行政事业单位办公自动化OA系统技术方案
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2、科室收文
科室也有可能收到针对本科室的外来文件，处理流程如下：科室登记人把文件扫描成图片，然后把图片作为收文的附件进行添加，填写完成登记信息后，转到本科室的领导，如果不需要局领导签字的，可以由科长直接转给相应的办理人，如果需要领导批阅或者需要领导传阅/批阅的文件则转到局领导进行处理，然后转给科室领导，科室领导根据局领导的批示将文件转给办理人，办理人办理完毕后进行归档工作，至此科室收文流程结束。某些科室的收文需根据实际需要进行变动。
麦克风和扬声器：建议使用高质量的麦克风。如果带开关的麦克风质量并非很好，则请避免使用。最好使用带低音麦克风的头戴式受话器。如果使用桌面麦克风，最好选择使用电池的单向动态麦克风。
摄影机：建议使用高质量的USB 或PCMCIA PC 摄影机（不要使用并行端口摄影机），摄影机是可选组件。没有摄影机的用户也可以参与音频/视频会议。这些用户可以看见显示在Sametime 会议室客户端的视频图像。当不具备摄影机的用户发言时，会议室客户端的视频组件中将不显示视频图像
一期工程具体包括以下内容：
一、办公平台
办公平台主要包括发文管理和收文管理。
（一）发文管理
发文管理包括局机关和下属各二级事业单位的发文，发文的流程（除交战办外）一致，具体如下：
发文流程
由科室人员起草文件，然后转交科室领导核稿，核稿通过后，如果有会签的必要，进行会签，否则转领导审阅，审阅完成之后，文件返回到起草人，起草人把文件转到相应领导签字，签字完成后转给生成正式文件的人员，正式文件生成之后转到分发人员，由分发人员进行文件的分发，文件分发完毕后转到归档人，填写归档信息后归档，至此发文流程结束。
发文流程图
发文内容
发文题目，主题词，主送，抄送，抄报，发文日期，拟稿人，拟稿日期，发文文号，拟稿人及审稿人，拟稿部门，文种，档案分类，签发，核稿，有关领导审阅，会签单位，份数
注：其中的签字部分实现手写笔迹功能。
交战办的发文
由交战办人员起草文件，交主任核稿，核稿通过后，转到生成正式文件，盖章分发，最后归档。
具体的流程如下图所示：
收文表单中的内容：文件标题，收文编号，登记人，来文机关，来文号，文种，份数，办理部门，收文日期，档案分类，来文内容，处理意见，领导批示，传阅签名，处理结果
3、电子收文
本模块是接收到局内发文时的处理过程，接收到电子收文后，需要转换到本部门的收文处理流程，由登记人进行登记，然后交部门领导审阅，领导把文件办理完毕或者交给相应的办理人办理，办理完成后归档，电子收文流程结束。
转领导批示
转领导传阅并批示
当文件转给领导后，领导批示或者审阅完毕后转到登记人，Baidu Nhomakorabea登记人把文件转给办理部门，当文件精神（由办理部门）办理完毕后，由办理部门进行归档，收文流程结束。
具体流程图如下图所示：
收文表单中的内容：文件标题，收文编号，登记人，来文机关，来文号，文种，份数，办理部门，收文日期，档案分类，来文内容，处理意见，领导批示，传阅签名，处理结果
相应的流程如下图所示：
收文表单中的内容：文件标题，收文编号，登记人，来文机关，来文号，文种，份数，办理部门，收文日期，档案分类，来文内容，处理意见，领导批示，传阅签名，处理结果
注：其中的签字部分实现手写笔迹功能。
（三）报表管理
部门不定期的向领导提交各种报表，而且有可能需要改动，和Excel集成，使得报表可以修改，并可以选择何时定稿从而不允许修改，而且可以添加附件。
控件：WEBOA控件
二、软件开发平台的选择
软件开发工具选用：IBM Lotus Domino Designer R5
IBM Lotus Notes
IBM Lotus Administrator
三、视频会议客户端硬件
声卡：要参与交互音频/视频会议需要全双工声卡。要允许用户收听Sametime 广播服务广播的音频会议，需要半双工声卡。
需求内容：各种表格的内容（不确定），附件管理功能
（四）便函管理
面向全局职工，发送便函的功能。
需求内容：函件标题，函件内容，函件起草人，函件接收人函件发送时间。
二、事务中心
事务中心主要包括：
通知公告 档案管理 会议管理 值班管理
文印管理电话会议通知
