成功会议的召开

¶ 由工作小组明确问题的内容，并设计一系列征询解决问题的调查表。
¶ 将调查表寄给事先锁定的专家，请他们提供解决问题的意见和思路，
专家之间不沟通，相互保密。
¶ 处理这一轮征询的意见，找出共同点和意见的统计分析情况。
之三：易地思考法特点： ¶ 让团队离开原来的工作环境，摆脱日常事情的干扰，到 另一个地方去专门研究一些问题。
¶ 当双方争执时，表达不愉快的情绪（如暗示这样会破坏员工的团结）
与会者十大守则 1、会前充分准备 2、会中全情投入贡献自己的创意一意见 3、以解决问题为已任 4、开放的心态，摒除部门之见 5、尽可能多地获取信息 6、耐心聆听，尊重他人的意见 7、勇于发言，言之有物 8、不隐恶杨善，不人生攻击 9、避免不当的肢体语言
需特别注意的因素： ¶ 了解与会人员中是否有少数民族及其相关的风俗习惯。 ¶ 了解与会人员中有没有吃素，要为这些人单独做准备。 ¶ 了解是否有外宾出席会议，是否需要配备翻译人员。 ¶ 了解是否有媒体记者出席会议，要为其准备单独的座位。
会场布置的需要特别注意： ¶ 与会人员超过10个，会场最好布置成“U‖字型。 ¶ 如果是全体会议，可以布置成阶梯教室型。 ¶ 5-7人的会议，最好成绩安排成半岛型。
之一：头脑风暴法： ¶ 无拘无束提意见，追求数量。 ¶ 将点子记在大家看得到的地方，供大家参考/启发。 ¶ 鼓励结合他人的想法提出新构想。
¶ 与会者不分职位高低，平等议事。
¶ 不允许在点子汇集阶段评价或反驳别人的意见。在无拘无束、 相互激荡的情况下汇集的点子比一般方法多70%。
之二：德尔菲法—专家群体决策法特点： 让专家以匿名群众的身份参与问题的解决，靠专门的工作小组进 行协调，通过信函进行交流，避免面对面的讨论带来的消极影响。 具体步骤：
已经按惯例每周例会 会议成本太大 还有比开会更好的办法
没什么特别的事情要讨论 你是唯一做决策并且知道 该怎么做的人（开会让他 人参与只能把问题弄乱）
必须把信息同时传达给 很多人
要让别人参与决策以集 思广益 听取部门汇报作
有些事情需要当众 表扬或批评
给小组委派工作
一家合资工厂着火了，经过调查，原因 在于一名员工违反了操作条例，在车间内 吸烟，所以导致火灾发生。 (1)如果你是这家合资企业的生产经理， 你要采取下列哪种方式处理此事： A.一对一批评□ B.开会当众批评□ C.写检查处罚□ (2)你为什么这么做？
¶ 参与决策的人员离开办公室，到一个新的环境去讨论， 容易摆脱工作环境中上下级界限及各类琐事的干扰，利于 畅所欲言，活跃思想，提出高水平的构想，作出高水平的 决策。
之四：思路转换法特点： ¶ 就是有意识的变化换传统思路方式，从不同 的角度，观点甚至完全相反的方向来探索新的 方案。通常人们总是觉得例行做法就是唯一的 合理方式，一旦换一个新的角度进行审视，就 会有想不到的发明或发现。 ¶ 这是突破旧的思维模式进行变革的决 策方法。
描述性话语
是否正确
(1)你出生前我们就是这么做的!
