房地产公司档案管理制度(完整资料).doc
房地产公司档案管理制度
房地产公司档案管理制度房地产公司档案管理制度第一章总则为了加强公司档案的系统管理，实现档案管理的规范化、制度化，更好地为公司各项工作服务，根据档案法和公司有关规定，结合公司实际情况，特制订本办法。
第二章档案管理体制公司档案工作实行统一领导，分级保管，分级查阅的原则。
其中，一级管理是指公司综合部的统筹管理，由综合部指定专职人员负责；二级管理是指各部门的档案资料管理工作，由各部门指定人员专(兼)职本部门的档案管理工作，或由综合部派驻专职人员协助管理。
第三章分散与集中管理1.与公司财务有关的资料由财务部保管。
经总经理许可，综合部可视情况保存财务管理方面的文件资料复印件。
2.有关人事方面的资料，由综合部人事专员保管。
3.属工程项目方面的资料，由工程部保管，并于每季度末将档案清单交到综合部档案管理员备案留底。
其中，属于政府或专业主管部门审批的图纸、批文或批件一律交由综合部归档保管，本部门可视情况保留复印件。
在工程项目竣工档案备案后半个月内，把所有档案移交到综合部档案室统一保管。
4.设计部负责工程图纸资料的临时保管，并在每月初第一个工作日向综合部档案室移交上个月已办结的资料，但属机密级以上的资料应当在办结后立即移交。
设计图纸的原稿制作份数根据合同约定及实际需要报请分管领导批准。
5.营销中心对外签定的广告、策划合同，应当在签署完毕时即向综合部档案管理员移交，本部门可视情况保存复印件。
并在每月初向综合部档案室移交已办结的有关上个月市场调查报告、项目策划与广告和销售策划方案方面的资料。
6.销售合同的档案管理：销售人员在合同签署完毕后的第一时间即向综合部档案管理员移交一份售楼合同，编号永久保存。
并在房管局办完手续，合同上加盖备案章（按揭贷款需再加盖预抵押章）后，当日即移交另一份售楼合同和网上备案单、明码标价书各一份到综合部档案室保管，其中网上备案单和明码标价书对应原合同编号永久保存。
待公司向客户交付房产后，综合部档案室再将对应的盖有备案章的售楼合同移交给客户服务中心办理产权证，并最终将此合同移交给XXX。
房地产开发企业公司档案管理办法全
房地产开发企业公司档案管理办法第一章总则第一条为规范公司地产档案管理，建立、健全公司档案管理体系，全面提升档案管理水平，根据《中华人民共和国档案法》、《电子文件归档与电子档案管理办法》等法律法规，结合公司《企业档案管理规定》、《企业保密管理规定》、《电子文件管理暂行办法》、《电子档案管理暂行办法》等公司规章制度，特制订本管理办法。
第二条凡公司各部门、各项目在工作活动中形成的，具有查考利用价值的文件材料,必须按规定定期向公司档案管理职能部门移交，集中管理，任何部门、单位和个人不得据为已有。
第三条公司应当加强地产档案管理工作，建立和完善档案的收集、整理、保管、利用和鉴定销毁等管理制度，采取可靠的安全防护技术和措施，保证档案的真实、完整、可用、安全。
客户档案管理按《客户（业主）档案管理办法》执行。
第四条公司地产档案管理工作遵循内容准确完整，分类科学统一；立卷归档及时，查阅使用方便；制度措施健全，管理手续严密;设施配套完整，存放保管安全的原则。
第二章管理职责第五条档案管理职能部门职责（一）认真贯彻执行党和国家有关档案工作的方针、政策、规定和办法。
（二）制定和不断完善公司各项档案管理制度，创造良好的档案工作环境，逐步实现档案管理的制度化、规范化、科学化。
（三）检杳、指导公司、各职能部门的档案管理。
（四）承担公司以及各子公司、各职能部门必须移交公司的各类档案的保管，切实做好档案库室的保密、安全防患管理。
（五）及时为公司各项工作提供档案服务，为领导决策提供可靠的数据。
（六）积极开展档案的编研工作，编写公司的组织沿革、大事记、全宗介绍、基础数字汇编和专题文件汇编等编研材料。
（七）组织对t当案定期进行统计、鉴定、销毁和移交工作。
第六条档案管理职能机构管理员职责（一）负责公司各类档案的归档管理、编目、电脑著录工作；（二）负责公司档案室日常各项管理事务，包括各类档案的接收、排列、标识、保管、保密、借阅、统计、销毁、移交以及档案库房的七防（防盗、防火、防潮、防虫、防尘和防有害微生物）等工作；（三）负责检直、指导和监督各职能部门兼职档案员的档案业务；（四）协助公司本部档案室拟写公司的组织沿革、大事记、全宗介绍、基础数据汇编和专题文件汇编等编研材料；（五）按时完成布置的工作任务和档案管理工作任务。
房地产公司档案管理制度
版次：1******房地产开发有限公司档案管理制度第一章总则第一条目的：为了加强公司档案管理，维护档案的完整性、统一性和安全性，有效地为公司的决策、发展及各项工作的需要提供信息，特制定本制度。
第二章公司文件、材料归档管理第二条公司在筹备、成立、经营、管理及产权变动过程中形成的具有保存价值的文件材料均列入归档范围。
1、综合类：主要包括政府企业、行政管理部门在工作中形成的文件材料。
2、房产档案：主要包括涉及公司产权产籍的房屋的图纸、合同、证件等文件材料。
3、工程档案：主要包括公司的每一项目工程开发建设及后期物业管理中形成的图纸、函件、联络单、招（投）标文件、合同等文件材料。
4、经营档案：主要包括物资采购、房屋销售及其他经济活动中形成的档案材料。
5、财务档案和人事档案由财务部和人力资源部单独归档。
6、归档的文件材料包括纸质、照（胶）片、录像（录音）带等各种载体形式。
第三条文件材料的归档要求：1、公司各部门负责归档文件材料的收集和整理，并定期交档案室集中管理，任何人不得拒绝归档。
2、归档文件材料必须齐全、完整、准确。
3、归档文件材料必须准确地反映企业生产、科研、基建和经营管理等各项活动的真实内容和历史面貌。
4、归档文件材料必须层次分明，符合其形成规律，保持同一案卷内文件材料的有机联系。
5、归档的文件材料主要包括纸质、光盘、磁带、照片及底片、胶片、实物等各种载体形式。
6、归档的文件材料必须为正本，本公司编制的文件应附发文稿纸，归档的合同必须附有合同会签表及会签过程当中产生的修改版。
7、归档的具有永久、长期保存价值的电子文件应有相应的纸质文件材料一并归档保存。
8、非纸质文件材料应与其文字说明一并归档。
9、外文（或少数民族文字）材料若有汉译文的应与汉译文一并归档，无译文的要译出标题后归档。
