秘书学的含义
秘书学导论
秘书学导论秘书学导论引言秘书作为一种职业，自古以来就存在着。
随着社会的发展和职能的多元化，秘书这一岗位的职责也在不断变化。
本文将介绍秘书学的概念、历史、职责以及未来发展趋势。
一、秘书学的概念秘书学是一门研究秘书知识和技能的学科，旨在培养秘书专业人才。
通过学习秘书学，人们可以了解秘书职业的基本要求、职责和技能，提高自己的综合素质和工作能力。
二、秘书学的历史秘书学的历史可以追溯到古代。
当时，秘书的职责是负责记录重要事件、起草文件以及与外界沟通等。
随着社会的发展，秘书职责的范围扩大了，他们开始负责行政管理、协助上级领导制定决策等。
在20世纪，随着工作内容的多元化和高效化，秘书的职责发生了巨大的变化。
除了传统的文书工作，秘书还需要与内外部相关人员沟通、保密工作、文件管理等。
三、秘书的职责1、行政支持：秘书是上级领导的助手，负责行政工作的执行以及上级领导的日常安排和会务管理。
秘书需要具备较强的组织能力、协调能力和沟通能力。
2、信息管理：秘书要对文件进行仔细筛查、整理和归档，确保信息的准确性和有效性。
此外，秘书还需要保密工作，确保敏感信息不被泄露。
3、协调安排：秘书需要协调上级领导的日常工作安排，安排会议、会务、考察等安排。
4、外联工作：秘书作为上级领导的代表，需要与外界机构和个人进行沟通，协商、协调和合作。
四、秘书的技能除了以上职责，秘书还需要具备一些必备的技能，包括：1、沟通能力：秘书需要与内外部人员进行有效沟通，包括口头沟通和书面沟通。
良好的表达能力、倾听能力和复述能力是必备的技能。
2、组织能力：秘书需要安排和协调各类工作，包括会议、行程安排等。
良好的组织能力可以提高工作效率。
3、保密能力：秘书处理大量的机密和敏感信息，必须具备良好的保密意识和保密能力。
4、文书能力：秘书需要处理大量的文件和文书工作，包括起草、编辑和整理。
良好的写作和编辑能力是必要的。
五、秘书学的未来发展趋势随着科技的不断发展，秘书职业也面临着新的挑战和机遇。
秘书学的学科性质介绍
秘书学的学科性质介绍秘书学是以现代管理学为基础，注重实践性与技术性的一门综合性社会科学。
它主要着眼于管理和组织中秘书职责与职能的发展、实践和应用。
本文将从以下几个方面介绍秘书学的学科性质：学科定义、学科的发展以及学科的特点。
一、学科定义秘书学是研究现代办公管理及个人形象方面的一门学科，涉及范围广泛。
它是基于实践性和管理学的交叉学科，包括组织行为学、人力资源管理和管理沟通等多方面的知识。
秘书学的主要研究对象是秘书与管理助理，旨在提高其组织和管理能力，提高其办公自动化技能、方法和实践经验，是一门具有很强的实践性和实用性的学科。
二、学科的发展秘书学的发展始于19世纪。
在当时，秘书主要起到语言翻译、文件处理和日程安排等辅助性职能。
随着经济的发展和工作环境的变化，秘书职责与职能也不断发生变化。
秘书不再只是完成行政性职能，而是更多地扮演管理助理或行政助理的角色，在人力资源管理、管理沟通和组织行为学等方面的表现也越来越重要。
同时，随着科技的进步，办公室自动化和计算机技术的出现，秘书工作也面临着重大的变革。
秘书不再需要仅仅以标准的方式处理文档和邮件，而是学习使用复杂的技术工具来更好地完成他们的工作，例如虚拟私人助理软件、电子邮件和在线日程安排等等。
三、学科的特点1. 实用性强与其他学科不同，秘书学强调实践性。
秘书要应用他们所学的知识和技能，在不同的工作环境下快速适应新的工具和技术，以更好地完成自己的工作。
2. 技术性强现代秘书工作需要使用电子邮件、智能手机、笔记本电脑等技术工具，秘书必须熟悉这些工具和软件。
秘书学涉及的技术领域主要包括计算机基础应用、互联网与信息技术等。
3. 综合性秘书学是一个多学科交叉的学科。
除了常规的办公室管理技能外，秘书学还包括管理学、组织行为学、人力资源管理、管理沟通、社交礼仪等多个领域的学科内容。
总之，秘书学是以现代管理学为基础，注重实践性和技术性的一门综合性社会科学。
它的主要目标是提高秘书和行政助理的能力和效率，因此最大的特点是它的实用性和实践性。
秘书学的含义
秘书学的含义秘书的历史和广大秘书人员的丰富工作实践，为秘书活动及其规律的研究提供了条件。
秘书学就是研究秘书工作的产生、发展极其工作规律和发展趋势的科学，其目的在于使秘书工作科学化、理论化，以充分发挥其自身效能，具有极强的应用特性。
它的研究任务是揭示秘书活动产生和发展的本质和特性、功能和作用的一般规律和特殊规律，指导秘书工作走向理论化、规范化和科学化。
