公文的主旨

浅谈公文的主旨、材料和结构

陈惠芳

提要

公文的性质和作用，决定了公文的写作一定要有规范，要写作符合要求的公务文书，必须要处理好主旨、材料和结构的关系，谋篇布局要遵循一定的逻辑。公文主旨材料结构《公文写作)作为成人大专的一门基础课，在我们学院各个专业都是必修的，而且还要全省统一考试，这就说明了该课程的重要。一者可以提高公文写作队伍的素质，二者有利于提高工作效率，更好地为我国行政机关及企事业单位服务。公文作为机关单位、企事业单位、社团组织处理公务的工具，有较强的实用性，但是，在现阶段，一些单位制作的公文仍然质量不高或是不符合规范，格式的拟制，主题和材料的关系，文种的使用，公文语言的运用等，都存在着某些问题，这种公文势必给工作带来一定的不利影响。为此，在教学过程中，要求学生认识公文写作的重要性，把握其写作规律，以便学生按照公文写作的特殊要求，写出规范的公务文书，这是我们的教学目的，而这一目的实现，首要就是从基础知识的教学入手，也就是说从主旨、材料、结构等几个基本的文本要素入手。

一、正确处理主旨和材料的关系

如何确立一篇公文的主旨，这是教学中的难点。一篇公文有没有价值，能否在公务活动中发挥有效的作用，很大程度上决定主旨是否正确，是否符合要求，正如古人所说“射人先射马，擒贼先擒王”，这也可说明写作公文，必须首先确立主旨。

公文的主旨与记叙文的主题思想不同。记叙文的主题思想是作者在文章中通过对人物、事件、景物等叙述，描写所要表达的作者的基本观点和意图，是从材料中提炼出来的;而公文的主旨是发文机关对有关公务事项的基本看法和办理意向，是根据领导的意图或由领导班子集体讨论、研究之后确定的。主旨在成文之前已经确定，这是国家行政机关公文有别于其他文体的特征之一。主旨在公文中就象一条“轴心”，无论是选材、结构，或是遣词造句，都必须围绕这一“轴心”。誉如，某地区文化市场管理办公室，由于没有对上级有关文件政策进行认真细致的研究就草率地发出了《关于搞活文化市场的通知》，结果，翻版、假冒伪劣产品充斥市场。再如，《××厂关于加强安全保卫工作的通告》其中有一条规定“外来人员进出我厂时，必须接受行李甚至“搜身检查”，这就违反了我国法律的有关规定。所以，确立主旨前，必须经过充分的酝酿，要与党的方针政策为指导，反复提炼，使主旨与客观实际相一致。

公文的主旨确立之后，如何围绕主旨进行选材，这也是教学中不容忽视的间题。公文的材料不同于记叙文的材料，记叙文的材料通常是指作者在文章中所叙述、描写的人、事、物，通过作者的提炼、加工、想象、塑造一个源于生活又高于生活的形象;而公文的材料，从根本上说来自社会实践:一是各种各样文件资料，如党的方针、政策，国家和政府的法律、法规，上级的指示，下级的计划、报告，书报杂志。广播电视等所提供的信息;二是现实中的人、事、情况、问题等。把这些原始素材收集起来，形成一个材料储备库，写作公文的时候，按照“去粗取精，去伪存真，由此及彼，由表及里”的方法进行挑选，把那些能有效地说明主旨的本质，与主旨观点一致的材料留下，与主旨无关或是关系不密切的材料毫不留情地删去。公文材料的选择和运用，就象古代战争中的用兵一样，精兵一人，可以抵得许多人用，疲惫和残疾没有经过训练的兵，越多越成为累赘和障碍，不能作战的一律淘汰，留一「:精锐的让他们各站各的岗位，各自发挥效能。

公文实用性的特点，决定它必须要以最有说服力的材料来证明或说明主旨，使阅文者能够依其办事，使公文的作用得到充分发挥，否则，言之无物，主旨无以依托，公文就失去了它的价位。如有一个公司的产品销售取得很大成绩，调查资料表明，主要是由于销售人员的素质较高以及管理人员实施科学管理所致。可作者在写给总公司的报告中却说是“职工团结