（一）通知公告
通知公告主要包括以下几个功能：
1、新通知：可以在WWW浏览器中浏览通知，查看所有的通知或公告；
行政事业单位
OA办公自动化系统
项目环境
一、系统应用环境
1、服务器端软件环境：
操作系统：UNIX
服务器/数据库：LOTUS DOMINO/NOTES 5.0.12
视频会议服务器：LOTUS Sametime 3.1（或以上） server
2、工作端软件环境：
操作系统：WIN2000以上
浏览器：IE5.0以上版本
具体流程如下图所示：
（二）收文管理
收文管理包括三个基本部分：办公室收文、科室收文和电子收文。
1、办公室收文
文件到达办公室后，先把文件扫描成图片，然后由登记人进行登记，将扫描的图片作为文件的附件，登记完成后转给办公室主任填写处理意见，办公室主任填写完处理意见后，可以选择下列的几种操作之一来进行流转：
直接转办理部门
（二）档案管理
收发文等模块归档后的文件会传入本模块中，本模块的Web界面分两种：普通用户和管理员。普通用户进入档案管理模块后，显示的界面是借阅归档文件的界面，在此界面中可以对档案库中的文件进行检索，找到文件后填写借阅单，等档案管理员批准后可以对文件进行查看。档案管理员进入此模块后，显示管理界面，可以对归档过来的文件进行一系列的档案管理工作（建立案卷、生成案卷目录等）。
2、己阅通知：阅读以后的通知公告系统会自动放回到己阅通知模块
3、通知草稿：写完通知尚未发送，只按保存键，此文档就会在通知草稿模块
4、起草通知：拟一份通知，必须由单位内部有权限的人员（可以灵活指定）来录入信息
5、通知查询：对已经保存的通知可以进行模糊查询
本模块中起草通知公告的起草权限是可以具体设定的，只有本模块的管理员才能发布通知或者公告，而且选择发布人员后，只有被选择的人员可以查看，而且只有管理员可以删除发布的公告，实现了权限的控制。
以上所需的系统运行环境及软件开发平台及硬件设备由甲方提供，乙方负责安装软件开发工具建立开发环境。
开发内容
行政事业单位OA办公自动化系统根据行政事业单位的需求，经调研确定一个局级机关和18个下属事业单位范围内的办公应用。开发分二期进行，一期以开发某局机关各功能模块为主，二期以开发事业单位功能模块及各类辅助功能为主。
科室也有可能收到针对本科室的外来文件，处理流程如下：科室登记人把文件扫描成图片，然后把图片作为收文的附件进行添加，填写完成登记信息后，转到本科室的领导，如果不需要局领导签字的，可以由科长直接转给相应的办理人，如果需要领导批阅或者需要领导传阅/批阅的文件则转到局领导进行处理，然后转给科室领导，科室领导根据局领导的批示将文件转给办理人，办理人办理完毕后进行归档工作，至此科室收文流程结束。某些科室的收文需根据实际需要进行变动。
麦克风和扬声器：建议使用高质量的麦克风。如果带开关的麦克风质量并非很好，则请避免使用。最好使用带低音麦克风的头戴式受话器。如果使用桌面麦克风，最好选择使用电池的单向动态麦克风。
摄影机：建议使用高质量的USB 或PCMCIA PC 摄影机（不要使用并行端口摄影机），摄影机是可选组件。没有摄影机的用户也可以参与音频/视频会议。这些用户可以看见显示在Sametime 会议室客户端的视频图像。当不具备摄影机的用户发言时，会议室客户端的视频组件中将不显示视频图像
一期工程具体包括以下内容：
一、办公平台
办公平台主要包括发文管理和收文管理。
（一）发文管理
发文管理包括局机关和下属各二级事业单位的发文，发文的流程（除交战办外）一致，具体如下：
发文流程
由科室人员起草文件，然后转交科室领导核稿，核稿通过后，如果有会签的必要，进行会签，否则转领导审阅，审阅完成之后，文件返回到起草人，起草人把文件转到相应领导签字，签字完成后转给生成正式文件的人员，正式文件生成之后转到分发人员，由分发人员进行文件的分发，文件分发完毕后转到归档人，填写归档信息后归档，至此发文流程结束。
发文流程图
发文内容
发文题目，主题词，主送，抄送，抄报，发文日期，拟稿人，拟稿日期，发文文号，拟稿人及审稿人，拟稿部门，文种，档案分类，签发，核稿，有关领导审阅，会签单位，份数
注：其中的签字部分实现手写笔迹功能。
交战办的发文
由交战办人员起草文件，交主任核稿，核稿通过后，转到生成正式文件，盖章分发，最后归档。
具体的流程如下图所示：
