函电写作基本规范
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Will you please inform us by fax or e-mail, of the earliest possible date when you can deliver these goods. Should the delay be longer than two or three weeks, we shall regretfully have to cancel the order.
Sydney, Australia
（4）Attention: Mr. Arnold Simpson, Sales Department
（5）Dear Sirs,(中文可翻译为“敬启者”)
（6）Re: SHEEP WOOL
（7）With reference to our Order TC303 of 30 September for 50 M/T Sheep Wool, we shall be glad to know when we may expect delivery,as these are urgently required. The catalogue will be enclosed.
（为使电文的格局美观，案号与日期可以按此范文安排，也可根据实际情况齐左对齐。）
（3）Messrs. Williams & Warner
36 Tower Street
Sydney, Australia
（4）Attention: Mr. Arnold Simpson, Sales Department
（5）Dear Sirs,
（1）忌用这种形式：10/2/19，这会引起误解。
（2）英式日期写法：24thMarch.(逗号、句号均可)2002
美式日期写法：March 24,（逗号、句号均可）2002
注：年份后无任何标点符号。
3．信内名址：（Inside Name and Address）指收信人所在公司名址
4．经办者：（Attention Line）通常为收信人名称。切忌直呼对方大名。
（12）P．S．
二．基本格式：
1．信头（Letterhead）：写信人有关信息（公司名称、地址、电话、传真、
E-MAIL地址等）
2．案号和日期（Reference and Date No.）：
根据具体需要，备注“案号”，或是往来函电的序号，或是实际书写者的名字简写，等。
而“日期”书写需注意以下几点：
We look forward to your early reply.
（8）Yours faithfully,
Tianjin Carpets Import & Export Corporation
（9）（签名）Julia Zhou
Manager
(10)Encl. the Catalogue
(11)cc Shanghai Branch Office或者：cc Mr. Jones
函电写作基本规范
一．书写格式：
函电写作有“齐头式”和“缩进式”两种格式。“齐头式”指信件各部分内容均齐左对齐（包括正文的每段首单词）；而“缩进式”则指传统格式。
目前国际上使用频率较高的是“齐头式”。
范例：
1．缩进式：
（1）TIANJIN CARPETS IMP. & EXP. CORP.
45 BAODING STREET
Fm : Julia Zhou Date :3rdDec.,2002
Re : SHEEP WOOL)
（7）With reference to our Order TC303 of 30 September for 50 M/T Sheep Wool, we shall be glad to know when we may expect delivery,as these are urgently required.
Will you please inform us by fax or e-mail, of the earliest possible date when you can deliver these goods. Should the delay be longer than two or three weeks, we shall regretfully have to cancel the order.
Yours faithlly,或者是我们目前常用的“Tks, & B.rgds,”，等等。
9．签名：（Signature）一般直接打印即可。重要函电可加手签。
10．附件：（Enclosure）如需加附件，可在信的结尾处标注：Enc.
或者Encl.
11．抄送：（Carbon Copy）函电如需抄送给某人或某个部门，可加此项，
（12）P．S．
2．齐头式：
（1）TIANJIN CARPETS IMP. & EXP. CORP.
45 BAODING STREET
TIANJIN, CHINA
E-Mail Address :（2）Our Reference No.:
Tel : Your Reference No.:
Fax :
（2）Date:3rdDec.,2002
We look forward to your early reply.