秘书学的性质一、理论的应用性秘书学是一门实践性很强的应用学科。
二、知识的综合性秘书学是一门综合性的新兴学科。
三、工作的政治性秘书学是一门政治性很强的学科。
四、学科的群体性秘书学是一门综合性学科，同时也是一个独立、完整的理论体系，是以秘书学概论为主导的众多学科群。
秘书学的研究对象一、秘书人员秘书人员是秘书活动的主体，秘书活动主体研究是对秘书活动主体的特征、地位、思想修养、心理素质、职业道德、行为准则等方面展开的研究二、秘书工作秘书工作是秘书活动的客体要素，也是秘书活动的载体要素，秘书活动只有依托和通过秘书工作，才能显示出自身的存在价值。
三、秘书方法秘书方法是秘书活动得以运行的媒介，指秘书人员在认识、表达和处理各种事物时所采取的途径、方式、手段和程序等的总称。
四、领导意图领导意图是秘书活动的潜在要素，也是秘书活动的准绳和尺度。
五、秘书环境秘书环境是秘书活动的外在要素。
秘书工作的含义秘书工作就是以领导的工作运转和决策服务为宗旨，在办文、办会、办事等方面从事参谋性、辅助性的工作。
秘书工作的内容一、政务性工作政务性工作是指直接为领导决策（不限于党政机关的政治决策，包括企业的重大决策）服务的综合性工作，包括：调查研究、信息工作、参谋咨询、协调工作、监查工作、建议和提案工作、文字工作。
二、业务性工作业务性工作是带有专业性质的常规工作，包括：文书处理、档案管理、资料工作、会务工作、信访工作、密保工作、网站（网页）管理、谈判工作、公关工作。
三、事务性工作事务性工作是指一些专业性不强、主要依靠经验和责任心就能办好的机关具体事务，包括：领导日程安排、随从工作、通信联络、接待和礼仪、值班和突发事件处理、机关日常事物的管理。
秘书学的基本原理与概念
秘书学的基本原理与概念秘书学是一门独特的学科，涵盖了很多基本原理和概念。
它不仅关注日常办公室的职能与流程，还涉及到各种组织管理和沟通技巧。
本文将介绍秘书学的基本原理与概念，帮助读者更好地了解这一领域。
一、秘书学的定义与起源秘书学是一门研究组织行政管理和文秘工作的学科，旨在培养具备高素质的秘书人才。
秘书学起源于古代秘书制度，通过长期的实践总结和理论研究，逐渐形成了一套完整的概念体系和工作方法。
二、秘书学的基本原理1. 助人为本原则秘书作为领导层的得力助手，应以助人为本，帮助领导解决问题，提高工作效率。
秘书需要具备良好的沟通能力和协调能力，能够及时准确地理解领导的需求并主动提供帮助和支持。
2. 保密原则秘书工作涉及到大量的敏感信息和机密文件，因此保密是秘书工作中必须严格遵守的原则。
秘书需要具备高度的责任心和保密意识，妥善保管文件和信息，避免泄露和不当使用。
3. 细致入微原则秘书工作需要细致入微，做到事无巨细。
秘书应当具备良好的组织能力和时间管理能力，能够合理安排和安排各项工作，做到高效率高质量完成任务。
4. 忠诚原则作为领导的得力助手，秘书需要对组织和领导忠诚，维护领导的形象和利益。
秘书需要保持专业的工作态度，绝对的公正公平，做到真心实意为领导服务。
三、秘书学的基本概念1. 文件管理秘书工作中的一个重要方面是文件管理。
文件管理包括文件的收集、整理、归档和查阅。
秘书需要熟悉各种文件的分类和管理方法，能够快速准确地找到所需的文件。
2. 会议组织与会务管理秘书常常需要协助领导组织会议，并负责会务管理。
会议组织包括会议日程安排、文件准备、人员邀请等工作。
秘书需要具备良好的组织和协调能力，确保会议的顺利进行。
3. 信息记录与传达秘书需要记录和传达各种信息。
信息记录包括文件的编辑和排版，会议纪要的整理等。
信息传达包括口头传达和书面传达两种形式。
秘书需要具备良好的书写和口头表达能力，能够准确传达信息。
4. 组织协调与行政支持秘书常常需要协助领导进行各种组织协调和行政支持工作。
秘书学
秘书学是一门白成体系的独立学科，但它在形成过程中，借鉴了哲学、政治学、行政学、管理学、信息学、写作学、社会心理学、领导科学、决策学、行为科学等姊妹学科的研究成果，它与这些姊妹学科有着千丝万缕的联系。因此，学习和研究秘书学，有必要将秘书学与相关姊妹学科进行比较鉴别，从中总结出带有规律性的理论，找出它们之间的相同点和不同点，从而才能正确地认识秘书学的学科性质及其本质特征。
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秘书学的研究方法
(一)历史和逻辑相统一的方法