是□
否□
(2)这就是最佳解决方法。
是□
否□
(3)这是目前为止我所知道的最好的解决方法， 你还有什么更好的建议？
是□
否□
(4)为了按时完成任务，我要你这样做。
是□
否□
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¶ 会议记录者特别重要。
¶ 会议记录者的一个主要功能是记录和维持议 程所设计的程序。 ¶ 会议记录者还有协助主持人做好会议总结与 归纳的功能。 ¶ 观察预防功能。
¶ 开展有效的沟通 ¶ 传达资迅 ¶ 监督员工，协调矛盾 ¶ 达成协议与解决问题 ¶ 资源共享 ¶ 开发创意
按人数分类
按开会方式分类
面对面会议 电话会议 视频会议
按开会目的分类
宣布人事安排 当众表扬或批评别人的会议 临时处理突发事件的会议 固定的团队会议 集思广益的会议
团体会议 一对一会议
建议频率：至少每月一次 注意事项： ¶ 不能多干每周一次，否则容易形成拖沓的不 良习惯； ¶ 将会议时间记录在笔记本上，以防因一时疏 忽造成工作上的被动。
建议频率：至少每月一次 注意事项： 利用全体大会通报政策，但不能频繁，否则 会给公司造成沉重负担。
建议频率：随时 注意事项：切记太频繁，否则会使员工感觉 日日有危机，会让公司陷入做事无条理的可 怕境地。
反馈，这种反馈方式比较困难。
反馈的两种类型
正面指导反馈
建设性反馈
建设性反馈金点子1 –―汉堡”原则 ¶ 表扬特定的成就，给予真心的肯定，然后提出需要改进的“特定”行为表现， 最后以肯定和支持结束。 2种效果较好的建设性反馈 好消息 建设性反馈金点子2—反馈 ¶ 描述行为 ¶ 表达后果 ¶ 征求意见 不太好的消息
(1)无异议决策 (2)权威决策 (3)少数服从多数决策 (4)共识决策
A、确保团队每个人都认为所达成的决议是最 佳的，并公开支持它；意见不和及冲突最低。 B、保证所有问题和思想得到公开辩论，每个团 队成员均有机会发表意见。复杂的决议会经 过深思熟虑，从而产生高质量决议。 C、允许多数人对问题发表自己的意见。保证大 多数获胜。决议可通过简单唱票，相对迅速 和高效做出。 D、决策迅速高效；在急需行动的情况下最实用； 在权力界限明显的地方最有效。
建议频率：按需要 注意事项：可以按需要天天发生，但是最坏 不要超过1小时。
时间成本=
参加会议的人数 X（与会者的准备时间+与会者的旅行时 间+会议秘书工作时间+会议服务人员工作时间 注意：
如果时间成本不太直观，则转换成金钱成本。
金钱成本= 开会的时间成本 X 与会人员平均每小时的薪水
直接的会议成本= 会议设施租用费 会议场地费 文件准备费
10、会后总结
时间
参会者的责任 根据个人的观点研究问题 依据提供的资料准备论证的材料
开会前
记下开会的日期、时间、地点
做好在会议中尽量表达的心理准备 倾听他人的意见 积极发表自己的见解 开会中 关注正在讨论的事项 与主持人密切配合以达到会议目的 会议达成了什么结果 开会后 还有哪些事情未完成 分配给自己的任务如何完成
¶ 营造和谐气氛 ¶ 按照议程进行 ¶ 正确总结讨论内容 ¶ 引导发言者解释另人困惑的发言 ¶ 帮助与会者理清不假思索的想法 ¶ 尊重别人，避免会中意见一边倒的情况 ¶ 减少与议题无关的争辩和讨论 ¶ 保持中立态度
¶ 听完陈述后，就没词了 ¶ 向双方之一表示赞同 ¶ 阻止对方宣泄，建议双方冷静下来再谈 ¶ 认为双方都有错误，指出两者各自存在的问题 ¶ 建议举行一个你可能不是支持人的求借方法会议 ¶ 引导双方攻击你 ¶ 缩小问题的严重性 ¶ 换话题（如果要求帮助解决你自己的问题）
第一误区 第二误区 第三误区
社会性懈怠 从众心理 团体极化
会议中非常容易出现社会性懈怠， 即许多参会者始终没有进入会议状态， 始终不发表意见，因此，往往影响会 议决策的客观性。 如何克服这种情况？为什么？ @______________________________ ____________________________ _______________________________ _____________________________
(1)营造和谐气氛 (2)积极发表自己的见解 (3)尊重别人，避免出现会中意见一边倒的情况
(4)依据提供的资料准备论证的材料
(5)根据个人的观点研究问题 (6)保持中立态度
竞争(暴力)
清 晰 :
协作
决 断
满
足 自 己 的
妥协 不 决 断 回避 不合作 合作:满足对方的要求 迁就(适应) 合作
要
求
选择最恰当的讨论方式 使与会者能对讨论有清楚的方向可循 清楚地告知与会者应有何种行为表现 洁身自好与减少冲突