（8）Yours faithfully,
Tianjin Carpets Import & Export Corporation
（9）Julia Zhou（签名）
Manager
(10)Encl. the Catalogue
(11)cc Shanghai Branch Office或者：cc Mr. Jones
（6）Re: SHEEP WOOL
(对于老客户，在实际业务中，第二项至第六项我们常常简化为：
To : Messrs. Williams & Warner Trading Co.,Ltd. Our Ref.No.:
Attn : Mr. Arnold Simpson, Sales Department Your Ref.No.:
可改写为：We appreciate your letter…
（2）避免不必要的重复
（3）多使用短句、单词：如：due to the fact that,
可改写为：because
6．具体：（Concreteness）切忌含糊不清的电文。
7．正确：（Correctness）
另外，谈到具体业务时，用语一定要专业。
5．称呼：（Salutation）根据具体需要确定称呼，结尾处加逗号，而不是冒号。
6．标题：（Caption or Subject）函电的中心内容，简洁明了。
醒目起见，可以全部大写。
7．正文：（Body of the Letter）一个中心内容为一段；
段落与段落之间空开一行。
8．结尾敬语：（Complimentary Close）结尾处加逗号。常用的有：Yours truly,
1．礼貌：（Courtesy）语言要有礼且谦虚，及时回信也是有礼貌的表现
2．体谅：（Consideration）写信时要处处从对方的角度去考虑有什么需
求，而不是从自身出发，语气上更尊重对方。
例如：“You earn 2 percent discount when you pay. We will send you the brochure next month.”就比“We allow 2 percent discount for cash payment. We won’t be able to send you the brochure this month.”要好。
3．完整：（Completeness）一封商业信函概况了各项必需的事项，如邀请信
应说明时间、地点等。
4．清楚：（Clarity）意思表达明确，要注意：
（1）避免用词错误
（2）注意词语所放的位置
（3）注意句子结构：不正确的句子结构，也会引起歧义。
5．简洁：（Conciseness）要注意：
（1）避免废话连篇：如：We wish to acknowledge receipt of your letter…
TIANJIN, CHINA
E-Mail Address :（2）Our Reference No.:
Tel : Your Reference No.:
Fax :
（2）Date:3rdDec.,2002
（3）Messrs. Williams & Warner Trading Co.,Ltd.
36 Tower Street
可简写为：cc（后跟被抄送者姓名或部门）
12．附言：（Postscript）如果完成中文后又想起一件事情，可以加在此项
中。中文还可翻译成“又启”。尽量避免使用，这有可能会使收信者ቤተ መጻሕፍቲ ባይዱ为写信者在写函电前缺乏周密的考虑。
可简写为：P. S.
（注：上列12项在第一项两例范文中已分别标注了序号，请对照。）
三．函电书写基本规则：
Sydney, Australia
（4）Attention: Mr. Arnold Simpson, Sales Department
（5）Dear Sirs,(中文可翻译为“敬启者”)
（6）Re: SHEEP WOOL
（7）With reference to our Order TC303 of 30 September for 50 M/T Sheep Wool, we shall be glad to know when we may expect delivery,as these are urgently required. The catalogue will be enclosed.
（为使电文的格局美观，案号与日期可以按此范文安排，也可根据实际情况齐左对齐。）
（3）Messrs. Williams & Warner
36 Tower Street
Sydney, Australia
（4）Attention: Mr. Arnold Simpson, Sales Department
（5）Dear Sirs,
（1）忌用这种形式：10/2/19，这会引起误解。
（2）英式日期写法：24thMarch.(逗号、句号均可)2002
美式日期写法：March 24,（逗号、句号均可）2002
注：年份后无任何标点符号。
3．信内名址：（Inside Name and Address）指收信人所在公司名址
4．经办者：（Attention Line）通常为收信人名称。切忌直呼对方大名。
（12）P．S．
二．基本格式：
1．信头（Letterhead）：写信人有关信息（公司名称、地址、电话、传真、
E-MAIL地址等）
2．案号和日期（Reference and Date No.）：
根据具体需要，备注“案号”，或是往来函电的序号，或是实际书写者的名字简写，等。
而“日期”书写需注意以下几点：
We look forward to your early reply.
（8）Yours faithfully,
Tianjin Carpets Import & Export Corporation
（9）（签名）Julia Zhou
Manager
(10)Encl. the Catalogue
(11)cc Shanghai Branch Office或者：cc Mr. Jones
函电写作基本规范
一．书写格式：
函电写作有“齐头式”和“缩进式”两种格式。“齐头式”指信件各部分内容均齐左对齐（包括正文的每段首单词）；而“缩进式”则指传统格式。
目前国际上使用频率较高的是“齐头式”。
范例：
1．缩进式：
（1）TIANJIN CARPETS IMP. & EXP. CORP.
