图解如何举办会展活动SOP标准流程和案例分析
会展活动工作流程
会展活动工作流程会展活动是指为了宣传、展示产品或服务而举办的大型商业活动，常见于各类行业的展览、展销会、论坛等。
会展活动不仅可以提升企业知名度和产品销量，还可以促进行业交流和合作，因此在活动策划、准备和实施过程中需要有明确的工作流程。
下面将详细介绍会展活动的工作流程。
一、确定目标和主题在开始策划会展活动之前，首先需要确定活动的目标和主题。
目标是指希望通过活动实现的效果，如增加品牌曝光度、拓展客户群体等。
主题是指活动的核心内容和宣传重点，应与目标相一致，并能吸引目标人群的关注。
二、策划活动方案在确定目标和主题后，需要进行活动方案的策划工作。
具体包括活动日期、地点、规模、预算、宣传手段、参展商招募、礼品和奖品准备等。
在策划过程中要充分考虑目标市场需求和参展商的反馈意见，制定合理可行的方案。
三、确定参展商选定活动的参展商是会展活动的重要一环。
可以通过广告、新闻发布会、行业协会等途径吸引潜在的参展商，然后进行筛选和邀请。
与参展商进行合作时需要与其充分沟通，确认参展产品、展位需求和宣传方案等细节。
四、场地准备在确定参展商后，需要选择合适的展览场地，并与场地管理方进行协商和预订。
场地准备包括展位划定、参展商布置和场地安全等方面。
需要确保场地具备必要的基础设施，如供电、网络、空调等，并提前预留足够的时间进行搭建和布置。
五、宣传推广六、活动实施活动实施是会展活动的核心环节。
包括参展商展示产品、与观众互动、宣传推广活动、论坛演讲等各项活动。
在活动实施过程中要注意细节，如现场秩序维护、安全防护措施、活动进程管理等。
同时需要对现场进行及时的调整和改进，以确保活动顺利进行。
七、活动总结和评估在活动结束后，需要对活动进行总结和评估工作。
总结是对活动过程和结果进行回顾和总结，包括活动组织、参展商表现、观众反馈等方面。
评估是对活动目标和效果进行评估和分析，以便为后续活动的改进提供依据。
以上是会展活动的工作流程，包括确定目标和主题、策划活动方案、确定参展商、场地准备、宣传推广、活动实施和活动总结和评估。
会议sop标准作业流程模板
会议sop标准作业流程模板一、概述会议SOP标准作业流程模板是为了规范会议的组织和实施，提高会议效率和质量而设计的。
通过标准化作业流程，可以确保会议的顺利进行，并提高会议的参与度和效果。
二、流程内容1.会议筹备（1）确定会议主题、目的和议程；（2）确定参会人员，并提前发送邀请函；（3）确定会议时间和地点，并做好场地布置；（4）准备会议所需资料和设备。
2.会议签到（1）设置签到台，摆放签到表和身份证明；（2）安排专人负责签到，确保参会人员身份无误。
3.主持人开场（1）主持人介绍自己和会议主办方；（2）宣布会议开始，介绍议程安排。
4.议程执行（1）按照议程顺序，依次开展各项议程；（2）确保参会人员有足够的时间和机会参与讨论；（3）主持人根据现场情况，灵活调整议程顺序。
5.会议记录与资料整理（1）安排专人负责会议记录，确保记录的准确性和完整性；（2）会议结束后，及时整理会议纪要和决议事项；（3）将会议纪要和决议事项发给相关人员，并跟进落实情况。
6.结束语与会后跟进（1）主持人总结会议内容，强调重点和决议事项；（2）感谢参会人员，并邀请他们跟进落实决议事项；（3）收集参会人员的意见和建议，不断完善会议流程。
三、模板应用为了更好地应用会议SOP标准作业流程模板，可以按照以下步骤进行：1.确定模板适用范围：根据不同的会议类型和规模，选择合适的模板；2.修改模板内容：根据实际情况，对模板中的内容进行修改和完善；3.培训与实施：对相关人员进行培训，确保他们了解并能够熟练运用模板；在会议中实施模板，及时反馈问题和改进建议；4.不断完善：根据反馈和实际情况，不断完善模板，提高其适用性和效果。
四、总结通过制定并实施会议SOP标准作业流程模板，可以规范会议的组织和实施，提高会议效率和质量。
同时，不断优化和完善模板，可以进一步提高会议管理的水平。
会展的策划流程与安排
会展的策划流程与安排会展策划是一项复杂而细致的工作，需要合理的安排和流程管理。
