档案管理制度

档案管理制度

一、总则

1、为了规范置远集团档案的分类、装订、归档、保管、查阅和销毁的管理，特制定本制度。

2、档案的范围

（1）公司内部经营形成的各种资料。

（2）外部政府机关、行业部门形成的与公司经营或行业有关的公文、通知、批复等资料。

（3）下属全资、控股子公司（以下简称子公司）备案形成的与经营有关的资料。

二、档案的管理部门

1、档案管理由行政管理中心及财务中心共同管理，其中行政管理中心为主管部门。

2、档案管理部门的职责

（1）行政管理中心档案管理的职责

①负责统一组织编制、修订、完善公司的档案管理制度，规范管理流程、分类目录、管理表格，规范档案分类、移交、备份、备案、归档、立卷、保管、借阅、销毁等的管理。

②负责指导、培训、宣贯档案管理制度。

③负责组织、安排、检查督导档案管理制度的执行。

④负责整理、保管公司人事行政类和业务类档案。

⑤负责收集、整理、保管子公司备案的人事行政类和业务类档案。

⑥负责收集、整理各部门档案分类目录，汇总建立公司电子目录。

（2）财务中心档案管理的职责

①负责配合行政管理中心编制、修订、完善公司档案管理制度中财务类档案的分类目录、分类管理流程。

②负责收集、整理、保管公司及子公司备案的财务类档案。

三、档案的分类管理

1、档案的分类原则

公司档案分类和分类编号由行政管理中心统一集中管理。各部门不得擅自增、减、变更档案分类和分类编号。如有变更、调整、增加、删除需求，应由需求部门提出申请，经部门负责人和行政管理中心审批同意后再做调整。

2、档案的分类

档案分类可按内容、保存形式、密级性等多种方式分类。公司档案主要采取按实质内容进行分类。

（1）按内容进行分类，主要有：

①章程、规章制度、通知通报发文：主要包括章程、规章、制度、内部通知通报发文、外部政府机构、行业部门的发文、通知、批文等。

②会议资料。主要包括日常会议纪要和专题会议资料等。

③股东会、董事会、监事会决议和成员资料。包括股东会、董事会、监事会决议、股东会、董事会、监事会成员资料等。

④企业基本资料。包括企业简介、资质、证照登记、变更、注销、年审资料、品牌形象等。

⑤经营目标、计划、总结：包括经营目标与总结、经营计划与总结等。

⑥经济合同。包括对外形成收款的经济业务合同、对外形成付款的经济业务合同、关联企业间收付款合同等。

⑦案件资料。

⑧行政后勤档案/员工福利（餐娱、文体、图书等）。包括基建项目、后勤福利文件、资产清单等。

⑨人力资源部资料。包括人力配置、人力开发、人力薪酬（成本）、劳资关系、员工信息管理等。

⑩财务部门资料。包括财务人员管理资料、会计报表/报告、涉税资料、银行融资评级授信资料、银行资金帐户资料、重大财务事项资料、会计账簿、凭证、年度帐套备份光盘等。

○11战略投资部资料

○12工会文件

○13登记记录资料。包括印章使用登记表、收发文登记、档案管理登记资料、图书借阅登记表等。

○14签字印模。包括签字样本、印章印模等。

○15特殊业务资料。

（2）按保存形式分类

①纸质形式

②电子档案形式：包括各种电子表格、电子文档、扫描方式等形式。

（3）按保密性分类：分为绝密档案、机密档案、秘密档案、一般（无密级）档案。绝密、机密文件打印使用专用磁盘，绝密文件只能印1份，机密、秘密文件按审阅人数打印。文件机密级数，由发文单位的主管领导根据文件内容，对照密级分类标准进行确定。

①绝密：处于最高保密等级，限指定人员知晓，一旦泄密会对集团公司安全、发展造成极其严重后果的资料，如导致公司财产损失伍万元以上；资金链断裂；管理系统或组织架构动荡（高管三人以上投诉或两人以上离职的）等。绝密文件是集团公司的核心档案。包括但不限于：

a、总裁指定的绝密事项资料；

b、外单位提供的绝密文件资料和相应的科研成果；

c、公司的重大经营决策、战略投资计划；

d、购买或开发的科研成果和专利等资料；

e、资金运作计划、协议、等相关财务资料；

f、重大项目的资料。

②机密：保密等级次于绝密，集团相关领导、相关部门领导和相关人员所知的资料。是指非法泄露后会给集团公司安全、发展造成严重损害的资料，如导致公司财产壹万元以上伍万元以下；资金链链接不稳；管理系统遭受破坏或组织架构出现危机（高管两人以上投诉或一人离职的）等，包括但不限于：

a、集团公司领导指定的机密事项资料；

b、外单位提供的机密文件资料和相应的研究成果；

c、集团及控股子公司的决策性会议纪要、股东会及董事会决议；

d、关于集团及控股子公司商业利益，发展的合同；

e、公司发展规划、年度经营计划、业绩合同、经营分析会纪要等(未公开宣布者)；

f、尚未公布的技术基本资料、材料、图纸；

g、投资计划书、项目协议、项目运作方案；

h、财务帐薄、财务运行报告、验资报告、审计报告等；

i、集团公司人事档案、工资；

j、未公布的内部重大改革及人员变动的方案；

k、涉及总裁个人的收发文件。

③秘密：保密等级在绝密和机密之下，集团领导、部门领导、相关人员所知的资料。但如果非法泄露，会给集团公司带来损害和影响，如导致公司财产损失1万元以下；资金链链受到轻微影响（不影响正常作业）；管理系统遭受轻微破坏（不影响正常使用）或组织架构受到轻微动荡（两人以下投诉，无人员离职），包括但不限于：

a、外单位提供的秘密文件资料和相应的研究成果；

b、公司招投标书，有关公司经营的各项信息、数据、流通渠道和机构等；

c、具有国际先进水平，并且应用范围广、经济效益高或者学术价值大的科研成果、关键技术和有可能成为发明、专利的阶段性成果、资料等；

d、合同，技术协议；

e、公司制度汇编原件。

④一般（无密级）档案：除以上外，其他均为一般档案。

四、档案的移交管理

1、档案移交的基本要求

（1）资料完成了日常经营审批、传阅等相关流程，已形成档案。

（2）移交前，应对破损、字迹扩散或纸张太小的文件进行修裱、复制或加边，对大小不一、长短不齐的文件折叠理齐。

（3）结合文书材料的形成时间、彼此联系进行排列。批复在前，请示