秘书学中所研究的各种问题，如秘书、秘书工作、秘书机构、秘书职能、秘书职能环境以及参谋咨询、辅助决策、沟通信息、协调关系等，都是在历史的发展过程中产生和形成的，因此，秘书学的研究必须具有历史主义观点。但不同的时代同一行为又会有不同的含义，因此，还必须与逻辑的方法结合起来。逻辑的方法就是推理论证的方法，即以逻辑“浓缩”的形式再现秘书学和秘书工作的历史进程。逻辑的方法并不是纯抽象的方法，它需要有事实的依据，有历史的根据，它反映了历史的辩证法。只有将历史的方法与逻辑的方法有机地统一起来，才能使秘书学的研究真正揭示出其历史的规律性，并预见其发展的趋向。
(一)秘书学与哲学的关系
哲学是以最一般的概念形式表达人们对整个世界(自然界、人类社会和思维)的根本观点的体系，是系统化、理论化的世界观，是对自然科学、社会科学的概括和总结。哲学为秘书学的研究提供世界观和方法论的基础，对秘书学的研究起着导向作用。
(二)秘书学与管理学的关系
管理学是对现代管理机能发展变化的概括和总结，是以人和组织的根本利益为前提而有目的、有意识地进行监控的学科，其内容主要包括管理组织、管理职能、管理系统、管理行为、管理原则、管理技术等。秘书和秘书部门的基本职能之一是协助领导进行有效管理，这是一种特殊的管理活动。秘书虽不是严格意义上的管理者，但他在协助领导计划、组织、指挥、监督、控制的管理过程中，起着十分重要的作用。秘书和秘书部门在协助领导进行管理时，必然要运用管理学的原理、知识、技能和技巧。但管理学研究的是一般的管理规律，秘书学研究的只是秘书职能中辅助管理的特殊规律，它们属于两门不同的学科，二者不是包容与被包容的关系。
秘书学第一讲
①起草文件中的参谋作用 例如1956年党的“八大”时，田家英为 毛泽东起草讲话稿，古为今用，把“谦受益， 满招损”发挥为“虚心使人进步，骄傲使人落 后”，毛泽东接受了，后来成为了经典名言。
②调查研究和信息工作中的参谋作用 ③核稿把关中的的参谋作用 ④预案工作中的参谋作用
⑤会务工作中的参谋作用
第一讲 秘书学概说
一、秘书学概说 ㈠秘书学的产生 秘书学产生于20世纪的80年代，它 是为适应我国行政管理的科学化、行政 管理工作的复杂化、现代化而兴起的一 门新兴学科。
㈡秘书学的研究对象和性质
秘书学的有广义、狭义之分， 广义地，秘书学是以秘书、秘书机构、秘书工作为 研究对象的一门综合性和实践性都很强的学科。其核 心是研究秘书工作，其难点是研究如何发挥秘书工作 的辅助性管理活动的职能。
（六）秘书机构的组织形式
我国秘书机构一般分别称为办公厅、秘书 局、秘书处、办公室、文秘科，较小的单 位只设秘书，不设机构。办公方式分为分 理制、综理制。类型分为党务工作、政务 工ቤተ መጻሕፍቲ ባይዱ。一般设党委办公室、行政办公室。
三、
秘书机构概说
（一）秘书机构的含义、性质
秘书机构即秘书部门，也就是秘书人员在其中 从事秘书工作的地方。 各级党政机关和企业事业单位，在其领导机 构之下必须根据工作需要而设置的一些工作机 构，其除派出机构之外，在其机关内部设置的 工作机构，一般可以分为两类，一类为职能机 构，一类为综合机构。
国外秘书含义
在外国，有的是指行政官员，有的是指行政官 员的助手，例如日本、欧美各国。 英语秘书 secretary这个词是从拉丁语secretum而来，在 中世纪时代，秘书原本是处理国王通信，或处理 机机密、秘密紧要问题的高级官阶的人。 俄语 cekpemap6，法语scretarire，德语 sekratarin皆近似，都有秘密的意思。
秘书学复习资料
第一节一、秘书的涵义：学术上有较普遍四种说法：( 1 ) 宫中秘藏之书；( 2 ) 辅臣；( 3 )行政职位； ( 4 ) 社会职业二、秘书的类别：【中国】机关秘书、行政秘书、企业秘书、机要秘书、私人秘书、文字秘书、涉外秘书、教学秘书、科研秘书。
【美国】行政秘书、公司秘书、通讯秘书、技术秘书、医学秘书、法律秘书。
三、秘书的分类：( 1 )按组织形式(服务对象和经济来源)分：①公务秘书(为各级机关、企事业单位、社会体团服务) 、②私人秘书(为民办、集体企业、农民专业产、个体户及外资企业服务)( 2 )按工作性质分：机要秘书、党务秘书、行政秘书、文字秘书、事务秘书、生活秘书、通讯、信访秘书( 3 )按社会领域分：党政秘书、企业秘书、科技秘书、教学秘书四、秘书的层次【中国】 ( 1 )政府机关秘书有行政级别：①省厅级(高级秘书)②处科级(中级秘书)③科员级以下(初级秘书)中级、高级秘书【英国】行政级、执行级、文书级、助理文书级【美国、日本、澳大利亚等】五、【中国】根据职责大小对秘书分层：( 1 )初级秘书：①文员、前台接待、电话接线生、部门事务助理；②职责单一、技术含量低、薪金较低、 25 岁左右。