本文将介绍一种常见的会展策划流程与安排，帮助读者了解会展策划的全过程。
一、确定目标和主题会展策划的第一步是确定目标和主题。
策划人员需要明确展览的目的和想要传达的信息，以及展览的主题和定位。
这可以通过与客户沟通和市场调研来完成。
二、制定策划方案在确定目标和主题后，策划人员需要制定详细的策划方案。
方案包括展览的内容、展览场地的选择、展览时间的确定、展台设计和布置等。
在制定方案时，策划人员需要考虑展览的预算、参展商的需求和市场的竞争情况。
三、确定展览内容展览内容是吸引观众和参展商的关键。
策划人员需要确定展览的内容形式，如展示产品、组织论坛或研讨会等。
同时，还需要确定展览的亮点和特色，以吸引更多的参观者。
四、选择合适的展览场地展览场地的选择是会展策划的重要环节。
策划人员需要根据展览的规模和主题选择合适的展览场馆。
场馆应具备良好的交通条件、较大的展示面积和先进的设施设备。
五、制定宣传方案宣传是吸引观众和参展商的重要手段。
策划人员需要制定宣传方案，包括线上线下的宣传活动，如媒体发布会、社交媒体推广、邮件营销等。
同时，还需要制作宣传物料，如海报、展会手册等。
六、组织参展商策划人员需要与参展商进行沟通和协调，确定他们的展位、展品和展示方式。
同时，还需要提供参展商所需的支持和服务，如展位布置、物流协助等。
七、制定活动安排会展期间通常会有一系列的活动，如开幕式、论坛、展示演示等。
策划人员需要制定详细的活动安排，包括活动的时间、地点、演讲嘉宾等。
同时，还需要确保活动的顺利进行，提供必要的支持和协助。
八、现场管理和服务会展期间策划人员需要进行现场管理和服务。
他们需要确保展览布局的合理性，提供参展商和观众所需的支持和服务，解决现场出现的问题和突发事件。
九、评估和总结会展结束后，策划人员需要进行评估和总结。
他们需要收集参展商和观众的反馈意见，分析展览的效果和问题，为下一次的会展策划提供参考。
展会SOP流程
28
所有展览展示物资打包发运
29 30 31
统一服装安排 工作人员用餐安排 开会人员住宿安排
会前准备工作流程
准备事项 负责人 事件进度
根据大会通告选择相应赞助项 根据展台面积确认相应搭台费用 根据会议内容确认制作新易拉宝 专家、员工交通及住宿费用 根据相应费用项，暂借会议期间需要的费用 相应赞助项目确认 相应赞助最低金额确认 相应展位位置确认 展台相应面积确认 展台用电量确认 展台搭建时间确认 安排住房确认 提前运至会议现场物资存放地点确认 合同签订确认 预付主办方费用确认 主办方开票信息及内容确认 如有赞助卫星会，对卫星会布场时间确认 卫星会相关议程确认 卫星会酒店能提供相关设备确认 卫星会用餐事宜确认 根据大会会场位置以及实际费用情况选择对我们最有利 的展台位置 根据实际情况选择特装或标准展台 如相同价格则选择地理位置最好的展台 卫星会如能提前搭建则在大会注册日就能进行提早搭建 卫星会如不能提前搭建则在大会会议当天早上进行不展 确认提前搭建那天是否会有第二天晚宴会与我们冲突 如果冲突，能提前安排好相关事宜，以避免当日搭建突 发事件的手忙脚乱 会议前提前运至酒店物资的存放地点确认
最晚完成日期
备注
14
展台设计
15
展台背景
16
卫星会背景搭建
17 18 19
卫星会专家名牌制作 卫星会物资及数量确认 卫星会用餐
20
筹备PPT制作
21
召开筹备会
22 23 24 25 26 27
相关X展架或易拉宝跟新或制作 检查新制作X展架质量 台卡制作 展览展示方案确认 协调展示机数量 展览展示文宣品数量及产品确认
