文件受控管理规定

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企业受控文件管理制度

企业受控文件管理制度一、总则为了规范企业文件管理工作，确保文件受控管理有效运行，提高企业文件管理工作效率，保证文件管理的合法性、规范性和安全性，特制定本制度。

二、文件管理的范围本制度适用于企业内所有的文件管理工作，包括文件的生成、存储、传递、利用、保管、销毁等全过程。

三、文件管理的原则1. 文件管理应当依法依规，合理安排工作流程，确保文件工作的顺利进行。

2. 文件管理要严格按照规定流程和程序进行，杜绝违规操作。

3. 文件管理要注重保密性，保护企业的商业秘密和个人隐私。

4. 文件管理要强调全员参与，建立起文件管理的全员责任制度。

5. 文件管理要不断提高效率，提高工作质量，提升企业形象和竞争力。

四、文件管理的主体责任1. 领导责任：企业领导要关注文件管理工作，加强对文件管理工作的指导和督促。

2. 部门责任：各部门要合理分工，做好本部门的文件管理工作。

3. 个人责任：每个员工都要认真履行自己的文件管理义务，杜绝疏漏和错误。

五、文件管理的流程1. 文件的制定和登记：文件的制定应当遵循程序，登记并编号，确保文件的完整性和真实性。

2. 文件的存储和保管：文件应当按照分类存放，有序保管，确保文件的安全和方便查找。

3. 文件的传递和利用：文件传递应当严格按照规定流程进行，利用文件要保证信息的准确性和安全性。

4. 文件的审批和归档：文件的审批要有规范程序，归档要按照分类要求，确保文件的可追溯性和可审计性。

5. 文件的销毁和报废：文件的销毁应当按照规定程序进行，避免信息泄露和数据损失。

六、文件管理的监督和检查1. 部门领导要加强对文件管理工作的监督和检查，及时发现问题并解决。

2. 定期对文件管理工作进行检查，发现问题要及时整改。

3. 提倡员工互相监督，建立起文件管理的内部检查机制。

七、文件管理的培训和考核1. 对新员工进行文件管理培训，使其了解文件管理的制度和流程。

2. 定期对员工进行文件管理知识考核，确保员工掌握文件管理的必备知识和技能。

受控文件管理规定

受控文件管理规定1. 目的通过规范公司文件的管理，确保文件使用的有效性,提高工作效率,保护公司智力资产,促进知识分享。

2. 范围本规定适用于公司集团总部及其所属分支机构的所有事业部和职能部门。

3. 定义3.1 受控文件是“非受控文件”的对称，是按照国家法律法规、国家标准、行业标准和公司规定要求予以控制的文件。

本规定所指受控文件包括但不限于质量体系文件、作业指导文件、工程图纸、标准文件、管理规定、合同等。

3.2 受控文件指按照发放范围登记、分发，并能保证收回的文件。

4. 文件分类- 政策/方针文件：是公司工作方向和宗旨的纲领性文件。

- 流程/规范文件：为完成特定任务，制定活动的顺序、输入、输出、作业、方法和操作要求的文件。

- 计划/记录文件：完成特定目标而制定的行动规划，对所完成的活动或达成的结果提供记录和见证的文件。

5. 职责5.1 责任部门：原则上各个事业部和职能部门负责本部门受控文件的归口管理。

负责编制、修订文件，提供培训，收集改进建议并定期对文件进行修订。

5.2 支持部门：暂时无法确定归口管理部门，或者属于整个公司层面的文件需要统一归口管理的受控文件，如政策/方针、流程/规范等文件，由支持部门负责归口管理。

5.3 受影响部门：与文件执行有关的各个部门，负责提供优化建议，评审和确认文件内容，文件正式发布后依据文件要求执行。

6. 文件的管理6.1 文件的编制与批准6.1.1 文件应按其使用范围和性质，经过规定流程要求的审核、批准后由归口部门负责发放。

必要时可采用会签或会议方式沟通，确保文件使用者能理解和得到相应文件。

文件审批和发放权限见附件1。

6.1.2 文件编写规范按照附件2的有关规定执行。

6.2 文件的发放6.2.1 受控文件发放前应加盖蓝色“受控”印章，并注明分发序号后发放。

文件领用人应在《文件发放控制记录》（附件3）上签收。

6.2.2 各部门应宣传贯彻或传阅受控文件的内容，及时使有关人员了解文件内容。

文件受控发行管理规定

人力资源部文件受控发行管理规定编制：审核：批准：发布日期：实施日期：1 目的1.1 为了有效地控制公司质量环境管理体系文件,确保文件的正确使用,保证文件的有效性、适宜性、充分性，避免资料错误造成损失,特制定此制度。

2 适用范围2.1 适用于公司体系运行所有文件。

3 职责3.1 人力资源部负责对体系运行的文件进行编号、受控。

3.2 与体系相关的部门负责文件制作、修改及签呈工作，完毕后交企划部确认受控发行。

4 工作程序4.1 受控文件对象4.1.1 公司体系运行的所有文件。

4.2 非受控文件对象4.2.1 公司外来文件及其他文件。

4.3 文件受控发行内容4.3.1 相关部门依据《文件格式管理办法》拟制好相应文件，经企划部确认格式及标准无误后，由体系人员对文件进行受控，依照各部门所需文件的份数进行发行，并做好受控发行相关台账。