10、为便于保管和利用，归档的文件材料用的纸张必须优良，纸面清洁，书写文件材料应用碳素墨水或蓝黑墨水，禁用圆珠笔、铅笔、红墨水、纯蓝墨水及复写纸等不牢固的书写材料。
某房地产公司档案管理制度
第一章总则第一条为加强公司档案管理工作，确保档案资料的真实性、完整性、安全性和有效性，根据国家有关档案管理的法律法规，结合公司实际情况，特制定本制度。
第二条本制度适用于公司内部所有档案资料的收集、整理、归档、保管、借阅、销毁等各个环节。
第三条公司档案管理工作应遵循以下原则：1. 依法管理：严格执行国家档案管理的法律法规，确保档案管理的合法合规。
2. 完整性：确保档案资料的齐全、完整，不得遗漏或损毁。
3. 安全性：加强档案安全保卫工作，防止档案资料丢失、泄密或损坏。
4. 有效性：提高档案资料的使用效率，为公司决策、管理和生产提供有力支持。
5. 信息化：逐步实现档案管理信息化，提高档案管理效率。
第二章档案管理机构及职责第四条公司设立档案管理部门，负责公司档案的收集、整理、归档、保管、借阅、销毁等工作。
第五条档案管理部门的主要职责：1. 制定档案管理制度，并组织实施。
2. 负责档案资料的收集、整理、归档、保管、借阅、销毁等工作。
3. 负责档案信息资源的开发和利用。
4. 组织开展档案管理工作培训和交流活动。
5. 负责档案安全保卫工作。
第六条各部门应指定专人负责本部门的档案管理工作，配合档案管理部门完成档案收集、整理、归档等工作。
第三章档案收集与整理第七条公司档案资料的收集范围包括：1. 公司章程、规章制度、会议记录、决议等。
2. 项目开发、建设、销售、物业管理等过程中的各类文件、图纸、照片等。
3. 人力资源、财务、合同、合同履行、招标投标、审计等资料。
4. 公司对外交流、合作、法律诉讼等过程中的文件、资料。
5. 其他具有保存价值的文件、资料。
第八条档案资料收集要求：1. 收集的档案资料必须真实、完整、准确。
2. 收集的档案资料应按照档案分类标准进行分类。
3. 收集的档案资料应注明来源、时间、作者等信息。
第九条档案资料整理要求：1. 按照档案分类标准进行分类。
2. 对收集的档案资料进行整理、归档。
3. 编制档案目录，便于查阅。
房地产开发公司档案管理制度
第一章总则第一条为加强公司档案管理，确保档案资料的安全、完整和有效利用，提高公司管理水平，根据《中华人民共和国档案法》及相关法律法规，结合公司实际情况，特制定本制度。
第二条本制度适用于公司所有部门、项目及个人形成的各类档案资料。
第三条公司档案管理应遵循以下原则：1. 完整性原则：确保档案资料的全面性、连续性和系统性。
2. 准确性原则：确保档案资料的真实性、准确性和可靠性。
3. 安全性原则：确保档案资料的安全，防止丢失、损坏和泄露。
4. 有效性原则：确保档案资料的有效利用，服务于公司各项工作。
第二章档案管理机构与职责第四条公司设立档案管理部门，负责公司档案的收集、整理、保管、利用和销毁等工作。
第五条档案管理部门的主要职责：1. 制定公司档案管理制度，并组织实施。
2. 指导各部门做好档案管理工作。
3. 收集、整理、保管公司各类档案资料。
4. 提供档案查询服务。
5. 定期对档案进行鉴定、整理和销毁。
第六条各部门应设立档案员，负责本部门档案的收集、整理、保管和利用工作。
第三章档案收集与归档第七条公司档案的收集范围包括：1. 公司的规章制度、发展规划、重大决策等文件。
2. 项目开发过程中的合同、协议、设计文件、施工图、验收报告等。
3. 财务、人事、行政等部门的各类文件。
4. 有关法律法规、行业标准、技术规范等。
第八条档案收集应遵循以下要求：1. 及时收集，确保档案资料的完整性。
2. 严格按照档案分类标准进行分类，方便查询和管理。
3. 确保档案资料的准确性和可靠性。
第九条档案归档应遵循以下程序：1. 各部门将收集到的档案资料按照档案分类标准进行分类。
2. 档案员对档案资料进行整理、立卷、编制目录。
3. 档案管理部门对归档的档案资料进行审核、验收。
4. 档案管理部门将归档的档案资料入库保管。
第四章档案保管与利用第十条档案保管应遵循以下要求：1. 按照档案分类标准进行分类存放，确保档案资料的安全。
2. 定期对档案进行检查、清理，防止档案损坏。
地产开发公司档案管理制度
第一章总则第一条为加强我公司档案管理工作，规范档案的收集、整理、归档、保管、借阅、使用等工作流程，确保档案资料的完整、准确、安全和有效利用，特制定本制度。
第二条本制度适用于我公司所有与房地产开发相关的档案资料，包括但不限于项目文件、合同、财务资料、人力资源资料、技术资料、行政资料等。
第二章档案管理机构与职责第三条我公司设立档案管理部门，负责公司档案的统一管理和监督工作。
第四条档案管理部门的主要职责包括：1. 制定和实施公司档案管理制度；2. 负责档案的收集、整理、归档、保管、借阅、销毁等工作；3. 对公司各部门的档案工作进行指导和监督；4. 定期对档案进行鉴定和整理；5. 保证档案的完整、准确、安全和有效利用。
第三章档案收集与整理第五条档案收集：1. 公司各部门应按照档案管理制度的规定，及时将具有保存价值的文件资料收集齐全；2. 收集的档案资料应真实、准确、完整，不得有虚假、伪造、篡改等情况；3. 收集的档案资料应按照档案类别、时间顺序等进行分类。
第六条档案整理：1. 档案整理应遵循统一的标准和规范，确保档案的系统性、完整性和准确性；2. 档案整理应包括对档案的编号、分类、编目、装订等工作；3. 档案整理过程中，应确保档案的整洁、美观、耐用。
第四章档案保管与利用第七条档案保管：1. 档案保管应遵循安全、保密、方便利用的原则；2. 档案保管应采取防潮、防霉、防虫、防火、防盗等措施；3. 档案保管应定期进行检查和清理，确保档案的完整、准确、安全。
第八条档案利用：1. 档案利用应遵循合法、合规、便民的原则；2. 档案利用应严格按照档案管理制度的规定进行，确保档案的完整、准确、安全；3. 档案利用应登记在册，记录利用者的姓名、时间、目的等信息。
第五章档案鉴定与销毁第九条档案鉴定：1. 档案鉴定应定期进行，由档案管理部门负责组织实施；2. 档案鉴定应依据国家档案法律法规和公司档案管理制度的规定进行；3. 鉴定后的档案，应当及时进行整理、归档或销毁。
房地产资料档案管理制度
