紫晶一体化管理系统

紫晶一体化管理系统

紫晶文档一体化管理系统(AMS)使用手册

AMS

1 系统安装说明--------------------------------------------------------------------------------3

2 系统使用说明--------------------------------------------------------------------------------4

2.1系统

2.1.1 系统使用流程---------------------------------------------------------------------------4 2.1.2 系统参数设置---------------------------------------------------------------------------5 2.1.3 库参数设置------------------------------------------------------------------------------6 2.1.4 用户管理---------------------------------------------------------------------------------7

2.1.5 收发文年度设置------------------------------------------------------------------------7 2.1.6 分类大纲管理---------------------------------------------------------------------------8 2.1.7 分类表管理------------------------------------------------------------------------------9 2.1.8 主题词库设置---------------------------------------------------------------------------10 2.1.9 数据管理---------------------------------------------------------------------------------10

2.1.10 其他门类档案管理--------------------------------------------------------------------11

2.2 数据库/全文维护

2.2.1 强制解锁---------------------------------------------------------------------------------11

2.2.2 数据库系统处理------------------------------------------------------------------------11 2.2.3 机读目录数据转出---------------------------------------------------------------------12 2.2.4 日志库检索------------------------------------------------------------------------------12 2.2.5 日志库加密导出------------------------------------------------------------------------12 2.2.6 浏览加密日志文件---------------------------------------------------------------------13 2.2.7 全文目录管理---------------------------------------------------------------------------13 2.2.8全文文件管理---------------------------------------------------------------------------14 2.2.9 全文扫描管理---------------------------------------------------------------------------15

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紫晶文档一体化管理系统(AMS)使用手册 2.2.10全文文件加密压缩--------------------------------------------------------------------15 2.2.11全文文件解密还原--------------------------------------------------------------------16

2.3 公文管理/归档

2.3.1 收文管理----------------------------------------------------------------------------------16

2.3.2 发文管理----------------------------------------------------------------------------------17

2.3.3 公文处理表格和收发文簿打印-------------------------------------------------------17

2.3.4 自动归档----------------------------------------------------------------------------------19

2.3.5 人工归档/卷(盒)内文件调整----------------------------------------------------------21 2.3.6 封面编辑和打印-------------------------------------------------------------------------22 2.3.7 归档文件目录编辑、打印/文件级数据录入---------------------------------------23

2.3.8 备考表、脊背的编辑打印-------------------------------------------------------------24 2.3.9案卷目录、全引目录打印-------------------------------------------------------------24 2.3.10 档号批量替换--------------------------------------------------------------------------24

2.3.11 件号处理--------------------------------------------------------------------------------25

2.3.12 案卷(盒)批量处理---------------------------------------------------------------------25 2.3.13 分卷及合卷-----------------------------------------------------------------------------25

2.4 编目检索/利用

2.4.1 案卷级检索----------------------------------------------------------------------------26

2.4.2 文件级检索----------------------------------------------------------------------------27

2.4.3 收文检索-------------------------------------------------------------------------------28