所有受控发行相关记录于《管理文件发放、回收登记表》或《技术文件发放、回收登记表》。

4.3.2 人力资源部随时复查该部门文件是否为最新版本,文件是否为受控发行状态, 针对丢失资料严重的部门，将严格按照《文件发放、回收、报废及修改管理规定》处理。

4.3.3 生产现场使用的作业标准(如作业指导书,标准规范等)发放的份数不够用时，使用部门应及时向企划部提出申请，申请时需详细填写申请原因(如:①原发放份数不够用,应在申请单上写明发放份数,现需增加份数；②如果是丢失的资料,应在《文件补发申请单》上注明责任人及遗失原因方可申请,若发现申请部门填写的数据与人力资源部实发数据不符，则取消补发文件。

4.3.4 各部门应指派专门负责人保管受控文件,凡是因负责人离职而交接不清丢失的文件,企划部将按《文件发放、回收、报废及修改管理规定》进行处理。

4.3.4 由人力资源部受控发行的文件各部门不得随意复印，必须使用盖章受控版本，若发现有使用复印件代替的，按照《文件发放、回收、报废及修改管理规定》进行处理。

4.3.5 所有管理文件内容由各拟制部门确定，由企划部统一标准化，文件的拟制、审核、批准由各拟制部门完成，文件发行工作由企划部体系人员负责。

受控文件的管理制度

受控文件的管理制度一、总则为规范受控文件的管理，提高文件管理的效率和质量，保障文件的安全和准确性，制定本受控文件管理制度。

二、适用范围本受控文件管理制度适用于本单位所有的受控文件的管理，包括编制、审批、发布、变更、废止等一系列流程。

三、受控文件的定义受控文件是指对于单位工作具有指导意义、约束力、负有执行要求或监督追责义务的文件，包括文件、规章制度、通知通告、备忘录等。

四、受控文件的编制1. 受控文件的编制应当遵循合法、科学、严谨的原则，内容应当真实、准确、完整。

2. 受控文件的编制应当明确文件的分类、编号、名称、起草单位、起草人、起草时间、审批单位、审批人、审批时间等内容。

3. 受控行政性法规、规章和政策文件的编制，应当按照法律法规的规定，相关文件需经相应程序的审批，并抄送相关单位。

五、受控文件的审批1. 受控文件的审批由单位主管领导或有权机构进行，应当严格按照程序进行审批。

2. 在受控文件的审批过程中，应当确保审批的合法性、适当性，审批人应当具备相应的资质和权限。

3. 审批过程中如有异议需协商解决，如无法协商解决需报请主管领导或有权机构决定。

4. 审批完成后，应当及时通知相关人员，并将审批结果记录在审批表中。

六、受控文件的发布1. 受控文件的发布应当及时传达到相关人员，可以通过文件夹、邮件、通知等形式进行。

2. 发布后应当对已发布的受控文件进行归档管理，并定期进行检查和更新。

3. 对于重要的受控文件，应当督促相关人员及时阅读并掌握内容。

七、受控文件的变更1. 受控文件在使用过程中如需进行变更，应当经过合法程序进行审批。

2. 变更要求应当明确具体，变更内容应当清晰明了，变更原因应当充分合理。

3. 变更后的受控文件应当及时通知相关人员，并对旧版本进行废弃处理。

八、受控文件的废止1. 受控文件在使用过程中如因废止、废弃、撤销等原因而不再适用，应当及时处置。

2. 废止的受控文件应当做到明确、确凿，废止原因应当清晰明了。

受控文件管理制度_受控文件管理制度规范

受控文件管理制度_受控文件管理制度规范受控文件管理制度_受控文件管理制度规范为加强受控文件的管理，提高工作效率，应制定规范的受控文件管理制度。

下面店铺为大家整理了有关受控文件管理制度的范文，希望对大家有帮助。

受控文件管理制度篇1一、文件范围：1、设计文件(包括图纸表格)、2、工艺文件(包括作业指导书、工艺定额明细表、通用工艺和操作规程);3、质检文件(包括企业标准、检验规范);4、管理文件(包括质量手册、程序文件、管理流程、管理制度)。

二、文件发放登记与保管：受控技术类文件在交付文控中心审核后电子存档，然后打印并会签齐全(编制、审核、标准化、批准)，按需发份数复印，在封面或图表角加盖“受控”章，并保留一份同时加盖“受控”和“存档”章放置资料室存档;文件发放时必须填写《文件发放回收登记卡》，同时，核查与该文件相同或涵盖文件发放过的文件，按原登记信息将一一收回，缺少者按下述处罚条款执行，发完后可将其发放信息作电脑记录;收件人在收文时作“接收人”签名，同时，必须立即填写《文件归档登记卡》;各部门必须对上述和类文件妥善保管，每月不少于二次对相应文件核对，对遗缺文件及时查找，对无法找到的及时申请补发;离职或工作调动必须将文件保管与登记作为工作移交内容之一。