第一章总则第一条为加强房地产资料档案管理，确保档案的完整性、准确性和安全性，提高档案利用效率，根据《中华人民共和国档案法》及相关法律法规，结合我单位实际情况，特制定本制度。
第二条本制度适用于我单位在房地产开发、销售、物业管理等各个环节中产生的各类房地产资料档案。
第三条房地产资料档案管理应遵循以下原则：（一）统一领导，分级管理；（二）归档及时，完整准确；（三）安全保管，便于利用；（四）依法保护，确保权益。
第二章管理机构与职责第四条我单位设立档案管理部门，负责房地产资料档案的收集、整理、保管、利用等工作。
第五条档案管理部门的主要职责：（一）制定房地产资料档案管理制度，并组织实施；（二）指导、监督各部门的档案管理工作；（三）负责房地产资料档案的收集、整理、归档、保管和提供利用；（四）开展档案宣传教育，提高全体员工档案意识；（五）定期对档案进行鉴定、销毁和更新。
第三章档案收集与整理第六条房地产资料档案收集范围：（一）项目立项、审批、规划、设计、施工、验收等文件；（二）合同、协议、招投标文件；（三）土地使用权证、房屋所有权证、土地使用权登记证明等权属证明文件；（四）物业管理、房屋销售、租赁等相关文件；（五）其他具有保存价值的文件材料。
第七条档案整理要求：（一）档案材料应按照时间顺序、内容性质、项目类别等进行分类；（二）档案材料应填写规范，标签清晰；（三）档案材料应进行编号、编目，建立档案目录；（四）档案材料应进行数字化处理，实现电子档案与纸质档案的同步管理。
第四章保管与利用第八条档案保管要求：（一）档案库房应保持干燥、通风、防火、防盗、防虫、防霉；（二）档案柜架应按档案类别、编号摆放整齐；（三）档案材料应定期检查，发现破损、丢失等问题及时处理；（四）档案管理人员应定期对档案进行清点，确保档案安全。
第九条档案利用要求：（一）档案利用者应遵守档案保密制度，不得泄露档案内容；（二）档案利用者应按规定办理借阅手续，不得擅自复制、拍照、摘抄档案；（三）档案管理人员应提供必要的档案查询服务，确保档案利用效率。
房地产开发档案管理制度3篇
房地产开发档案管理制度3篇（经典版）编制人：__________________审核人：__________________审批人：__________________编制单位：__________________编制时间：____年____月____日序言下载提示：该文档是本店铺精心编制而成的，希望大家下载后，能够帮助大家解决实际问题。
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房地产公司档案管理制度
第一章总则第一条为加强房地产公司档案管理工作，规范项目档案的收集、归档、借阅、使用等工作流程，提高档案管理水平和利用效率，根据《中华人民共和国档案法》及相关法律法规，结合公司实际情况，特制定本制度。
第二条本制度适用于公司内部所有项目档案的管理工作。
第三条档案管理工作应遵循以下原则：（一）依法管理，确保档案安全；（二）集中统一，方便查阅；（三）科学分类，规范归档；（四）提高效率，方便利用。
第二章档案管理机构及职责第四条公司设立档案室，负责公司档案的收集、整理、保管、利用等工作。
第五条档案室的主要职责：（一）制定档案管理制度，组织实施档案管理工作；（二）负责档案的收集、整理、归档、保管和利用；（三）对各部门的档案工作进行监督、指导；（四）负责档案的鉴定、销毁工作；（五）参与档案的鉴定、销毁工作；（六）负责档案的保密工作。
第三章档案收集与归档第六条档案收集范围：（一）公司内部文件、资料、图纸、照片等；（二）项目合同、协议、招投标文件等；（三）项目设计、施工、监理、验收等文件；（四）项目财务、审计、税务等文件；（五）其他需要归档的文件。
第七条档案归档要求：（一）档案应按照《中华人民共和国档案法》及相关法律法规的要求，分类整理、归档；（二）档案归档时，应注明档案名称、归档日期、归档人等信息；（三）档案归档后，应定期进行清理、核对，确保档案的完整、准确、安全。
第四章档案借阅与利用第八条档案借阅对象：（一）公司内部员工；（二）项目相关人员；（三）外部单位及个人。
第九条档案借阅程序：（一）填写借阅申请表，注明借阅目的、档案名称、借阅期限等；（二）档案室审核借阅申请，确认借阅资格；（三）借阅人持借阅申请表及有效证件到档案室办理借阅手续；（四）档案室提供档案，借阅人签字确认；（五）借阅期满，借阅人应将档案归还档案室。
第十条档案利用要求：（一）档案利用应遵循保密原则，不得泄露公司商业秘密；（二）档案利用过程中，应妥善保管档案，防止损坏、丢失；（三）档案利用结束后，应及时归还档案。
房地产公司的档案管理制度
一、总则为了加强房地产公司档案管理工作，规范项目档案的收集、归档、借阅、使用等工作流程，提高档案管理效率，确保档案资料的安全、完整和准确，特制定本制度。
二、档案管理范围1. 公司内部产生的各类文件、资料、图纸、照片等档案资料；2. 项目开发、销售、售后等环节产生的各类档案资料；3. 公司与其他单位、个人签订的各类合同、协议等档案资料；4. 公司各部门、项目组产生的各类工作总结、报告、会议纪要等档案资料。
三、档案管理机构及职责1. 公司设立档案室，负责公司档案的收集、整理、归档、保管、借阅、销毁等工作；2. 档案室设负责人一名，负责档案室全面工作，并指定专兼职档案员若干名，协助档案室负责人开展档案管理工作；3. 公司各部门、项目组应指定专人负责本部门、项目的档案管理工作，并定期向档案室报送档案资料。
四、档案收集与归档1. 档案收集应遵循真实性、完整性、准确性原则，确保档案资料全面、准确、可靠；2. 档案收集范围包括：文件、资料、图纸、照片等；3. 档案收集方式：各部门、项目组应按档案收集范围，及时、准确地收集档案资料，并按要求报送档案室；4. 档案归档应按照档案类别、项目、时间等进行分类整理，确保档案资料的有序、规范。
五、档案保管与使用1. 档案保管应遵循安全、保密、防潮、防霉、防虫、防鼠原则，确保档案资料的安全、完整；2. 档案室应配备必要的档案保管设施，如档案柜、档案架、温湿度计等；3. 档案借阅应遵循以下规定：（1）借阅人应向档案室提出书面借阅申请，经批准后方可借阅；（2）借阅人应爱护档案资料，不得涂改、损坏、丢失；（3）借阅人应在规定时间内归还档案资料；4. 档案室应定期对档案资料进行清点、整理，确保档案资料的完整、准确。
