《正大集团行政管理制度》(doc)

行政管理制度

目录

1.文书管理办法

2.保密规定

3.安全管理办法

4.出入门管理办法

5.地磅管理办法

行政管理制度

1.文书管理办法

1.1目的

为使文书管理制度化，以增进文书处理品质及效率，特制订本办法。

1.2范围

本办法所讲文书管理，指本公司各部门与外界来往文书及各部门之间

来往之文书，自收（发）文至归档全部过程之办理与控制。

1.3公文类别及行文要求

1.3.1公司内公文格式主要为公司正式文件、签呈、备忘单、传真。

(1)正式文件

①由公司根据其重要性确定是否系正式文件，正式文件要填

写文件签发笺，由总经理签发，并加盖公章。

②正式文件采用“ⅩⅩ正大有限公司文件”专用文头纸打印，

按年度进行编号，标明主送及抄送的单位或部门。

(2)签呈

①公司内部下级对上级有所请示时用；

②签呈不得越级上报；

③须总经理阅示之签呈，部门主管应有明确的意见。

(3)备忘单

①公司内部发布行政命令、通知、通报以及部门之间的业务

商洽、协调、联络时用。

②由公司下发的备忘单由总经理核准，各部门所发备忘单由

部门主管核准。

(4)传真

①处理业务时使用；

②传真由各业务部门自行管理，指定专人负责收发、登记、

跟催和归档。

③以公司名义发出的传真，须经总经理核准。

1.3.2公文标题应准确、简要地概括公文的主要内容。公文用语应简单、

扼要、明了。

1.3.3公文应表明呈送或下发的人员或部门。公文如有附件应注明附件

名称，并表明发文者及发文日期。

1.4公文处理

1.4.1收文处理

(1)公司所收上级部门或其他单位公文，由总经理办公室进行收

文登记后，送总经理阅示处理。

(2)公司各部门上报公文一律交总经办进行登记后，转呈总经理

或副总经理阅示，部门呈报需批复之公文，批复后由总经理

办公室在当天下发至呈报部门办理，并追踪办理结果。

(3)部门所收公文交部门主管处理，对需办理的应抓紧时间办理，

不得延误和推诿。

1.4.2发文处理

(1)公司所发正式文件由总经理办公室统一编号，并按正式文件

行文要求办理发文，并进行发文登记。

(2)公司以备忘单形式下发公文经总经理签字后，由总经理办公

室负责下发。

(3)部门上报、部门间往来及部门内下发公文，经部门经理签字

后，由各部门负责上报或发送。

1.5公文处理重点及期限

1.5.1公文处理重点

(1)足以影响公司权益之重要文件，应将正本妥善保存，若须使

用，以副本或复印件处理。

(2)为利于公文处理，经办人接公文后，应就内容重点拟就意见

或撰稿，随来文呈部门主管核阅，各部主管人员应认真审核，

并签注意见，避免只签名而无意见。

(3)公文处理意见及经办、核稿等人员之签名应清晰，不得潦草

难辨。

1.5.2公文处理期限

公文应随到随送，不得积压。

(1)公文处理期限可依据经办人员的工作量及文件内容的时效性

而定，一般以文到三日内处理完毕为原则。

(2)监印人员原则上应与当日完成用印。

1.6公文归档

1.6.1管理部门

(1)公司的公文及工程基建档案由总经理办公室统一管理。

(2)会计档案由财会部负责整理保管。

1.6.2文件档案移送归档时点收原则

(1)检查文件之本文及附件是否完整，如有缺少，应追查归入.

(2)文件处理手续是否完备，如有遗漏，应立即退回经办人员

补办。

(3)与本案无关的文件，应立即退回经办人员。

1.6.3归档分类及编号

(1)归档文件应视其内容、部门、业务等因素分类。

(2)每一宗卷都应有名称，名称应以能充分表示宗卷内容为原则，

且有一定范畴，不能笼统含糊。

(3)每一宗卷都应编号，以阿拉伯数字表示。

1.6.4保存期限

(1)公司文件应依其性质与内容确定保存期限的长短。

(2)公司永久保存的文件有：

①公司章程；

②董事会会议记录；

③政府机关核准文件；

④不动产所有权及其他物权、债权凭证；

⑤工程设计图纸、重要设备技术资料；

⑥其他经核实须永久保存的文件。

1.6.5档案清理

(1)档案管理人员应每年对文件进行一次清理，该归档的文件应

装订成册，及时归档。

(2)所有档案须入柜保存，永久保存的文件应放入保险柜内保存。

(3)档案柜应保持整洁，并有防虫蛀措施。

(4)档案保存期满，须销毁的，应造册呈总经理核准后实施，并

应在该卷目次表附注栏内注名销毁日期。

2.保密规定

2.1总则

2.1.1为保护公司利益，保证生产经营顺利进行，特制订本规定。

2.1.2公司秘密是指关系公司利益，一定时间内只限一定范围人员知悉

的事项。

2.1.3保守公司秘密是员工的基本义务，是公司重要纪律。

2.1.4公司保密工作由总经理办公室负责，各部主管对本部门保密工作

负直接责任。

2.2保密范围

2.2.1下列文件、报表及资料列为公司秘密资料

(1)品管部的饲料配方、配方成本表、月原料用量报表、原料用

量比较表及技术总部来往的公务函电。新产品、新原料开发

决策，实验资料、产品质量分析及处理措施；

(2)财会部的公司利润表、资产负债表、分品种饲料利润表、财

务预测分析报表及不宜公开的其他财务报表；

(3)行销部的客户档案、饲料销售合同、行销策略、企划方案，

销售活动中的重大问题及处理记录；

(4)采购部的供应商档案、采购合同、行情预测表、原料采购计

划、采购决策；

(5)生产部的原料库存、成品库存、生产用料报表；

(6)公司员工薪资结构表、工资表及奖金发放表；

(7)总部及地区副总裁办公室下发的文件、制度、会议纪要；

(8)公司的计划、预算，经营检讨会纪要；

(9)其他传播后可能给公司带来不良（利）影响的材料，未竣工

的工程预算。

2.2.2下列场所列为限制场所

(1)生产部生产中心控制室；

(2)品管、行销、采购、财会部经理室；

(3)董事长、总经理办公室、秘书室；

(4)文印室、档案室、电脑室、财会部凭证库。

2.2.3下列人员为重点保密人员

(1)各级主管；

(2)生产、采购、行销部文书及外勤人员；

(3)中控室操作员；

(4)文印打字员、电脑操作人员；