( 2 )中级秘书：①办公室主任、部门经理秘书、经理助理、中小企业经理秘书；②权力和职责稍大、外语、计算机能力要求更高、很好的协调能力、不轻易跳槽、关心发展机会、 35 岁。
( 3 )高级秘书：①秘书长、跨国公司首脑秘书、董事会秘书、地区总裁秘书；②处于高级领导层、曾做管理工作、强调领导协调管理能力、 35—45 岁。
六、秘书的职业特征：1、服务的直接性，体现在以下方面：( 1 ) 秘书工作内容与领导工作一致；( 2 )领导亲自指派、直接安排秘书工作，秘书直接向领导请示、汇报；( 3 )秘书做工作直接对领导负责，其结果、成败与领导直接有关。
2、服务的稳定性(固定性) ，体现在以下方面：( 1 )知识化； ( 2 )年轻化； ( 3 ) 女性化。
秘书学知识点
1.定义:秘书学是研究秘书工作规律及其应用的学科.研究对象有:秘书人员、秘书机构和秘书工作。
2.性质:秘书学是一门综合性、应用性很强的学科，吸收了多门社会科学和自然科学的理论和技术，如：管理学、心理学、公共关系学、计算机科学等。
3.我国“秘书”一词内涵的演变：东汉时期,宫禁秘籍之意东汉后期开始,出现以“秘书”命名的官职东汉末年的曹魏设秘书令辛亥革命前后,近代意义秘书出现二十世纪后期,秘书开始成为一种职业，逐渐“职业化”4.秘书的涵义：从组织体系角度看,秘书是一种职务,是领导的参谋和助手.从行业角度看,秘书是一种职业,属于服务行业的性质,要求职业秘书具有相当的能力和素质.5.国内对秘书的种类区分，按照秘书的能力和特长:办事型秘书:为领导办理各方面事务。
文字型秘书：承担文字写作任务。
财经型秘书：（尤其企业）需要懂财经知识、熟悉金融、簿记事项。
公关型秘书：协助领导处理内外协调事务。
技术型秘书：服务于技术部门，从事记录、编写技术材料、文件、合同，以及保管技术性材料的工作。
参谋型秘书：辅助领导决策，从事调研、信息加工、文件起草等综合型秘书：提供综合服务。
6.我国秘书职级：目前对秘书职级没有明文规定，但通常我们将秘书分成三个等级：初级秘书：从事文件收发保管、打字、接待等工作。
中级秘书：从事写作、协调等工作，处于组织中层。
高级秘书：协助领导调查研究、综合情况、推进工作，处于组织高层，如：董事会秘书、总裁秘书、秘书长、办公厅主任等。
7.秘书工作的内容：日程管理、环境整治、会议服务、日常生活照顾、财会事务、值班公作、接待交际、文书制作、信息工作、文书处理、特命事项8.秘书工作特性：（1）综合性：秘书工作包含了众多不同种类、不同性质的具体工作，内容复杂，门类众多。
（2）辅助性：秘书工作处于从属地位，只能根据领导的决定和需要来办事辅助决策：发挥参谋助手职能。
辅助管理：在协调、监督、控制方面发挥作用。
处理事务：承担日常事务性工作。
秘书学概论(
1 第一章绪论1. 秘书学研究的对象和范围是什么？秘书学作为一门独立的学科，其研究对象只能是秘书事务及其运动规律，也就是秘书工作和秘书活动的特性和规律。
秘书学就是研究秘书工作和秘书活动的特性与规律的科学。
2. 怎样理解秘书学的学科归属与学科性质？秘书学属于管理科学的范畴，领属于公共管理学科。
3. 理解秘书学与主要相关学科的关系。
（1）管理学：是秘书学的领属学科；（2）领导科学：熟悉并掌握领导科学的知识，是秘书配合并服务于领导工作所必需的；（3）文书学、档案管理学：秘书学、文书学、档案管理学既是密切相关的学科，又是有明确的、各自独立的学科。
第二章秘书职业1. 什么是秘书？对秘书的定义应该怎样理解？秘书是身处领导机构或领导者身边，以处理信息和综合服务的方式辅助领导者实话管理工作的工作人员。
理解：（1）秘书的主要活动范围是领导机构或领导者身边。
（2）秘书的主要工作方式是处理信息和综合服务。
（3）秘书工作的根本性质是辅助管理。
2. 秘书的分类方法有几种？各是什么？横向分类；纵向分类。
（3）从工作内容看秘书的特点：○1从属性。
秘书从属性的特点，是由其自身的地位所决定的。
秘书不能脱离领导而独立存在，这就是秘书的从属性。
秘书的从属性地们决定了秘书从属性的特点，而这一特点又决定了秘书的辅助性、服务性和被动性等其他特点，也决定了秘书工作的原则、方法和规律。
○2了秘书工作的全部内容都是对领导工作起辅助作用。
○3服务性。
服务性是秘书从属性和辅助性特点的集中体现。
2 ○4被动性。
被动性是秘书的从属性和辅助性特点在秘书人员身上的直接体现。
○5全面性。
秘书的基本职能概括为“辅助管理，综合服务”，这些都决定了秘书工作具有鲜明的综合性和全面性的特点。