六、档案销毁1. 档案销毁应遵循国家档案管理法律法规，经公司领导批准后方可进行；2. 档案销毁前，应进行登记、鉴定，确认无误后方可销毁；3. 档案销毁方式：应采用焚烧、粉碎等方法，确保档案资料的安全、彻底销毁。
房产公司档案管理制度
第一章总则第一条为加强公司档案管理，确保档案的完整性、准确性、安全性和保密性，提高档案利用效率，根据《中华人民共和国档案法》及相关法律法规，结合我公司实际情况，特制定本制度。
第二条本制度适用于公司内部所有涉及档案管理的部门和人员。
第三条公司档案管理工作应遵循以下原则：（一）统一领导，分级管理；（二）集中保管，分散使用；（三）严格保密，确保安全；（四）方便利用，服务生产。
第二章档案管理范围第四条公司档案管理范围包括但不限于以下内容：（一）公司章程、股东会决议、董事会决议等公司治理文件；（二）公司内部管理制度、操作规程、工作计划等规范性文件；（三）合同、协议、招投标文件等商务文件；（四）工程图纸、施工方案、验收报告等工程技术文件；（五）财务报表、审计报告、税务申报等财务文件；（六）员工人事档案、培训资料、考核评价等人力资源文件；（七）其他对公司经营活动有保存价值的资料。
第三章档案管理职责第五条公司档案管理部门负责公司档案的收集、整理、保管、鉴定、销毁、利用等工作。
第六条各部门负责人对本部门档案管理工作负直接责任，应指定专人负责档案管理工作。
第七条档案管理人员应具备以下条件：（一）熟悉档案管理相关法律法规；（二）具备一定的档案管理知识和技能；（三）责任心强，具有良好的职业道德。
第四章档案收集与整理第八条公司档案的收集应遵循以下原则：（一）及时性：档案形成后应及时收集；（二）完整性：收集的档案应完整无缺；（三）准确性：收集的档案应真实、准确。
第九条档案整理应按照档案分类、编号、编目、装订等规范进行。
第五章档案保管与利用第十条公司档案实行集中保管，设置专门的档案室，配备必要的档案保管设施。
第十一条档案保管应遵循以下要求：（一）分类存放，标签清晰；（二）定期检查，及时维护；（三）安全防范，防止丢失、损毁；（四）保密措施，确保信息安全。
第十二条档案利用应遵循以下规定：（一）查阅档案应填写《档案查阅申请表》；（二）查阅人应遵守档案保密规定，不得泄露档案内容；（三）档案原件原则上不外借，特殊情况需经公司领导批准。
房地产公司档案管理制度
房地产公司档案管理制度房地产公司档案管理制度「篇一」一、档案库房门窗牢固，及时关闭上锁。
钥匙要专橱保管，不准随身携带。
二、非本室工作人员不得擅入库房，因工作需要进入库房时，必须有本室人员陪同。
三、库房要配备好“六防”设施（防火、防盗、防潮、防虫、防尘、防强光），库房内严禁吸烟和存放易燃易爆物品及其他物品。
四、库房内橱具排列要整齐合理，要经常打扫和擦拭，保持室内清洁卫生。
五、做好室内外温湿度记录，除湿，降温。
房地产公司档案管理制度「篇二」1目的规范分公司档案资料的管理工作。
2适用范围适用于分公司所有档案资料的管理工作。
3职责3.1行政部负责分公司的文件、资料的打印、归类、发放及登记工作,并保存分公司在管理服务活动中形成的各类档案。
3.2各部门负责管理本部门在管理服务活动中形成的各类档案。
3.3分公司总经理负责上报分公司文件、对外公开文件的发放审批工作。
3.4分公司总经理负责审批已过保存期档案资料的销毁工作。
4实施程序4.1归档保存的文件4.1.1分公司在管理服务或公务活动中形成的工作计划、外来文件、报告、质量记录及与工作有关的图表、统计资料等。
4.1.2在工作中形成的图纸、操作说明书等技术档案。
4.1.3在专门业务活动中形成的各种档案,如:会议纪要、声像档案、工作记录等专项档案。
4.2文件、资料归档的要求。
4.2.1归档的文件资料必须字迹清楚工整,纸张及文件格式符合国家标准。
4.2.2归档的文件材料要完整齐全。
4.2.3每类建设工程竣工必须有兼职资料档案管理员参加,对其文件材料(含有关图纸等)完整性、准确性、系统性进行鉴定和验收。
4.2.4保持归档文件材料之间的历史联系,并进行科学分类、立卷和编号。
4.2.5案卷题名应确切反映卷内文件内容,并区分保管期限。
4.3档案资料的保管。
4.3.1所有档案资料均由资料管理员管理。
4.3.2存放档案必须有专用柜架,在排列上架时,应按照类别和保管部门的次序,自左向右,自上而下地排列,以便于管理和查找。
房地产行业档案管理制度
第一章总则第一条为加强房地产行业档案管理，确保档案的完整性、准确性和安全性，充分发挥档案在企业管理、决策、服务中的作用，特制定本制度。
第二条本制度适用于公司所有涉及房地产开发的各类档案，包括但不限于土地、规划、设计、施工、销售、物业等环节形成的文件、资料、图纸、照片等。
第二章档案管理机构与职责第三条公司设立档案管理部门，负责公司档案的统一管理，其主要职责如下：1. 制定和实施档案管理制度，确保档案管理的规范化和标准化；2. 组织档案的收集、整理、鉴定、保管和利用工作；3. 指导各部门的档案管理工作，监督档案管理的执行情况；4. 负责档案的数字化和电子化管理；5. 组织档案的鉴定和销毁工作。
第三章档案分类与归档第四条档案分为以下类别：1. 土地档案：包括土地使用权证、土地出让合同、土地测绘资料等；2. 规划档案：包括规划设计方案、规划许可证、建筑设计图纸等；3. 设计档案：包括工程设计图纸、设计变更通知、设计评审意见等；4. 施工档案：包括施工图纸、施工合同、施工日志、竣工验收报告等；5. 销售档案：包括销售合同、销售日志、客户资料等；6. 物业档案：包括物业管理制度、维修记录、业主投诉记录等。
第五条档案归档要求：1. 归档文件材料必须齐全、完整、准确，符合国家相关法律法规和行业标准；2. 归档文件材料应按照类别和年代顺序进行分类、编号、整理；3. 归档文件材料应进行数字化处理，建立电子档案库；4. 归档文件材料应定期进行鉴定，对于失去保存价值的档案应按规定程序销毁。
第四章档案保管与利用第六条档案保管要求：1. 档案库房应保持干燥、通风、防火、防盗、防虫、防霉；2. 档案材料应按照类别和年代顺序存放，便于查找和利用；3. 档案管理人员应定期检查档案的保管情况，发现问题及时处理。