根据公司要求使用统一背景（特装展台除外） 卫星会如可以提前搭建，在有预算情况下，可使用桁架 搭建 卫星会如不能提前搭建，则使用拉网展架 在会议开始前，可以投射带有会议议程的PPT，作为投影 幕布的背景 在公司使用黄色纸张彩打带有科林Logo的名牌 使用名牌塑料架子 讲师胸牌、讲台、桌布、投影、无线话筒、演讲电脑 大会会有统一餐券发给参会人员 入座后凭餐券，我们将统一把餐发至每个客户手中，以 保持会场整齐 当明确参加会议后，拿到提供的相关场地、地点、时间 、会议安排等相关信息就可以开始制作相关筹备PPT 会议内容、地点、时间、展会场地、议程、参会人员、 参会展示机、文轩产品确认后，由市场部召集本次会议 与会人员参加本次筹备会 根据会议内容确认是否需要重新设计易拉宝 根据卫星会制作卫星会需要使用的易拉宝 当拿到全新制作X展架后，续确认全新制作的X展架画面 是否有质量问题 不用平板展示的机器，设计名牌使用黄色纸彩打 根据展台位置，确认相关机器在展台位置的摆放，不用 在会场临时确认为位置 根据展台大小，确认相应数量的展示机器 根据大会会务组所报参会人数，整理相应数量的文宣资料 文宣品、展示平板、接线板、跑马灯、平板支架、调查 问卷、手提袋、科林笔记本、科林笔、展示机台卡等物 料打包，在充裕的时间内寄到当地办事处 需要张晨帮忙协调相关文宣品数量、展示机的发运协调工作 根据相应季节规定穿相应的统一服装（除夏天穿科林黄T 恤，其余时间都穿科林黄衬衫） 当地办事处协助市场部购买中午用餐 市场部提前预定所有需要入住当地人员的住宿安排
会展策划流程课件
会展策划的内容和基本流程一、会展策划的内容会展策划行为离不开市场，策划者必须以市场为导向，利用各种宣传、广告手段，营造商业氛围，形成市场声势，并利用各种关系和途径，建立起庞大的展览营销网络，进行广泛的市场推广和招展，最终令目标客户纷纷前来报名参展。
在整个策划活动中，以专业的展览服务，赢得买家和卖家的支持与信赖十分重要。
会展策划会展的效果评价与测定计划、实施、评估，是现代经营管理的三个步骤。
会展的效果评价与测定是全面验证会展策划实施情况必不可少的工作。
当整个会展策划、实施工作结束后，会展人员应及时进行评估，总结经验，寻找问题，并写出评估测定工作总结报告，为以后会展工作准备可借鉴的历史参考文献，不断提高会展策划的水平。
会展评估工作一般可分为以下两个方面：一是对展览环境、对展览筹办工作及展览后台工作的评估，这一部分工作在展览会结束时完成；二是对展台工作及展览前台工作进行评估，这一部分比较复杂，先在展览会结束时针对展台工作进行评估，然后在展览的后续工作过程中，跟踪评估。
二、会展策划的基本流程会展策划的基本流程。
1.成立策划小组会展策划工作需要集合各方面的人士进行集体决策，因此，首先要成立一个会展策划小组，具体负责会展策划工作。
一般而言，会展策划小组应由以下几种人组成。
人才。
一般由总经理、副总经理或业务部经理、创作业务主管。
又叫总监、策划部经理等人担任。
在会展公司里，业务主管（贸易展示会经理）具有特殊地位，他是沟通会展公司与展会服务承包商、参展商的中介，一方面，他代表会展公司与展会服务承包商、参展商等洽谈业务；另一方面，他又代表展会服务承包商、参展商等监督会展公司一切活动的开展。
策划人员。
一般由策划部的正副主管和业务骨干来承担，主要负责编拟会展计划。
文案撰写人员。
专门负责撰写各种会展文案，包括会展常用文书、会展业务社交文书、会展业务专用文书、会展业务推介文书、会展业务事务文书、会展业务合同协议文书、会展业务法律文书等。
展会营销策划实施方案与流程图
展会手册品牌管理部提纲1.关于本手册2.关于展会3.参与展会的目的4.展会的参与5.展会的筹备工作6.展会执行7.展会总结1关于本手册展会作为茶企业进行招商、品牌传播、行业交流、信息收集的平台，在茶行业的推广中占据重要地位。
为规公司各类展会的开展，确保展会高效、简捷、顺利实施，取得最佳效果，特制定本手册，旨在规公司参与的各类展会的筹备及执行。
2关于展会2.1展会展会作为招商、销售、品牌传播的重要平台，已经被越来越多的企业所应用。
尤其是向市场推出新产品、新服务的时候，参加展会已经成为很多企业展示新产品、信息发布的平台。
展会作为市场、行业、媒体等多方集聚的平台，企业直接面对消费者，可以获取一线的市场信息，检验自己的产品和服务；同时可以获取行业部信息，窥见竞争对手的动态，“严慎甄别，科学选择，精心筹备、全力操作，完善跟踪”是保证展会成功的关键。
2.2茶叶相关展会根据不同的举办方及展品类别，茶企可参与不同的展会，一般有茶产业博览会，农业产业博览会、与其他行业混合的展会（如糖酒等）等。
