档案名称编码规则

档案名称、编号规则
一、目的
为规范公司内部档案管理工作并保证档案完整性及统一性，合理有效利用档案资料，结合公司实际情况，特制定本细则。

二、原则
1.档案各级分类应赋予统一名称，其名称应简明扼要，以充分表示档
案内容性质为原则，并且要有一定范畴，不能笼统含糊；
2.档案分类各级名称经确定后，应编制“档案分类编号表”，将所有
分类各级名称及其代表数字编号，用一定顺序依次排列，以便查阅；
3.档案分类各级名称及其代表数字一经确定，不宜任意修改，如确有
修改必要，应事先审查讨论，并拟定新旧档案分类编号对照表，以免混淆。

三、集团各中心档案编号规则：
1.集团内归档文件的档号结构为“集团代码（JT）＋一级目录（各中
心）＋二级目录（中心内部档案分类）＋三级目录（存档年月）＋
流水号（001起始）”；
2.“集团代码”表示档案归属集团,用集团名称的主体部分的拼音缩写
形式表示；
3.“一级目录”表示档案归属各中心的类别号。

如：策划中心、行政
管理中心、采购管理中心等；
4.“二级目录”表示类别号下面的细分类别，如策划中心类下面的平
面设计稿、影视稿、文案策划稿等；
5.“三级目录”表示档案归档的年月；
6.“流水号”是在三级目录下，以档案归档或发行日期的时间为顺序
排序。

四、网络事业部档案编号规则：
1.网络事业部各分公司内归档文件的档号结构为“网络事业部代码
（WL）＋一级目录（各分公司）＋二级目录（各部门档案分类）＋
三级目录（存档年月）＋流水号（001起始）”；
2.“网络事业部代码”表示档案归属集团,用集团名称的主体部分的拼
音缩写形式表示；
3.“一级目录”表示档案归属分公司各部门的类别号。

如：竞价部、
数据维护组等；
4.“二级目录”表示类别号下面的细分类别，如竞价类下面的策划案、
竞价合同等；
5.“三级目录”表示档案归档的年月；
6.“流水号”是在三级目录下，以档案归档或发行日期的时间为顺序
排序。

五、机构事业部档案编号规则：
1.机构事业部各分公司内归档文件的档号结构为“机构事业部代
码（JG）＋一级目录（各机构名称）＋二级目录（各部门档案分类）
＋三级目录（存档年月）＋流水号（001起始）”；
2.“机构事业部代码”表示档案归属集团,用集团名称的主体部分的拼
音缩写形式表示；
3.“一级目录”表示档案归属机构各部门的类别号。

如：医务部、院
办组等；
4.“二级目录”表示类别号下面的细分类别，如院办类下面的制度类、
合同类等；
5.“三级目录”表示档案归档的年月；
6.“流水号”是在三级目录下，以档案归档或发行日期的时间为顺序
排序。

六、附则：
1.每一档案盒内首页应设“档案存档目录”，归档时依序编号、放置
存档；
2.新档案应从“档案分类编号表”查明该档案所属类别、编号顺序（文
书一般以文件时间从前到后排列顺序），以此来编列档号；
3.档案如果归属前案，应查明前案的档号并予以同号编列；
4.档号以一案一号为原则，遇有一档案件叙述数事或一案归入多类者，
应先确定其主要类别，再编列档号。

附件一
附件二：档案分类编码表。