○6机密性。
4. 在我国，申报不同级别的秘书资格证书应具备的具体条件是什么？5.结合实际，谈谈你对秘书职业的认识和理解。
第三章秘书机构秘书机构，又称秘书部门，是指在各级各类社会组织中为领导机构和领导者处理综合事务、辅助管理的综合性机构。
秘书学
三、安排约会要注意的细节
1、不宜安排约会的时间 2、于下班前将第二天的约会事项填进小卡片，一张送给 领导，一张交给司机，一张自己保存。 3、及早准备好约会所需的资料，并在适当的时间请领导 过目。 4、在接近特别重要的约会前，应与对方再联络，以确保 约会如期进行。
第三章 办公室业务
第二节 秘书日常事务与管理
一、来客接待
应遵循的原则： （一）礼貌 秘书对任何来客都应一视同仁，做到以礼相 待，而不问其职务高低或是否熟悉等情况。
（二）负责 秘书在接待来访者时要对本单位负责，对工 作负责，也要对来访者负责。
第三章 办公室业务
（三）方便 秘书应尽可能地给来客提供方便。
第三章 办公室业务
（二）听觉环境 办公室要尽可能保持安静，才能使人集中精力从事工作。
据研究，在安静处工作，可提高工作效率25%左右。
第三章 办公室业务
（三）光线环境 办公室的光线是保证办公人员的阅读、撰写和文件处理等 工作的必要条件。 光线来源有自然光线和人工光线两种。自然光优于人工光， 它是办公室有充足光线的首要条件，有利于人的身心健康。
二、接打电话
注意事项（七点）
第三章 办公室业务
三、信件处理
处理信件是秘书的日常工作之一，了解信件处理的大致步 骤和要求可以使这项工作做得更为有效。 1、分拣 2、拆封 3、分送 4、阅看
第三章 办公室业务
5、登记 6、复信 7、查对 8、寄发
第三章 办公室业务
秘书学
秘书学一、名词解释1、秘书活动：就是秘书人员为领导者进行有效决策与管理所采取的辅助行为。
2、秘书人员：泛指从事秘书工作或秘书性工作的各类人员，如领导者的个人秘书、秘书机构中的集体秘书，以及为领导工作和机关工作服务的非专职秘书人员。
3、秘书方法：是秘书活动得以运行的媒介，意指秘书人员在认识、表达和处理各种事务时所采用的途径、方式、手段和程序等的总称。
4、领导意图：有广义和狭义之分。
广义的领导意图，是指领导者在引导分阶段实现组织目标的过程中所产生和形成的意见、倾向及企图。
狭义的领导意图：是指领导者对完成某项任务的意见、倾向及企图。
5、秘书学：秘书学是一门综合学科，所谓综合学科，是指以特定的社会客体作为研究对象，运用多学科的理论和方法进行研究的某一学科。
6、秘书：有狭义和广义之分。
狭义秘书：是指掌管文书并直接辅助领导者全面处理事务的专门人员。
广义秘书：是指在领导者身边或中枢机构工作，并以办文、办会和承办领导者交办之事为主要辅助任务的专门人员。
7、秘书工作：秘书工作有狭义秘书工作和广义秘书工作之分。
狭义的秘书工作，是指秘书人员为完成辅助领导工作的任务而在一定业务范围内的劳动；广义的秘书工作，是指秘书人员为完成辅助领导工作和机关工作的任务而在一定业务范围内的劳动。
8、秘书机构：秘书机构有狭义与广义之分。
狭义的秘书机构，是指担负文牍性工作，并直接为领导工作服务的办事部门，如办公厅（室）中的秘书、文书、机要等到业务部门。
广义的秘书机构，是指凡具有参谋助手、沟通通协调、督促检查等功能，并为领导工作和机关工作服务的办事部门，如办公厅（室）中的秘书、文书、机要、信息、调研、协调、督查、信访、接待和值班等业务部门。
9、秘书业务：是指秘书人员或秘书机构的专业工作。
10、秘书技术：是秘书人员用于处理事务的方法、手段和技能。
11、秘书办公手段：是秘书人员为达到某种办公目的而采用的办公设备、操作技术和操作规程等的统称。
12、秘书办公场所：是秘书人员按照一定的制度，并借助于一定的手段以处理事务的地方。
秘书学
1、秘书的概念，国内外秘书形成的情况秘书的概念：广义，指领导人的事务与信息助手（包括公务/私人秘书）。
狭义，（不包括私人秘书），指一种职务名称，社会职业，专门从事办公室程序工作，协助领导处理财务及日常事务，并为领导决策及实施服务的人员。
中国秘书形成的情况：①宫中的秘藏之书。
一开始指书而不是指人。
东汉后期，出现管理秘藏图书的官府“秘书监”，主管官员称“秘书令”或“秘书监”。
秘书不仅指物，也指机构、人。
在清代末年，或者说是在辛亥革命前后，秘书概念的名实相符。
②辅臣（秘书是指世界许多国家主管政府事务的部长或者常务副部长）③行政职位（秘书是一种行政职位，这是我国的一种说法）。