2.3参与展会之于区域市场部的意义展会是区域市场部发展经销商（尤其市场发展的初期），传播品牌，新品首发、建立市场影响力的重要渠道和平台。
3.展会的目的3.1展会功能◆通过特定人群的聚焦，为参展商提供一个展示、宣传企业和产品的平台；◆为参展商提供一个高人气、高精准度的销售和招商平台；◆举办方通常具有一定的行业资源整合能力，企业可借助氛围做一些配套的活动；◆为参展商提供一个行业交流与合作、信息共享的平台；3.2参与展会的目的与目标3.21品牌传播借助展会的平台所聚集的目标人群，通过现场的产品展示、CI形象展示、展馆的推广及促销活动、举办方的活动参与等形式传播祥源茶的品牌形象；现场所有活动均可通过各类媒体进行传播，以此形成立体化的品牌传播声势，强化目标市场对于祥源茶的品牌认知。
上图为2014年茶博会现场广告及媒体发稿上图为2013年茶博会发稿及会刊广告3.22产品展示与销售通过展馆的美化装饰及列格局的设计，将产品有重点、有层次的进行展示和呈现，并辅之以必要的烘托点缀，增强产品的表现力和观众对于产品的深度体验感；展会上不乏一些专业茶友、意向采购商及对茶有浓厚兴趣的消费者，通过制定不同的促销政策促进这些潜在客户的购买。
会议营销策划方案及执行流程图
会议营销策划方案及执行流程图一、确定对象1) 国际会议的营销对象以中型商业机构、公司社团、办事处等客户为主并积极拓展周边大中城市会议中介机构（如知名国旅、会议中介机构等各类会议市场中间商），寻求与周边大中城市知名企业的合作关系；2) 国内会议的营销对象应做到立足本地市场，面向本省市场发挥本地旅游资源以各省、市政府和各大中型公司等客户为主。
积极推出与本地旅游资源打包销售会议消费方案；3) 随时掌握本地每年具有固定会议安排的政府机关、商业机构、公司社团、大中型企业等客户的会议安排情况。
二、联系客户1) 营销人员根据会议市场的客户情况及相关信息，主动上门联系，努力争取客户在本饭店组织举办会议；2) 在客户联系的基础上，可邀请会议组织者（包括来店洽谈会议的客户）参观饭店各类客房、餐厅、会议、康体休闲等服务设施，展示本饭店的会议接待规模、规格和饭店住宿、用餐等内部环境以及相关的交通条件，力争客户进店；3) 不放弃各次会议接待契机，积极开展二次销售针对与会人员结构进行分析后做好在店推广，宣传工作；4) 定期将饭店推出的会议打包优惠方案，旅游打包方案等信息以信函、电话、上门拜访、e-mail等方式告知客户。
三、营销洽谈1) 营销人员同会议组织者在参观后，对本饭店各方面有充分了解的基础上举行业务洽谈，以进一步了解客户对会议用房、用餐等方面的需求；2) 明确洽谈内容：●用房种类、客房数量、会议期限、分批进入饭店的时间、预测离店日期、房间要求（如撤迷你吧、关闭长途、房间分布要求、会务组房间安排等）；●客房价格和会议价格；●会议室使用次数、会场摆放要求、会议室租金、应配备的设备及有关接待要求（如鲜花水果摆放、茶歇安排、条幅水牌制作、签到台摆放等）、采购立项；●用餐启止日期、用餐标准、用餐人数和每日早、午、晚餐时间安排、用餐要求（如回民席位、饮食禁忌、包厢使用、酒水安排等）；●租用康体休闲设施项目、次数、租金以及收费标准；●确认会议有效签单人及与会客户消费权限；●预付订金；●结算方式及发票开具要求；●预定更改截止日期；●违约责任。
展会活动的工作流程与注意事项
展会活动流程 及注意事项
明确参展目标
确定相关人员组织以及工作职责 选展位 设计招标
展位及活动设计 看房车准备
确定展位设计单位，活动配合单位 布展
展会前动员会 开展 总结
确定展位设计单位、活动配合单位
➢ 选择展位设计单位时，除方案出彩、可执行性高， 另外可考虑有关系可提前进场布展的单位。
➢ 确定好展位设计方案和签订展位设计合同。在签 订合同中，尤其要注意的是加上一条：在布展及 展览过程中，因工程质量等问题出现事故，一概 由展位公司负责。
➢ 确认展位的方案前，必须与活动公司再次确认活 动场地，以及用电情况，若不符合要求，要求及 时修改，以保证展会现场效果。
➢ 确认展位中看板的数量，尺寸，策划人员根据要 求撰写文案、跟进设计。
➢ 活动策划根据活动的方案，确认相关物料及尺寸， 与策划人员确认，跟进制作。
