公文份数序号、秘密等级和保密期限、紧急程度、发文机关标识、发文字号、签发人；
主体要素包括：公文标题、主送机关、正文、附件、成文时间、印章、特殊情况说明、附注；
版记包括：主题词、抄送机关、印发机关和印发时间。
23．行政机关公文有哪些特点？行政机关公文也称规范性公文。其特点主要有五点：(1)制定主体具有广泛性与限定性；（2）效用具有限制性和等级性；（3）总体构成具有规范性和严密性；（4）生效周期具有相对的稳定性；（5）制定具有程序性和特殊性。
24．行政机关公文的作用主要有哪些？公文的作用主要包括：(1)行为规范作用；(2)书面领导与指导作用；(3)联系与处理公务作用；(4)宣传教育作用；(5)凭证依据作用。
25．简答会议记录的结构。会议记录的结构通常由标题、正文、文尾构成。标题通常由召开会议的机构或组织的名称加文种（会议记录）构成；正文通常分两个层次。即：一是，开会时间、地点、与会人（出席人、列席人）、缺席人员名单，人员较多时，只写人员范围或人数，同时写明主持人（姓名、职务）、记录人。这些一般在开会之前写好。二是，记录会议过程及相关内容。包括：议项——主持人的开场白，主要是记录会议的目的、意义及议题、议程等；讨论发言的情况，议定事项，未决事项等，正文的内容有两种记录方法：一般性会议可做摘要式记录，只记录发言要点、议题、结论、决定等；重要会议要做详细记录，即有言必录，不仅记下原意，还要记录原话甚至语调、语气等。文尾，主要根据会议情况，标注“散会”、“休会”等字样，有时还要将会议结束的时间一并标明，在会议结束的时间下，注明“主持人：”、“记录人：”字样，并让主持人、记录人签字以示负责。
26．简述收文处理的一般程序。包括签收、收文登记、收文审核、分办（拟办、批办）承办（催办）、办理公文的处理等。
27．简述分办环节的工作要求。分办的环节主要是公文处理机构或人员，

对收文筛选分类后，根据规定和常规，将收文分送各有关部门或人员阅知班里的环节。主要包括确定分办依据、遵循分办原则、形成分办程序、制定工作制度等。
28．简述网络环境中公文流转的特点。主要特点是：(1)公文处理标准化程度更高；(2)公文信息资源共享更加便捷；(3)公文流转不受时空限制；(4)公文处理成本更加经济；(5)公文流转对网络环境的依赖性更强。
29．公文常用的修辞手法有哪些？公文语言应当“重实用、少文饰”，但并不是说公文语言就不需要修饰。恰恰相反，为了准确地表达公文内容，公文在遣词炼字、修辞手法等方面更具自己的特色。 (1)以消极修辞方法为主。所谓消极修辞是指以说明事物而使人理解为目的的修辞，它试概念的、抽象的、理性的表达方式，以内容上的明确、通顺、形式上的平均、稳密为标准。(2)适当实用积极修辞中的某些辞格。所谓积极修辞是以表达人们的生活体验、感情而令人感受为目的的修辞；它是形象的、具体的、感性的表达方式。
30．简述机关文件归档范围的主要内容。关文件归档范围的主要内容有：(1)反映本机关主要职能活动和基本历史面貌的，对本机关工作、国家建设和历史研究具有利用价值的文件材料；(2)机关工作活动中形成的在维护国家、集体和公民权益等方面具有凭证价值的重要文件材料；(3)本机关需要贯彻执行的上级机关、同级机关的文件材料；下级机关报送的重要文件材料；(4)其团队本机关工作具有查考价值的文件材料；其工作形成的文件材料，如人事、基建、会计及其他专门文件材料的归档范围按国家相关规定执行。
31．编制分类方案时，需要做哪些调查研究工作？需要调查研究：(1)机关的组织情况，包括内部机构的数量、层次、职能分工、办公地点等等；(2)机关的工作情况，包括工作性质内容、主要和次要的业务活动等等；(3)机关的文件情况，包括常用文种、文件数量、利用频率、与其他机关的行文关系以及文件的来源、价值、归档范围、文书工作情况等等。
32．简述机关之间的行文规则？（1）党委和政府的各部门在自己的职权范围内，可以相互行文。（2）党委和政府的各部门之间，对有关问题未经协商一致，不得各自向下行文（3）向上级机关的请示，一般应主送一个上级机关，如需报送其他相关的上级机关，可用“抄报”形式。（4）“请示”应当一文一事。（5）向下级机关的重要行文，应当同时抄送直接上级机关。（6）受双重领导的机关向上级请示，应当写明主送机关和抄送机关，由主送机关负责答复；上级机关向受双重领导的下级机关行文，应当