第七条档案利用要求：1. 档案利用应遵循“谁保管、谁提供”的原则；2. 档案利用应严格按照规定程序办理，确保档案的安全；3. 档案利用人员应爱护档案，不得擅自涂改、损坏或带走档案。
房地产公司档案管理制度
房地产公司档案管理制度一、制度目的为规范房地产公司档案管理，科学、高效地管理公司档案，加强档案材料的保管和利用，维护公司档案资源的完整性、安全性和可利用性，确保对公司运营决策提供可靠的依据。
二、适用范围适用于公司所有档案的管理和使用。
三、管理责任1.公司领导班子负责全面领导公司档案工作。
2.相关部门负责公司档案管理的各项工作。
3.档案管理员负责档案管理、维护档案资料和档案利用工作。
四、档案管理1.档案分类：公司档案应按照相关法律法规和文件的规定，分类管理，确保于存储、检索时方便快捷。
2.档案保管：公司档案由档案管理员统一保管，入库采用编制号放、平行放置的方式。
3.档案检索：对于档案材料的检索和阅览应严格按照有关规定进行，应按档案名称、文件号、立卷时间、起止年限等情况建立索引，便于查询。
4.档案鉴定：公司档案应按照规定时间进行鉴定，主要鉴定档案保管期的终止和档案是否具有历史价值等情况。
5.档案借阅：对（1）公司领导班子、（2）复审或鉴定委员会成员、（3）档案管理员、（4）经领导批准的内部部门，（5）外部单位或个人等借阅公司档案，应履行借阅手续，并严格控制借阅权限和时间。
6.档案保密：涉及公司业务秘密、个人隐私等内容的档案，应当按照有关规定进行保密。
7.档案利用：公司档案的利用应当以公司的工作与社会历史研究为主要目的，根据情况进行制作复制，但是否披露应根据公司保密规定处理。
五、档案管理档案公司对档案管理实行档案管理档案制度。
档案管理档案应按照规定时间鉴定，具有历史价值的档案应当上交到上级档案馆保管或者移交至国家档案馆；未达到国家上交标准的，公司应建立长期保存责任制度，确保档案完整性、存活性和可运用性。
六、附则1.公司领导班子应当定期听取档案的安排、保管、鉴定、利用情况汇报和工作计划报告。
2.涉及维护和治理公众利益、安全质量、财务善后、在线数据监管、传媒档案、安全保密和秘密保护等内容的档案，应当按照合法性、公正性、可靠性、便捷性和安全性的原则进行管理。
房地产公司档案管理制度
房地产公司档案管理制度一、档案管理范围和目标1.档案管理范围：房地产公司的档案管理范围包括公司内各部门的文件、合同、协议、报告等所有形式的纸质和电子档案。
2.档案管理目标：建立一个高效、便捷、安全的档案管理系统，确保所有档案的完整性、保密性和可查性，提高工作效率和管理水平。
二、档案管理流程1.档案收集：所有文件、合同和协议等档案都应按照预定的规定时间和方式收集，包括纸质档案的存放和电子档案的备份。
2.档案分类：档案应按照不同的分类标准进行分类，如按照文件类型、部门、时间等进行分类，以便于后续查找和管理。
4.档案存储：纸质档案应存放在专门的档案室或档案柜中，电子档案应存放在安全可靠的电子存储设备中，同时进行定期备份和加密。
5.档案借阅：对于需要借阅的档案，应通过书面申请，并在借出和归还时进行记录和盖章确认，确保档案的安全和追溯能力。
6.档案销毁：对于已经过期或无效的档案，应按照公司规定的程序进行销毁，包括纸质档案的撕毁和烧毁，电子档案的删除和清空。
三、档案管理的重要性1.确保工作的高效性和准确性：通过建立档案管理制度，可以确保所有档案的完整性和准确性，避免信息的丢失和错漏，提高工作的效率和质量。
2.保护公司利益和保密性：房地产公司的档案包含大量的商业机密和公司利益，通过建立严格的档案管理制度，可以避免档案被非法获取和篡改，保护公司的利益和保密性。
3.提高信息共享和沟通效果：通过建立完善的档案管理系统，可以方便员工之间的信息共享和沟通，减少冗余工作和沟通成本，提高工作效率和团队协作能力。
4.满足法律和监管要求：房地产公司需要遵守一系列的法律和监管要求，如税务、财务、合同等要求，通过建立规范的档案管理制度可以方便公司进行合规审计和监管检查。
5.保障公司可持续发展：档案是公司的重要资产，通过建立良好的档案管理制度，可以保障公司的可持续发展，提供公司历史记录和经验积累，为公司未来发展提供支持和指导。
总之，房地产公司档案管理制度的建立对于确保公司的资料安全和高效的工作运行具有重要的意义。
地产_公司档案管理制度
第一章总则第一条为加强我公司档案管理工作，规范档案的收集、整理、归档、保管、利用等环节，提高档案管理水平，确保档案的完整、准确、系统和安全，特制定本制度。
第二条本制度适用于我公司所有部门及员工，涉及公司经营管理、项目开发、人力资源、财务、法务等各方面的档案资料。
第二章档案管理组织与职责第三条公司成立档案管理领导小组，负责公司档案管理的重大决策和统筹协调工作。
第四条公司办公室设档案室，负责公司档案的日常管理工作，具体职责如下：1. 制定档案管理制度，并组织实施；2. 收集、整理、归档各类档案资料；3. 保管、维护档案安全；4. 提供档案查询、借阅服务；5. 指导各部门档案管理工作。
第五条各部门应指定专人负责本部门档案管理工作，具体职责如下：1. 负责收集、整理本部门产生的档案资料；2. 按照档案管理制度要求，及时将档案资料报送档案室；3. 对档案资料进行保管和维护；4. 协助档案室开展档案查询、借阅等工作。
第三章档案收集与整理第六条档案收集范围：1. 公司文件、资料、图表、声像等；2. 项目开发过程中的各类合同、协议、图纸、技术资料、验收报告等；3. 人力资源、财务、法务等部门的档案资料；4. 其他对公司有保存价值的资料。
第七条档案整理要求：1. 按照档案类别、时间、内容等进行分类；2. 确保档案资料的完整、准确、系统；3. 档案卷宗标题应简明、确切，便于检索；4. 档案资料应按年度立卷。
第四章档案保管与利用第八条档案保管要求：1. 档案库房应保持干燥、通风、防潮、防虫、防火、防盗；2. 档案资料应按照档案类别、时间等进行分类存放；3. 档案资料应定期检查、清理、维护；4. 严禁擅自销毁、涂改、伪造档案资料。
第九条档案利用要求：1. 档案查询、借阅需经批准，并办理相关手续；2. 查阅档案时，应遵守档案室的规定，爱护档案资料；3. 档案资料借阅后，应及时归还，并保持档案资料的完整、准确。
第五章奖励与处罚第十条对在档案管理工作中表现突出的个人或部门，给予表彰和奖励。