收文表单中的内容：文件标题，收文编号，登记人，来文机关，来文号，文种，份数，办理部门，收文日期，档案分类，来文内容，处理意见，领导批示，传阅签名，处理结果
3、电子收文
本模块是接收到局内发文时的处理过程，接收到电子收文后，需要转换到本部门的收文处理流程，由登记人进行登记，然后交部门领导审阅，领导把文件办理完毕或者交给相应的办理人办理，办理完成后归档，电子收文流程结束。
转领导批示
转领导传阅并批示
当文件转给领导后，领导批示或者审阅完毕后转到登记人，Baidu Nhomakorabea登记人把文件转给办理部门，当文件精神（由办理部门）办理完毕后，由办理部门进行归档，收文流程结束。
具体流程图如下图所示：
收文表单中的内容：文件标题，收文编号，登记人，来文机关，来文号，文种，份数，办理部门，收文日期，档案分类，来文内容，处理意见，领导批示，传阅签名，处理结果
相应的流程如下图所示：
收文表单中的内容：文件标题，收文编号，登记人，来文机关，来文号，文种，份数，办理部门，收文日期，档案分类，来文内容，处理意见，领导批示，传阅签名，处理结果
注：其中的签字部分实现手写笔迹功能。
（三）报表管理
部门不定期的向领导提交各种报表，而且有可能需要改动，和Excel集成，使得报表可以修改，并可以选择何时定稿从而不允许修改，而且可以添加附件。
控件：WEBOA控件
二、软件开发平台的选择
软件开发工具选用：IBM Lotus Domino Designer R5
IBM Lotus Notes
IBM Lotus Administrator
三、视频会议客户端硬件
声卡：要参与交互音频/视频会议需要全双工声卡。要允许用户收听Sametime 广播服务广播的音频会议，需要半双工声卡。
需求内容：各种表格的内容（不确定），附件管理功能
（四）便函管理
面向全局职工，发送便函的功能。
需求内容：函件标题，函件内容，函件起草人，函件接收人函件发送时间。
二、事务中心
事务中心主要包括：
通知公告 档案管理 会议管理 值班管理
文印管理电话会议通知
（一）通知公告
通知公告主要包括以下几个功能：
1、新通知：可以在WWW浏览器中浏览通知，查看所有的通知或公告；
行政事业单位
OA办公自动化系统
项目环境
一、系统应用环境
1、服务器端软件环境：
操作系统：UNIX
服务器/数据库：LOTUS DOMINO/NOTES 5.0.12
视频会议服务器：LOTUS Sametime 3.1（或以上） server
2、工作端软件环境：
操作系统：WIN2000以上
浏览器：IE5.0以上版本
具体流程如下图所示：
（二）收文管理
收文管理包括三个基本部分：办公室收文、科室收文和电子收文。
1、办公室收文
文件到达办公室后，先把文件扫描成图片，然后由登记人进行登记，将扫描的图片作为文件的附件，登记完成后转给办公室主任填写处理意见，办公室主任填写完处理意见后，可以选择下列的几种操作之一来进行流转：
直接转办理部门
（二）档案管理
收发文等模块归档后的文件会传入本模块中，本模块的Web界面分两种：普通用户和管理员。普通用户进入档案管理模块后，显示的界面是借阅归档文件的界面，在此界面中可以对档案库中的文件进行检索，找到文件后填写借阅单，等档案管理员批准后可以对文件进行查看。档案管理员进入此模块后，显示管理界面，可以对归档过来的文件进行一系列的档案管理工作（建立案卷、生成案卷目录等）。
2、己阅通知：阅读以后的通知公告系统会自动放回到己阅通知模块
3、通知草稿：写完通知尚未发送，只按保存键，此文档就会在通知草稿模块
4、起草通知：拟一份通知，必须由单位内部有权限的人员（可以灵活指定）来录入信息
5、通知查询：对已经保存的通知可以进行模糊查询
本模块中起草通知公告的起草权限是可以具体设定的，只有本模块的管理员才能发布通知或者公告，而且选择发布人员后，只有被选择的人员可以查看，而且只有管理员可以删除发布的公告，实现了权限的控制。
以上所需的系统运行环境及软件开发平台及硬件设备由甲方提供，乙方负责安装软件开发工具建立开发环境。
开发内容
行政事业单位OA办公自动化系统根据行政事业单位的需求，经调研确定一个局级机关和18个下属事业单位范围内的办公应用。开发分二期进行，一期以开发某局机关各功能模块为主，二期以开发事业单位功能模块及各类辅助功能为主。