➢ 与展会活动公司确认，进场布展时间，保证按质 按量完成展会前物料准备工作。
展会活动的工作流程与 注意事项
工作流程
明确参展目标
确定相关人员组织 选展位 设计招标
展位及活动设计 看房车准备
确定展位设计单位，活动 配合单位
布展 展会前动员会
开展 总结
展会活动流程 及注意事项
明确参展目标 确定相关人员组织以及工作职责
选展位 设计招标 展位及活动设计 看房车准备 确定展位设计单位，活动配合单位
展会前动员会 开展 总结
（1）开展：全力以赴，取得最佳效果
➢ 业务员要统一服装，精神抖擞，以良好的状态迎接 客户。
➢ 有演出、活动等，最好请专业的主持人。
➢ 前台有人做简单介绍，把客户引到展区内，业务员 进行详细介绍。
➢ 参展的休息时间注意市调其它项目和收集相关资料。
会展策划流程图
会展策划的内容和基本流程一、会展策划的内容会展策划行为离不开市场，策划者必须以市场为导向，利用各种宣传、广告手段，营造商业氛围，形成市场声势，并利用各种关系和途径，建立起庞大的展览营销网络，进行广泛的市场推广和招展，最终令目标客户纷纷前来报名参展。
在整个策划活动中，以专业的展览服务，赢得买家和卖家的支持与信赖十分重要。
会展策划会展的效果评价与测定计划、实施、评估，是现代经营管理的三个步骤。
会展的效果评价与测定是全面验证会展策划实施情况必不可少的工作。
当整个会展策划、实施工作结束后，会展人员应及时进行评估，总结经验，寻找问题，并写出评估测定工作总结报告，为以后会展工作准备可借鉴的历史参考文献，不断提高会展策划的水平。
会展评估工作一般可分为以下两个方面：一是对展览环境、对展览筹办工作及展览后台工作的评估，这一部分工作在展览会结束时完成；二是对展台工作及展览前台工作进行评估，这一部分比较复杂，先在展览会结束时针对展台工作进行评估，然后在展览的后续工作过程中，跟踪评估。
二、会展策划的基本流程会展策划的基本流程。
1.成立策划小组会展策划工作需要集合各方面的人士进行集体决策，因此，首先要成立一个会展策划小组，具体负责会展策划工作。
一般而言，会展策划小组应由以下几种人组成。
人才。
一般由总经理、副总经理或业务部经理、创作业务主管。
又叫总监、策划部经理等人担任。
在会展公司里，业务主管（贸易展示会经理）具有特殊地位，他是沟通会展公司与展会服务承包商、参展商的中介，一方面，他代表会展公司与展会服务承包商、参展商等洽谈业务；另一方面，他又代表展会服务承包商、参展商等监督会展公司一切活动的开展。
策划人员。
一般由策划部的正副主管和业务骨干来承担，主要负责编拟会展计划。
文案撰写人员。
专门负责撰写各种会展文案，包括会展常用文书、会展业务社交文书、会展业务专用文书、会展业务推介文书、会展业务事务文书、会展业务合同协议文书、会展业务法律文书等。
会展策划的流程与技巧
会展策划的流程与技巧一、明确目标与主题1. 会展的目的是什么？是宣传品牌、展示产品、拓展市场还是其他？2. 会展的目标受众是谁？是业内人士、消费者还是其他？3. 会展的主题是什么？是如何吸引目标受众的注意力？明确目标和主题后，我们才能有针对性地进行后续策划工作。
二、场地与时间选择1. 场地的大小是否符合我们的需求？2. 场地地理位置是否便利？是否容易吸引目标受众？3. 场地设施是否完善？是否满足我们的需求？1. 是否存在与我们的会展主题相关的节日或活动？2. 是否选择了目标受众有空闲时间的时期？3. 是否存在与我们的会展主题相关的季节或天气？三、内容策划1. 是否有吸引人的亮点？例如：知名嘉宾、精彩活动、新颖展品等。
2. 是否有针对性的主题演讲或论坛？3. 是否有吸引人参与的互动环节？四、宣传推广1. 是否制定了合适的宣传方案？2. 是否选择了合适的宣传渠道？3. 是否制定了吸引人的宣传语？五、现场管理1. 确保场地布置符合我们的需求。
2. 确保音响、灯光等设施正常运行。
3. 确保会展流程顺利进行，如：签到、开幕式、活动环节等。
六、后续跟进1. 收集参会人员的联系方式，建立数据库。
2. 发送感谢信，表达我们的谢意。
3. 进行参会人员满意度调查，了解我们的不足之处。
会展策划是一项复杂而重要的工作。