抄送受文单位的另一上级机关。（7）同级机关可以联合行文。（8）经批准在报刊上全文发布的行政法规和规章，应当视为正式公文依照执行，可不再另外行文。
三、论述题
33．阐述文件核稿工作的“六查”。一查矛盾抵触，主要审核所发文件内容，同党和国家及上级主管部门的方针政策、法律、法令是否有抵触。二查政策界限，主要审核所发文件内容，表述的政策界限是否确切恰当、严谨周密，同党和国家的方针政策精神相一致。三查措施落实，主要审核所发文件内容，所提要求是否符合实际，所提任务、分工、做法、时限等措施是否清楚明确，科学可行。四查程序手续，主要审核所发文件的审批签发手续，是否合理完备，是否与相关机关、部门进行了协调洽商。五查文字表达，主要审核所发文件的文字使用，时候恰如其分、通俗易懂，逻辑清楚、简明扼要。六查公文体式，主要审核所发文件的规格尺寸、结构组成、标记符号，是否符合国家规定。
34．与纸质文件流转相比较，网络环境中公文流转具有哪些特点? 公文处理标准化程度更高。只有统一标准，各个信息源所提供和发出的信息才能被各种组织或个人所接收；电子公文处理系统的标准化功能是电子公文处理与流转电动化、智能化的重要保证。
公文信息资源共享更加便捷。提高了公文办理流转过程中信息收集、处理和应用安全共享的能力与效率；实现了网络环境下公文处理与档案管理信息资源的共享。
公文流转不收时空限制。网络克服了信息传递上的物理距离和时间约束；电子公文具有存储体积小、远距离传递快速、检索速度快等特点，可以跨越办公时间与空间场地的阻碍，轻松实现不同时空范围内公文的快速传输、交换和办理。
公文处理成本更经济。如果公文处理全程实现了电子化和无纸化，将不再耗费大量纸张、油印材料、邮寄费用等资源，节约物资，电子公文运转的时间耗费更少，节约大量时间。
公文流转对网络环境的依赖性更强。对网络软硬件设备的依赖性；对数据标准、数据格式、元数据的依赖性。
35．阐述领导群体在公文处理中重要责任的具体体现。公文处理是社会组织实现管理职能的必要手段，贯穿于公务活动的始终。领导群体对于社会组织公文处理工作的开展和质量的保证，负有既特殊又直接的重要责任。具体体现在：
（1）对整个公文处理负有总体决策和把关职责。包括其组织形式的选择确定、机构人员的设置配备，工作程序和有关制度的制定修改，以及办公自动化的具体实施等方面的总体决策和把关。
（2）对重要文件负有参与起草

或亲自撰拟的职责。对此中共中央在《关于各级领导干部要亲自动手起草重要文件，不要一切由秘书代劳的指示》中早有明文规定，以保证方针政策的准确性和文件的质量。
（3）对公文处理中几个关键环节负有具体操作和把关责任。按照有关规定，各社会组织负责人操作并负责的具体工作环节，包括：批办“一支笔”，把握处理重要公文的决策权；审核“一道关”，对重要发文从内容到文字全面把关；签发“一个口”，公文由此履行法定的生效程序。把好这三道关，才有可能对于公文产生的社会、经济效益以及可能带来的后果承担有关领导责任。
36．阐述文书工作人员的层次。一般来讲，对于一个社会组织而言，文书工作人员可以划分为三个层次：
（1）文书工作的控制层。控制层是指在社会组织中对文书工作承担领导责任的中心机构的负责人，如办公厅（室）主任、秘书处处长等。
（2）文书工作的执行层。执行层是指在社会组织中对文书处理程序各环节承担组织和管理责任的专门机构负责人，如文印室、机要室和收发室的主任等。
（3）文书工作的操作层。操作层是指在社会组织中直接承担文书工作具体任务的人员。如专门从事文书的收发、传递、承办、催办等具体工作的人员。
37．阐述文书工作标准化的意义。文书工作标准化是实现文书工作现代化的必由之路。文书工作标准化的意义在于：（1）通过实现文书工作标准化，简化和减少文书，节省人力、物力，消除混乱，提高工作水平与工作绩效。（2）文书工作标准化是科学管理文书、提高文书质量的技术保证。
（3）文书工作标准化是实现办公自动化的必要条件。没有文书工作标准化，就没有文书工作现代化。
（4）实现文书工作标准化，有利于引进国际和国内先进标准，迅速提高我国的文书工作水平。在与国际接轨的同时，利于国际间的信息交换。
（5）便于提高文书归档整理质量，为档案工作奠定良好的基础。
可见，实现文书工作标准化，无论对文书工作还是档案工作，无论对现在还是未来，都具有极其重要的意义。
38．阐述文书工作现代化的含义。随着计算机与网络通讯技术广泛运用于文书工作，文书工作的对象、方法、模式、管理思想等不可避免地出现一系列相应的变革，向着现代化的方向迈进。
文书工作现代化指将处于领先地位的科学管理理念、方法和技术手段应用于文书工作，使文书工作不断达到先进的科学技术水平。
文书工作现代化是一个相对的概念和渐进的过程。随着时代的发展、理念的提升和信息技术的飞跃，文书工作现代化被不断