45 BAODING STREET
Fm : Julia Zhou Date :3rdDec.,2002
Re : SHEEP WOOL)
（7）With reference to our Order TC303 of 30 September for 50 M/T Sheep Wool, we shall be glad to know when we may expect delivery,as these are urgently required.
Will you please inform us by fax or e-mail, of the earliest possible date when you can deliver these goods. Should the delay be longer than two or three weeks, we shall regretfully have to cancel the order.
Yours faithlly,或者是我们目前常用的“Tks, & B.rgds,”，等等。
9．签名：（Signature）一般直接打印即可。重要函电可加手签。
10．附件：（Enclosure）如需加附件，可在信的结尾处标注：Enc.
或者Encl.
11．抄送：（Carbon Copy）函电如需抄送给某人或某个部门，可加此项，
（12）P．S．
2．齐头式：
（1）TIANJIN CARPETS IMP. & EXP. CORP.
45 BAODING STREET
TIANJIN, CHINA
E-Mail Address :（2）Our Reference No.:
Tel : Your Reference No.:
Fax :
（2）Date:3rdDec.,2002
We look forward to your early reply.
（8）Yours faithfully,
Tianjin Carpets Import & Export Corporation
（9）Julia Zhou（签名）
Manager
(10)Encl. the Catalogue
(11)cc Shanghai Branch Office或者：cc Mr. Jones
（6）Re: SHEEP WOOL
(对于老客户，在实际业务中，第二项至第六项我们常常简化为：
To : Messrs. Williams & Warner Trading Co.,Ltd. Our Ref.No.:
Attn : Mr. Arnold Simpson, Sales Department Your Ref.No.:
可改写为：We appreciate your letter…
（2）避免不必要的重复
（3）多使用短句、单词：如：due to the fact that,
可改写为：because
6．具体：（Concreteness）切忌含糊不清的电文。
7．正确：（Correctness）
另外，谈到具体业务时，用语一定要专业。
5．称呼：（Salutation）根据具体需要确定称呼，结尾处加逗号，而不是冒号。
6．标题：（Caption or Subject）函电的中心内容，简洁明了。
醒目起见，可以全部大写。
7．正文：（Body of the Letter）一个中心内容为一段；
段落与段落之间空开一行。
8．结尾敬语：（Complimentary Close）结尾处加逗号。常用的有：Yours truly,
1．礼貌：（Courtesy）语言要有礼且谦虚，及时回信也是有礼貌的表现
2．体谅：（Consideration）写信时要处处从对方的角度去考虑有什么需
求，而不是从自身出发，语气上更尊重对方。
例如：“You earn 2 percent discount when you pay. We will send you the brochure next month.”就比“We allow 2 percent discount for cash payment. We won’t be able to send you the brochure this month.”要好。
3．完整：（Completeness）一封商业信函概况了各项必需的事项，如邀请信
应说明时间、地点等。
4．清楚：（Clarity）意思表达明确，要注意：
（1）避免用词错误
（2）注意词语所放的位置
（3）注意句子结构：不正确的句子结构，也会引起歧义。
5．简洁：（Conciseness）要注意：
（1）避免废话连篇：如：We wish to acknowledge receipt of your letter…
TIANJIN, CHINA
E-Mail Address :（2）Our Reference No.:
Tel : Your Reference No.:
Fax :
（2）Date:3rdDec.,2002
（3）Messrs. Williams & Warner Trading Co.,Ltd.
36 Tower Street
可简写为：cc（后跟被抄送者姓名或部门）
12．附言：（Postscript）如果完成中文后又想起一件事情，可以加在此项
中。中文还可翻译成“又启”。尽量避免使用，这有可能会使收信者ቤተ መጻሕፍቲ ባይዱ为写信者在写函电前缺乏周密的考虑。
可简写为：P. S.
（注：上列12项在第一项两例范文中已分别标注了序号，请对照。）
三．函电书写基本规则：