房地产销售公司档案管理制度
房地产销售公司档案管理制度一、总则为规范房地产销售公司档案管理行为，保障公司、员工、客户等各方合法权益，特制订本制度。
二、管理职责（一）公司领导公司领导应当高度重视档案管理工作，制定并完善档案管理制度，明确档案管理员职责和权限，确保档案管理工作的有效推进。
（二）档案管理员档案管理员应当认真履行职责，维护档案的真实性、完整性、准确性、及时性，定期对档案进行清点、整理，落实档案安全保密工作。
（三）部门领导部门领导应当做好本部门的档案管理工作，指导和帮助档案管理员履行职责。
部门应当及时提供各类档案资料，协助档案管理员加强档案整理和管理。
（四）员工员工应当严格遵守档案管理制度，妥善保管和使用所涉及的文件材料。
三、档案管理具体要求（一）档案存放1. 档案必须存放在专用档案库房内。
2. 档案柜门必须按时关好锁好，未经授权人员不得随意进入。
3. 已经内部流转的档案必须及时归库归位，保证档案存放有序。
（二）档案鉴定档案管理员应当按照有关档案管理规定，对档案资料进行鉴定，做好归档工作。
（三）档案查阅1. 员工如需查阅档案资料，需经过部门领导同意，并按照规定中的程序进行查阅。
2. 档案管理部门应当配合员工的查阅工作，确保员工的合法权益不受损害。
（四）档案保密1. 涉及公司重要商业机密的文件，必须进行严格保密，不得擅自泄露。
2. 涉及员工个人隐私的文件，必须严格保密，加强管理，不得随意传阅。
四、档案管理违规处理档案管理违反本制度规定的，应当按照《档案管理条例》等有关法律法规进行处理，情节严重的违规行为将追究有关人员的责任，并根据情况考虑给予相应的纪律处分和行政处罚。
五、附则本制度自颁布之日起实施，并适用于全公司各部门员工。
如需要修改，应当经过公司领导同意，并报档案管理部门备案。
房地产业档案管理制度
第一章总则第一条为加强房地产业档案管理，确保档案的完整、准确、安全和有效利用，依据《中华人民共和国档案法》及相关法律法规，结合本行业实际情况，特制定本制度。
第二条本制度适用于所有从事房地产开发、销售、物业管理等活动的企业及个人，包括但不限于土地、规划、设计、建设、销售、售后等环节的档案管理。
第三条房地产业档案管理应遵循以下原则：1. 法规原则：严格遵守国家有关档案管理的法律法规，确保档案的真实性、完整性、准确性。
2. 安全原则：确保档案实体安全和信息安全，防止档案丢失、损毁和泄密。
3. 利用原则：提高档案利用率，为房地产业经营活动提供有力支持。
4. 规范原则：建立健全档案管理制度，规范档案的收集、整理、保管、利用和销毁等工作。
第二章档案管理机构及职责第四条房地产业档案管理机构由企业档案部门负责，其主要职责包括：1. 负责制定档案管理制度，并组织实施。
2. 负责档案的收集、整理、保管、利用和销毁等工作。
3. 负责档案的鉴定、统计和报告工作。
4. 负责档案信息化建设，提高档案管理水平。
第五条各部门及人员应积极配合档案管理部门开展工作，具体职责如下：1. 各部门应指定专人负责档案管理工作，并接受档案管理部门的业务指导。
2. 各部门应按照档案管理制度要求，及时收集、整理、归档各类档案。
3. 各部门应定期对档案进行鉴定、整理和归档，确保档案的完整性和准确性。
4. 各部门应加强对档案的保管，确保档案实体安全和信息安全。
第三章档案收集与整理第六条档案收集应全面、及时、准确，包括但不限于以下内容：1. 土地使用权证、建设工程规划许可证、建筑工程施工许可证等证件类档案。
2. 项目规划、设计、施工、监理、验收等文件类档案。
3. 销售合同、购房发票、产权证等合同类档案。
4. 物业管理服务协议、维修记录、业主委员会会议记录等物业管理类档案。
第七条档案整理应遵循以下原则：1. 分类整理：按照档案的来源、内容、形式等进行分类整理。
房地产公司档案管理制度
第一章总则第一条为加强房地产公司档案管理工作，确保档案的完整、准确、安全和有效利用，依据《中华人民共和国档案法》及相关法律法规，结合公司实际情况，特制定本制度。
第二条本制度适用于公司所有涉及房地产项目的档案管理工作，包括但不限于土地、规划、设计、施工、销售、售后等环节的档案。
第三条公司档案管理工作应遵循真实性、完整性、准确性、安全性、及时性和保密性的原则。
第四条公司档案管理工作实行统一领导、分级管理、责任到人的管理体制。
第二章档案分类与归档第五条公司档案分为以下类别：1. 土地档案：包括土地权属证明、土地使用权证、土地出让合同等。
2. 规划档案：包括规划许可证、规划设计方案、建筑设计图纸等。
3. 设计档案：包括设计合同、设计图纸、设计变更等。
4. 施工档案：包括施工合同、施工图纸、施工日志、竣工验收报告等。
5. 销售档案：包括销售合同、销售记录、客户资料等。
6. 售后档案：包括保修记录、维修记录、客户投诉处理等。
第六条档案归档要求：1. 档案资料应齐全、完整，不得有缺漏。
2. 档案资料应分类存放，便于查找和利用。
3. 档案资料应按照规定格式填写，字迹清晰，签字盖章齐全。
4. 档案资料应定期进行整理、归档，确保档案的完整性和准确性。
第七条档案归档流程：1. 档案形成部门在项目结束后，应及时将档案资料整理齐全，报送给档案管理部门。
2. 档案管理部门对档案资料进行审核，确认无误后，办理归档手续。
3. 档案管理部门对归档的档案进行编号、分类、编目，建立档案目录。
第三章档案保管与维护第八条档案保管要求：1. 档案库房应保持干燥、通风、防潮、防尘、防虫、防火、防盗。
2. 档案资料应按照规定存放，不得随意堆放、折叠或损坏。
3. 档案资料应定期进行检查、清理，发现破损、缺失等情况，应及时修复或补充。
第九条档案维护措施：1. 对纸质档案，应定期进行消毒、防霉处理。
2. 对电子档案，应定期进行备份，确保数据安全。
3. 对重要档案，应实行双重保管，并指定专人负责。
房地产机构档案管理制度
第一章总则第一条为加强房地产机构档案管理工作，确保档案的完整、准确、系统和安全，提高档案管理的科学化、规范化水平，根据《中华人民共和国档案法》及相关法律法规，结合我机构实际情况，特制定本制度。
第二条本制度适用于房地产机构内部所有档案的收集、整理、保管、利用等工作。