现代中国，秘书一直被当作一种行政职位，秘书人员被看做行政人员的一部分，而且是核心的一部分。
秘书已成为管理和处理日常行政事务的重要人员，成为行政首长的得力助手。
国外秘书形成的情况："秘书"这个词来源于保密者。
指那些被国王和王后雇佣来保守国家和私人秘密的人。
在秘书职业社会化以前，秘书主要指在政府部门中担任高级官员的人或为政府部门及高级官员提供辅助服务的公职人员。
现在，是社会职业。
秘书对于全世界范围来看，更加趋向于一种社会职业，一种具有严格素质要求的职业。
2、秘书的职业特点一、人数众多，遍布全国，二、位居中枢，近身助手，三、全面综合，服务领导（一）、服务的直接性秘书的服务性有两种情况：一种是群体为群体服务，比如整个办公厅和办公室人员为整个机关或领导层服务。
一种是“一对一”的服务。
即更多的秘书人员只为某个领导人、上司或雇主服务的。
秘书服务的直接性体现在：一是秘书工作的内容与领导工作是一致的，即领导做什么秘书也做什么；二是秘书做工作几乎都是领导亲自指派、直接安排的，秘书也是直接向领导请示、汇报的；三是秘书做工作是直接对领导负责的，其结果、成败和领导直接有关。
（二）、服务的稳定性很多职业的服务都有其偶然性。
秘书与其服务对象之间具有相对的固定性。
秘书学课件
目录
• 秘书学概述 • 秘书的基本素质与能力 • 秘书的职责与任务 • 秘书的沟通与协调技巧 • 秘书的文书处理与档案管理 • 秘书的礼仪与形象塑造
01
秘书学概述
秘书学的定义与特点
定义
秘书学是一门研究秘书工作的性质、特点、内容、方法、规律和要求的学科， 旨在培养具备秘书工作基本理论、基本知识和基本技能的应用型人才。
现代秘书学经历了从传统秘书工作到 现代职业秘书的转变，其内涵和外延 也不断扩展和深化。
秘书学的研究对象与内容
研究对象
秘书学的研究对象是秘书工作，包括秘书工作的性质、特点、内容、方法、规律和要求 等方面。
研究内容
秘书学的研究内容包括秘书工作的基本理论、基本知识和基本技能，以及秘书工作的实 际操作和应用。具体包括秘书工作的历史与现状、秘书工作的性质与特点、秘书工作的
工作流程
秘书需要按照一定的流程进行工 作，包括接受任务、制定计划、 实施任务、反馈结果等。
工作规范
秘书需要遵守一定的规范，包括 工作纪律、保密规定、礼仪规范 等，以确保工作的质量和效率。
04
秘书的沟通与协调技巧
沟通技巧
有效倾听
积极倾听他人的意见和建 议，理解对方的观点和需 求。
清晰表达
使用简洁明了的语言，表 达自己的观点和想法，避 免使用模糊或含糊的语言 。
文件流转与签批
明确文件流转的路径和签批流程，确保文件的正 确性和时效性。
档案管理
档案分类与归档
根据不同的主题和时间，对档案进行分类、整理和归档，建立清 晰的档案管理体系。
档案保管与维护
确保档案的保管环境适宜，防止档案的损坏、丢失和泄密。
档案利用与查询
提供档案利用和查询服务，提高档案的利用率和价值。
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秘书学的含义秘书的历史和广大秘书人员的丰富工作实践，为秘书活动及其规律的研究提供了条件。
秘书学就是研究秘书工作的产生、发展极其工作规律和发展趋势的科学，其目的在于使秘书工作科学化、理论化，以充分发挥其自身效能，具有极强的应用特性。
它的研究任务是揭示秘书活动产生和发展的本质和特性、功能和作用的一般规律和特殊规律，指导秘书工作走向理论化、规范化和科学化。
秘书学的性质一、理论的应用性秘书学是一」门实践性很强的应用学科。
二、知识的综合性秘书学是一」门综合性的新兴学科。
三、工作的政治性秘书学是一」门政治性很强的学科。
四、学科的群体性秘书学是一-门综合性学科，冋时也是一个独立、完整的理论体系，是以秘书学概论为主导的众多学科群秘书学的研究对象一、秘书人员秘书人员是秘书活动的主体，秘书活动主体研究是对秘书活动主体的特征、地位、思想修养、心理素质、职业道德、行为准则等方面展开的研究二、秘书工作秘书工作是秘书活动的客体要素，也是秘书活动的载体要素，秘书活动只有依托和通过秘书工作，才能显示出自身的存在价值。
三、秘书方法秘书方法是秘书活动得以运行的媒介，指秘书人员在认识、表达和处理各种事物时所米取的途径、方式、手段和程序等的总称。
四、领导意图领导意图是秘书活动的潜在要素，也是秘书活动的准绳和尺度。
五、秘书环境秘书环境是秘书活动的外在要素。
秘书工作的含义秘书工作就是以领导的工作运转和决策服务为宗旨，在办文、办会、办事等方面从事参谋性、辅助性的工作。
