文书档案归档文件目录示例
文件、档案的分类整理及归档流程
-(一)归档文件定义“单位在职能活动中形成的、办理完毕、应作为文书档保存的各种纸质文件材料。
〞(二)归档文件的整理“将需要归档文件，以件为单位发展装订、分类、罗列、编号、编目、装盒，使之有序化的一个过程。
〞(三) “事由〞“一件具体的事、一个具体问题，或者一段较严密的工作过程等。
如职务任免、晋升检察官等级或者召开一次会议。
〞(四) “件〞“件〞是指归档文件的整理单位，普通以每份文件为一“件〞。
普通来说，文件正本与定稿为一件。
正文与为一件。
转发文与被转发文为一件；来文与复文为一件，本单位复文与外单位来文为一件，本单位去文与外单位复文各为一件。
文件处理单有实质容的有批示或者办理情况的与文件为一件；原件与复制件为一件；报表、名册、图册等每册为一件。
会议记录一份为一件，可以装订成册来保存。
文件、档案的整理，要遵循文件的形成规律，保持文件之间的有机联系，区分不同价值，以便于保管利用。
需要归档的文件材料种类、份数以及每份文件的页数均应齐全完整。
已破损的文件应予修整，字迹含糊或者易退变的文件应予复制。
归档的文件所使用的书写材料、纸、装订材料等应符合档案保护的相关要求。
(一)文件、档案的装订需要归档的文件材料，要去除金属物，按件采用专用缝纫机装订或者专用包角粘连装订。
专用缝纫机装订位置在左侧，装订专用包角粘连装订位置在每份文件材料的左上角。
文件材料过厚可采用“三孔一线〞左侧装订方法发展装订。
普通来说，装订时正本在前、定稿在后；正文在前，在后；原件在前，复制件在后；转发文在前，被转发文在后；复文在前，来文在后；文件处理单在前，文件在后。
此外，对重要文件历次修改稿都需要留存的，定稿在前，历次修改稿按时间顺序挨次在后。
(二) 文件、档案的分类、罗列归档文件普通采用“年度—保管期限〞方法分类，即每个年度的文件按照其价值不同划分永久、定期两种，定期一般分为 30 年、 10 年。
在分类方案的最低一级类目保管期限，根据机关文件材料归档围，按文件性质、事由、办结时间先后顺序罗列。
【精编范文】档案互见号范例-推荐word版 (13页)
7.打印移交清单（一式二份）交档案室，交接双方清点后在移交清单上签字，各保管一份备查。
8.保留档案室集中整理方式，由专职档案人员著录案卷、卷内数据。
三.归档时间：
1.照片资料每年三月——六月归档。
1） 一组（若干张）联系密切的照片按顺序排列后，组合成一组照片，拟写组合照片说明。采用组合照片说明的照片其单张照片说明可以从简。
期限代码、册号、张号和一组照片内的顺序号组成。采用五段式，第一段四位数字表示形成的年份，第二段表示保管期限代码，第三段表示册号，第四段表示流水号，第
五段表示一组照片中第几张的顺序号，编号段间用“—”号隔开，一律采用阿拉伯数字和代码。形成的照片档案编号，用铅笔在照片背面同样写上档号。
例：201X —— Y —— 1 —— 1 —— ⑥
期限—问题进行分类，分类方案应保持前后一致，不能随意变动。
3. 照片的排列
应在分类方案的最低一级类目内，按问题结合时间、重要程度等进行排列。为便
于提供利用，照片排列及入册时应同时考虑不同保密等级照片的定位。
照片册按照全宗号、年度、保管期限、册号的顺序排列，上架保存。
4. 照片的编号
照片号是固定和反映每张照片在分类与排列顺序的一组字符代码。由年度、保管
全引目录
年度
全引目录
年度
文书档案
文书档案
全1册
说明：1、全引目录脊背式样如上，大小自定，效果整齐统一；
2、文书档案分年度组织全引目录，一册能用的注明“全1册”，一册不够的另立多册，每
册注明“第M/N册”。
第 1/3 册
文书档案归档及整理规范
四、保管期限
• —定期10年（一般的） • （培训相关文件材料、宣传材料、杂志报 道；月度、季度、半年度财务会计报告、 银行对账单、纳税申报表等。）
五、文件分件
• 以“件”为单位进行整理，一般每份文件为 一件。 • 正文、附件为一件； • 文件正本与定稿（包括历次修改稿）为一件； • 文件处理单（阅办单）放在最前面并统计页 码； • 转发文与被转发文为一件； • 原件与复印件为一件；
六、排列
• （二）“件”与“件”之间的排列 • 前提：同类别→同年度→相同的保管期限
