档案管理工作中电子档案管理的重要性

档案管理工作中电子档案管理的重要性

作者：侯培培

来源：《办公室业务（下半月）》 2020年第10期

文/单县人力资源和社会保障局侯培培

【摘要】电子技术与电子设备的管理方式既方便又高效，不但可以确保档案资料的永久储存，同时也成为我国档案管理工作的重要组成部分。笔者通过自己多年的工作经验，对传统的档案管理工作模式进行分析，指出电子档案管理的优势与重要性，通过两者的对比论述了信息化时代档案管理工作创新成果，对未来的档案事业发展提出建议，希望为档案管理工作的健康发展提供借鉴。

【关键词】档案管理；电子档案；重要性

本文重点论述的是档案管理创新给档案管理工作带来的帮助，以及电子档案的融入从多方面提高了档案管理的服务质量。电子档案管理工作对人社局的档案管理有着非凡的意义，从工作原理上分析，其实就是将传统的存储模式转变为信息网络模式，并将这些信息资源有效存入电子办公设备中。我们都知道，存储的内容形式多式多样，如何有效保存声音与图像，永久存储在档案管理设备中，无疑是一个重要的课题，值得我们研究与探索，电子档案管理在很大程度上改变了传统管理的弊端，也是人社局档案管理的未来重要发展方向。因此，档案管理向电子档案管理的转变是当前最为重要的一项任务，需要人社局管理部门高度重视。

一、电子档案与信息资源的关联性

（一）内容的拷贝快捷性回收完整性。在电子档案管理的过程中，档案拷贝是一项重要的工作形式，时间与地点的分散会影响档案资源的开发与利用，在这些琐碎的细节之中，如果处理不当或管理不好就会加大档案管理的疏漏，在这种情况下，有关管理部门需要因地制宜采取有效的方案对其进行合理的管理，而且还要依据使用者的权限进行制作与统一管理，通过信息技术手段对档案资料进行复制与拷贝，而对于那些未曾公开发行的出版物，还要利用拷贝的方式进行回收与再利用，而一套完善的拷贝手段可以对利用者与发起者进行确认，以确保回收资料的完整性与快捷性。

（二）对于使用权限要进行严格的审查。一方面，利用电子档案的工作形式可以有效对使用权限进行规划与确认，在登录时还要确保信息资料的安全性与保密性，系统在合法性的范围之内，要对各种功能的操作进行审查与记录，如发现未经授权的使用情况，要及时进行警告提示，以确保资料的安全性；另一方面，电子档案在使用的过程中，要提前确定好控制使用的程度，根据实际情况来进行界定，这也是确保档案资料安全性的重要手段与方式。

（三）在使用过程中要确保档案资料的安全性。电子档案在管理过程中虽然具备一定的快捷性、便利性，但是也不可无条件地向查阅者提供各种便利，要对这些信息资料做到统一管理与储存，而那些并不是完全开放的信息资源，更要对拷贝者进行严格的审核，必要的时候需要在监控的环境下进行处理，这也是对档案管理工作的高度负责，以免档案资料在查阅过程中造成疏漏与丢失，否则不堪设想。

（四）电子档案的管理优势。从管理形式上分析，电子档案的管理方式主要是通过网络传播与媒介传输来进行处理的，不同于传统管理模式，而电子档案管理的优势主要体现在档案资料可以永久储存，不但可以整合档案资料，而且在很大程度上也提高了档案管理的效率以及服务范围。

二、电子档案管理呈现的主要问题

（一）档案管理制度需要重新调整。近几年来，随着电子档案的全面融入，档案管理信息

化已经全面融入人社局的管理工作中，之前的传统管理模式中，管理部门缺乏电子档案管理制度，对档案管理信息化建设没有充分认识与全面的投入，更没有统一的科学化标准。因此，电

子档案管理仍然存在许多的问题没有得到解决，电子档案在管理过程中，管理制度非常重要，

如果电子档案在管理过程中不够严谨细致，就会出现许多疏漏与不规范的情况，有关部门需要

尽快建立完整的管理机制来规范电子档案管理，电子档案的融入，不但可以减轻档案管理的压力，同时也可以提高服务质量，拓展服务范围，这对于档案管理标准化有着非常重要的作用。

（二）网络安全性需要高度重视。电子档案已经逐渐被事业单位所认可，对于档案管理的

有效性也起到了很大促进作用，但从另一方面分析，科学技术的限制与电子档案管理系统的缺乏，这也导致档案资源的不完善以及出现疏漏的情况。虽然电子档案管理离不开信息网络的支撑，但是电子档案也是网络环境与管理系统的前提基础与条件，因此，在对于电子档案的管理

过程中，需要建立一个稳定安全的网络平台来促进管理效率，所以说，电子档案管理的安全性

至关重要。

（三）环境因素的影响。信息化建设已经逐渐融入人们的工作与生活中，以往的管理模式

已经全面被取代，电子档案管理在发展过程中，环境的影响非常关键，而通过日常的管理工作

来看，有关部门缺乏对档案管理的正确认识，在发展速度上很难顺应时代的发展。因此，电子

档案的重要性被无意识忽略了，甚至还有一些电子档案在储存过程中，并没有专业的管理人员

将其收集与归档，而在工作态度上也缺乏一定的严谨性与全面性，这种情况下，很容易被黑客

窃取，导致资源的流失与疏漏，给档案管理工作的开展带来一定的困扰。

三、新时期电子档案的管理策略

（一）建立一套完善的电子档案管理制度。众所周知，一套完整的管理体系与管理制度是

确保电子档案的安全性与隐蔽性的前提基础与重要条件，因此，在人社局电子档案管理的前期，首先要明确电子档案的规范化与标准化，这也是网络安全性与注意事项的重要体现。对于管理

制度的建立，要首先明确归档的范围，对档案资料有明确统一的规定，并且还要审时度势调整

管理人员的工作内容，将档案资料的管理做到统一化与完整化。在建立电子档案管理制度的同时，还可以对档案内容做出分析与归类，确保内容的安全性与完整性。在内容上的分类，不但

可以方便管理人员的整理与查阅，同时还可以提高整个部门的工作效率，对人社局档案管理的

开发也有着非常重要的作用。管理层要认真研究与创新管理策略，加强档案管理工作的标准化，做好与各部门之间的协调与融洽，通过多方面的努力促进档案管理工作的进步与发展。

（二）信息网络安全在电子档案管理中的重要意义。一方面，电子档案的安全性可以有效

避免档案信息的储存与查阅过程中出现的问题，可以有效对重点资料进行统一的审批与检验，

而在收集档案资源的过程中，有关部门要高度重视信息网络的安全性，还要对网络传输过程中

容易出现的问题提前做出检测与检查，将风险性降低到最小值；另一方面，档案管理部门还要

注重维护管理人员的工作严谨性，确保档案资源在传输中的稳定性与全面性，从多方面保障电

子档案安全性的提升，根据当前的情况建立一套健全的管理机制与管理体系，以确保档案管理

人员在查阅过程中的全面性与安全性，这也是电子档案管理的主要优势体现，在此过程中需要

加强各方面的管理制度，确保人社局电子档案管理制度的开发与进程。

（三）培养电子档案管理技术型人才。信息化建设在档案管理工作中占据着非常重要的位置，而对于档案管理人员来说，电子档案的管理是十分重要的一项任务，在档案创新工作中有