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房地产公司档案管理制度

档案管理制度

第一章总则

第一条为了加强公司档案的系统管理,实现档案管理的规范化、制度化,更好地为公司各项工作服务,根据档案法和公司有关规定,结合公司实际情况,特制订本办法。

第二条凡公司各部门、子公司在工作活动中形成的,具有查考利用价值的文件材料,必须按规定定期向总公司机要档案室移交,集中管理,任何部门、单位和个人不得据为已有。

第二章档案管理体制

第三条公司档案工作实行统一领导,分级保管,分级查阅的原则。其中:一级管理是指公司综合部的统筹管理,由综合部指定专职人员负责;二级管理是指各部门的档案资料管理工作,由各部门指定人员专(兼)职本部门的档案管理工作,或由综合部派驻专职人员协助管理。第四条公司档案管理的分散与集中。

1、与公司财务有关的资料由财务部保管。经总经理许可,综合部可视情况保存财务管理方面的文件资料复印件。

2、有关人事方面的资料,由综合部人事专员保管。

3、属工程项目方面的资料,由工程部保管,并于每季度末将档案清单交到综合部档案管理员备案留底;其中,属于政府或专业主管部门审批的图纸、批文或批件一律交由综合部归档保管,本部门可视情况保留复印件。在工程项目竣工档案备案后半个月内,把所有档案移交到综合部档案室统一保管。

4、设计部负责工程图纸资料的临时保管,并在每月初第一个工作日向综合部档案室移交上个月已办结的资料,但属机密级以上的资料应当在办结后立即移交。设计图纸的原稿制作份数根据合同约定及实际需要报请分管领导批准。

5、营销中心对外签定的广告、策划合同,应当在签署完毕时,即向综合部档案管理员移交,本部门可视情况保存复印件。并在每月初向综合部档案室移交已办结的有关上个月市场调查报告,项目策划与广告,和销售策划方案方面的资料。

6、销售合同的档案管理:销售人员在合同签署完毕后的第一时间即向综合部档案管理员移交一份售楼合同,编号永久保存。并在房管局办完手续,合同上加盖备案章(按揭贷款需再加盖预抵押章)后,当日即移交另一份售楼合同,和网上备案单、明码标价书各一份到综合部档案室保管,其中网上备案单和明码标价书对应原合同编号永久保存。待公司向客户交付房产后,综合部档案室再将对应的盖有备案章的售楼合同移交给客户服务中心办理产权证,并最终将此合同移交给房管局。

7、招标中心在第一时间将签署完毕的对外经济合同移交给综合部档案管理员保管,本部门可视情况保存复印件。并在每一合同执行完毕后,将相关的签证单移交到财务部保存。8、其它方面的重要资料由综合部档案室直接归档保管。由公司对外签订的经济合同,原则上公司应保留两份原件,财务处和综合部各保存一份。特殊情况只有一份原件时,由财务部保存原件,综合部保存复印件(售楼合同除外) 。

9、各部门向综合部档案室移交档案时,应同时移交相关文件的电子文档。归档范围外的请示、报告、计划、总结及一些重要资料复印件等由各部门自行保管。

10、各子公司及事业部负责本单位的档案管理,属机密级以上档案应在事件办理完毕后2个工作日内移交到综合部档案室统一保管,本单位可视情况保留复印件。

第五条各部门、单位形成的文件材料原则上由本部门负责立卷和归档,综合部档案管理人员有责任对二级档案管理工作进行监督和指导, 并且每年对二级档案管理进行一次检查验收。第六条各部门向综合部档案室移交档案时,要严格履行移交手续。资料管理员应保持相对稳定,人员变动应及时通知综合部档案室,因工作变动或因故离职时应将经办的文件材料向接办人员交接清楚,才能离职。

第三章档案的归档范围

第七条凡是反映公司工作活动、具有查考利用价值的公文、图纸、合同、技术资料、簿册、图表、报表、凭证、声像、电

脑盘片、荣誉实物等各种门类和各种载体档案均属归档范围。1、部门(含部门)以上的各种计划、方案、规划,各种重大决议、总结、报告,和各种重要通知、通报,及各种公文、会议纪要、大事记。

2、各种工程图纸、签证单、联络函、设计变更通知书等工程资料。

3、各类工程检测、鉴定报告。

4、各种协议书、合同书,各种技术资料,和各种设备档案及说明书。

5、公司年初财务预算报告及年终财务报告,各种财会报表及原始凭证、帐册及其管理方面的文件材料。

6、公司各种审计报告、资产评估报告。

7、公司各种管理规章制度和人事档案。

8、公司各种注册、登记证件、政府批文,各种法律证照、公证文件。

9、公司各种电子图纸、图表及有保存价值的电子文档。

10、公司的重大奠基、庆典、新闻发布会等仪式和具有重要价值的社会活动,及用于营销策划广告的照片、录音、录像、电子文件等声像信息资料。

11、公司发展大事记,和公司总经理亲自起草或修改的重要文稿。

12、国家有关行业发展的政策、法律、法规等文件;上级主管部门、单位的来文等。13、其他需要归档的重要文件。

第四章档案的归档与立卷

第八条档案在形成过程中, 经办人员应及时对有关文字材料和图样进行系统收集和整理, 不遗漏、不丢失,确保全部资料能够真实、完整、齐全地向档案室移交归档。一项工作由几个部门参与办理的,在工作中形成的文件材料,由主办部门或人员负责收集。

第九条归档材料的文字须是铅印、胶印、油印或用蓝黑墨水、碳素墨水书写,不得使用圆珠笔、铅笔、泡沫笔、红色墨水及纯蓝墨水和复写纸书写。一般不得用复印件代替原件存档。第十

条凡属归档范围的文件,经办部门资料员应在规定时间内将原件及时归档,任何单位和个人不得私自留存;经办部门视实际需要留存复印件。如特殊案件因业务处理需要,原稿须由经办部门保管者,应经综合部负责人同意后妥为保存,综合部以复印件归档,经办部门在原稿用毕后仍应送综合部归档并换回复印件。

第十一条各种实物档案(奖品、奖杯、锦旗、奖章、证书、牌匾、馈赠品等)归档必须有原件,并保持其完好无损。声像档案必须详细记录事由、时间、地点、主要人物、背景、摄录者,归档声像资料必须是原版、原件、清晰、完整。

第十二条为避免归档档案的遗漏和混乱,档案管理员要认真核对归档档案的名称、份数、原件或复印件等情况,设立档案归档签收本,列明档案的名称、份数及必要说明并办理签收手续。移交清单一式二份,双方签字后各执一份。

第十三条立卷应以部门为主,结合其他特征的方法组卷,把有密切联系的文件组合在一起,请示和批复、印本和底稿、正文和附件必须立在一起,文件上视情况加盖密级印鉴,按保管期限和文件年限分开立卷。

第十四条立卷时应编制好案卷目录,把文件的标题、日期、单位、部门等项目填写清楚,概括而简洁地拟好案卷标题,把案卷内容表达出来,填写备考表,注明保管期限。案卷装订整齐、牢固,无任何金属物。

第五章档案的分类与编号

第十五条档案管理员应根据归档范围对归档文件进行分类整理、电脑登记、编号、备份、归档和建立检索目录,提高档案利用率,保证档案管理工作的顺利进行。

第十六条档案分类与编号规则,见附表。

第六章档案的保管工作

第十七条公司本部及各子公司应有存放档案的专门库房,库房须具备防盗、防水渍、防潮、防虫蛀、防尘、防鼠害、防高温、防强光等安全条件,门窗应结实牢固。各部门根据保存档案数量,设置存放档案的箱柜。