• 成套性的文件集中排列； • 同一事由的一组文件材料，一般按照成文时 间（或形成时间）的先后顺序进行排列； • 信息、简报类的，可按其已有的期数编号进 行排列。
七、拟写题名
• 三要素：责任者、文件内容、文种 • 责任者→制发文件的组织或个人,发文机关或署名者 • （3个以内，一一标明,且两个责任者间用顿号相隔； 3个以上，标出主要三个，后边加 [等] 字）
五、文件分件
• 简报、周报等材料一期为一件； • 会议记录一次会议为一件，会议记录一年 一本，一本为一件； • 来文与复文（如请示与批复、报告与批示、 函与复函等）独立成件，也可两者合为一 件；
六、排列
• （一）每“件”不同稿本的排列
正文在前、附件在后； 正本在前，定稿在后； 转发文在前，被转发文在后； 原件在前，复印件在后； 来文与复文作为一件时，复文在前，来文在后； 有文件处理单或发文稿纸的，文件处理单在前，收 文在后； • 正文在前，发文稿纸、定稿在后。 • • • • • •
参照归档文件整理规则dat222015二归档文件的范围机构编制干部人事党团纪检工会工作文件材料行政财务基建住房工作文件材料三分类把文件材料先按年度分开每个年度的文件材料再按问题分类如
文书档案目录
文书档案目录一、行政文件类1.1 公司章程及修正案1.2 董事会决议1.3 股东大会会议记录1.4 管理层会议纪要二、人力资源类2.1 员工手册2.2 招聘简章2.3 员工劳动合同2.4 员工培训资料2.5 员工考核评价表三、财务报表类3.1 资产负债表3.2 利润表3.3 现金流量表3.4 费用报销单3.5 银行对账单四、市场营销类4.1 市场调研报告4.2 市场营销策略4.3 广告宣传方案4.4 客户名单及跟进记录4.5 销售合同及订单五、项目申报类5.1 项目建议书5.2 项目可行性研究报告5.3 项目立项报告5.4 项目中期检查报告5.5 项目验收报告六、法律法规类6.1 国家法律法规汇编6.2 行业法规汇编6.3 公司规章制度6.4 合同范本6.5 法律纠纷案件资料七、知识产权类7.1 专利申请文件7.2 专利证书7.3 商标注册文件7.4 著作权登记证书7.5 知识产权纠纷案件资料八、企业文化类8.1 企业文化手册8.2 企业内刊8.3 企业活动策划方案8.4 员工风采展示8.5 企业荣誉证书九、客户服务类9.1 客户服务手册9.2 客户投诉处理记录9.3 客户满意度调查报告9.4 客户回访记录9.5 售后服务政策及实施记录十、供应链管理类10.1 供应商名录及评价10.2 采购合同及订单10.3 物流配送记录10.4 库存管理报告10.5 质量控制及检验报告十一、信息技术类11.1 信息系统操作手册11.2 网络安全维护记录11.3 软件版权登记证书11.4 硬件设备维护日志11.5 数据备份与恢复计划十二、教育培训类12.1 培训课程大纲12.2 培训讲师资料12.3 培训签到表12.4 培训效果评估报告十三、安全生产类13.1 安全生产规章制度13.2 安全生产责任书13.3 安全生产培训资料13.4 安全生产检查记录13.5 事故应急预案及演练记录十四、环境保护类14.1 环境保护政策及措施14.2 环境影响评价报告14.3 环保设施运行记录14.4 废弃物处理记录14.5 环保自查报告十五、国际合作与交流类15.1 国际合作协议15.2 国际项目合作资料15.3 出入境签证资料15.4 国际会议纪要15.5 外宾接待记录本目录旨在为文书档案的管理提供清晰的结构，确保各类文件资料得到有效归档和利用。
文书档案归档说明范文
文书档案归档说明范文一、归档单位基本情况。
咱这个单位呀，那可是相当有活力的一个地方。
单位名叫[单位全称]，主要是在[业务领域]里大展拳脚，像什么[简单列举几个主要业务或职能]都是我们的拿手好戏。
单位里人也不少，从经验丰富的老大哥老大姐，到充满干劲的小年轻，大家都为了单位的发展齐心协力。
二、归档年度内的主要工作及活动。
1. 工作成果。
在过去这一年，我们可干了不少大事呢。
就说那个[项目名称]项目吧，简直就是我们的“明星项目”。
这个项目刚开始的时候，就像摸着石头过河，困难重重。
但是咱团队里的小伙伴们都特别给力，经过[具体时长]的努力奋斗，终于成功完成了这个项目。
这个项目一完成，可给咱单位带来了不少好处。
比如说，我们的知名度一下子提高了不少，就像一个小明星突然被很多人知道了一样。