三：文件的回收与销毁：凡发放改版文件或有过时失效文件时必须对原文件立即回收并销毁，发放与接收部门在各自原填写的《登记卡》中相应栏签署回收信息及相互签名;过时与失效文件由持有部门填写《文件销毁申请单》，经批准后销毁，销毁文件各页打上“报废”章或废纸处理销毁，含有重要或机密信息的当场撕毁，《文件销毁申请单》夹放于原登记文件夹中。

四、处罚条例：对未按上述条款发放、登记、回收、销毁文件的，将对部门长和直接责任人处以10元一次处罚;对遗失文件的将对部门长和直接责任人给予一页5元但一次不少于10元不高于30元处罚，对补发文件给予一页1元处罚不高于10元处罚。

本规定由文控中心制定与修改，经主管副总批准发放之日起执行。

受控文件管理规定

1OF3次页1.目的：为了适应公司发展，对与质量体系有关的文件和资料进行有效控制，防止作废文件的非预期使用，确保各相关场所及时得到并使用文件的现行有效版本，使受控文件的管理规范化、程序化，特制定此规定。

，2.适用范围：适用于深圳市格瑞普电池技术研发有限公司所有质量体系之受控文件及外来文件的管理。

3.定义：3.1 受控文件是“非受控文件”的对称。

它是按照ISO9001标准4.2.3 （或GB/T19001及其它体系）要求予以控制的文件。

3.2 凡是能够产生多个修改状态或多个版本的文件都是受控文件。

受控文件主要是控制使用文件的唯一有效版本。

如：电芯工艺、设备参数等。

3.3 受控文件指按照发放范围登记、分发，并能保证收回的文件。

受控文件未经文件管理部门批准不得复制，文件封面一般加盖受控印章。

4．职责4.1 总经理负责批准发布质量环境管理手册和质量环境程序文件。

4.2 管理者代表负责审核质量环境管理手册及质量环境程序文件。

4.3研发部、品质部、客服部、设备部等部门负责组织编制电芯工艺、技术文件和各类作业指导书，并经管理者代表审核。

4.4 文控中心负责文件格式的审核、编制《受控文件目录清单》，并及时更新，负责各类体系文件的归口复制、发放、回收、销毁和归档管理。

4.5各部门负责人负责属本部门适用文件的签收和贯彻实施，编制本部门适用的《受控文件目录清单》。

5．程序5.1文件分类5.1.1质量环境管理手册；5.1.2质量环境程序文件；5.1.3作业指导书；5.1.4 技术文件：QC工程图、检验标准、工艺标准、BOM清单；5.1.5 管理规定、管理规范；5.1.6外来文件或资料（如国家或地方法律、法规和其它要求等）6.2 文件的编制与批准6.2.1文件应按其使用范围和性质，由其相应的管理者审批后生效。

审批人应就文件的充分性和适宜性进行评价，如文件的功能、便于使用、所需资源、方针和目标、与管理知识相关的当前和未来的要求、文件体系的水平纵向对比、公司与顾客、供方和它相关方的接口等等。

