《文件控制程序》PPT课件

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24课件
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10、记录的填写、保存、销毁
❖ 记录填写：
❖ 如实记录过程，内容填写完整，字迹清 晰！不填写内容画一斜线！
❖ 记录存放：
❖ 以文件夹方式归档时应标识清楚，以利 识别，必要时建立目录、索引以方便取 阅。
在保存期限内若欲装箱储存，则应于箱 外标示名称及起止日期；
❖ a）质量手册和二层文件由综合部派发、更 新，并制作受控文件总览表
❖ b）三层文件由编写部门编写，派发前原稿 交综合部存档（每页受控文件加盖红色受 控文件印章，到综合部加盖受控印章）、 并做文件收发登记表；各部门建立部门文 件清单
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❖ 6.2.2.2外来文件的受控版本分发
❖ 外来文件审批部门的文控员负责在拷贝上加盖红色 “受控文件”印章，并在收发登记表中登记。
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5、文件的分类代号规定
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6、6.2文件派发、签收
❖ 6.2.1控制状态 ❖ 质量管理体系文件分为：
a) 受控文件, b) 非受控文件。
❖ 受控文件包括：
a)质量管理体系的电子文件
b)复制受控文件，并在每页上加盖红色“受
控文件”章。
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❖ 6.2.2.1受控文件的派发
理化检验作业指导书 设备操作规程等
各种控制记录： UT、划线、理化报告等
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第一阶
第二阶
第三阶 第四阶
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2.文件管理上分类
一、内部文件： 指公司内的各种文件，具体可分为 如质量手册、程序文件、通用的管 理规定、作业指导书、各类报告、 记录等。
二、外来文件：
指公司以外的文件；包括国际/
国
国家 /行业/地方标准/法律法规、
❖ 2.三层文件内容格式中的“5工作流程”可略；
❖ 3.质量手册内容格式不受此要求限制。
❖ 4.记录文件中，各部门按照实际情况设计表格，表格正标题要 求小二号、加粗、居中，表格精选右课件上角注明记录编号、左下角注13 明保存部门和右下角注明保存年限。
3、文件编号规则
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4、各部门车间代码规定
8、6.4文件保持 ❖ 应保证受控文件的清晰，完整。严禁随意涂
写。
❖ 若受控文件丢失、表面磨损等原因不能使用， 文件持有者立即报告发文部门请求更换。
❖ 各部门文件清单与受控文件总览表随时核对， 以保证所使用文件的有效状态。
❖ 外来文件如需补发的，应向原发文部门的文 控员申请。
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9、相关记录表格式
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ONE 公司现执行的体系种类
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目前公司有几种体系文件呢?
❖ ISO14000---环境体系文件
❖ ISO18000---职业健康安全体系文件
❖ ISOTS16949---质量体系文件
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TWO：文
件的分类方法？
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一、 ISOTS16949---质量体系文件
文件的类型：
1、从等级上分：
A.一级文件 B.二级文件 C.三级文件 D.四级文件
2、从管理方式上分：
A.受控文件 B.非受控文件
3、从来源上分：
A.外来文件 B.内部文件
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❖ 1.文件的等级分类
组织机构 公司总的的生产流程
S2记录控制程序 S10标识和可追溯性控制程序 S13测量系统分析控制程序 S15产品监视、测量控制程序 S16不合格品控制程序 S18纠正与预防措施控制程序 等等
❖ 6.2.2.3非受控文件的派发
❖ 如果文件只作为内部参考之用，员工可以通过以下 方式复制文件
❖ a)复制受控文件， ❖ b)复制非受控文件。
复制的拷贝不应加盖红色“受控文件”章。经许可 的下发。只可参考使用，不得以受控文件使用。
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7、6.3作废文件控制
❖ 6.3.1 公司编制文件的作废处理
❖ 记录销毁：
文件控制程序 培训
2011.10.20
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目的:增进对体系文件的了解和认识， 确保文件管理的正确性和有效性。
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本次培训分以下几方面内容
❖ 1.公司执行的体系种类 ❖ 2.公司各体系的文件分类方法 ❖ 3.文件内容的构成及要求 ❖ 4.易出现的文件管理问题 ❖ 5.正确分类、保存、检索方法
6.1.3 三级文件由各责任部门编制、部门负责人审核、主管副 总批准.
6.1.4 公司内部制订的二、三级质量体系文件必须有封面、标 题、编号、颁发日期、版本号/修订号、编制人签字、审核人 签字和批准人签字。具体封面精格选课式件 见附件，内容格式见下表。12
❖ 2、文件内容说明：
❖ 1.文件标识方框置于页眉中，文字采用黑体、五号字（“文件 名称”使用小三号字）、居中、加粗，正文采用五号宋体字 （“5作业程序”中字体可采用小五号宋体字），行距为单倍行 距；页边距：上1cm，下1.28cm，左2.5cm，右1.8cm正文小标 题（如“6工作说明”）需要加粗，正文要左于对文件标识对齐； 正文中的表格要居中放置；正文下支持性条款需要加右半括号 的小写英文（如“6.2.1控制状态”中“a)受控文件”符号和文 字之间不留空隙）
❖ 如质量体系文件需更改时，各部门文员收回 旧文件，综合部将旧文件销毁或每页加盖作 废印章并回收（需保留的作废文件每页应加 盖作废保留印章）；
❖ 6.3.2外来文件的作废处理
❖ 外来文件审批部门的文员负责按文件收发登 记表回收作废的外来文件，并将其销毁。 （如需留用，则加盖作废保留印章）
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5.受控文件作废时，应从所有使用场合及时收回，以 防止其误用。
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Three
文件的内容构成
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1.程序文件、管理规定及作业指导书等文件的构成
6.1文件编制/更新 6.1.1 质量手册由管理者代表组织有关人员编写、管理者代表 审核、总经理批准。
6.1.2 程序文件由各责任部门编制、部门负责人审核，主管副 总经理或管理者代表批准。
顾
故客提供的图样及要求、顾客或
有
有关机构指定使用的表格等。
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3.什么是受控文件
受控文件：
1.按照发放范围登记、分发，并能保证收回的文件。 2.受控文件未经批准不得复制，文件封面加盖受控章 3.“受控文件”相反的时是“非受控文件”的对称。 4.受控文件主要是控制使用文件的唯一有效版本。一
般来说这些文件是长期使用并始终处于修改和换版 状态的文件，