只有明确目标与主题，选择合适的场地与时间，精心策划内容，充分利用宣传推广渠道，做好现场管理和后续跟进，才能确保会展的成功。
让我们共同努力，不断提高自己的策划能力，为会展行业的发展贡献力量。
一、明确目标与主题1. 会展的目的是什么？是宣传品牌、展示产品、拓展市场还是其他？2. 会展的目标受众是谁？是业内人士、消费者还是其他？3. 会展的主题是什么？是如何吸引目标受众的注意力？明确目标和主题后，我们才能有针对性地进行后续策划工作。
例如，如果我们的目标是展示产品，那么我们需要选择一个能够充分展示产品特性的场地，设计吸引人的展示环节。
第四章 会展运作基本流程
（4）突出重点，有选择地邀请一些有价值的参展商。
7、招商 招商工作就是组织展览会目标观众。 有计划地招徕目标观众。
8、展品运输
展品运输是指展品从参展企业所在地转移到展览现场， 展览结束后再从展出地运回的过程。
9、布展
布展是指参展商进入展览区域为自己的展位进行布置 和准备的过程。 展台的设计： 参展商、展馆、承包商、组织者之间的关系。
6、布置会场 7、会前检查
1、会议报到 会 中 工 作 2、会场组织与服务 3、会议信息的收集与编发
4、会议后勤保障
1、会场清理 会 后 工 作
2、返离服务 3、会议决算 4、会务总结 5、会后宣传
（一）会前工作
1、拟定会议方案
（1）确定会议议题和名称： （2）确定会议时间：时机；长短；类型；注意事项。 （3）确定会址：重要会议的召开的会址要考虑政治、经济和环 境等因素； （4）确定出席人员的名单： 会议主持人；会议嘉宾；会议出席人员；会议列席人员等； （5）确定会议议程与日程： 时间、地点、责任人、内容、方式、活动步骤及注意事项等。
10、预展
（二）展期工作
展出期间的工作主要包括举行开幕式、展台管理、后 勤服务、处置突发事件等。
1、举行开幕式
目的是为了制造气氛，扩大影响。 注意事项：开幕式的前期准备工作；开幕式的现场安 排；会后工作； 确定人员；设备。 开幕式的顺序： 服务内容：
2、展台管理
3、成立筹备班子
筹备委员会 执行办公室 分业务小组
行 政 组 财 务 组
外 事 组
4、落实展出场地
会展策划步骤及流程方案
会展策划步骤及流程方案会展策划步骤及流程方案会展策划步骤1. 对企业进行有针对性的市场调研收集有关本项目的各种资料，包括文字、图片以及录像等活动资料。
对收集的资料分类编排，结集归档。
2. 制定详细完整的会展策划方案，确定会展的目标市场、会展的规模、展品的选择，评估观众数量的多少和展览面积的大小以及参展的费用预算。
3. 实施前的培训让全体的实施工作人员理解策划方案精神，熟悉策划方案要求，掌握实施方案的工作方法、步骤和技巧。
4. 印刷材料的设计制作利用会展的会刊、展前快讯、媒体报道等手段来进行前期宣传，扩大企业的影响力，吸引更多的目标客户。
5. 展台的布置及展示设备的调试安装，展台的人员配备。
6. 相关的会展服务根据参加会议者的具体情况以及人数多少安排相应的车辆;根据参会人员的喜好，预定各种形式的餐会，推荐不同的用餐地点;根据参会人员的喜好，为其设计不同的休闲方式设计专门的旅游线路，介绍下榻酒店附近的娱乐设施。
7. 做好对活动的评估开好总结会，做好善后公关工作。
会展策划的基本流程：一成立策划工作小组人员事务策划主管负责协调、沟通整个小组各策划人员的工作，并全权负责策划方案的`制定和修订策划人员负责编拟会展项目计划文案撰写人员负责撰写各类会展文案，包括会展常用文书、会展社交文书、会展推介文书、会展合同等美术设计人员负责各类各种类型视觉形象设计，如广告设计、展示空间设计，此负责人要求能熟练运用photoshop，Imageready，Illustrator，coreIdraw等软件市场调查人员负责进行市场调查并编写市场调查报告媒体联络人员进行媒体宣传推广二进行市场调查与分析会展市场调查与分析是会展策划的基础。
其针对的内容也十分广泛，主要包括五个方面：1.产业环境;2.目标市场;3.政策法规;4.同类会展;5.自身资源。
