公文处理规范与写作技巧(上)

平行文：指平行机关或不相
隶属的机关之间的发文，如函
泛向行文：主要是指公文
可以同时上行、下行或者平行， 还向社会公布，如通告、公告
特别行文：
会议纪要
学校常用公文主要有 11 种：
“决定、通知、通报、通告、公告、报告、 请示、批复、意见、函、（会议）纪要”
适用：
对重要事项或重大行动
作出决策和安排，奖惩
➢ 秦汉时期，公文代表作有李斯的《谏逐客 书》、刘邦的《求贤诏》和诸葛亮的《出师表》 等；
（二）公文的基本特征
➢政策性 ➢实用性 ➢可靠性 ➢针对性 ➢时间性 ➢规范性
二、公文文种
上行文：指下级机关向所属
上级机关的发文,如报告、请示
下行文：指上级机关对所属
下级机关的发文，如决定、通 知、通报、批复、意见
公文处理规范与写作技巧 （上）
综合管理部 李剑莉
2015年9月18日
主要内容：
一、公文概述 二、公文文种 三、公文格式
一、公文概述
公文，全称公务文书，是一种机关团体、 企事业单位等社会组织用来办理公务、具有一 定规范格式的应用文。
（一）公文的发展简史
➢《尚书》，汇编了黄帝到商周时期的公文；
➢ 公文，最早称为“书契”、“简牍”、“文 书”和“文案”等，“公文”一词出现在东汉；
有关单位及人员，变更
或者撤消下级单位不适
决
当的决定事项。
定
种类： 嘉奖决定、处分决定、 重大行动安排或重要事 项的决定等。
适用： 对重大问题提出见解 ，对重要事项提出解 决办法。
意 见
种类： 直接指导型、批转执 行型、建议性等。
适用： 向上级单位汇报工作， 反映情况，回复上级单 位询问或交办事项，上 报有关材料等。
（一）上行文的特殊格式
➢ 上行文必须标注签发人姓名，并在附注处注 明联系人和联系电话，这体现了领导负责制和 公文的严肃性； ➢ 标注签发人姓名应在发文单位标识之下，红 色反线之上，平行排列于发文字号的右侧。
（二）会议纪要的特殊格式
➢ 以固定版头印发会议纪要的特定格式，其标 识是由“××× ×××会议纪要”组成； ➢ 正文中无主送单位，要在版记处列明抄送单 位； ➢ 发文字号以序号或期数表示； ➢ 正文结束后，不标注成文日期，不落款，不 加盖印章。
种类： 批转和转发性通知、传 达或部署性通知、周知 性通知、会议通知、人 事任免通知等。
适用： 上级单位向下级或有 关单位传达重要精神 、重要情况、表彰先 进和批评错误等。
通 报
种类： 表彰通报、批评通报 、情况通报等。
通报的主要作用是表扬好人好事，批评错误和歪风邪气，通报应引以为 戒的恶性事故，传达重要情况以及需要各单位知道的事项。其目的是交 流经验，吸取教训，教育干部、职工群众，推动工作的进一步开展。
报 告
种类： 工作报告、情况报告、 答复报告、报送文件或 材料的报告等。
适用： 向上级单位请求指示 或批准。
请 示
种类： 请示批准、请求解决 问题、请求指示等。
适用：
传达上级单位指示、部
署安排工作、任免和聘
Baidu Nhomakorabea
用干部、批转、转发和
印发文件、传达要求下
通
级单位办理和需要有关 单位周知或执行的事项
知 等。
谢谢！
适用： 答复下级单位的请示 事项。
批 复
种类： 请示批复等。
会议纪要
适用： 对上级机关、单位可汇 报工作；对下级机关、 单位可指导工作；对与 会机关、单位可作为开 展工作的依据。
种类： 办公会议纪要、专项 会议纪要等。
三、公文格式
公文一般是由份号、密级和保密期 限、紧急程度、发文机关标志、发文字 号、签发人、标题、主送机关、正文、 附件说明、发文机关署名、成文日期、 印章、附注、附件、抄送机关、印发机 关和印发日期等组成。
适用： 公布全校各方面应当遵 守或周知的事项等。
通 告
种类： 规章性通告、事项性通 告等。
适用： 向校内外宣布重要事 项或者法规事项等。
公 告
种类： 事项性公告、发布性 公告等等。
适用： 不相隶属单位之间商洽 工作、通报情况、征询 意见、询问或答复问题 、请求批准和答复审批
函 事项等。
函
种类： 征询意见函、请求批准 函、答复意见和答复审 批事项的函。