公司文件资料归档管理制度
- 1、下载文档前请自行甄别文档内容的完整性,平台不提供额外的编辑、内容补充、找答案等附加服务。
- 2、"仅部分预览"的文档,不可在线预览部分如存在完整性等问题,可反馈申请退款(可完整预览的文档不适用该条件!)。
- 3、如文档侵犯您的权益,请联系客服反馈,我们会尽快为您处理(人工客服工作时间:9:00-18:30)。
公司文件资料归档管理制度标准化文件发布号:(9312-EUATWW-MWUB-WUNN-INNUL-DQQTY-
公司文件资料归档管理制度
第一章总则
第一条目的
为了更进一步规范公司的文件资料管理, 完善公司文件资料的归档,实现公司全方位规范化管理的需要,特制定本制度。
第二条适用范围
本制度适用于公司各部门
第二章归档归类
第三条公司文件、资料归档的范围和归档分类
公司文件可按照三级类目进行归档,其中,一级类目按照文件类别进行归类,二级类目按照部门进行归类,三级类目按照重要等级进行归类。
一、一级类目
二、二级类目
第三章档案保管
第四条档案的保管、调阅与归还
一、已归档的公司文件、资料,由办公室统一编号后形成《文件档案》,并根据文档的重要性和相关性交相应部门的专管员保管。
二、已归档的公司文件、资料,由专管员负责填写《文档管理登记表》,并按指定专柜分类进行存放和保管。并注意防霉、防湿、防火、防虫蛀、防丢失。
三、公司档案调阅时须填写《文档调阅申请表》。一般级公司文档,须填写《文档调阅申请表》方可调阅。重要级以上文档,须经主管领导批准后方可调阅。机密级公司文档, 须经公司经理批准后方可调阅。
四、公司文件、资料档案跨公司调阅, 须经公司经理批准后方可调阅,并仅限于文档的查阅,不得复制或带走。
五、档案归还时间为《文档调阅申请表》上填写的时间内,归还时必须填写《文档归还登记表》。
第五条归档保存期限
一、永久保存: 本公司章程、公司各类证照、各级批文、印鉴、规章制度、不动产所有凭证、债权债务凭证。公司规划、年度计划、年度经营总结、技术资料、长期项目合
同、年度财务会计报表、年度统计报表。劳动人事档案及资料、其它核定须永久保存的文档。
二、五年保存: 根据需要须保存的文档。财务审计档案,会计档案,统计资料各种财务票证、票据等按国家相关规定执行。
三、三年保存:期满或巳解除的合同协议、完结后的项目方案、其它经核定须三年保存的文档。
四、一年保存:部门工作计划及其工作总结、完结后的部门请示报告、经核定己完结且无必要保存的文档。
第六条档案的销毁
一、原则上,应每年定期将超过保存期且无保保存价值的文档进行清理并销毁。
二、待销毁的文档由专管员填报《文档销毁申请表》,并经相应批准人批准后,方可进行销毁。重要级以上文档,须部门主管批准后方可销毁。机密级公司文档, 须经公司经理批准后方可销毁。
三、销毁文档须由两人以上共同完成,并填写《文档销毁登记表》。
第四章附则
第五条本制度由行政部附则制定、修改、解释。
第六条本制度自颁布之日起实施。
另附:附表1《文件接收登记表》
附表2《文件移交登记表》
附表3《文件发放登记表》
附表4《文档管理登记表》
附表5《文档调阅申请表》
附表6《文档归还登记表》
附表7《文档销毁申请表》
附表8《文档销毁登记表》