现代企业档案管理工作的信息化建设探析戴春艳

现代企业档案管理工作的信息化建设探析戴春艳

发表时间：2018-10-18T09:48:52.953Z 来源：《防护工程》2018年第14期作者：戴春艳

[导读] 经济的快速发展，我国的经济体制也随之不断改变。科学技术对各行各业的影响逐渐增大，在这样的背景下

戴春艳

广汽汇理汽车金融有限公司广东省广州市 510000

摘要：经济的快速发展，我国的经济体制也随之不断改变。科学技术对各行各业的影响逐渐增大，在这样的背景下，企业必须实现档案管理的信息化，才能使企业跟上时代的发展步伐，在激烈的市场竞争中赢得主动权。档案的信息化建设对于企业的长远发展具有十分重要的作用，企业领导必须重视这一工作，积极推动这项工作的开展。

关键词：现代企业；档案管理工作；信息化建设

导言：

随着改革开放的不断深入和科学技术的发展，企业的管理工作开始向信息化和科技化转型，特别是企业的档案管理。企业档案不仅仅是国家档案资源的来源之一，也是当前企业日常运作的凭证和参考，随着信息化的深入，企业当权管理逐步实现了自动化、网络化和数字化的管理，信息管理的决策逐步智能化。但是智能化、电算化的企业档案管理工作依然还存在某些不足。下面我们对当前企业档案管理的信息化现状进行简要的分析。

1、档案管理的重要性

随着经济发展和社会进步，市场经济的脚步加快，我国企业开始对自身发展方向和要求进行了调整，同时对档案工作的重视程度加强。做好档案管理工作对企业发展带来了巨大经济效益，起到了重要作用。企业的平稳运行，离不开档案管理这个重要组成部分的保障，档案管理已经渗透到企业的各项工作中，所以加强对档案管理工作的创新具有十分重要的意义。一个企业的发展，尤其是更好更快发展，需要各项工作互相配合进行，不仅需要做好工作管理，还需要综合考虑到其他各方面的状况，良好的档案管理是企业经济效益的催化剂和助推器，也就是说有效进行档案管理工作保证了企业的经济效益，同时也使企业满足了时代的发展趋势。当前，企业档案管理工作处于创新、改革、转型的重要阶段，同时也充满了挑战。所以对企业而言，要有效地收集和整理档案，并对档案进行分析，根据时代的发展情况对企业进行合理评估，提供企业未来发展方向，使企业与时代发展同步。良好的档案管理还能提供良好的企业环境和制度保障，进一步增强企业整体水平，最终保障企业的经济效益。

2、企业档案管理信息化建设的问题

2.1企业基础设施薄弱，总体结构不科学

首先，企业档案管理信息化建设应当引进计算机设备，应当运用并发展互联网技术，这些均应当具备较多的资金与技术。当前诸多企业特别是中小型企业技术水平较差，设备与资金不充分，以此妨碍了企业档案管理信息化的建设。其次，被资源影响。大部分规模小、效益差的中小型企业较难在档案管理中融入信息化，企业档案管理信息化建设更加无法涉及。而规模大、效益佳的大型企業能够完成档案管理的信息化建设，在有效运用资源的条件下能够不断扩充规模，提升效益。这一结构的不正确性妨碍了企业的进步。

2.2缺乏宏观指导统筹规划盲目建设现象严重

企业档案管理信息化建设应该是一个系统科学的过程，需要建立的宏观指导统筹规划的基础上。可是，目前一些企业过于追求所谓的信息化建设目标，没有对企业当前档案管理中的具体问题进行具体分析，存在着盲目建设的现象，不仅影响了档案管理信息化建设水平的提高，在一定层面上也影响了企业信息化管理资源的统筹与整合。还有的企业没有从长远的角度来对档案管理工作进行系统的规划，在档案管理的具体实施过程当中存在着中心工作不突出，管理效率较低的现象。这些现象都从侧面显示出企业在档案管理的信息化建设方面还有着很长的一段路要走。

2.3基础条件薄弱技术资金不足人才建设不到位

在企业进行档案管理工作信息化建设的过程当中，需要借助相关的专业人员以及必要的资金技术来实现综合发展，目前我国一些企业由于基础条件比较薄弱，在相关的人力资源储备、资金投入方面存在着一定的短板，这在现实上影响了现代企业档案管理信息化的建设水平。目前，从整体上来看，我国在档案管理人才的培养质量与数量层面还存在着一定的不足，在一定层面上也制约了企业档案管理信息化建设的发展。

