客诉处理作业流程

服务人员：实在对不起，银行系统出现故障。我带您到楼下的柜员机上取
钱好吗？ 顾客： 远不远？我还有急事赶回去呢？ 结果，柜员机上也取不到钱。怎么办？顾客已经烦了。
科长：
今天给您带来的不便，我实在感到非常抱歉！不如这样吧，如果
您家不远的话，我派一个防损员帮你起把物品送回家，然后您再付
钱，好吗？ 顾客欣然同意。于是一场即将发生的客诉就此得到解决。
客服处理程序 培训教材
培训目的：掌握客诉处理基本工作及技巧 培训对象：本公司所有员工 培训内容：客诉处理作业
1. 目录


客诉抱怨处理原则
接受顾客投诉处理程序


客诉种类及处理细则
小锦囊 使用表单 案例
2. 客诉抱怨处理原则
唯有创造顾客、企业及服务人员的三赢局面，才是完美的顾客抱怨，并 且真正实现将[顾客抱怨]转变为[满意顾客]的理想。 原则一:立刻向顾客道歉
Ⅲ. 顾客受伤之投诉
i.
ii. iii. iv. v. vi. vii.
viii.
ix.
手推车互撞伤人 叉车撞伤人 货架上方商品掉落伤人 货架倾倒伤人 地面湿滑滑倒伤人 试吃摊位烫伤人 结帐区输送带夹伤人 铁卷门断落伤人 在商场内其它原因造成伤人
处理细则
i. ii. iii.
立即报告店长，轻者自行急救，重者立即送医。 填具 [出险单]通知保险公司。 责任归属厂商驻场者，客服人员会同厂商前往 慰问，并由厂商承担一切责任。 责任归属本公司，客服部派人员前往慰问及处 理，若顾客不接受，则由公司高层主管出面协 调解决。 整理相关资料，提出[重大异常报告]，送交行政 部。部门主管提出改进办法及检讨报告。
做成顾客抱怨处理资料档
谢谢 您的 合作！
顾客抱怨处理人员在 客诉案件处理完毕之 后，应将事件内容、 过程以及相关的人、 事、时、地、物记录 下来，以做为后续追 踪及建立回馈制的基 础资料
顾客于[捷龙商业顾客投诉处理单]上签名完毕
原则五: 重大事件应于24 小时内填写[重大异常 报告]，送交行政部。
真不好意思，可能是 我们厨房的疏忽，我 现在马上去帮您换一 碗
原则三:妥善处理