而且还带来了实际的经济效益，就像打开了一个装满财宝的宝箱，让单位的收入增加了[X]%呢。
还有就是我们在[业务方面]的改进。
以前我们在这个业务上总是有点小问题，就像鞋子里进了小石子，虽然不影响走路，但总归有点不舒服。
于是我们专门成立了一个改进小组，大家一起头脑风暴，想办法。
最后终于找到了一个特别好的解决办法，就像找到了一把神奇的钥匙，一下子把问题都解决了。
现在我们在这个业务上的效率提高了好多，就像给一辆老爷车换上了新发动机，跑得又快又稳。
2. 重大活动。
这一年我们还举办了一场超级盛大的[活动名称]活动。
这个活动可不得了，就像一场盛大的派对一样。
活动当天，现场人山人海，大家都特别兴奋。
我们邀请了好多业内的大咖来参加，就像把一群武林高手都聚集到了一起。
活动内容也特别丰富，有[列举一些活动内容]。
这个活动的成功举办，不仅让我们和同行们交流了很多经验，还让我们结交了很多新朋友，就像打开了一扇通往新世界的大门。
三、归档文件的来源、内容与范围。
1. 来源。
这些归档文件啊，那来源可广泛了。
首先就是各个部门自己产生的文件，就像每个家庭都会有自己的小账本一样。
档案归档目录著录细则
档案归档目录著录细则1通用格式1.1责任者：所有责任者须填写单位全称或规范的简称。
如：单位全称：盐商集团人事行政部规范的简称：人事行政部不规范的简称：人事部责任者在著录时应前后保持一致。
如该文件为若干单位联合发文，最多填写三个责任者，被省略的责任者用“[等]”表示，各责任者之间用“；”隔开。
个人责任者（如单位领导年度述职报告、工作总结等），一般只著录姓名，必要时在姓名后著录与文件相应的单位、职务、职称，并加“（）”号。
会议责任者应写明会议全称、举行的届次数。
如：盐商集团2015年度工作会议第一次会议未署责任者或原责任者不完整、不准确时，应著录考证出正确的责任者，并加“[ ]”号。
1.2日期：所有日期均为8位阿拉伯数字表示，年份为4位，月、日用2位数字，足用“0”补齐。
如：92年1月23日正确写法为19920123错误写法：920123 或者1992123如果原文没有精确到日，又不能考证的，日期两位用“00”补齐。
如：原文日期为92年12月正确写法为：19921200如果若干份文件作为一份文件存档，则格式为“最早日期-最晚日期”如：19920101-199203211.3文号：应写全称，年份为4位，括号用方括号“[ ]”表示。
如：原文写法：盐商(人事)发第2015-【011】号正确写法：盐商[人事]发第2015-[011]号如原文有两个以上文件编号的，两者之间以“；”隔开。
2案卷目录格式要求2.1案卷目录著录项目：包括目录号、案卷号、档号、案卷题名、责任者、年度、页数、卷内件数、起始时间、终止时间、保管期限、密级、备注。
2.2著录格式：2.2.1档号：格式为“年度号-分类号”目录号用4位阿拉伯数字表示，分类号用2位英文字母表示一级二级分类号中间用“•”隔开，目录号与分类号中间用半角横线“-”隔开。
位数不足的，以“0”补齐。
如：年度号为2015，分类号为经营管理下资产管理类的档案，档号应为：2015-JG•zg2.2.2案卷题名：一般照录原文，原题名确有错误或不能揭示案卷内容时，应修改后再著录。
档案目录格式规范
新文书档案目录格式（一）归档文件目录归档文件目录年度：2008 类目：2 保管期限：永久盒号：004①一般地，纵向目录式表格（包括备考表等）距左侧纸边25mm，距右侧纸边15mm。
以上字段从左至右依次保持宽度为10、20、20、70、20、10、20（mm），整表宽度为170mm。
②一般地，纵向目录式表格（包括备考表等）至顶端纸边35mm。
纵向表格首行字段部分高度为20，其余表格部分采用15（行）*15（mm）分布。
③一般地，目录式表格表标题部分小二号宋体加粗，字段部分全部四号仿宋体加粗，条目部分五号或小五号仿宋体（依字符数量具体情况而定）。
④目录中“备注”项，一般填写对文件情况的说明，例如复印件归档、指向原件位置、互见信息等，下同。
注：纵向目录表格格式均参照以上。
（二）全引目录式样0--5大类档案全引目录索引年度:2008年①一般地，索引表格距左侧纸边30mm，距右侧纸边25mm。
以上字段从左至右依次保持宽度为25、25、25、25、30、25（mm），整表宽度为155mm。