受控文件管理制度

受控文件管理制度第一部分：总则为了规范和规范组织内文件管理工作，提高文件管理工作效率，保证文件的完整性、安全性、可靠性，制定本制度。

第二部分：适用范围本制度适用于组织内所有部门的文件管理工作。

第三部分：文件管理原则1. 文件管理应遵循便于查找、便于使用、便于保管、便于送交、便于销毁的原则。

2. 文件管理应遵循安全、完整、保密、可靠、便捷的原则。

3. 文件管理应遵循便于追溯、便于追踪、便于监控、便于管理的原则。

第四部分：文件管理责任1. 文件管理工作由文件管理部门负责组织协调，各部门负责具体实施。

2. 文件管理部门负责制定和完善文件管理制度，并对全体员工进行文件管理培训。

3. 各部门负责具体文件的起草、编制、审批和归档工作。

4. 各部门应当设置专门的文件管理岗位，负责文件的整理、保管、送交和销毁工作。

第五部分：文件的保存和归档1. 所有文件应当进行分类和编号，并保存到电子文档管理系统中。

2. 对于重要文件，应当进行备份，留存至少两个备份副本，并分别存放在不同地点。

3. 对于纸质文件，应当按照规定的分类和编号进行归档，同时建立档案室进行保管。

4. 归档的文件应当建立档案目录，方便查找和查询。

第六部分：文件的送交和借阅1. 文件的送交应当有明确的程序和规定，送交应当在文件登记簿上进行记录。

2. 文件的借阅应当有授权人员进行，借阅应当在文件登记簿上进行记录。

3. 对于涉及机密信息的文件，借阅应当经过审批，有严格的控制和监督。

第七部分：文件的销毁和处置1. 对于已过期的文件，应当按照规定的程序和要求进行销毁。

2. 文件销毁应当进行登记，并有专门的人员进行监督和执行。

3. 对于机密信息的文件，应当进行专门的处理并进行记录。

第八部分：文件管理的监督和考核1. 文件管理部门应当定期对各部门的文件管理工作进行检查和评估。

2. 各部门应当根据评估结果进行整改和改进，同时加强文件管理工作的培训和提高。

第九部分：附则本制度自发布之日起生效。

机械厂受控文件管理制度

第一章总则第一条为了规范机械厂文件管理，确保文件的质量和安全性，提高工作效率，保障生产安全，根据国家有关法律法规，结合我厂实际情况，制定本制度。

第二条本制度适用于我厂所有受控文件的管理，包括设计文件、工艺文件、操作规程、技术标准、合同、报告、资料等。

第三条文件管理应遵循以下原则：（一）集中管理原则：文件实行集中统一管理，明确责任，确保文件的真实性、完整性和有效性。

（二）分类管理原则：根据文件的性质、用途和重要性进行分类，实施分级管理。

（三）动态管理原则：根据生产、技术和管理需要，对文件进行动态调整。

（四）保密原则：对涉及国家秘密、商业秘密和知识产权的文件，实行保密管理。

第二章文件分类与分级第四条文件分类：（一）按性质分类：分为设计文件、工艺文件、操作规程、技术标准、合同、报告、资料等。

（二）按用途分类：分为生产文件、管理文件、技术文件、行政文件等。

第五条文件分级：（一）按重要性分类：分为一级文件、二级文件、三级文件。

（二）按密级分类：分为绝密、机密、秘密、内部资料。

第三章文件管理职责第六条文件管理部门负责文件的管理工作，其主要职责如下：（一）制定文件管理制度，组织实施；（二）建立健全文件档案；（三）负责文件的收集、整理、归档、借阅、销毁等工作；（四）负责文件的保密工作；（五）负责文件的更新、修订和废止工作。

第七条各部门负责人对本部门文件管理负直接责任，其主要职责如下：（一）组织制定本部门文件管理制度；（二）对本部门文件进行分类、分级；（三）对本部门文件进行审核、审批；（四）对本部门文件进行借阅、归还管理；（五）对本部门文件进行保密管理。