2.4信息化建设的运用水平不强

尽管当前企业的档案部门都统一开发了专业的档案系统办公软件，也都建立了自己的数据库，每个部室都拥有打印机等基础IT终端和外设产品，但是，大部分的档案部门的计算机仍然仅停留于文字处理、数据收集和数据检索上，网络设备的利用率依然较低，信息化建设的运用水平不强，对互联网的参与度远远不够。

3、现代企业档案管理信息化建设对策

3.1树立企业档案信息化观念

企业档案管理工作不仅有助于保存企业重要的文件资料，对于提升企业知识资源的统筹与规划，提升企业的核心竞争力也有着极为重要的现实意义。因此，在今后企业日常的运营和管理过程当中，企业负责人应该在思想层面高度重视企业档案管理信息化建设，树立企业档案信息化观念，不断地加大对企业档案信息化建设所需要的投入力度，为企业档案信息化建设营造良好的氛围。例如，烟台南山集团将企业的档案信息化管理纳入企业重要的发展战略。通过不断的完善档案信息化管理的组织建设、支持体系，该企业档案管理工作取得了丰硕的成果，在企业发展战略的制定以及综合营运水平的提升等方面做出了不少的贡献。

3.2大力建设档案管理的信息化技术

企业的档案管理信息化建设是与先进的信息技术分不开的，企业必须加强企业档案的存储技术，提高企业信息的文件归档能力，在此基础上增强每一位员工的安全意识，在日常工作中积极发现和避免出现安全隐患，防止档案中出现错误信息，为档案的信息化建设提供保障。企业要引进先进的技术设备，为档案管理配置高标准的磁介质档案存储设备，从而解决企业数字信息收集困难的问题。企业还应当加强对档案原件的管理，保证档案的完整性和全面性，在档案安全方面要做到两点：一方面要加强建筑消防报警等安全设施的建设，保护

纸质档案的安全，一当面要加强网络安全系统的建设和巩固，通过病毒检查、备份保存以及建立防火墙等措施来避免数据丢失，提升档案资料的安全性。

3.3统筹规划，建立系统化的信息化体系

要较好的进行企业档案管理的信息化建设首先必须要得到思想上的重视，认为档案管理不仅是企业本身，更是整个市场经济的信息来源，是其信息的重要组成部分。当前世界是一个信息化程度公开较高的世界，档案的社会性质和文化性质逐渐增强，利用范围逐渐扩大，形成信息时代。在信息时代，要促进企业的又好又快发展，必须重视信息的力量，在档案信息资源建设中发挥重要作用，重视其价值。首先要进行系统的规划，建立规模化的信息化档案管理建设，调查当前档案管理的类型和载体形态、档案信息利用的基本情况，根究档案管理部门的科学分析，制定档案数字化的规划，加强基础设施如扫描仪等硬件设施的建设；其次，规划长远的企业档案管理规划，支持档案管理设备的较强支撑功能和扩展功能；最后，确保档案管理的信息真实性和时效性，提高数字化建设。

3.4创新档案管理信息化服务

本着实现档案信息化服务的持续更新，令其符合时代的发展所需，显著运用网络实现资源共享，提升资源的利用率。并且，企业还应当建立相应的电子文档信息中心，所有用户不但能够自主上传电子文档，还应当在此平台执行相应的电子文档下载工作。本着持续更新档案信息化的服务，从而符合所有信息用户的所需，令档案管理工作能够有效符合经济发展所需。强化档案信息管理工作的社会化服务，打造全新的服务主体，完成联机与档案馆相互间的互补检索，透过网络远程检索进行服务，完成服务主体的多元化。

4、结语

现代信息技术的飞速发展给企业档案管理工作带来了巨大的发展契机，如何利用信息化的手段来提高企业对档案资料的收集、整理和开发是当前我国诸多企業档案管理工作改进的主要方向。在企业档案管理信息化建设的过程当中，需要企业充分认识到档案管理信息化建设的意义，不断的在制度层面、人员岗位设置等方面进行必要的优化与完善，从而促进企业档案管理工作信息化建设水平的提高。

参考文献：

[1]刘蓓，赵靖云.企业档案管理的信息化建设思考[J].企业改革与管理，2017（3）：45-45.

[2]钟玲.档案信息化建设探析[J].科技资讯，2017，15（9）：153-153.

[3]包学栋，张楠，曹岚，等.探析企业管理中的档案信息化建设路径[J].中国商论，2012（11）：72-73.