②一般地，索引表格至顶端纸边40mm。
表格首行字段部分高度为20，其余表格部分采用18（行）*10（mm）分布。
③一般地，索引表标题部分小二号宋体加粗，字段部分全部小四号仿宋加粗，条目部分五号或小五号仿宋体（依字符数量具体情况而定）。
注：索引表格格式均参照以上。
（三）新文书档案备考表式样备考表②备考表内字段式文字均为三号宋体字加粗，内容字体需小于字段式文字。
③一般地，备考表均距左侧纸边25mm ，距右侧纸边15mm ，至顶端纸边35mm 。
（四）新文书档案卷盒脊背档案盒盒脊式样 档案盒底边式样单位：mm(两种样式取其一,档案盒竖立放置取左,放倒放置取右)①虚线框及当中“全宗号”等文字均不需写出，请替换为相应名称所代表的实际内容。
下文中出现此“虚线框”符号，请依样处理。
（五）新文书档案全引目录脊背（以下以公司为例，各单位需根据样式换成本单位标识）示例一 示例二说明：1、全引目录脊背式样如上，大小自定，效果整齐统一；全引目录年度文书 档案第 1/3 册全引目录年度文 书 档 案全1册2、文书档案分年度组织全引目录，一册能用的注明“全1册”，一册不够的另立多册，每册注明“第M/N册”。
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档案互见号范例
篇一：档案目录格式规范
新文书档案目录格式
（一）归档文件目录
归 档 文 件 目 录
①一般地，纵向目录式表格（包括备考表等）距左侧纸边25mm，距右侧纸边15mm。以上字段从左至右依次保持宽度为10、20、 20、70、20、10、20（mm），整表宽度为170mm。
3.归档的数码照片必须是可读文件。在有关设置上演示或检测运转正常，无病毒、清洁、
无划伤，确保文件的完整性和内容的准确性。
4.归档使用照片光盘的性能质量，应分别符合国家有关规定，禁止使用劣质光盘。
5.归档的光盘文件应由文件形成部门编制归档说明。即光盘需简要说明盘中存贮文件的内容。即拍摄时间、地点、活动名称，保证文件的完整性和准确性等。
1） 一组（若干张）联系密切的照片按顺序排列后，组合成一组照片，拟写组合照片说明。采用组合照片说明的照片其单张照片说明可以从简。
期限代码、册号、张号和一组照片内的顺序号组成。采用五段式，第一段四位数字表示形成的年份，第二段表示保管期限代码，第三段表示册号，第四段表示流水号，第
五段表示一组照片中第几张的顺序号，编号段间用“—”号隔开，一律采用阿拉伯数字和代码。形成的照片档案编号，用铅笔在照片背面同样写上档号。
例：201X —— Y —— 1 —— 1 —— ⑥
2. 照片制作成光盘或数码照片可根据具体活动情况随时归档。
四.整理规则
1 ቤተ መጻሕፍቲ ባይዱ理原则
照片档案的整理应遵循有利于保持照片档案的有机联系、有利于保管、有利于提
供利用的原则。每一件事分为一组，底片相应和照片一起同时归档。
档案分类、排列、编号规则
精心整理档案分类、排列、编号规则一、文书档案：2000年前的文件按“卷”整理，按年度-保管期限分类方法进行，保管期限分别永久(Y)、长期（C ）、短期（D)，在每一个保管期限内，按照XX 单位的《XX 单位机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》进行收集整理。
一年分别按保管期编3(D)一个永久（XX 年（D10)件号全宗号：4位，如“0134”年度：4位，如“2013”保管期限：1或3位，如永久“Y ”，长期“C ”,短期“D ”,定期30年“D30”、定期10年“D10”。
机构或问题：2位，如无该项内容，则用“ZZ ”表示。
件号：4位，如“0001”二、会计档案：按“卷”整理，有几个项目分几个项目类，如财政帐K1、事业帐K2……。
分别按年度排序，一年一个流水号，每年按保管期限永久、25年、15年排列，同一年度内按财务报告、会计账簿、会计凭证和其他类的顺序排列。
档号构成：全宗号-目录号-年度-案卷号全宗号：4位，如“0134”目录号：2位，如：“K1”年度：4位，如“2009”123案卷级档号构成：全宗号—目录号—案卷号文件级档号构成：全宗号—目录号—案卷号—顺序号4、计生（再生育审批档案）：按“卷”整理，一个目录号一个流水，保管期限为长期。