第八条员工对文件管理负间接责任，其主要职责如下：（一）遵守文件管理制度；（二）正确使用文件；（三）妥善保管文件；（四）及时报告文件损坏、丢失等情况。

第四章文件管理流程第九条文件收集与整理：（一）各部门应将新产生的文件及时收集并整理；（二）文件管理部门对收集的文件进行分类、分级，并建立档案。

文件制度受控管理制度

文件制度受控管理制度第一章总则第一条为规范和完善公司内部管理制度，提高公司管理水平和效率，保证公司的正常运转，特制定本制度。

第二条本制度所称“制度受控管理”是指公司依法设立、合法经营的基本要求，包括公司制度的建立、执行和监督等。

第三条公司所有制度必须符合国家法律法规、规章制度和公司有关规定的要求。

第四条公司全体员工必须遵守和执行公司的制度，不得违背制度规定进行行为，一经查实，将依据公司规定予以相应处理。

第五条公司制度的变更和修订，必须经公司正式程序审批。

第六条公司制度由公司管理部门负责制定和执行。

第七条公司制度受控管理制度由公司监事会执行监督。

第八条公司本着依法合规、诚实守信、互惠互利、与时俱进的原则，建设一个健康、和谐、发展的工作环境。

第二章制度制定与执行第九条公司制度的制定，应当遵循科学、合理、民主、公开、公平、公正的原则，保障公司所有员工权益。

第十条公司制度的执行，必须严格按照制度规定进行，不得存在违规行为。

第十一条公司制度执行人员必须熟悉并遵守公司的各项制度，确保公司的正常运转。

第十二条公司制度的执行人员，应当按照公司规定，及时报告和处理制度执行过程中的问题和困难。

第十三条公司制度的执行人员，不得利用职权谋取私利，一经发现，公司将予以处罚。

第十四条公司制度的执行人员，应当根据实际情况，及时调整和修改制度，以适应公司的发展需要。

第十五条公司制度的执行人员，应当认真落实公司上级的指示和要求，并按照规定履行职责。

第十六条公司制度的执行人员，应当保护公司的商业秘密，不得泄露给外部人员。

第三章监督与评价第十七条公司监督制度，主要由公司内部监察机构和公司监事会共同执行。

第十八条公司内部监察机构主要负责对公司内部各项制度的实施情况进行监督和检查。

第十九条公司监事会负责对公司内部和外部的监察和评价，对公司制度的执行情况进行定期检查。

第二十条公司监督制度，应当建立健全完善的监督机制，确保公司制度的执行和规范。

受控文件怎样管理制度

受控文件怎样管理制度第一章总则第一条为规范受控文件管理工作，提高受控文件的管理质量和效率，充分发挥受控文件的作用，保障公司安全稳定经营，特制定本制度。

第二条受控文件管理制度适用于公司所有部门和单位。

第三条受控文件管理制度的基本内容包括：文件的制定、备案、传阅、审批、修订、废止、归档等各个环节的规定。

第四条受控文件是公司正常生产经营、管理工作中的文件，包括公司章程、规章制度、管理办法、规范标准、工作程序、技术文件、会议纪要等。

第五条单位领导是受控文件管理的第一责任人，负责本单位受控文件的管理。

第六条全体员工都有责任遵守受控文件管理制度，严格执行公司的各项规章制度。

第七条本制度由公司办公室负责起草，经公司领导审定后执行，如需修改，须报公司领导审批。

第二章受控文件的制定、备案、变更第八条公司各部门在制定受控文件时，必须结合公司实际情况，明确文件的目的、内容、范围、责任人、执行日期等内容，确保文件的具体详实、明了。

第九条新制定的受控文件需报公司办公室备案，备案材料应包括文件一份，备案申请表一份。

第十条对已经备案的受控文件，如需修改或废止，需填写《受控文件变更申请表》报公司办公室审核备案。

第十一条公司办公室应建立受控文件备案台账，对已备案的受控文件进行登记管理，并定期进行审核。

第三章受控文件的传阅、审批第十二条公司各部门传阅受控文件时，应当按照文件规定的传阅范围、审批流程和时间节点进行传阅，不能私自传阅或将受控文件外传。

第十三条审批受控文件时，应当按照规定的程序和权限进行审批，不得越级审批或私自批准。

第十四条对于需要公司领导审批的受控文件，需在《受控文件审批表》上填写相关信息，报公司领导审批签字。

第十五条公司办公室应建立受控文件传阅、审批记录，对传阅和审批情况进行登记并保留相关材料。

第四章受控文件的修订、废止第十六条对于已经制定的受控文件，如需修订或废止，应当填写《受控文件修改申请表》或《受控文件废止申请表》，经相应程序审核确认后实施。

受控文件管理制度

受控文件管理制度一、目的为了确保公司内部使用的文件具有准确性、完整性和有效性，同时保证文件的使用和管理符合相关法规和标准的要求，特制定本受控文件管理制度。

二、适用范围本制度适用于公司内部所有受控文件的管理，包括但不限于质量手册、程序文件、作业指导书、技术文件、标准规范、合同文件等。

三、职责分工1、文控中心负责受控文件的登记、编号、存档、发放和回收。

建立和维护受控文件的清单，确保清单的准确性和及时性。

对受控文件的版本进行控制，确保使用者获得最新有效的文件。

2、各部门负责人负责审核本部门编制的受控文件的内容，确保其准确性和适用性。

负责指定本部门的文件管理员，负责本部门受控文件的管理工作。

3、文件使用者按照规定使用受控文件，不得私自复印、转借或涂改。

及时反馈受控文件使用过程中发现的问题。

四、文件的分类与编号1、受控文件分为以下几类：管理类文件（如质量手册、程序文件等）技术类文件（如技术标准、工艺文件等）外来文件（如法律法规、客户提供的文件等）2、编号规则采用分类编码和流水号相结合的方式进行编号。

编号应具有唯一性和可追溯性。

五、文件的编制与审核1、文件的编制由相关部门根据工作需要进行编制，编制时应遵循相关的法规、标准和公司的规定。

编制完成后应进行内部评审，确保文件的内容清晰、准确、完整。

2、文件的审核管理类文件由管理者代表审核，技术类文件由技术负责人审核。

审核人员应在审核意见栏中签署审核意见和姓名。

六、文件的批准与发布1、批准审核通过后的文件，由公司总经理批准发布。

2、发布文控中心负责将批准后的受控文件发放到相关部门和人员。

发放时应填写《文件发放/回收登记表》，记录文件的发放情况。

七、文件的使用1、使用者应在收到受控文件后，认真阅读并理解文件的内容。

2、使用者应妥善保管受控文件，不得丢失、损坏或随意涂改。

3、当文件内容需要修改时，应按照规定的流程进行修订和审批。

八、文件的修订与更新1、当文件的内容与实际工作不符、法律法规和标准发生变化或公司的管理要求发生改变时，应及时对文件进行修订。

受控文件日常管理制度

第一章总则第一条为确保公司受控文件的有效管理和使用，提高工作效率，降低风险，特制定本制度。

第二条本制度适用于公司所有受控文件的编制、审批、分发、使用、保管和销毁等环节。

第三条受控文件包括但不限于以下类型：1. 设计文件（包括图纸、表格等）；2. 工艺文件（包括作业指导书、工艺定额明细表、通用工艺和操作规程等）；3. 质检文件（包括企业标准、检验规范等）；4. 管理文件（包括管理制度、流程、规定等）；5. 合同文件（包括合同、协议等）。

第二章文件编制与审批第四条文件编制应遵循以下原则：1. 实用性：文件内容应具有针对性、实用性和可操作性；2. 规范性：文件格式、内容应符合国家相关法律法规和公司内部规定；3. 简明性：文件应结构清晰、语言简练，便于理解和使用。

