文件受控管理规定

编制： 日期：
审核： 日期：
批准： 日期：
本程序适用于质量体系文件和资料的控制。
3. 定 义：
3.1 一级文件：质量手册（含程序文件）。
3.2 二级文件：管理制度或规定、外来文件（相关法律法规、国家标准、行业标准等）。
3.3 三级文件：技术性文件：
3.3.1 技术资料：工艺设计部制作的所有技术资料，例：产品生产图、生产责任单、作业指导书等。
3.4 四级文件：质量记录（表单记录类）。
4. 职 责：
4.1 文控中心：负责一、二、三、四级文件的受控发放、保存（正本）、回收和作废，以使使用场所的文件为最
新、有效的文件。
4.2 各部门：由部门文员或部门指定专人负责本部门文件的登记、使用、回收和保存。
5. 程 序：
5.1 文件的编写、审核及批准：
项目 序号
文件级别
编写
审核
批准
控制部门
5.1.1
一级文件
ISO 专员
管理者代表
总经理
文控中心/部门
5.1.2
二级文件
主管、相关人员
经理
管理者代表
文控中心/部门
5.1.3 5.1.4
三级文件 四级文件
ቤተ መጻሕፍቲ ባይዱ
相关人员 相关人员
主管、工程师 主管
经理 经理
文控中心/部门 文控中心/部门
5.4 文件的更改、回收及作废
文件编号 年份 文件类别代号
部门代号（人力资源） 公司代号
6．1．2 通知性文件： 万通字 HR [2011] 第 001 号 文件编号 年份 部门代号 公司名称
HR 代表人力资源 CW 代表财务部 SC 代表生产部 YX 代表营销部 GC 代表工程部 JH 代表 PMC 部 PG 代 表品管部
6.1.3 合同文件：合同文件 JG YJ 111103 01 文件编号 年月日 合同类型 公司名
文件的保密管理及正本文件的保存年限详见《受控文件保密管理办法》。
6.流 程：见附件：文件控制程序流程图
流程图
权责部门
制定/更改
各部门
提出申请
NG 核准 OK 登记
各部门
总经理、管理者代表、经理、文控 中心
文控中心、相关部门
发放/回收 归档/保存/作废
文控中心 文控中心、相关部门
6．1 文件编号方法： 6．1．1 制度文件： JG HR AO [2011] 01
中山市金哥电器实业有限公司
文件名称：文件受控管理规定
文件类别 生效日期 1. 目 的：
管理规定 20130621
编号:JG-HR-B-201301
版本：A0
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确保公司文件和资料的编制、审核、标识、发放、更改、保存、回收和作废等符合规定，从而保证质量体
系文件和资料得到有效的控制。
2. 范 围：
5.4.3 文件编写部门更改文件后，要将更改后的文件正本交到文控中心受控，并提供更改后文件的磁盘或电子
文档。
5.4.4 旧版文件（正本旧版文件除外）由文控中心负责回收并加盖蓝色“作废文件”章统一作废。除文控中心
外，所有部门和个人都不得复制、保留已失效或过期的文件。
5.5 文件的保密管理及正本文件的保存年限
5.4.1 程序文件、工作文件的更改、作废由编写部门或相关部门提出，填写《文件新制/更改/作废申请》，交
由原文件编写部门更改、审查、批准后交文控中心受控再发放。必要时应邀有关部门召开文件更改讨论
会议，商议文件更改的相关事宜。
5.4.2 技术资料的更改，需填写设计或工程更改通知，并与更改的相关文件同时发放。