案卷级档号构成：全宗号—目录号—案卷号文件级档号构成：全宗号—目录号—案卷号—顺序号5、二轮土地承包档案：按“件”整理，一个年度一保管期限一流水号，保管期限为永久，机构或问题号为ELTD。
档号构成：全宗号—组织机构或问题—年度—保管期限—件号6、综治（调解案件档案）：按“件”整理，一个年度一个流水，保管期限为永久,机构或问题号TJ。
档号构成：全宗号—组织机构或问题—年度—保管期限—件号7、信访档案：XF。
1、JJ2、JJ3、2为SB。
五、特种载体档案：分为实物档案、印章档案、照片档案、光盘档案。
载体分类号分别按序设为SW、YZ、ZP、GP。
1、实物档案按卷整理，目录号为SW。
各门类档案的整理
第二章各门类档案的整理编制说明：本章主要介绍了文书档案、会计档案、声像档案、实物档案、基建档案、婚姻登记档案、计划生育档案、房产契税档案、审计档案、纪检案件档案、人员档案的整理方法。
其中文书档案、会计档案、声像档案、实物档案、基建档案、人员档案的整理方法适用于市直机关、镇区及村（社区）;婚姻登记档案、计划生育档案、房产契税档案、纪检案件档案、审计档案的整理方法适用于镇区。
村（社区）形成的计划生育、审计等方面的材料归入文书档案即可。
第一节文书档案的整理本节所讲文书档案的整理方法是按件归档的整理方法。
一、三分开（一）分归档与不归档：按本单位《文件材料归档范围》执行。
以本级文件为主；上级文件：有针对性和需要贯彻执行的；下级文件：工作汇报、请示、统计报表等。
（二）分保管期限：归档文件按照《文书档案保管期限表》划分为永久(代号1)、30年(代号4)、10年(代号5) ；（三）分年度：以文件落款时间为准。
二、编页码只对文件材料的有效页面编页码，空白页面不编。
本身有正确页码或单页的归档文件不需再编页码；一份文件各部分（如收、发文处理单和定稿等）已有独立正确的页码时，也可以不用再编页码，合并计算其总页数即可。
正面编于右上角，反面编于左上角。
三、排序在同一年度同一保管期限内排列文件先后次序。
尽量将同一事由（同一次会议、同一个活动、同一件事情等）的文件排列在一起。
四、盖档号章全宗号类别期限年度件号页数*** A01 1 2010 1 8档号章盖于文件首页左上方空白处。
如文件首页上方空白处不够位置盖档号章，可另加一张白纸作封面，档号章盖在白纸封面左上方。
档号章可手工填写，工整即可。
五、电脑著录在档案管理软件系统中按照著录界面和归档文件目录格式的要求进行著录。
完成著录后上传全文：永久和30年的档案，应将相应电子全文上传至档案管理软件系统，以符合“双套制”管理的要求。
六、装订入盒拆除文件材料中的金属物后，采用不锈钢钉、三孔一线等方法按单件装订。
档案分类和文书档案编号管理规则
1.目的与范围1.1.本标准规定了档案的分类原则、类目设置与分类编号、案卷排架、归档范围的基本要求。
1.2.本标准规范了公司档案的管理，明确公司各类档案的归口管理部门。
1.3.本标准适用于公司档案的管理。
2.引用标准——《中华人民共和国档案法》——《山东省档案条例》——G/WLAI 0112 —2011《档案分类和文书档案编号管理》—— DA/T1 —2000 档案工作基本术语3.定义3.1.档案是指国家机构、社会组织或个人在社会活动中直接形成的有价值的各种形式的历史记录。
3.2.档案管理是指档案的收集、整理、保管、鉴定、统计和提供利用的活动。
3.3.文书档案是指反映党务、行政管理、生产经营等活动的档案。
3.4.科学技术档案是指反映科学技术研究、生产技术、基本建设等应当归档保存的各种材料。
3.5.电子文件是指以数码形式记录于磁带、磁盘、光盘等载体，依赖计算机系统阅读、处理并可在通讯网络上传输的文件。
3.6.员工档案是指在招用、调配、培养、考核、奖惩、选拔和任用等工作中形成的有关职工个人经历、政治思想、业务技术水平、工作表现以及工作变动等情况的文件材料。
3.7.会计档案是指会计凭证、会计账簿和财务报告等会计核算专业材料。
3.8.基建、设备档案基建档案是指在整个建设项目从酝酿、决策到建设投产（使用）的全过程中形成的全部应当保存的文件材料；设备档案是指设备从规划、设计、制造、安装、调试、使用、维修、改造、更新至报废的全过程中形成的图纸、文字说明、凭证和记录等文件材料。