秘书工作的内容一、政务性工作政务性工作是指直接为领导决策（不限于党政机关的政治决策，包括企业的重大决策）服务的综合性工作，包括：调查研究、信息工作、参谋咨询、协调工作、监查工作、建议和提案工作、文字工作。
二、业务性工作业务性工作是带有专业性质的常规工作，包括：文书处理、档案管理、资料工作、会务工作、信访工作、密保工作、网站（网页）管理、谈判工作、公关工作。
三、事务性工作事务性工作是指一些专业性不强、主要依靠经验和责任心就能办好的机关具体事务，包括：领导日程安排、随从工作、通信联络、接待和礼仪、值班和突发事件处理、机关日常事物的管理。
秘书工作的特点一、政治性秘书工作，是为现时的领导或领导机构服务的，必然体现领导者的意志和愿望，带有较强的政治性。
二、辅助性秘书工作是辅助领导进行决策管理和领导服务的工作，因此，辅助性是秘书工作的根本属性和最基本特征。
三、综合性秘书工作的综合性，是由秘书机构的综合性决定的，随着现代化管理进程的加快而更加显得突出。
四、机要性秘书工作的机要性，就是指秘书工作的机密性和重要性。
五、事务性秘书工作的事务性，主要是指秘书和秘书部门是为领导中枢和领导者服务的，这种服务往往体现在对各种事物性工作的处理上。
六、被动性秘书工作的被动性是由秘书工作的辅助性特点和服务宗旨所决定的，秘书和秘书部门的工作总是围绕着领导中枢和领导者的工作需要而进行的。
秘书工作的作用一、参谋、助手作用秘书部门和秘书人员经常调查情况，研究政策，向领导提供信息、资料、文件等决策依据；出谋划策，提出工作建议和决策方案，辅助领导进行决策，制定工作计划，起到参谋作用。
二、枢纽作用秘书工作的枢纽作用首先表现在它要做好上情下达，下情上达的工作。
三、协调作用秘书部门和秘书人员运用各种工作方式和手段在单位与单位之间、部门与部门之间、个人与个人之间联络、沟通、协商、调节，使之消除隔阂，解决矛盾，目标统一，步调一致密切合作，达到最佳工作效果和最高工作效率。
四、耳目工作秘书工作的耳目工作是指秘书要充当领导的“眼睛” 和“耳朵” O五、门面工作秘书机构素有“关口”、“窗口”之称。
秘书工作是一个组织与各方面联络、接洽的门面和窗口，反映了这个组织工作作风和领导水平的高低优劣，对于树立组织的良好形象影响很大。
秘书工作的原则一、保密原则保密既是对秘书人员的要求，又是秘书工作的原则。
二、准确原则准确，是对秘书工作质量的要求，也是提高效率的基础。
三、迅速原则迅速，是对秘书工作效率的要求，指办文办事讲究时效做到用最少的时间、最小的花费，取得最佳的效果。
四、实事求是的原则坚持实事求是是一切工作的原则。
秘书工作的方法一、调查方法调查研究是秘书人员的重要职责之一，它贯穿于秘书人员的各项任务之中，是十分重要的工作方法。
二、研究方法秘书掌握研究方法，可以提高秘书工作的预见性、主动性、和创造性，充分发挥秘书工作的参谋性作用。
三、参谋方法秘书的参谋活动，是以秘书人员为主体，以所在管理系统的领导者为对象，以辅助领导者的科学决策与管理为目标，以出谋献策为手段，进而影响领导行为的过程秘书工作的常规方法1、从把握领导近期工作的重点上领会领导意图2、从不同角度捕捉和领会领导意图。
3、从把握领导个性特点中领会领导意图。
4、从把握领导一体的实质上领会领导意图。
请示的方法1、请示的对象要准确2、请示的内容要单一请示的时机要恰当3、4、轻视的形式要灵活报告的方法1、报告的内容要客观真实报告的语言要简明扼要2、3、报告要区分不同对象报告要选择适当的时机4、5、报告的方式要灵活挡驾的方法1、来访挡驾2、电话挡驾3、事务活动挡驾协调方法协调就是解决矛盾。
通过协调，淡化矛盾，调和矛盾，最终解决矛盾。
协调方法是指为达到协调目的所采取的有条理、可因循的措施和办法。
秘书开展督查工作的方法主要有：1、时效性较强的要及时催办2、时限性长的要分阶段催办3、涉及部门多的项目要联合催办4、难点问题要上门催办5、涉及基层的事项依靠督查网络催办工作进程调度方法1、ABC 分类处理方法2、集中办理与分段进行相结合的方法3、统筹计划法秘书机构的概述秘书部门即秘书机构，是秘书人员工作的地方，也是秘书群体和个体活动的组织形式。
秘书机构的设置原则1、适应性原则（1）一个机关或单位必须根据实际需要决定是否设立秘书机构。
（2）一个机关是否只设置一个秘书部门（一般就是办公厅或办公室），应该根据领导工作的需要来确定。
（3）秘书机构的内部层次和人员编制应根据实际需要决定。
2、精简原则精简原则是指秘书机构必须精简，其目的是减少层次，减少环节，高效运转。
