Word高级排版使用技巧与应用

Word高级排版技巧

目录

Word高级排版技巧 (1)

目录 (1)

一、使用样式统一文档风格 (2)

1.1 样式的作用 (2)

1.2 使用样式的关键操作 (2)

二、查找与替换的高级功能 (2)

2.1 使用通配符查找和替换 (2)

2.2 使用代码查找和替换 (3)

三、自动添加文字 (4)

3.1 自动图文集 (4)

3.2 自动更正 (4)

3.3 自动设置格式 (4)

3.4 域 (5)

3.4.1 域的一般用法 (5)

3.4.2 域代码和域结果 (5)

3.4.3 域开关 (5)

3.4.5 域示例：公式域 (5)

四、共享信息 (6)

4.1 修订和批注 (6)

4.2 比较和合并文档 (6)

一、使用样式统一文档风格

1.1 样式的作用

样式就是应用于文档中的文本、表格和列表的一套格式特征，它能迅速改变文档的外观。当应用样式时，可以在一个简单的任务中应用一组格式。

例如，无需采用三个独立的步骤来将标题样式定为 16 pt、Arial 字体、居中对齐，只需应用“标题”样式即可获得相同效果。

用户可以创建或应用下列类型的样式：

●段落样式控制段落外观的所有方面，如文本对齐、制表位、行间距和边框等，也可能包括字符格式。

●字符样式影响段落内选定文字的外观，例如文字的字体、字号、加粗及倾斜格式。

●表格样式可为表格的边框、阴影、对齐方式和字体提供一致的外观。

●列表样式可为列表应用相似的对齐方式、编号或项目符号字符以及字体。

1.2 使用样式的关键操作

对文字应用不同的样式

如果要改变文字的样式，可应用已有的样式，又称为内置样式。如果找不到具有所需特征的样式，可以创建新的样式，然后再应用。

修改样式

若要快速的更改具有特定样式的所有文本，可以重新定义样式。例如，如果主标题是 14 磅、Arial 字体、左对齐并且加粗，但您后来决定将其改为 16 磅、Arial Narrow 字体并且居中，那么您不必重新设置文档中每一个主标题的格式，而只需改变对应样式的属性就可以了。

请注意，如果改变了文档中基准样式的某项格式设置，文档中基于此基准样式的所有样式都将反映出这种修改。

也可让 Microsoft Word 自动修改样式，即由 Word 检测是否更改了包含样式的文本的格式，如有改动，则自动更新此样式。Word 自动更新样式时，所有具有此样式的文本的格式都将更新，以便与您对文本格式所做的改动保持一致。建议应用过样式的用户使用自动更新样式。

指定后续段落的样式，将使新产生的段落继承上一段落的样式。

制定段落的大纲级别将有助于使用文档结构图、大纲视图，生成文档目录。

使用“样式库”预览和应用不同的样式

如果要应用来自其他模板的样式，您可以使用“样式库”来查看整篇文档的效果。然后，您可以根据需要，直接从样式库中应用样式。您也可以查看显示选定模板中的样式的示例文档，或者查看模板中使用的样式的列表。

将样式保存在自定义模版中

任何 Microsoft Word 文档都是以模板为基础的。模板决定文档的基本结构和文档设置，例如，自动图文集词条、字体、快捷键指定方案、宏、菜单、页面设置、特殊格式和样式。

共用模板包括 Normal 模板，所含设置适用于所有文档。文档模板（例如“模板”对话框中的备忘录和传真模板）所含设置仅适用于以该模板为基础的文档。

二、查找与替换的高级功能

使用 Microsoft Word 可以查找和替换文字、格式、段落标记、分页符和其他项目。可以使用通配符和代码来扩展搜索。

2.1 使用通配符查找和替换

例如，可用星号 (*) 通配符搜索字符串（使用“s*d”将找到“sad”和“started”）。

选中“使用通配符”复选框后，Word 只查找与指定文本精确匹配的文本（请注意，“区分大小写”和“全字匹配”复选框会变灰而不可用，表明这些选项已自动选中，您不能关闭这些选项）。

要查找已被定义为通配符的字符，请在该字符前键入反斜扛 (\)，例如，要查找问号，可键入“\？”。

注释

●可使用括号对通配符和文字进行分组，以指明处理次序，例如，可以通过键入“<(pre)*(ed)>”来查

找“presorted”和“prevented”。

●可使用 \n 通配符搜索表达式，然后将其替换为经过重新排列的表达式，例如，在“查找内容”框键

入“(Newton)(Christie)”，在“替换为”框键入“\2\1”，Word 将找到“Newton Christie”并将其替换为“Christie Newton”。

2.2 使用代码查找和替换

注释

●如果包含可选连字符代码，Word 只会找到在指定位置带有可选连字符的文字。如果省略可选连字符

代码，Word 将找到所有匹配的文字，包括带有可选连字符的文字。

●如果要查找域，必须显示域代码。若要在显示域代码和域结果之间切换，请单击该域，然后按

Shift+F9。若要显示或隐藏文档中所有域的域代码，请按 Alt+F9。

●在查找图形时，Word 只查找嵌入图形，而不能查找浮动图形。在默认情况下，Word 将导入的图形作

为嵌入图形插入，但是可以将浮动图形转换为嵌入图形。

●如要查找使用 Unicode 值的字符，请选择“区分大小写”复选框。如果清除“区分大小写”复选框，

Word 将搜索该值指定的所有大写字符和小写字符的实例。

三、自动添加文字

3.1 自动图文集

若要存储和快速插入文字、图形和其他经常使用的对象，可以使用自动图文集。Microsoft Word 自带一些内置的自动图文集词条，例如用于信函的称呼和结束语，并且可以自己创建自动图文集词条。

例如，如果在每月的报告中使用相同的长篇幅的声明，且不希望每个月重新键入该声明，可以创建该声明的自动图文集词条。

插入自动图文集词条

可以使用自动图文集功能插入自动图文集词条。当您在文档中键入某词条名称开头的几个字母时，Word 将显示屏幕提示，此时您可以插入该词条或忽略该提示。

词条分被分为不同的类别，例如在“自动图文集”工具栏和“自动图文集”菜单上的“结束语”或“称呼”。

创建自动图文集词条时，词条会自动链接到词条用于创建该词条的文字或图片的段落样式。

3.2 自动更正

若要自动检测和更正键入错误、错误拼写的单词和不正确的大写，可以使用“自动更正”。

例如，如果键入“teh”和一个空格，“自动更正”将键入的内容替换为“the”。如果键入“This is theh ouse”和一个空格，“自动更正”将键入的内容替换为“This is the house”。

也可使用“自动更正”快速插入在内置“自动更正”词条中列出的符号。例如，键入“(c)”插入©。

如果内置词条列表不包含所需的更正内容，可以添加词条。

3.3 自动设置格式

通过使用“自动套用格式”，您可以对文字快速应用标题、项目符号和编号列表、边框、数字、符号以及分数等格式。Microsoft Word 还可以：

●自动将 Internet、网络和电子邮件地址设置为超链接。

●将括在星号 (*) 或下划线 (_) 中的文字更改为加粗或倾斜。

●将两个连字符 (--) 替换为长划线 (— )。

可以在键入的同时或编写完文档后，自动设置文档格式。对于这两种方法，您都可以控制 Word 进行的自动更改，还也可以关闭自动格式设置功能。

Word 会分析文档的每个段落，确定它在文档中的作用（例如，是标题还是编号列表中的一项），然后对该内容应用适当的样式。