房地产档案管理规定精编版

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房地产档案管理规定精

编版

MQS system office room 【MQS16H-TTMS2A-MQSS8Q8-MQSH16898】

房地产地产档案管理制度

为了公司档案管理的统一性、完整性、规范性和安全性,充分发挥档案的有效作用,维护公司合法权益,防止档案丢失、损坏、被盗、受潮、蛀蚀等,特制定本制度。

一、编制依据:

(一)《中华人民共和国档案法》

(二)《国营企业档案管理暂行规定》

(三)《XX工业企业档案分类规划》

(四)《XX企业网、机关档案归档范围及保管期限》

二、总则

(一)公司档案是指各职能部门及个人在房地产开发建设中所形成的,对公司有保存、查考价值的文字、图表、声像等各种形式的文件材料。

(二)公司档案是公司在各项工作中形成的全部档案的总和,包括行政管理、营销策划、工程开发建设、财务审计、人事劳资、设备等。

(三)档案是公司的宝贵财富,必须坚持集中统一管理,按照《档案法》规定,任何部门和个人不得以任何形式和手段将应归档的文件、资料据为己有。

(四)公司档案由公司总工程师分管,行政隶属总经办。

(五)公司开发建设的工程项目各施工、监理单位应遵照本制度有关条款执行。

二、归档范围:

(一)行政管理,归口单位总经部。

1、本级组织所形成的各种会议记录、总结、报告、文件资料及上级组织下发的文件资料等;

2、本公司总经理工作会、司务会、专题会、工程协调会会议记录、纪要、决定;

3、本公司中长远规划、工作计划、总结及制定的规章制度等;

4、本公司的资质证书、工商、税务登记、营业执照等各项证书;

5、本公司形成的各类行政性经济合同、民事案件等;

6、本公司向上级及有关部门呈送的请示、报告及汇报资料及其上级批示等;

7、本公司的《简报》、机构沿革、大事记等;

8、上级及本公司法律事务等工作的资料;

9、公司《章程》法人治理结构的便宜,议事规则,董事会、监事会的预案、议案、决议等。

(二)财务审计,归口单位财务部

1、财务工作计划、总结、上级及本公司有关财务管理方面的制度、规定、办法、通知;

2、有关财务、税费检查的文件资料;

3、各类财务报表、凭证、帐簿、工资表等;

4、固定资产的新增、调拨、报废、核资的请示、批复等文件资料;

5、上级及本单位关于审计工作的决定、规定、请示、批复等;

(三)人事劳资,归口单位:人力资源部

1、有关本公司机构设立、撤消、合并、更名和改变关系的决定、通知等文件;

2、有关本公司定员、定编的文件资料;

3、有关本公司干部任免、聘用文件资料;

4、本公司人员有关专业技术职务聘用资料;

5、本公司临时短聘人员聘用计划、考核及聘用工资待遇、解聘等;

6、关于本公司人员退职、退休、调动、奖惩等资料;

7、本公司工资计划、报表、奖金、津贴、福利等方面的文件资料。

(四)新征,归口单位:行政部

1、新征受让土地选点、评估、洽谈、科研报告、董事会(董事长)批复等原始资料;

2、新征受让土地合同、法律文书等原始资料;

3、新征受让土地规划、国土进窗报批等全部原始资料;

4、规划许可证、国土证、红线图等全部原始资料;

5、拆迁公告、差遣补偿等资料。

(五)住宅营销分配,归口单位:总经部、财务部

1、入园人员资格界定资料;

2、购房人员购房申请、户型选定、交纳认购保证金等资料;

3、《购房须知》、《楼书》;

4、住宅预售报告、批复及证书;

5、首付款有关资料;

6、住宅分配到户及个人银行按揭等资料;

7、住宅房价结算等资料;

8、办理产权证书等形成的全部资料。

(六)工程技术部分,归口单位:工程部、行政部

1、征地受让土地手续办妥后,工程启动的初步可行性研究报告与批复;

2、规划设计任务书、设计、图纸文件、报告、审查与批复;

3、工程可研、环评报告与批复;

4、初勘任务书及出勘资料;

5、初设任务书及初设图纸文件(含概算)初设审查与批复;

6、施工详勘及详勘资料;

7、施工设计任务书及施设图纸、文件(含预算)、资料审查与批复;

8、工程进窗报建报批过程中,所形成的全部资料、文件、证书;

9、工程建设各阶段验收报告;

10、竣工图、竣工验收报告;

11、工程设计、监理、施工、设备、物资材料等招标全过程形成的所有请示、报告、批复、纪要等资料;

12、在项目委托过程中所形成的方案、工程量计算、确认签证等资料;

13、所有设计修改、变更中形成的全部资料;

14、设备、材料、产品出产证书、技术参数指标、开箱验收等资料;

15、工程各类款项支付审批手续等资料;

16、工程审计、决算等全部资料。

(七)电力土木建筑分会

1、分会章程、组织机构沿革、分会组成领导成员名单等;

2、分会工作规则、各会议工程报告等;

3、分会年度工作计划总结;

4、各类专业会议形成的全部资料;

5、各类课题论文及评审意见;

6、土建分会评审专家库的全部资料。

四、归档要求

(一)档案资料的形成是全过程的产物,而不是事后追索。因此,必须保证其准确性、完整性、系统性,任何工作人员不得因工作贻误而造成资料档案的遗失或流失。

(二)所有归档的图纸文件资料必须符合永久保存条件,凡圆珠笔、铅笔填写或复印资料均不能作为永久保存条件归档。

(三)工程技术档案按工程技术档案管理办法执行。

(四)设计单位提供的图纸、计算书、说明书及设计文件必须先交档案室签收,然后再按有关规定分发。任何个人不得中间截留。

(五)设备物资开箱资料必须由物资部和档案室工作人员共同签收后归档。

五、档案机构及其职责、档案管理的方式

1)档案工作实行统一领导,分级保管、分级查阅的原则,进行网络化管理。

2)公司人力资源档案由人力资源部统一管理,在没有人力资源部授权的情况下,各部门、经办人不允许保存应当归档的资料。

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