第三条房地产机构档案管理工作应遵循以下原则：（一）集中统一管理原则；（二）真实性、准确性、完整性原则；（三）安全保管、科学利用原则；（四）分类管理、分级负责原则。
第二章档案分类与归档第四条房地产机构档案分为以下类别：（一）公司综合档案；（二）项目档案；（三）客户档案；（四）合同档案；（五）财务档案；（六）其他档案。
第五条档案归档应按照以下程序进行：（一）收集：各部门在文件形成过程中，应按照归档要求，及时收集相关文件；（二）整理：对收集到的文件进行分类、编目、编号，确保档案的准确性；（三）归档：将整理好的档案按照归档要求，送交档案管理部门进行归档；（四）鉴定：对归档的档案进行鉴定，确定其保存期限。
第三章档案保管与利用第六条档案保管应确保档案的安全、完整、整洁，采取以下措施：（一）配备必要的档案保管设施，如档案柜、密集架、温湿度调节设备等；（二）对档案进行定期检查、维护，发现破损、霉变等问题及时处理；（三）加强防火、防盗、防潮、防虫等安全措施；（四）对档案实行分类存放，便于查找和利用。
第七条档案利用应遵循以下原则：（一）遵守国家档案法律法规，保护档案的完整、准确、系统和安全；（二）严格按照档案利用规定，办理档案查阅手续；（三）对查阅档案的人员进行档案保密教育，确保档案信息安全；（四）档案利用过程中，不得随意涂改、损毁、销毁档案。
第四章档案管理职责第八条档案管理部门负责以下工作：（一）制定、修订档案管理制度；（二）负责档案的收集、整理、归档、保管、鉴定、销毁等工作；（三）负责档案的查询、借阅、复制等工作；（四）负责档案信息资源的开发利用。
第九条各部门负责人应负责以下工作：（一）组织本部门档案管理工作，确保档案的完整、准确、系统和安全；（二）对档案管理人员进行培训，提高档案管理能力；（三）定期检查本部门档案管理工作，发现问题及时整改。
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【最新整理，下载后即可编辑】房地产公司档案管理制度档案管理制度第一章总则第一条为了加强公司档案的系统管理,实现档案管理的规范化、制度化,更好地为公司各项工作服务,根据档案法和公司有关规定,结合公司实际情况,特制订本办法。
第二条凡公司各部门、子公司在工作活动中形成的,具有查考利用价值的文件材料,必须按规定定期向总公司机要档案室移交,集中管理,任何部门、单位和个人不得据为已有。
第二章档案管理体制第三条公司档案工作实行统一领导,分级保管,分级查阅的原则。
其中:一级管理是指公司综合部的统筹管理,由综合部指定专职人员负责;二级管理是指各部门的档案资料管理工作,由各部门指定人员专(兼)职本部门的档案管理工作,或由综合部派驻专职人员协助管理。
第四条公司档案管理的分散与集中。
1、与公司财务有关的资料由财务部保管。
经总经理许可,综合部可视情况保存财务管理方面的文件资料复印件。
2、有关人事方面的资料,由综合部人事专员保管。
3、属工程项目方面的资料,由工程部保管,并于每季度末将档案清单交到综合部档案管理员备案留底;其中,属于政府或专业主管部门审批的图纸、批文或批件一律交由综合部归档保管,本部门可视情况保留复印件。
在工程项目竣工档案备案后半个月内,把所有档案移交到综合部档案室统一保管。
4、设计部负责工程图纸资料的临时保管,并在每月初第一个工作日向综合部档案室移交上个月已办结的资料,但属机密级以上的资料应当在办结后立即移交。
设计图纸的原稿制作份数根据合同约定及实际需要报请分管领导批准。
5、营销中心对外签定的广告、策划合同,应当在签署完毕时,即向综合部档案管理员移交,本部门可视情况保存复印件。
并在每月初向综合部档案室移交已办结的有关上个月市场调查报告,项目策划与广告,和销售策划方案方面的资料。
6、销售合同的档案管理:销售人员在合同签署完毕后的第一时间即向综合部档案管理员移交一份售楼合同,编号永久保存。
并在房管局办完手续,合同上加盖备案章(按揭贷款需再加盖预抵押章)后,当日即移交另一份售楼合同,和网上备案单、明码标价书各一份到综合部档案室保管,其中网上备案单和明码标价书对应原合同编号永久保存。
待公司向客户交付房产后,综合部档案室再将对应的盖有备案章的售楼合同移交给客户服务中心办理产权证,并最终将此合同移交给房管局。
7、招标中心在第一时间将签署完毕的对外经济合同移交给综合部档案管理员保管,本部门可视情况保存复印件。
并在每一合同执行完毕后,将相关的签证单移交到财务部保存。
8、其它方面的重要资料由综合部档案室直接归档保管。
由公司对外签订的经济合同,原则上公司应保留两份原件,财务处和综合部各保存一份。
特殊情况只有一份原件时,由财务部保存原件,综合部保存复印件(售楼合同除外) 。
9、各部门向综合部档案室移交档案时,应同时移交相关文件的电子文档。
归档范围外的请示、报告、计划、总结及一些重要资料复印件等由各部门自行保管。
10、各子公司及事业部负责本单位的档案管理,属机密级以上档案应在事件办理完毕后2个工作日内移交到综合部档案室统一保管,本单位可视情况保留复印件。
第五条各部门、单位形成的文件材料原则上由本部门负责立卷和归档,综合部档案管理人员有责任对二级档案管理工作进行监督和指导, 并且每年对二级档案管理进行一次检查验收。
第六条各部门向综合部档案室移交档案时,要严格履行移交手续。
资料管理员应保持相对稳定,人员变动应及时通知综合部档案室,因工作变动或因故离职时应将经办的文件材料向接办人员交接清楚,才能离职。
第三章档案的归档范围第七条凡是反映公司工作活动、具有查考利用价值的公文、图纸、合同、技术资料、簿册、图表、报表、凭证、声像、电脑盘片、荣誉实物等各种门类和各种载体档案均属归档范围。
1、部门(含部门)以上的各种计划、方案、规划,各种重大决议、总结、报告,和各种重要通知、通报,及各种公文、会议纪要、大事记。
2、各种工程图纸、签证单、联络函、设计变更通知书等工程资料。
3、各类工程检测、鉴定报告。
4、各种协议书、合同书,各种技术资料,和各种设备档案及说明书。
5、公司年初财务预算报告及年终财务报告,各种财会报表及原始凭证、帐册及其管理方面的文件材料。
6、公司各种审计报告、资产评估报告。
7、公司各种管理规章制度和人事档案。
8、公司各种注册、登记证件、政府批文,各种法律证照、公证文件。
9、公司各种电子图纸、图表及有保存价值的电子文档。