3、高效原则高效原则是指秘书机构的设置，力求办事效率高。
必须注重秘书机构的群体优化，充分发挥秘书机构的整体效能，有效利用所有资源.4、相对稳定性原则稳定原则是指秘书机构一旦建立起来，就应当保持相对稳定的状态。
秘书的辅助管理职能一、辅助获取并利用信息（1）在获取信息的方向上参谋辅助① 分析信息本质，不为假象蒙蔽。
② 提供客观信息，保证领导科学决策。
（2）在扩大信息量上的参谋辅助① 秘书在信息的收集过程中，要重点把握最新的动态和数据，并有选择的对本机关单位或单位有用的信息进行摘录、摘要或剪切加工，然后在适当的时机提供给领导，使之在精要的阅读中扩大信息量。
② 秘书在广泛的调查研究中，要牢牢把握食物的发展变化，并对事物变化的信息进行动态处理，编写针对性较强的“信息快报”供领导阅知。
（3）在优化信息结构上的参谋辅助若发现信息结构不合理，秘书一方面要获取并及时提供所短缺的信息；另一方面应提醒领导者重视信息结构不合理现象，建议采取措施优化信息结构。
二、秘书辅助决策1、决策准备阶段（1）做出某项决策是否必须和应该① 协助分析某项决策的重要性和必要性，主要看该项决策是否是本单位本组织的关键和要害问题。
② 从权责与法律的角度分析某项决策是否在本组织的领导者的权责范围内，是否与国家方针、政策、法律相悖，是否与上级、相关职能部门及本机关的其他决策有冲突。
（2）决策前的信息是否全面和真实。
（3）某项决策在何时做出最恰当。
（4）看决策目标是否有实现的可能。
（5）看决策内容是否规范和系统。
① 决策内容的规范性包括据以决策的信息是否真实、准确和全面；决策的程序是否规范、科学、合理；决策的目标是否切合实际和有可能实现；决策的执行是否完善和可操作；执行的监控是否严谨规范。
② 决策内容的系统性，就是看该决策在单位和组织的整体中所产生的综合效应及对眼下和将来的影响。
（6）决策是规划未来、影响未来工作的决断。
要使决策正确可行，必须对决策对象未来发展作出科学的预测。
对未来发展作出正确判断将决定决策目标实现的程度。
辅助监督检查1、秘书辅助监督检查的意义督促检查是领导实施决策、保证领导工作部署得以有效实施的重要组成部分。
2、秘书督促检查的内容（1）发现执行机构出现失调现象，提出监督检查建议（2）检查执行的实施进展情况，保证执行顺利进行（3）督促检查办理决策方案的措施，保证实现预期目标（4）及时反馈实施的情况，评估归纳督促检查效果3、秘书辅助督促检查的种类（1）一般性督促检查。
这是指组织系统内部按层次和隶属关系、工作关系，自上而下和横向交错的督促检查。
（2）专门性督促检查。
这是指组织内部就重大关系的决策问题设立专门机构对执行组织的专项管理活动实行的监督检查。
4、秘书督促检查的要领（1）重点督查。
坚持原则。
（2）及时反馈。
（3）秘书的综合服务职能（一）秘书“办文”服务事务1）“办文”在秘书工作中主要指文稿的撰拟、运行、整理及保管利用（2）秘书在“办文”服务事务处理过程中，要熟练掌握并严格按各类文书的规范格式要求进行撰写；要严格按文书运行程序操作；要讲已经办理完毕的文书进行整理立卷及归档保管，以备查考利用。
（二）秘书“办会”服务事务（1）秘书“办会”指的是协助领导者筹备会议、操办会议、为会议有序进行和取得预期效果提供服务的事务工作。
（2）秘书办理会议事务主要包括会前准备，会间服务，会后事务及在会前、会间、会后的大量会议文字工作和文件材料处理事务。
（三）秘书“办事”服务事物秘书“办事”服务事务是指为领导操办处理勤杂事物。
秘书“办事”服务事物的范围相当广泛，大体上可以分为常规事务、随机事物和受权理事三类。
秘书处办公室工作职责：1、主持秘书处日常工作2、负责起草、拟定协会职责范围内的各项管理制度、规定、办法及相关文件等。
3、负责整理保存的协会各类文件、档案资料。
4、负责组织策划和安排协会各类会议及有关活动的前期准备工作，并做好会议记录。
5、负责对外办理各类申报、申办、年检手续及相关协调事物处理。
6、做好与政府、企业、上级协会以及其他社团组织机构的沟通、交流工作。
7、协调、参与秘书处内设各部门的有关工作。
8、完成领导交办的其他临时性工作。
秘书处组织联络部工作职责1、负责协会内外联络活动和资金筹集2、负责与政府、企业及其他社团组织的沟通联络，寻求合作机会，为协会发展创造一个良好的内外环境和提供必要的帮助。
3、以合理合法的方式为协会筹集活动经费和发展资金，拓展协会的生存空间。
4、有计划地组织会员单位举行适当的考察学习、交流活动，增强协会的凝聚力。
5、负责做好行业先进典型的推介、评选、申报工作。