4.职责4.1.人事行政部是文书档案的归口管理部门，同时对综合档案室的管理符合国家规定要求负责；4.2.财务部是会计档案的归口管理部门；人事行政部是员工档案的归口管理部门；生产制造部是公司设备档案的归口管理部门；技术部是科技（产品、生产技术）档案、基建档案的归口管理部门；4.3.在生产经营中形成的档案，考虑到档案的利用，应安排专人参照公司档案管理相关规定进行组卷和管理，每年将档案目录移交总公司办公室综合档案室进行永久保存。
档案目录模板
档案目录模板一、档案目录模板。
1. 档案编号，（档案的唯一编号，便于查找和管理）。
2. 档案名称，（档案的名称或标题）。
3. 档案类别，（档案所属的类别，如人事档案、财务档案等）。
4. 档案内容简介，（对档案内容的简要描述）。
5. 存放位置，（档案存放的具体位置）。
6. 录入人，（档案录入系统的人员姓名）。
7. 录入时间，（档案录入系统的时间）。
8. 档案状态，（档案的状态，如在用、停用等）。
二、档案目录模板的使用方法。
1. 档案编号，档案编号是档案管理的重要依据，每一个档案都应有唯一的编号。
在录入档案时，要按照一定的规则进行编号，以便于管理和查找。
2. 档案名称，档案名称应简明扼要，能够准确反映档案的内容和主题。
避免使用过长或模糊的名称，以免混淆和误解。
3. 档案类别，档案类别是对档案进行分类和归档的重要依据，可以根据档案的性质和用途进行分类，便于后续的管理和检索。
4. 档案内容简介，对档案的内容进行简要描述，可以包括档案的主要内容、关键信息和特点，以便于用户快速了解档案的概况。
5. 存放位置，记录档案的具体存放位置，包括存放的柜号、抽屉号和位置等信息，以便于用户快速找到档案。
6. 录入人和录入时间，记录档案录入系统的人员姓名和时间，便于追溯和核实档案的录入过程。
7. 档案状态，记录档案的状态，包括在用、停用、归档等状态，便于管理和监控档案的使用情况。
三、档案目录模板的注意事项。
1. 档案目录模板应根据实际情况进行调整和完善，以适应不同类型和规模的档案管理需求。
2. 在录入档案时，要按照规范和标准进行操作，确保档案信息的准确和完整。
3. 在使用档案目录模板时，要严格按照规定的格式和内容进行填写，避免出现错误和混乱。
4. 档案目录模板应定期进行更新和维护，保持档案信息的及时性和准确性。
通过以上档案目录模板的使用方法和注意事项，我们可以更好地管理和整理档案，提高工作效率，确保档案信息的安全和可靠。
江西省归档文件整理规范
归档文件整理规范(DB36/T 380—2016)1 范围本标准规定了应作为文书档案保存的归档文件的整理原则和方法。
本标准适用于江西省各级机关、团体、企事业单位和其他社会组织对应作为文书档案保存的归档文件的整理。
其他门类档案可以参照执行。
企业单位有其他特殊规定的，从其规定。
2 规范性引用文件下列文件对于本文件的应用是必不可少的。
凡是注日期的引用文件，仅所注日期的版本适用于本文件。
凡是不注日期的引用文件，其最新版本（包括所有的修改单）适用于本文件。
GB/T 18894 电子文件归档与管理规范DA/T 1-2000 档案工作基本术语DA/T 13-1994 档号编制规则DA/T 22-2015 归档文件整理规则DA/T 25-2000 档案修裱技术规范DA/T 38-2008 电子文件归档光盘技术要求和应用规范3 术语和定义下列术语和定义适用于本标准。
3.1归档文件 archival document(s)立档单位在其职能活动中形成的、办理完毕、应作为文书档案保存的文件材料，包括纸质和电子文件材料。
3.2件 item归档文件的整理单位。
3.3整理 arrangement将归档文件以件为单位进行组件、分类、排列、编号、编目等（纸质归档文件还包括修整、装订、编页、装盒、排架；电子文件还包括格式转换、元数据收集、归档数据包组织、存储等），使之有序化的过程。
3.4档号 archival code在归档文件整理过程中赋予其的一组字符代码，以体现归档文件的类别和排列顺序。
4 整理原则4.1 归档文件整理应遵循文件的形成规律，保持文件之间的有机联系。
4.2 归档文件整理应区分不同价值，便于保管和利用。
4.3 归档文件整理应符合文档一体化管理要求，便于计算机管理或计算机辅助管理。
4.4 归档文件整理应保证纸质文件和电子文件整理协调统一。
5 一般要求5.1 组件（件的组织）件的构成归档文件一般以每份文件为一件。