第五条文件编制流程：1. 需求提出：相关部门提出文件编制需求，经部门负责人审核；2. 编制：由指定人员根据需求编制文件；3. 审批：编制完成后，提交给相关部门负责人审批；4. 发布：审批通过后，由文件管理员发布文件。

第三章文件分发与使用第六条文件分发：1. 文件管理员根据审批结果，将文件分发至相关部门和使用人员；2. 分发时应注明文件编号、版本号、分发日期等信息。

第七条文件使用：1. 使用人员应按照文件规定的内容和要求进行操作；2. 使用过程中，如发现文件内容与实际情况不符，应及时报告文件管理员。

第四章文件保管与销毁第八条文件保管：1. 文件管理员负责文件保管，确保文件安全、完整；2. 文件应按照编号、类别、版本等信息进行分类存放；3. 严禁私自复制、传播受控文件。

第九条文件销毁：1. 文件达到有效期限或因其他原因需销毁时，由文件管理员负责；2. 销毁前，应将文件编号、版本号、销毁日期等信息记录在销毁清单上；3. 销毁文件时，应采取安全、环保的方式，防止信息泄露。

第五章附则第十条本制度由公司文件管理办公室负责解释。

第十一条本制度自发布之日起施行。

公司受控文件管理制度

公司受控文件管理制度一、总则为规范公司内部文件管理行为，提高文件管理效率，保证信息安全，促进公司业务运作，特制定本制度。

二、适用范围本制度适用于公司所有部门、岗位的文件管理工作。

三、文件管理责任1. 公司负责人对公司文件管理工作负总责，具体分工由公司管理部门负责协调。

2. 各部门主管负责本部门文件管理工作，确保文件的制发、传阅、存档等程序得到遵守执行。

3. 公司全体员工均有责任保护公司文件安全，严禁泄露、篡改公司文件。

四、文件分类管理1. 对于公司文件，按照内容和形式的不同，分为公开文件、内部文件和机密文件。

2. 公开文件：对外公开的文件，可供员工查阅，不需经过审批。

3. 内部文件：仅公司内部员工可查阅的文件，需经主管审批后才能制发。

4. 机密文件：含有敏感信息的文件，仅限特定人员查阅，需经公司领导审批后才能制发。

五、文件制发与传阅1. 文件由制发人员经过审核后，交由主管审批后方可发出。

2. 传阅文件时，需注明传阅范围和传阅目的，防止信息泄露或误传。

3. 紧急文件需经公司主管批准后，方可发出。

六、文件存档与销毁1. 公司文件应按照规定分类存档，定期整理归档。

2. 存档文件需标注文件编号、存档日期和保管期限，并建立文件档案管理系统。

3. 文件存档期满后，如无继续需要，应按规定程序销毁，防止文件泄露。

七、文件管理规范1. 在处理文件时，应保持文件的完整性和准确性，不得随意更改或删除文件内容。

2. 文件传输时，应采取加密传输等措施，确保文件传输安全。

3. 对于重要文件，应备份存档，以防文件丢失或损坏。

八、违规处理1. 对于违反文件管理制度的行为，公司将依据公司规章制度对相关人员进行处理，包括警告、记过、记大过等处罚。

2. 对于故意泄露公司机密文件或篡改文件内容的行为，公司将追究相关人员的法律责任。

九、附则本制度自颁布之日起正式实施，如有需要对制度的内容进行修改或补充，需经公司负责人批准后方可生效。

以上所列为公司受控文件管理制度的主要内容，公司全体员工应严格遵守，确保公司文件的安全与有效管理。

文件受控管理规定

中山市金哥电器实业有限公司文件名称：文件受控管理规定文件类别管理规定编号:JG-HR-B-201301版本：A01/3页次生效日期201306211.目的：确保公司文件和资料的编制、审核、标识、发放、更改、保存、回收和作废等符合规定，从而保证质量体系文件和资料得到有效的控制。

2.范围：本程序适用于质量体系文件和资料的控制。

3.定义：3.1 一级文件：质量手册（含程序文件）。

3.2 二级文件：管理制度或规定、外来文件（相关法律法规、国家标准、行业标准等）。

3.3三级文件：技术性文件：3.3.1技术资料：工艺设计部制作的所有技术资料，例：产品生产图、生产责任单、作业指导书等。

3.4四级文件：质量记录（表单记录类）。

4.职责：4.1 文控中心：负责一、二、三、四级文件的受控发放、保存（正本）、回收和作废，以使使用场所的文件为最新、有效的文件。

4.2 各部门：由部门文员或部门指定专人负责本部门文件的登记、使用、回收和保存。

5.程序：5.1 文件的编写、审核及批准：项目文件级别编写审核批准控制部门序号5.1.1 一级文件ISO专员管理者代表总经理文控中心/部门5.1.2 二级文件主管、相关人员经理管理者代表文控中心/部门5.1.3 三级文件相关人员主管、工程师经理文控中心/部门5.1.4 四级文件相关人员主管经理文控中心/部门5.4 文件的更改、回收及作废5.4.1 程序文件、工作文件的更改、作废由编写部门或相关部门提出，填写《文件新制/更改/作废申请》，交由原文件编写部门更改、审查、批准后交文控中心受控再发放。