10、公司的重大奠基、庆典、新闻发布会等仪式和具有重要价值的社会活动,及用于营销策划广告的照片、录音、录像、电子文件等声像信息资料。
11、公司发展大事记,和公司总经理亲自起草或修改的重要文稿。
12、国家有关行业发展的政策、法律、法规等文件;上级主管部门、单位的来文等。
13、其他需要归档的重要文件。
第四章档案的归档与立卷第八条档案在形成过程中, 经办人员应及时对有关文字材料和图样进行系统收集和整理, 不遗漏、不丢失,确保全部资料能够真实、完整、齐全地向档案室移交归档。
一项工作由几个部门参与办理的,在工作中形成的文件材料,由主办部门或人员负责收集。
第九条归档材料的文字须是铅印、胶印、油印或用蓝黑墨水、碳素墨水书写,不得使用圆珠笔、铅笔、泡沫笔、红色墨水及纯蓝墨水和复写纸书写。
一般不得用复印件代替原件存档。
第十条凡属归档范围的文件,经办部门资料员应在规定时间内将原件及时归档,任何单位和个人不得私自留存;经办部门视实际需要留存复印件。
如特殊案件因业务处理需要,原稿须由经办部门保管者,应经综合部负责人同意后妥为保存,综合部以复印件归档,经办部门在原稿用毕后仍应送综合部归档并换回复印件。
第十一条各种实物档案(奖品、奖杯、锦旗、奖章、证书、牌匾、馈赠品等)归档必须有原件,并保持其完好无损。
声像档案必须详细记录事由、时间、地点、主要人物、背景、摄录者,归档声像资料必须是原版、原件、清晰、完整。
第十二条为避免归档档案的遗漏和混乱,档案管理员要认真核对归档档案的名称、份数、原件或复印件等情况,设立档案归档签收本,列明档案的名称、份数及必要说明并办理签收手续。
移交清单一式二份,双方签字后各执一份。
第十三条立卷应以部门为主,结合其他特征的方法组卷,把有密切联系的文件组合在一起,请示和批复、印本和底稿、正文和附件必须立在一起,文件上视情况加盖密级印鉴,按保管期限和文件年限分开立卷。
第十四条立卷时应编制好案卷目录,把文件的标题、日期、单位、部门等项目填写清楚,概括而简洁地拟好案卷标题,把案卷内容表达出来,填写备考表,注明保管期限。
案卷装订整齐、牢固,无任何金属物。
第五章档案的分类与编号第十五条档案管理员应根据归档范围对归档文件进行分类整理、电脑登记、编号、备份、归档和建立检索目录,提高档案利用率,保证档案管理工作的顺利进行。
第十六条档案分类与编号规则,见附表。
第六章档案的保管工作第十七条公司本部及各子公司应有存放档案的专门库房,库房须具备防盗、防水渍、防潮、防虫蛀、防尘、防鼠害、防高温、防强光等安全条件,门窗应结实牢固。
各部门根据保存档案数量,设置存放档案的箱柜。
第十八条归档资料要进行登记,编制归档目录,完善检索工具,以便提供利用。
根据公司档案的分类规则对档案进行科学的分类编号,分卷装订成册,保管要有条理,主次分明,存放科学。
库存档案必须图物相符,帐物相符。
第十九条档案管理员要随时检查档案、卷宗的内容,发现问题应及时上报综合部负责人, 重要问题应及时上报总经理。
要熟悉所负责的档案资料,了解利用者的需求,掌握利用规律。
要经常清理档案柜卫生,做到不堆放、不杂乱,整洁有序,醒目易找。
第二十条档案管理员要做好档案流失的防护工作,妥善保管,谨防丢失,不得随意转借, 或替当事人涂改内容;档案柜及库房钥匙不得随身携带。
严禁无关人员进入档案室,非档案管理人员无故不许在档案室逗留。
要严格遵守档案安全保密制度,对档案的机密内容,要做到守口如瓶,严守职责,不得传播或泄露内容。
第二十一条档案发生泄密、损毁或丢失时,根据给公司所造成损失的大小,按规定对有关责任人进行处罚。
第七章档案的保管期限与密级第二十二条根据档案的内容、来源、时间、可靠程度、名称等方面来鉴别档案的价值, 确定其保管期限和密级。
第二十三条保管期限文件保存期限除政府有关法令或本公司其他规章特定者外,依下列规定办理:1、永久保存:(1)公司章程; (2)股东名簿; (3)组织规程及办事细则; (4)董事会及股东会纪录; (5)财务报表; (6)政府机关核准文件;(7)不动产所有权状及其他债权凭证; (8)工程设计图; (9) 规章制度; (10) 其他经核定须永久保存的文书。
2、10年保存:(1)预算、决算书类; (2)会计凭证; (3)事业计划资料; (4)其他经核定须保存10年的文书。
3、5年保存:(1)期满或解除之合约; (2)其他经核定保存5年的文书。
4、1年保存:结案后无长期保存必要者。
第二十四条档案密级公司档案文书分绝密、机密、密、普通四个等级,按档案性质、内容不同划分不同密级, 并据此界定档案调阅权限。
1、“绝密”文书含:相关政府批文、会计凭证、财务报表、资金合同、相关财务往来文件、与其他经济组织的合作合同及其他经核定为绝密的文书。
2、“机密”文书含:公司各类经济合同、人事档案、客户档案、设计方案及图纸、预决算书、公司章程、股东会及董事会会议纪要(决议)、不动产所有权及其他债权凭证、重要工作计划、重要会议纪要。
3、“密”文件含:公司有效证件、各项办理资料、单位往来函件。
4、“普通”文件含:部门工作联系单、公司内部发文、公司宣传资料、各部门在各项活动中形成的具有参考价值的文件、材料。
第八章档案的借阅管理办法第二十五条凡需借阅公司档案者,均须填写档案调阅单,依据调阅权限和档案密级,经各级领导签批后方能调阅。
第二十六条借阅的档案密级与领导签批公司各部门因工作需要,借阅本部门的业务档案须经本部门领导批准,机密级以上档案必须经总经理批准后,方可借阅。
借阅非本部门的业务档案须经分管领导批准,机密级以上档案必须经总经理批准许可,方可借阅。
借阅公司人事、财务档案须经总经理批准,方可借阅。
第二十七条借阅档案必须严格履行登记手续,档案管理员依据《档案调阅审批单》,为借阅人调出所需档案并记录档案借阅信息。
借阅档案者应爱护档案,确保档案的完整性,不得擅自涂改、勾画、剪裁、抽取、拆散或损毁,确因工作需要摘抄、复制,须经综合部负责人批准。
归还的档案要进行检查、清点,经检查无误方可办理注销手续。
如发现遗失或损坏,应及时报告主管领导。
逾期不还者,档案管理员要及时催还。
第二十八条公司档案只供本公司员工在调阅当天即时查阅,一般不得借出档案室,如有特殊情况,在综合部负责人批准后可以短期外借,普通档案借阅期为七天,密级档案为三天; 机密级以上档案不许外借, 并且必须在档案管理人员监督下查阅。