档案馆信息化建设

档案信息资源管理探索

摘要：档案信息资源管理是相对于传统档案管理提出的一种全新的工作理念和方式。传统

档案管理主要靠人工劳动，工作重心是档案实体的整理和保管，在提供利用上以档案信息供给为导向，实质上是人对物的管理。而档案信息资源管理则体现出人对档案管理认识的深化，将注意力从档案实体管理转向了档案内容的开发利用。对档案信息资源加以管理是传统档案管理的必然进步，是档案工作的发展趋势，需要从技术、管理、服务等多种角度对档案信息资源进行科学规划、整合、控制，确保档案信息资源的开发利用，有效满足社会对档案信息的需求。

关键词：信息资源管理档案信息网格技术

1.档案管理的现状

目前，我国的档案管理还远不能适应档案信息化和网络现代化建设的要求。以下列举了部分省市档案馆信息化数据作为参考

1.1浙江省档案馆信息化概况

（1）档案信息资源数据库建设

档案信息资源数据库的建设是一项循序渐进的长期工作，从2006年到2008年，经过两年时间的努力，全省档案信息资源种类和数量在原有基础上进一步充实，档案信息资源数据库已初具规模，一个依托信息化载体，存在于实体档案馆内部的数字化档案馆已初步成型，为下一步提供高效便捷的利用服务奠定了扎实的基础。

档案信息资源数据库存储量的大幅增长有几方面的原因，一是2007年没有开展信息化评估工作，两年完成的数据量积累起来实现了较大幅度的增长；二是各级档案馆越来越重视档案信息资源库建设，进一步加快了信息资源开发步伐，切实将档案信息资源数据库建设作为一项基础性工作来抓，取得了较为明显的成效。

2006年与2008年档案信息资源数据库建设数据均值对比表

年度馆藏档案目录数量档案全文数字化量照片档案数字化量声像档案数字化量2006年87万条14万页2242幅84小时

2008年93万条48万页5042幅140小时

增加6万条34万页2800幅56小时

增长 6.9% 243% 125% 67%

（2）电子目录和电子文件中心建设

电子目录中心和电子文件中心是实现档案信息资源共建共享和政务信息公开的重要平台。通过电子目录和电子文件两大中心的建设，可以全面整合区域内档案信息资源，拓展档案工作领域，从而有效提高档案信息服务水平，进一步转变档案部门职能，加强档案工作的社会影响。

发生以上变化主要有几方面的原因：一是各级档案部门基本上已完成目录数据库建设，馆（室）内档案目录数据量庞大，存在大量可接收的目录数据；二是前期开展的档案信息化和数字档案馆建设侧重于馆内，随着相关工作的不断推进，各级档案馆逐渐将眼光转向未接

收进馆的现成档案信息数据，作为馆内档案信息资源建设的重要补充。由于接收电子文件的难度明显高于接收电子目录，因此接收的电子文件数量虽有较大幅度的增长，但仍明显低于接收电子目录。

2006年与2008年电子目录、文件中心接收数据均值对比表年度接收电子目录数量接收电子文件数量

2006年4万条16177份

2008年25万条30000份

增加21万条13823份

增长525% 85%

（3）档案信息资源发布利用

档案信息化和数字档案馆建设的目的是提供高效便捷的档案信息资源服务，开展任何形式的信息化建设都要以利用为导向。基于以上宗旨，档案信息资源的发布利用既是档案信息化建设的重要组成部分，也是考察工作成效的关键指标。由于具有影响面广、方便快捷等优势，网站已经成为档案信息资源发布利用的主要途径。

档案网站的特殊地位使各级档案馆逐渐认识到档案信息资源上网提供利用的重要性，进一步加大了网站建设投入，逐步将档案网站从原有的单一宣传窗口建设成为档案信息资源的有效共享平台。经过浙江省档案局的多年扶持，各级档案部门的网站建设已经从起步阶段迈进了自力更生，自主管理的新时期，档案网站建设已经步入全面发展的快车道。档案信息化建设的不断深入使各级档案馆积累了大量信息资源，这些档案信息资源成为档案网站开展共享和利用服务的基础。以上诸多因素都促成了档案信息资源发布利用进一步得到加强。