根据统计调查显示，会议人数最多不应超过9 个，最为合适的人数是5至7人。这个人数既能够 防止人数太少，不能集中反映群体思想，又能避 免因为人数过多，从而造成一部分人的消极参与。 当然，会议的合适人数应该根据会议的议题、重 要性具体决定。
1、了解会议的目的 3、确定会议的形式 5、决定会议的时间 7、决定会议的地点 9、确定出席人数 11、是否准备会议名签 13、是否安排与会者住宿 15、确定视听教材 17、准备会场周边位置图 19、确定自己人的相关资料
2、是否一定要开会 4、安排会议的议程 6、确定会议的主持人 8、研究会场如何布置 10、安排出席者座位 12、是否安排交通工具 14、是否发出了会议通知 16、确定辅助教材 18、是否要求与会者准备资料 20、是否安排会后娱乐项目并做 好事先通知
用“足够多”的时间检视困难所在，并使与会者达成共识。 列举或图示各提案并开始讨论。 客观比较提案的优劣，避免意气之争。 估计各提案的获益率。 评估有无采集更多参考资料的需要。 征求反对意见。 以中立角度检视正反意见。 寻求与会者对各提案的认同。 对舔作适当的修整一妥协。 确认议事结果。 组成或指定议案执行的监督单位。
主持人和参会者的守则和责任是不 同的，各有侧重点，对会议而言都不 可或缺。二者的权责划分一定要分明， 这样才能更好的发挥其作用。 在会议中难免会出现冲突，一定要 了解解决冲突的几种模式，了解主持 人和参会者如何用不同的冲突类型来 共同解决矛盾、处理冲突，达成会议 的最终结果。
¶ 团队反馈。即团队反馈就是一个人给大家 反馈。 ¶ 一对一反馈。即一对一反馈是一个人给另 一个人
老师语录：
¶ 会议主持人在会议中所占的发言时间较多，主要有以
下原因： 原因一：对议题较熟 原因二：地位高，声音大 原因三：负担较多的行政责任
¶ 一次会议真正用于开会的时间只有80%，如果将80%的
时间分给1个人，每人只能讲11分钟，如果主持人滔滔 不绝，其他人就没有说话的机会了。 我们建议：主持的发言时间应掌握在20/80； 要尽量保证每个人发言机会均等； 尽量形成一种互动的会议氛围。
¶ 设定沟通目标 ¶ 制定行动计划 ¶ 预备可能的争执 ¶ 进行自身（优势、劣势）和环境（机会、 威胁）的分析
一次成功的会议背后一定是 非常充分的准备工作。高效会议要 求我们循序渐进、按部就班的做好 会前的各项准备工作。无论是简洁 明了的1H5W，还是项目分明的准备 工作核对单，都需要我们对其有一 个全面而细致的了解及深刻的理解。 好的准备是成功的一半，一定要做 好会议的准备工作。
¶ 预留5-7分钟做总结 ¶ 确定工作分配妥当 准¶ 时结束会议
会议的成功需要高明的策略。从会议的开 始直至会议的结束，每一步都需要掌握得恰 到好处，只有这样才能让会议的高效变得万 无一失。 需要特别引起注意的是达成协议的具体步 骤和做好决策的一些科学方法。策略是决定 会议成败的关键因素之一，一定要深刻理解 并灵活运用成功会议的5种策略。希望你的 每一次会议都硕果累累!
定义：3-5分钟的谈话，系统、简洁及有明确宗旨。 内容：开会目的，时间安排，议事方式，纪律规则等。 程序：
¶ 概述会议进行程序；
¶ 提供与讨论有关的资讯、规范议程； ¶ 指定会议记录者； ¶ 征求对议程设计的意见。
我有2个问题要问： ¶ 会议中往往是主持人说话做多，这是为什 么？ ¶ 一次会议，一般存在以下情况，只有80%的 时间在真正开会；15%的时间大家沉默；5% 的时间有人抢着发言。 如何能更有效的分配时间？
旅费
食宿费
效率损失的3种情况： ¶ 因不及时接听重要客户的电话而损失一大笔生意
¶ 不能及时处理客户的投诉而得罪一批客户
¶ 不能及时解决自己管辖范围内的突发事件而停工停产
A、固定的部门会议 B、一对一会议 C、处理突发事件的会议 D、全体会议
①至少每两月一次 ②随时 ③按需要 ④至少每月一次
从某种角度而言，世界是一个时时处 处充满会议的世界。高效的会议能帮助 我们迅速解决实践中遇到的问题，然而 低效率的会议却往往占据上风，造成时 间成本、直接成本及效率成本的损失。 因此，每个人应从基础做起，深刻理解 会议的意义、目的、分类、合理的发生 频率以及如何计算会议的成本，只有先 掌握了这些基础知识，才可能使每一次 会议都“行之有效”。
¶ 着眼未来
¶ 要描述，不要判断。 ¶ 侧重表现，而非性格。
¶ 要有所特指。
做一下深呼吸，保持冷静： ¶ 仔细倾听，试图以别人的观点来看问题。 ¶ 弄清所有的问题以确定你的理解。 ¶ 承认你听到的和懂得的而不去争论。 ¶ 整理你听到的，然后决定你同意什么。 ¶ 要开朗，不要防卫性太强。 ¶ 要包容，不要独断专横。 ¶ 要平等，不要有优越感。