档案管理制度

云南德胜钢铁有限公司档案管理制度

为规范文件资料档案管理，特制定本制度。

第一条档案管理工作由公司办公室指派专人管理。档案管理人员要及时汇总整理工作中形成的文件、资料立卷归档。公司其他部门的文件资料管理，应遵循本制度。

第二条立卷归档的资料、文件包括：

（一）工作活动中形成的决议、决定、会议记录、简报、指示、批复、通知、规定、制度、计划、预算、决算方案。

（二）生产建设经营活动中形成的重要报告、请示、总结、技术图纸、规划。

（三）上级或地方政府的重要文件，或政府规定。

（四）企业机构调整、干部任免文件。

（五）企业间的供销合同、协议文书、往来函件。

（六）人员外派交流学习、考察获得的价值资料。

（七）企业重大发展、重大活动的文字、声像、图纸资料等。

第三条立卷要求遵循文件、资料的规律、特点，保持文件之间的有机联系，区别其价值进行保存，并且档案的存放要设置专柜，注意防火、防盗、防尘、防潮、防蛀。

第四条归档文件的数量及每份文件的页数均应完整

齐全。

第五条文件、资料立卷归档，应将每份材料的正件与附件，请示与批复，领导签署意见与文件，转发文件与原件立在一起，不得分开。

第六条卷内文件材料应有序排列，密不可分的文件材料应依次排列在一起，即请示在前，批复在后；正件在前，附件在后。

第七条归档文件以“件”为基本整理单位，一般以每份文件为一件。如正文与附件为一件，收文的文件处理单与收文为一件，来文与复文为一件。

第八条立卷归档的资料、文件分为文书档案和合同两大类。合同根据公司生产经营情况，分为担保合同、原料合同、供应合同、销售合同、技改合同、资源开发合同、其他类合同，分类进行管理。每份合同必须留存原件，合同的正本、附件、补充协议、往来函件等与合同相关的所有文件必须按序存放在一起。除合同外的其他所有资料、文件，统称为文书档案，分行政、生产技术、经营管理、生产开发、基建技改进行分类存档。所有合同由办公室合同管理员存档，文书档案由档案管理员存档。

第九条对公司重大事项，应建立一事一档，收集与事项相关的所有资料、文件合并存档。对往来文件较多的重要客户，应收集相关所有资料、文件，单独立卷归档。

第十条档案管理员每日应对及时归档的资料进行整理，每月末向公司各单位收集应该归档的原始资料进行归

档，并检查档案归档情况。当年档案必须于次年3月前完成归档。

第十一条文件、资料立卷归档，必须按照“年份—类别—保管期限”的分类方法建立电子文档目录，并打印文件目录，随归档文件一起存入卷内。

第十二条为方便文件查阅，文书档案卷壳上必须填写案卷题名，包含以下信息：卷号、年度、保管期限、类别、起止件号。合同档案卷壳上必须粘贴盒脊，包含以下信息：保管期限、档号、年度、案卷题名（合同类别）、盒号。

第十三条立卷档案的借用需填写《借阅档案登记表》，经办公室主任签字同意后方可借出。外单位人员借阅，需持单位介绍信，注明借阅文件名、借阅时间、借阅目的。

第十四条档案管理人员工作调动或离职时，必须严格履行交接手续，将所有档案资料交接清楚，不得擅自私带或损毁。

第十五条本制度自下发之日起实施。

附件：

1.《档案管理流程》

2.《合同档案盒盒脊（例文）》

3.《云南德胜钢铁有限公司收文登记表》

4.《云南德胜钢铁有限公司借阅合同档案登记表》

5.《云南德胜钢铁有限公司借阅文书档案登记表》

6.《云南德胜钢铁有限公司文书档案卷内目录》

7.《云南德胜钢铁有限公司合同目录》