2006年与2008年网站发布档案信息资源数据均值对比表

年度开放档案

目录数量开放档案全文及

现行文件数量

开放照片

档案数量

声像多媒

体数量

2006年16万条1514份1040幅940分钟2008年12万条2146份895幅1555分钟增加-4万条632份-145幅615分钟增长-25% 42% -14% 65%

1.2市级档案馆信息化概况

南京、沈阳、郑州是三个省会城市，其档案信息化水平也很大程度上反映了本省、本市经济发展水平。

（1）网站建设情况

档案馆网站域名开通时间维护方式

沈阳市档案馆 2004年托管，自己维护

南京市档案馆 2001年光纤接入，自己维护

郑州市档案馆 2004年光纤接入，自己维护

沈阳、南京、郑州三个省会城市的档案网站名称分别是沈阳档案信息网、南京档案、郑州市档案信息网，网址分别是、、，其中南京市档案网站采用的是英文档案archives作为档案信息网的网址，开通时间分别是

2004年11月、2001年、2004年，南京市档案网建设最早；维护方式均为自己维护，均能提供远程查询及公开现行文件查询，沈阳市、南京市档案馆能实现内部档案信息查询，占66.7%，郑州市档案馆不能实现内部档案信息查询，占33.3%。

（2）档案馆数据库建设

档案馆案卷级目录条数文件级目录条数沈阳市档案馆93000 1786200

南京市档案馆511946 1700000

郑州市档案馆57334 814003 从上表可以看出，信息资源建设情况不太乐观。沈阳、南京、郑州三个省会城市案卷级目录条数分别有93000条、511946条、57334条，共有662280条；沈阳、南京、郑州三个省会城市文件级目录条数分别有1786200条、1700000条、814003条，共有4300203条。其中郑州市档案馆案卷级目录条数占总数的8.6%，郑州市档案馆文件级目录条数占总数的18.9%。相比较而言，郑州市信息化建设比南京市、沈阳市信息化建设落后。从总体上看，三市的信息化建设在信息基础设施相对齐全的基础上都有待改善。

（3）档案信息安全保障

档案馆防火墙杀毒软件

类型性能评价名称版本性能评价沈阳市档案馆硬件防火墙良好趋势网络版良好

南京市档案馆联想网域

UTM 400

金山毒霸

网络版5.0

高级企业版

郑州市档案馆思科

沈阳、南京、郑州三省会城市的档案馆网站的防火墙分别使用硬件防火墙、联想网域UTM400、思科，其中沈阳市档案馆的硬件防火墙性能评价为良好；沈阳、南京档案馆网站所使用的杀毒软件的版本分别是趋势网络版、金山毒霸网络版5.0高级企业版，郑州市档案馆网站所使用杀毒软件未标明。由此可知，各档案网站的信息安全有一定的保障。

（4）信息化人才队伍建设

档案馆信息化人才队伍建设

单位总人数计算机专业

人员数量

具有专业技术

资格人员

正规院校

毕业生

自学成才人员

沈阳市档案馆70 12 14 55 15

南京市档案馆

郑州市档案馆79 6 2 4 2 沈阳市档案馆单位总人数70人，计算机专业人员12人，占单位总人数的17.1%；具有专业技术资格人员14人，占单位总人数的20%；正规院校毕业生55人，占单位总人数的78.6%；自学成才人员15人，占单位总人数的22.4%。

郑州市档案馆单位总人数79人，计算机专业人员6人，占单位总人数的7.6%；具有专业技术资格人员2人，占计算机专业总人数的33.3%，占总人数的2.5%；正规院校毕业生4