一般客诉当天立即处理，重大客诉三天内回复


客诉处理人员不可自行与顾客签署任何书面文件或口头承诺
若需向顾客赔偿金额，应以一次性赔偿为谈判要点
遇到重大投诉事件立即通知店值班或店长
原则四:客诉处理后，填写[捷龙商业顾客投诉处理单]， 并请顾客签名
3. 接受客诉时应注意事项
1. 1
2. 2
所有客诉事件应填写[捷龙商业顾客投诉处理单]
处理案件在本公司提供的服务范围内
3 3. 4 1.
对商品质量，价格方面投诉须出示商品销货明细单或 本公司开据之相应发票
顾客受伤，顾客车辆遭损之投诉，发生地点须是在本 公司所属场所内（商场，停车场）
4. 客诉处理程序
真抱歉，因为最近是折扣期，改衣服的 顾客比较多。为过我们没有及时通知您， 是我们的疏失。明天衣服送来后，我立 刻快送给您，好吗？今天让您白跑一趟， 非常抱歉，希望这份礼物，能表达我们 万分之一的歉意！
你前几天收到一张顾 客抱怨我们商品价格 过高的传真吗？
小姐，我这通电话 已被转接五次了， 你们公司到底有没 有人能处理这件事？
你这不是欺骗顾客，把我们当傻瓜吗？ 服务人员：我可以了解您大老远跑来一趟，买不到自己想要的东西时，心 里一定不舒服。实在很抱歉让您白跑一趟，我们已经跟厂商联
络了，但货还没有送到，是不是可以留下您的电话和姓名，货
到了后马上通知您！
客诉应变技巧
案例二
一顾客在结帐时，没带现金只有银行卡，但因银行系统出问题刷卡机不能使用，顾 客一定要把这些商品买回去（价值500元）。 顾客：你们什么破店，怎么老是刷卡时出现问题？
III. 顾客受伤之投诉 IV. 顾客车辆遭损，财物遭窃之投诉
Ⅰ. 对商品质量，价格之投诉
i.
过期商品 ii. 变质商品 iii. 瑕疵商品 iv. 商品包装标示不清 v. 结帐错误 vi. 缺货 vii. 商品品质不良造成顾客健康损害或其他副 作用
处理细则
第一步: 办理退货 第二步: 填写[捷龙商业顾客投诉处理单]，通知该商品所属部门 主管协助处理 投诉缺货时，记录顾客联络资料，并联络营运或采购部门， 告知顾客到货情况。 因商品品质不良，造成健康损害，经店长同意后立刻派人 员携带礼品拜访顾客；须就医者，由客服部人员陪同就医， 本公司负担医药费。 因商品质量问题投诉时，采购部派人与厂商联系谈判赔偿 方式 因价格牌标错，导致投诉时，应向顾客退价差。
iv.
v.
Ⅳ. 顾客车辆遭损，财物遭窃之投诉
i. ii. iii. iv. v.
车辆互撞
车辆被破坏 车内财物遭窃
丢包（存包柜）
其他
处理细则
i.
填写[捷龙商业顾客投诉处理单]，实地 了解车辆遭损情况。 与当事人协调解决。 若不能和解则报警处理 有关资料归档 每月统计客诉案件汇总为 [ 店 月份异常（客诉）统计表]
不可能，怎么可 能！
小锦囊：如何处理情绪激动的顾客抱怨
如果顾客抱怨就象吃了 炸弹，那……
撤换当事人，最好由职位较
我又 不是 有意 的， 干吗 发这 么大 脾气？
高者出面处理
改变场所之前要先暂停现行
工作，请其他同事代班
小锦囊：应对技巧
这种简单的问题，连
您放心，我们的科员会详细介绍
小孩都会！
Ⅱ. 对工作人员态度，服务之投诉
i.
服务人员态度不佳 ii. 快讯未收到 iii. 送修商品维修期过长或维修不好 iv. 其他
处理细则
i.
填写[捷龙商业顾客投诉处理 单]，并向顾客致歉，获得谅解。 快讯未收到，填写[会员快讯未 收到登记]
ii.
iii. 有关送修商品的投诉请相关部
门与维修站联系协助办理
禁语
我不会！我不太清楚
正确技巧
对不起，请等一下，我
问清楚告诉您！
这是因为品牌与质地的
一分钱，一分货！
不同，所以有不同的价 格！
我们一定会为您解决的，
我想缺货这个问题改
天再说吧！
货到后就通知您，您方 便留下电话吗？
使用表单
[会员快讯未收到登记表] [捷龙商业顾客投诉处理单]
这个问题要问厂商，
它的使用方法，一定能解决您的 顾虑。
我们会立刻联络这家厂商帮您解
我们只负责卖！ቤተ መጻሕፍቲ ባይዱ
这是本店的规定！
决，尽量不耽误您的时间。
对不起！为了您及其他朋友的健
康，请不要在卖场内吸烟，谢谢！
请稍等一下，我请家电专业人员
不可能，绝不会有这种事
情？
来为您服务
小锦囊：应对技巧
i. ii. iii. iv.
客户抱怨时的处理禁忌
想要知道顾客抱怨时的处理禁忌其实并不因难只要站在顾客的 立场去感受哪些方辞及动作会令你觉得不舒服即可。
你不应该这样做！
你有什么证据 吗？ 我也不清楚！ 我真的没骗你 啊！ 难道我会骗 你吗
这是公司的 规定，有问 题你去找我 们公司
这是你自己的问题！
有，， 在这 里， 我收 起来 了
昨天不是说 今天可以把 衣服改好吗？
搁置顾客的抱怨信件， 传真或e-mail
让顾客的来电被转接多次
顾客抱怨的主要目的固然是寻求问题的解决，但有些真正在意的并不是 企业能够提供什么样的补偿，而是期望借由情绪的渲泻来唤回企业的重 视及尊重。 原则二:不逃避问题
小姐， 你们 汤里 怎么 会有 头发？
第一步 第二步 第三步
立刻向顾客道歉 （将顾客带离现场）
了解原因 （呈报主管）
采取适当的 应急措施
第五步
第四步
无法独立解决者逐级 上报，直到解决为止
找出双方满意的 解决之道
第六步
第七步
客诉处理后，填写 [捷龙商业顾客投诉处理单]
改善缺点
5.客诉种类及处理细则
I.
对商品质量，价格方面之投诉
II. 对工作人员态度，服务方面之投诉
[重大异常报告]
[
店 月份异常（客诉）统计表]
客诉应变技巧
案例一
一顾客到超市购买某项特价商品，发现货架上空无一物，于是抱怨。
顾客： 顾客： 小姐，你们这是什么超市嘛！ 为什么我每次到你们店里来买特价品总买不到？像这个XX商品， 服务人员：有什么问题，我可以帮到你吗？
宣传单上明明写特价一个星期，但今天才是第三天就没有了，