正文、附件为一件；文件正本与定稿（包括法律法规等重要文件的历次修改稿）为一件；转发文与被转发文为一件；原件与复制件为一件；正本与翻译本为一件；中文本与外文本为一件；报表、名册、图册等一册（本）为一件（作为文件附件时除外）；简报、周报等材料一期为一件；会议纪要、会议记录一般一次会议一件，会议记录一年一本的，一本为一件；来文与复文（请示与批复、报告与批示、函与复函等）分开独立成件。
文书档案分类与整理
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文书档案分类与整理文书档案整理工作一、定义文书档案整理工作，是指将处于零乱状态的和需要进一步条理化的文件经过分类、组合、排列与编目，达到系统化的过程。
是一项重要的基础工作。
文书档案整理方法：新的整理方法——以件为管理单位传统整理方法——以卷为管理单位二、一般程序从文书档案整理工作的全过程来看，主要包括区分全宗-全宗内档案分类-立卷（或按件装订）-案卷（或件）的排列与编号-编目-排架等步骤。
1、区分全宗：将文件按不同的形成机关、组织或个人分开，以避免不同机关形成的文件混合在一起，反映了各单位历史发展的面貌。
2、全宗内档案分类：把一个单位内的全部档案按其在来源、时间、内容和形式上的异同，分门别类，并按照一定办法排列。
3、立卷：将归档文件按一定特征分门别类地组成档案的基本保管单位——案卷。
包括文件材料的组合、卷内文件的排列、拟定案卷标题和装订等。
4、案卷的排列：将案卷按年度、组织机构或问题等标准系统排列，以固定案卷序列。
5、编目：以一定形式揭示和介绍档案内容与形式特征的工作，包括填写卷内文件目录、备考表、案卷封面和编制案卷目录或归档文件目录、档号等。
档案整理工作的原则已办理完毕的，有保存价值的遵循文件的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系区分不同价值便于档案的保管和利用保持文件之间的有机联系是指文件在产生和处理过程中所形成的固有关系，主要表现在文件在来源、时间、内容和形式等方面的联系。
如：一个单位及其内部机构一定的历史阶段、一个年度一项特定的活动、处理一项业务、进行一次调查、承办一个案件、召开一次会议不同的文种、载体材料等区分不同价值要依照《机关文件材料归档与不归档范围》和《关于机关档案保管期限的规定》（或《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》的要求，区分归档范围内不同文件的价值，划定不同的保管期限。
文书档案分类归档范围及保管期限表
合资项目的调研立项报告、请示、批复
永久
科技成果管理
长期
产品设计定型、改型、改进报告、批复
永久
新技术开发、引进、推广的文件材料
永久、长期或短期
04
档案
信息
管理
企业档案管理各项规章制度
长期
档案鉴定、销毁的有关文件材料、档案移交目录
永久或长期
大事记、组织沿革等编研材料
长期
信息管理、图书资料工作的文件材料
长期或短期
员工培训、教育与人才培养等文件材料
长期或短期
06
后勤
福利
生活福利、食堂、行政事务管理工作计划、办法、总结、医疗事故调查、结论、报告、批复
长期
房产管理的制度、职工住房分配、调整、统计等文件材料
永久或长期
07
其它
经
营
管
理
类
01
企业
管理
企业经营战略、决策、发展规划、管理目标、考核工作等文件材料
永久或长期
长期或短期
有关工商、税务管理的文件材料
永久或长期
重要问题的请示、报告与批复文件
长期或短期
C
05
金融投资
有关上市的文件材料
永久或短期
06
资产
管理
资产评估报告
长期
资产核算调拨、固定资产更新、资产转让、产权管理、房产管理
永久或短期
土地档案、土地规划管理与监察等文件材料
永久
07
物资
管理
物资管理制度、规定、计划、总结
质量管理总结、计划、产品质量保证体系材料、产品质量分析报告及有关材料
长期或短期
计量、标准化工作有关的文件材料
档案目录格式规范
关于下达大唐国际发电股份有限公司 2008 年第一批小型基建计划的通知
关于下达大唐国际发电股份有限公司 2008 年第二批小型基建计划的通知
关于下达大唐国际发电股份有限公司 2008 年第三批小型基建计划的通知
2008.01.12 3 2008.04.12 4 2008.10.22 6