必要时应邀有关部门召开文件更改讨论会议，商议文件更改的相关事宜。

5.4.2 技术资料的更改，需填写设计或工程更改通知，并与更改的相关文件同时发放。

5.4.3文件编写部门更改文件后，要将更改后的文件正本交到文控中心受控，并提供更改后文件的磁盘或电子文档。

5.4.4 旧版文件（正本旧版文件除外）由文控中心负责回收并加盖蓝色“作废文件”章统一作废。

受控文件管理制度

受控文件管理制度受控文件管理制度的目的是确保组织在文件处理过程中能够高效、准确、可靠地管理和保护文件的完整性、可用性和保密性。

本制度适用于所有部门和员工参与的文件处理活动，并要求严格遵守相关规定和流程。

一、文件管理的范围及定义受控文件管理制度适用于组织内涉及文件的所有活动，包括但不限于文件的创建、存储、分发、使用、修订、归档和销毁等。

在本制度中，文件定义为包含有价值的记录、报告、政策、程序和相关的电子、纸质或其他媒介形式的信息。

二、文件管理责任1. 高层管理人员应确保文件管理制度的制定、实施和维护，并负责文件管理规划和资源的分配。

2. 文件管理员应负责制定文件管理规范、流程和相关培训，并监督文件的有效管理。

3. 部门负责人应确保部门内部文件管理制度的实施，指定文件管理员，并对下属员工的文件管理工作负责。

4. 所有员工都应遵守文件管理制度，确保文件的完整性、可用性和保密性。

三、文件管理流程1. 文件创建与编号a. 文件的创建应符合规定的格式要求，并授权合适的员工进行创建。

b. 每个文件应有唯一的编号，编号应与文件的目录和归档系统相对应。

2. 文件存储与分发a. 文件应存储在指定的存储设备或系统中，确保文件的安全和可靠性。

b. 文件的分发应根据需要进行，并在分发时记录相关的信息，包括接收人、日期和目的。

3. 文件使用与修订a. 文件的使用应符合相关权限和规定，并记录使用人、日期和目的。

b. 对于需要修订的文件，应按照规定的流程进行，包括审批、修订和验证，并记录修订的内容和原因。

4. 文件归档与销毁a. 对于不再需要的文件，应及时归档或销毁，确保信息的安全和保密性。

b. 归档和销毁的文件应记录相关的信息，包括归档或销毁的日期、责任人和理由。

四、文件安全与保密1. 文件的安全应得到妥善保护，包括采取防火、防水、防病毒等措施，确保文件的完整性和可用性。

2. 对于涉及保密信息的文件，应采取额外的安全保护措施，包括但不限于加密、权限控制和访问审计。

受控文件记录管理制度

受控文件记录管理制度一、总则为规范公司文件记录管理工作，提高文件管理效率和安全性，保障公司信息资产的完整性和机密性，制定本制度。

二、适用范围本制度适用于公司内所有文件记录管理工作，包括文件的创建、存储、传递、利用、保管和销毁等方面。

三、文件记录管理的定义文件记录管理是指对公司内各类文件进行规范的管理和控制，包括文件的创建、管理、利用、传递、保管和销毁等方面。

四、文件的创建1. 所有文件应根据公司规定的格式和标准进行创建，并确保内容准确、完整、清晰。

2. 文件创建人应根据文件的重要性和机密级别进行正确分类，标注文件的密级、保管期限等信息。

3. 文件创建人应保证所提供的信息真实准确，不得随意篡改或捏造文件内容。

五、文件的存储1. 所有文件应按照规定的分类标准、密级标准进行存储，区分不同密级文件的存放位置和权限访问。

2. 重要文件应采取加密、备份等措施进行存储，确保文件的安全性和可用性。

3. 不再使用的文件应及时清理、归档，避免占用过多存储空间。

六、文件的传递1. 文件传递时应注意传递路径和权限，确保文件的传递路径安全可控。

2. 重要文件的传递应采取加密、密码等手段进行保护，避免泄密。

3. 文件传递应及时记录传递信息，确保传递的准确性和完整性。

七、文件的利用1. 文件的利用应符合公司规定的用途和范围，不得私自向外部机构或个人提供文件。

2. 文件的利用应注意保护文件的安全性和机密性，禁止在未经授权的情况下向他人展示或传递文件。

3. 文件的利用应合理规范，不得用作违法违规活动或损害公司及他人利益的行为。

八、文件的保管1. 文件的保管应按照规定的保管期限和密级标准进行保管，定期检查文件的完整性和安全性。

2. 需要长期保存的文件应采取特殊措施进行保管，避免文件的遗失或损坏。

3. 不再需要的文件应进行及时销毁，避免泄露公司信息。

九、文件的销毁1. 不再需要的文件应按照规定的销毁程序进行销毁，包括确认文件的完整性和安全性。

文件受控章管理制度范文

文件受控章管理制度范文文件受控章管理制度第一章总则第一条为了加强本单位文件的传阅和使用管理，提高文件的合理化利用程度，确保文件的真实、准确和完整，避免文件的滥发和错发，保护文件的安全和机密性，提高文件管理的效率，制定本制度。