赋予新的内涵，达到新的水平。文书工作现代化也是一项全方位的系统工程，从相关要素来看，不仅涉及现代化技术与设备，更重要的是要采用科学的管理方法与模式，要有掌握现代管理理念、科技知识与技能的复合型人才；从实施的过程看，文书工作现代化的实现离不开标准化，必须从标准化入手，为现代化的快车构建畅通无阻的高速公路。
实现文书工作现代化具有重要的意义。文书工作现代化是文书工作融入现代信息社会，与时代同步发展的标志，对传统文书工作模式来说，更是一场全方位的变革，文书工作现代化是社会发展的必然产物，也是现代办公环境中文书工作的必然趋势。文书工作现代化是档案工作现代化的基础，是实现文件、档案一体化管理的前提。
四、案例分析题
39．根据行文规则分析××县人民政府的下述做法是否妥当？为什么？
因为突发洪涝灾害，人民生命财产遭到严重威胁，所以××县人民政府直接向国务院紧急报送请示，同时将请示抄送××省人民政府主管农业工作的副省长×××同志。
不妥。按行文规则，本案例主要的问题是：（1）报请类公文应做到不得越级行文；（2）不应多头主送，本案例出现多头主送现象；（3）除领导人交办者外，请示不应主送领导者个人。
40．请指出下述做法是否正确，并说明理由
高秘书在对一份发文进行排版时，发现公文正文结束后已不能容下印章的位置，只能在下一页盖章。为保证公文的完整性，有效性，高秘书在加盖公章的页面左上角标注“（此页无正文）”
根据公文用印的规则，高秘书的做法是不正确的。因为，《国家机关公文格式》中有关于印章使用的明确规定，即出现特殊情况时，“不得出现空白印章；当印章下弧无文字时，采用下套方式，以下弧压在成文日期上；当印章下弧有文字时，采用中套方式，将印章中心线压在成文日期上；当公文排版后所剩空白处不能容下印章位置时，应当采用调整行距、字距的方式处理，必须使印章与正文同处一页；不得标识‘此页无正文’。”
41．分析下列标题的错误及病因，并予以修改
（1）中共×××铁路分局纪委关于×××播放淫秽录像错误处理的通报
修改：此标题属于文种使用错误。党的文件对错误处理的办法，如果发文，说明问题重要或者重大，因此，使用“通报”文种不妥，因改为“决议”。
（2）中共×××厂党委关于认真学习中发〔2009〕2号文件的通知
修改：这份通知明显是一份转发通知，因此，根据通知的写作特性，应改为“转发”通知；再者，标题中引用字号，应改为原文件的标题。
42．分析下列公文

语句的不当之处。
（1）请与会代表携带有关文件，于7月24号前来报到
修改：这题的主要问题是时间表意不清，应改为“于7月24日报到”即可。
（2）他们每天都要接待大批来信来访
修改：此题属于语词使用对象不清，“来信”不可接待，应改为“他们每天都要收到大批来信，接待大批来访者”。
（3）这个地区天气温和，雨量充沛，适宜各种农作物的生长
修改：此题属于词语概念不清。“天气”是指整个四季的气候，“温和”指气候，应将“天气”改为“气候”即可。
43．指出下则请示文稿中存在的问题并予以改正
请 示
因工作需要，我县急需购买小轿车一辆，请批准调拨经费×××××元。
另：我县尚缺专业对口技术人员××名，请在制定明年人员编制时一并考虑。
上述意见与要求如无不妥，请批复。
此致
敬礼！


××县人民政府
××县财政局
09年6月
修改参考 ：
（1）请示的写作要求，只能是一事一请，一文一事，不可在请示中夹带其他事项；
（2）这则请示的请示理由简单，没有说明急需轿车的理由；
（3）结束语不必如此罗嗦，以“以上请示妥否，请批示”足矣。


44．指出下则通知文稿在内容与格式上存在的问题并予以改正
××市工业总公司文件
公司发〔2009〕×号
关于加强自检，坚决刹住企业吃喝风的通知
各厂矿，工厂：
总公司财经纪律检查组本次年底大检查，发现各单位年底宴请频繁，名目繁多的请客送礼，导致很大浪费，广大工人同志对企业干部这种腐败现象极为不满。各单位要为了加强廉政建设，维护企业利益，所以总公司办公会议研究决定，各单位必须成立纪检小组。通过加强自检，并在一个月内，将自检报告上报给公司。
特此通知。
××市工业总公司
二○○九年×月×日
主题词：×× ×× ×× ××
修改参考：
（1）公文标题，一般情况下，除法规类文件的标题需要注明标点符号外，其他文件的标题不必标注标点符号；
（2）本份通知的主送机关中逗号使用不当，改为顿号；
（3）正文部分，语言的组织也不合公文写作的要求，应该用公文的语气来表述，对吃喝风的具体表现应该具体表述，然后再作出通知的事项，这样，通知的权威性、郑重性才能体现出来。