①一般地，纵向目录式表格（包括备考表等）距左侧纸边 25mm，距右侧纸边 15mm。以上字段从左至右依次保持宽度为 10、20、 20、70、20、10、20（mm），整表宽度为 170mm。 ②一般地，纵向目录式表格（包括备考表等）至顶端纸边 35mm。纵向表格首行字段部分高度为 20，其余表格部分采用 15（行）*15（mm）分布。 ③一般地，目录式表格表标题部分小二号宋体加粗，字段部分全部四号仿宋体加粗，条目部分五号或小五号仿宋体（依字符 数量具体情况而定）。 ④目录中“备注”项，一般填写对文件情况的说明，例如复印件归档、指向原件位置、互见信息等，下同。
类目名称
案卷目录 所在页号
燃料设备管线施工安装文件
1
锅炉设备管线施工安装文件
1
汽机设备管线施工安装文件
3
化水设备管线施工安装文件
6
暖通及其它系统设备管线施工安装文件
8
焊接记录、试验报告
10
材料出厂证书
12
设计变更、工程变更、材料代用单
16
2 号机 卷内目录 所在页号
1 10 59 69 99 110 135 160
143—190 盒 191—250 盒 251—280 盒 281—310 盒
90 号柜 91 号柜 92 号柜 93 号柜
311—340 盒 341—360 盒 361—391 盒 393—400 盒
文书档案0-5大类归档范围及保管期限划分详表
310
萱理
1.安全生产、环境保护、科技管理、信息化管埋制度、办送、忌结
2.环WDI5JMT书、环保污染防治措施.总结、狠告r污染事故抢救，凋直、处理、环棵调亘监测.分析材料
3.档案管理等制罠办法、总结
4.基本連设工作管淫制晅、规定、那去
5.主产的重丈車故调查分析以及处埋报告、意贝駅黠论
6.驶国家或部覩评选科技项目成杲奖及表郭文件
6一针对本单位的-11ir监督1换各顶技术指标廿析文件
7.质量工作、节眾管理计畳工作文件材料
8.科技、信息化管理规利计划
S-安全生产管理规划，计扯通很、会议记录*安全休薰建设文件材料等
10-本单位学求论文、考靈眼告.专题总结以曲获表執聚技项目成杲奨及申报材料文件
11.档案管理悽创优忑各部门档惑交:青单等文彳牛
290
1.本单位签订的主要业务（供电、供热等｝合同
me年
台同管理
2.投资意向书，战略合作协议等
3.与银行签订的长期借、贷等融资合司、协议及债券发行协议等
4.房屋等资产氏期租赁合同协议
5-行政、生产.经营“施更的物资采购等合同、悔段
宜.技改｛修理1机组（A/B/C级）检修等形前的台同
7-本单位与耳它单位或个人发生的业务关系签署旳长挂台同或协议及其补充件；車要的短期合司或协议険卜充件
110
行政管理
1-萤事会、监事会、殷东会讨论未i匿过的提案文件及童事会堤制的文件】匚编（印刷品）
2.本单位工件会必专題会议代表发言，经验交麻简报等文件材料
3-本单位周捌会，月度会仪纪要
4.行政車务工作通知
5.事务性签摄，简报
6.—展法律夕蒔、信访等往来文件
7-房屋堆护、交通、:頤等后動管理性文件
文书档案立卷类目
类目号
类目名称
归档范围
保管期限
1-1
办
公
室
1、本机关党组会议记录、纪要
永久
2、本机关党组工作决议、决定、计划、总结
永久
3、党组领导讲话材料
永久
4、党支部会议记录
永久
5、党组召开的工作会议材料
重要的
一般的
永久
长期
6、上级机关关于党建方面的文件材料
重要的
一般的
长期
短期
7、上级机关有关纪检监察方面的文件
短期
8、本局纪检监察工作的计划、报告、总结
长期
9、本局办公会、局务会记录
永久
10、上级机关召开的重要会议文件材料
重要的，如报告、总结、领导人讲话、
类目号
类目名称
归档范围
保管期限
1-1
办
公
室
纪要等
其他文件材料，如会议简报等
永久
短期
11、上级机关颁发的针对本机关主管业务并要执行的重要文件材料
归档范围
保管期限
1-1
办
公
室
15、本局制发的（含与其他机关联合制发的）文件材料
方针、政策、法规性的重要业务问题的文件材料
一般业务性的文件材料
事务性的参考价值的文件材料
永久
长期
短期
16、本局的请求与上级机关的批复
方针、政策性的
一般事务性的
永久
短期
17、本局工作活动的总结、报告
主要职能活动年度及年度以上的重要专题发的属本机关主管业务并要执行的一般文件材料
短期
13、本局召开的工作会议的报告和主要专业会议形成的文件材料