一致，齐心搞好团结”。作者在分析、归纳材料时，没有抓住根本的问题，这是在公文写作中经常出现的毛病。所以，作者必须要有扎实的文化基础知识和公文写作基础知识，反复实践，能透过事物的现象抓住本质，对众多的材料作出合乎规律的认识，选择与主旨密切相关的材料，这在公文写作过程中是十分重要的一环，绝不能掉以轻心。

二、重视公文结构的逻辑性

确定了主旨，选择好了材料，并不就能成为公文，还需要按两者的逻辑关系，把材料有次序有条理地组织在一起。包括如何开头，如何结尾，如何转折，如何处理详略等问题。作者选择和依据有关公文的材料，表现公文的主旨，构成一篇完整的公文，这种对全部文章内部组织的构造就是结构。如果说主旨是公文的灵魂，材料是公文的血肉，那么结构就是公文的骨架。一篇完整的公文包括缘由、事项、结尾三大部分，作者如何将这三部分有机地连贯起来，思路是很重要的。思路，是作者对客观事物的思考的线索，是按照主旨组织安排材料，它在作者头脑中形成一定的顺序，然后用文字记录下来，其表现形式就是公文的结构。结构是思考的结果，是思路的外在形式，任何公文的结构，都以思路为先导。从学员平时的写作练习中来看，大多教学员都很难把握这种思路，要么将材料以记叙的方式将思路全面展开.甚至出现“意识流”或者是电影艺术跳动的“蒙太奇”的思路;要么将所有的材料一-一罗列出来，这都是不符合公文结构的要求。公文的作者应老老实实地按现实的公务活动的进程去认识、思考，原原本本地反映公务活动的顺序。只有思路有条理，才能有次序地组织安排材料，形成合理的篇章结构。如指今性公文的决定、法规性公文的措施、周知性公文提出的知照事项，往往用条款式说明，哪条在先，哪条在后，要根据实际情况而定，不能随意颠倒。

公文的结构首先要反映公务活动的客观规律。而公务活动是多种多样的，千变万化的，无论采用哪一种结构方式，都必须有利于受文者理解公文的内容，有效地开展公务活动。例如，《××市公安局关于九月以来发生特大火灾的通报》，在结构上是很有特色的，为了说明火灾的危害性，做好防火措施，首先列举了“×日×打火机厂火灾”，“×日×化工厂火灾”，“×日×鞋厂火灾”，“×日×卡拉OK厅火灾”。四起特大火灾事故所造成的人员伤亡和财产损失，后果触目惊心，其严重性令人警醒，接着又从分析着手，一针见血地指出了火灾事故的根源，在摆事实，讲道理的基础上作出处理决定，有理有据，最后提出希望和要求。由于整篇文书都是通过典型事例来说明，从而引起人们的注意，增强防火意识，自觉做好防火工作。在公文写作实践中，人们逐渐形成一套相对稳定的结构程式，如写请示，一般先申明请示的原因，阐明有关情况，再提出要求;写批复，一般先说明批复的原因、依据，再针对来文请示的问题表态。如果我们掌握这些文种结构的逻辑关系、就不一定篇篇公文都另起炉灶，重新建构思路，因为公文不同于记叙文、议论文，追求新奇的构思，它以清楚实用为目的，而程式化的结构，有利于这种实用性。

公文的结构还要服从主旨的需要，运用材料写公文的目的是说明主旨.让人们按照主旨的要求去办理公务。公文的开头、结尾、段落、层次、过渡、照应等诸要素在各自位置上都要发挥不同的作用。如分段可以使公文眉目清楚，过渡照应可使内容前后衔接，结尾可对全文作一收束。但如果单个要素地分开，就不能更好地反映全文的主旨，只有将它们合乎逻辑地组合在一起，形成有规律、合逻辑的结构，才能具有反映主旨的功能，写出规范的公文。