三制定会展项目的行动方案制定一个统筹兼顾的方案是会展项目顺利开展的重要前提，选择合适的时间，合适的地点，并做到两者的合理搭配，是方案必须注意的内容。
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展覽活動的組織型態
• 主辦單位(organizer)是展覽的催生者 • 以部門為基礎的會展組織結構(divisional structures) • 以服務產品為基礎的會展組織結構(product structures)
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展覽成本計算分析圖
100% 展覽總成本
攤位租金 20%
攤位裝潢 39%
• 地毯
• 參展者全銜(中英文)招牌 • 110V(500瓦)電力插座
• 電力
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如何設計吸引參觀者駐足的展覽場？• 中央展台的設計源自• 方便出入的動線 • 提供座椅的會場
• 裝潢天花板和地板
• 以色彩營造氣氛 • 隱藏雜物櫃的位置
22
第十章
展覽如何管理？
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展覽活動應如何行銷？
• 行銷的對象是「人」，行銷的利器是「口碑」 • 展覽行銷(exhibition marketing) 是一種專門的學問，包含 展前行銷、展中行銷、展後行銷等階段
• 多說
• 多讀 • 多加強基本能力
• 接待
• 經營 • 管理
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展品或機具零
件短少、故障 重置遺失、偷 竊、搬運損壞 捕貨
時工資
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第九章
展覽如何設計？
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常見的攤位設計
• 半島式攤位(peninsula booth) • 島式攤位(island booth) • 背板攤位
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標準攤位的設計(基本配備)
• 攤位分隔牆(三面隔間) • 投射燈三盞 • 摺疊椅三張
4
展覽的定義─大英百科全書
• 為了發展貿易而組織的臨時性市場，買賣雙方聚集在 一起而進行交易。 • 此定義有「市集」的味道。
5
英文中展覽的用字
• Exhibition • Exposition • Trade Fair
• Trade Show
6
展覽的歷史
• 世界上最早的展覽會起源於「萊比錫」 • 最初的概念： 原始社會的祭典→商品並列，進行日用品和宗教用品 的銷售
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申請出國參展流程(2/2)
• 運送展品 • 1個月前 • 需要辦理出口的展品→列出展品清冊→申請商品檢驗 • 申請出國 • 1個月前 • 申請護照及簽證 • 結清費用 • 開展 • 結清參展費用
14
申請國內參展流程(1/2)
• 報名參展 • 2個月前 • 採用通訊郵寄掛號報名，有時間限制，額滿提前截 止 • 報名成功 • 1個月前
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什麼是世界博覽會？
• 世界博覽會（Universal Exposition ，簡稱為World Expo）， 又稱「萬國博覽會」 • 最早的世界博覽會→公元1851年英國倫敦 • 水晶宮成為世界博覽會的標誌 • 至今已有160年的歷史 • 今年(2012)於韓國麗水舉辦麗水世界博覽會 命的大海，會呼吸的海岸」 →「有生
攤位服務 12%
展品運輸 3%
人事成本 21%
其他成本 5%
場地租金、大
會保險、水電、 保全支出
設計、監工、
施工人力、機
設備、建材、
耗材、園藝費
具費、服務費
