高效办公技巧培训PPT课件教材讲义

例：输入（‘0001），就输入了0001 • 自定义填充序列
“编辑—填充—序列” 例：输入“1、2、4、8、16”
Excel特殊填充技巧
• 1、快速填充相同数据 A、同时选中需要填充数据的单元格。若某些单元格不相邻，可在
按住Ctrl键的同时，点击鼠标左键，逐个选中； B、输入要填充的某个数据。按住Ctrl键的同时，按回车键，则刚
5、如何在Word2000中输入汉语拼音？
• 输入汉语拼音：选择需要标注拼音的文字，点击“Format”菜单中的 “中文板式”子菜单中的“拼音指南” 最后点击“确定”即可。
6、用F4键加快输入速度。
在Word中F4键可作为快捷键，用来紧接着 重复输入过的内容。
例：在Word中输入“2003年2月26日”， 然后按F4。
才选中的所有单元格同时填入该数据。
• 2、一次填充多张工作表
如果想一次填充多张相同的工作表，省略以后的复制、粘贴操作， 可采用以下方法：
1．选中需要填充相同数据的工作表。 2．在已选中的任意一张工作表内输入数据，则所有选定工作表的 相应单元格会填入同一数据。
• 3、选择填充
如果同一列的若干单元格需要填充前面紧邻区域已输入过的内容 （文本或文本与数字混合，纯数字不行）。可以采用以下方法：
1．按Ctrl＋D键，可将活动单元格上方的数据填充进来。 2．按Ctrl＋R键，可将活动单元格左侧的数据填充进来。
• 7、快速移动填充
使用此法可将一块数据区域移动到工作表中的任意位置，操作方法 是：
1．选中需要移动的数据区域。 2．按下Shift键，再将鼠标移到数据区域的边界。按住鼠标左键拖 动数据区域向目标位置移动，其间Excel会提示数据将被填充的区域， 到达指定位置松开鼠标即可。同理，按下Ctrl键，可将一块数据区域复 制到工作表中的任意位置。
3、如何在Word中快速设置上下标？
• 首先选定需要做上下标的文字 • 按[Ctrl+Shift+“+”]设为上标，再按一次恢复原始状态 • 按[Ctrl+“+”]设为下标，再按一次恢复原始状态
4、如何在Word2000中输入英语英标及汉语拼音？
输入英语音标： [装有金山词霸]——“Insert”—“Symbol”， 在“Symbol”选项卡下“Fonts”下拉菜单 中选择“Kingsoft phonetic plain”，即可 进行选择。 [未装有金山词霸]——将金山词霸文件目录 下“Fonts”目录中的“ksphonetic。ttf”文 件拷贝到“windowsfonts”中即可。
高效办公技巧培训
• 身为文职人员或者助理，最主要的任务就是成为主管的得力助手，并 让你的主管无后顾之忧。可是，一些芝麻琐事可能就会将你的精力耗 尽，降低你的工作效率。如果你对以下问题都可以作出正确的回答， 你已经拥有电子商务时代的文职人员的基本技能了：
这些你会吗？
• 一、不同版本的WORD档案要如何转换？ • 二、尚未存盘就遭遇当机的重要档案该如 • 三、重要客户的怪名字究竟要如何造字？ • 四、如何预防电脑病毒？ • 五、你懂得文书工作者不能不知的合并打
Excel中让数据快速简易的输入方 法
• 负数
除直接输入负数和数字外，可用（）来完成，例如：“-50”可输入 “（50）”
• 分数
如“2/9”，方法是先输入“0”以及一个空格，然后输入分数“2/9”。如 果省去“0”则会变成日期“2月9日”。
• 当作文本处理的数字 当数字用来表示诸如学号、编号、电话号码等内容时，应将数字作为 文本处理，输入方法是在输入的数字前加单引号。
何拯救？ 印功能吗？
培训前测试
行政助理的主要工作职责
辅助• 文书沟通 • 会务安排 • 工作简报 • 制作各类报表、做考勤、文档编排、发放计划、
定单管理。 • 物料控制
活动行程表……
• 高效率的标准文档制作 • 建立完整的档案管理 • 文档的安全和版本控制 • 有效的报告方法 • 办公室的语言关 • 会议的组织和准备 • 创造和传递有效的信息 • Office软件实用技巧荟萃
• 1、让表头自巧动妙填写处当前理月份E和x日c期el工作表表头
比如表格标题为“至卓飞高6月份电费统计表”，其中“6”为进行 电费统计的当月月份，第二行为制表日期。假如公司电费每月公布一 次，那么每月打开此表修改编辑时，都要对标题中的月份和制表日期 进行修改，万一只改动了表内数据，而忘记以上两个时间的改动，会 出现表头时间与表内数据的矛盾。
1、如何用Word快速输入生僻字符？
Start—Program—Accessories— Systems tool—字符映射表
2、如何用Word快速输入常用词汇？
例：快速输入“至卓飞高线路板深圳有限公司” 第一次手工输入 选定输入内容，按快捷键[ALT+F3] 出现“创建[自动图文集]”窗口，单击[确定] 以后只需要输入头一个字，然后按[F3]
时，按下左键沿行或列拖动。拖过所有需要填充的单元格后松开鼠标。 3．若被复制数据是数字或日期，可能会以序列方式填充而不是复
制。所以，最好按下Ctrl键再进行拖动。 注意：被填充区域内的原有数据或公式均被覆盖。
• 5、快速重复填充
如果要填充的数据与活动单元格上方或右侧的数据相同，可用以下 方法快速重复填充：
Part I
亮丽的工作报告使您立于不败之地
高效率的标准文档制作
文字信息的录入技巧 规范文档的创建捷径 制定文档格式的最佳方案 最具价值的辅助工具
一、文字信息的录入技巧
• 如何用Word快速输入生僻字符？ • 如何用Word快速输入常用词汇？ • 如何在Word中快速设置上下标？ • 如何在Word2000中输入英语英标及汉语拼音？ • 如何在Word中用F4键加快输入？ • Excel各种数据的快速输入方法。
1．让光标停留在需要填充的单元格。按Alt＋↓键打开本列已填充 内容列表。
2. 用鼠标右键单击需要填充的单元格，选择快捷选单中的“Pick From List”命令，打开列表。
• 4、行或列内的复制填充 如果要在同一行或列内复制数据，可按以下方法进行操作： 1．选中包含被复制原始数据的单元格区域。 2．将光标移至已选中区域右下角的填充柄，当光标变为小黑十字