第二条本制度适用于本单位内所有文件的创建、传阅、使用、保管和销毁等工作。

第三条文件受控章是本单位文件管理的基础工作，必须按照本制度的要求进行管理。

第四条本单位文件的管理原则为真实、准确、完整、安全、机密、高效。

第五条文件受控章的设置、使用和管理遵循公开、公正、公平、公认的原则。

第六条文件受控章的图章材料应使用防伪技术，包括但不限于特殊材料、特殊墨水、特殊图章等。

第二章文件受控章的设置和使用第七条文件受控章设置应符合以下原则：（一）文件受控章应根据文件分类设置，包括公文类、资料类、机密类、保密类等；（二）文件受控章的形状应统一，不得出现变形或损坏的情况；（三）文件受控章的内容应明确，包括单位名称、图标、编号等；（四）文件受控章的编号应按照一定的规则制定，方便查阅和追溯；（五）文件受控章的颜色应统一，不得出现偏差或褪色的情况；第八条文件受控章的使用应符合以下原则：（一）文件受控章的使用必须经过授权，严禁私自使用或外借；（二）文件受控章的使用应符合文件的真实性和准确性要求；（三）文件受控章的使用应符合原件、副本、复印件的不同要求；（四）文件受控章的使用应符合不同文件类别的要求，如机密文件需经过特定部门批准；（五）文件受控章的使用应符合保密、机密文件的保护和管理要求；第三章文件受控章的管理第九条文件受控章的管理应符合以下原则：（一）文件受控章应由专人负责管理，包括制作、保管和销毁等工作；（二）文件受控章的保管应设定专门的存放地点，保证安全和机密性；（三）文件受控章的保管应按照一定的规则进行，包括接收、存放、登记和交接等；（四）文件受控章的保管应定期检查和清点，确保完好无损和不缺失；（五）文件受控章的变更和注销应经过正式程序，及时通知相关部门和人员；第十条文件受控章的监督和检查应符合以下原则：（一）文件受控章的监督应由上级主管部门负责，对下级单位进行检查和指导；（二）文件受控章的检查应按照一定的周期进行，重点抽查和核查重要文件；（三）文件受控章的检查应包括文件受控章的设置、使用、保管和销毁等方面的内容；（四）文件受控章的检查应制定相应的考核办法和奖惩措施。

工厂受控文件管理制度

一、总则为了规范工厂文件的管理，确保文件的真实性、准确性和有效性，提高工作效率，保障工厂的正常运营，特制定本制度。

二、适用范围本制度适用于工厂内部所有受控文件的编制、审批、发放、使用、更改、销毁等全过程。

三、文件分类1. 管理文件：包括管理制度、操作规程、作业指导书等。

2. 技术文件：包括设计文件、工艺文件、检验标准等。

3. 质量文件：包括质量计划、质量记录、不合格品处理记录等。

4. 法律法规文件：包括国家法律法规、行业标准、合同等。

5. 其他文件：包括会议记录、通知、报告等。

四、文件编制1. 文件编制应符合国家相关法律法规和行业标准。

2. 文件编制应明确文件的目的、适用范围、编制依据、编制人员等。

3. 文件编制应采用规范的格式和术语，确保文件内容的清晰、准确。

4. 文件编制完成后，应由编制人进行审核，确保文件内容的完整性和准确性。

五、文件审批1. 文件审批应遵循“逐级审批、责任到人”的原则。

2. 文件审批流程如下：（1）编制人提交文件至部门负责人审核；（2）部门负责人审核通过后，提交至总经理或分管领导审批；（3）总经理或分管领导审批通过后，文件正式生效。

六、文件发放1. 文件发放应遵循“需用原则、实名制”的原则。

2. 文件发放流程如下：（1）文件审批通过后，由文件管理员进行编号、登记；（2）文件管理员根据需要，将文件发放至相关部门或个人；（3）文件发放时，应填写《文件发放登记表》，记录文件名称、编号、发放人、接收人等信息。

七、文件使用1. 文件使用者应按照文件内容执行，确保工作质量。

2. 文件使用者应妥善保管文件，防止文件丢失、损坏或泄露。

3. 文件使用者如发现文件内容与实际不符，应及时向文件管理员报告。

八、文件更改1. 文件更改应遵循“变更原因明确、审批流程严格”的原则。

2. 文件更改流程如下：（1）文件使用者提出文件更改申请，说明更改原因；（2）文件管理员审核更改申请，如同意，提交至部门负责人审核；（3）部门负责人审核通过后，提交至总经理或分管领导审批；（4）总经理或分管领导审批通过后，文件管理员根据新文件内容进行更改，并重新编号、登记。

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