( 參展期間 ) 及 攤位的管理、 保全、清潔費 用
展品運輸、報關、
籌備會議成本
支、人員招募、 事前培訓、教 育成本、正式 員工薪資、臨
結稅人員交通
會展二忠
49908117
謝馥鈺
1
第七章
什麼是展覽？
2
展覽的概念
3
展覽是什麼？
• 指的是在某一個地點舉行，參展者和參觀者藉著展示 物品形成買賣交易或是資訊交換的互動行為 • 是一種集合相關廠商進行業務拓展和成交的一種行為 • 參展廠商將商品陳列出來，以供買主觀看的一種交易 活動 • 可以提升企業體的知名度，蒐集相關產業的情報，並 可以開發潛在客戶來源 • 展覽的目的：「行銷 Marketing」
拋棄
形象不佳(愛賺錢、不環保)
形象較佳(不公利、較環保)
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展覽應如何進行管理？
• 展覽主辦單位：顧客服務品質調查分析 • 參展商：課題研究及問卷調查，調查對象為參展商和 主要買主 • 其他相關產業：問卷調查或深度訪談
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如何增加展覽基本能力？
• 管理能力 • 多看 • 多聽 • 基本能力 • 展覽規劃 • 設計
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展覽行銷流程圖
建立參展組織 取得顧客參展資訊 建立參展目標 登門拜訪潛在客戶 擬定行銷企劃 執行行銷企劃 展場行銷 客戶滿意度調查 取得參展客戶資訊
修正行銷企劃
執行修正後行銷企劃
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展覽之後展覽品處理流程圖
獲 利 較 佳
拍賣
維持公司 有借有還 的形象
回收
返還
獲得回收效益
歸還
贈送
獲得餽贈效益
獲 利 不 佳
8
國際展覽局
• 目前官方負責協調管理世界博覽會的國際組織 • 成立於1939年，總部設在法國的巴黎 • 英文為International Exhibitions Bureau
• 法文為Bureau International des Expositions ，簡稱為BIE
9
會展人員
• PEO→Professional Exhibition Organizers 專業展覽籌辦單位， 簡稱為「展覽顧問公司」 • PCO→Professional Convention Organizers 專業會議籌辦單 位 • DMC→Destination Management Company 目的地管理公司
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如何向國際申請出國展覽？
• 向國際展館申請展覽，先要取得邀請函 • 著名的國際性專業博覽會，需提前6~8個月開始報名 • 一般國際展覽，需在3個月前進行報名
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第八章
展覽如何籌備？
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申請出國參展流程(1/2)
• 申請參展 • 3個月前 • PEO協助參展者填寫參展申請表 • 報名成功 • 2個月前 • 主辦單位認申請表後，由參展者支付訂金 • 規劃展品 • 2個月前 • 參展者同意確認 PEO 規劃設計服務建議書 ( 包含：攤 位大小、裝潢計畫、展示道具、展覽品展出方式、 宣傳策略、以及預算)
• 需要回寄報名表、廠商通知回函、營利事業登記證 影本，或是參展產品型錄（公司及服務簡介）
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申請國內參展流程(2/2)
• 攤位規劃、規劃產品 • 1個月前 • 依據攤位數分配攤位並進行裝修規劃 • 確保展覽品的智慧財產權沒有問題 • 客戶邀請 • 2週前 • 寄發客戶邀請通知 • 運送展品 • 開幕前 • 把展品放入展位中