人事档案花名册
花名册整理步骤
一：制作标准花名册A．补充数据：1 .出生日期=IF(LEN(身份证号码所在位置)=18,DATE(MID(身份证号码所在位置,7,4),MID(身份证号码所在位置,11,2),MID(身份证号码所在位置,13,2)),DATE(MID(身份证号码所在位置,7,2),MID(身份证号码所在位置,9,2),MID(身份证号码所在位置,11,2)))2.性别=IF(MOD(V ALUE(IF(LEN(RIGHT(身份证号码所在位置,IF(LEN(身份证号码所在位置)>15,2,1)))<1,RIGHT(身份证号码所在位置,IF(LEN(身份证号码所在位置)>15,2,1)),LEFT(RIGHT(身份证号码所在位置,IF(LEN(身份证号码所在位置)>15,2,1)),1))),2)=0,"女","男")3.现龄=ROUND(DAYS360(出生日期所在位置,TODAY(),FALSE)/360,2)4.工龄=ROUND(DAYS360(入场日期所在位置,TODAY(),FALSE)/360,2)5.到龄=ROUND(DAYS360(出生日期所在位置,入场日期所在位置,FALSE)/360,2)6．时薪=ROUNDUP(月薪/21.75/8,2)7.合同截止日=签订日期所在位置+365*3B．筛选数据：1.剪切删除未成年人数据即现龄小于18岁者，升序删除。
2．身份证号重复者3.若到龄时为未成年人的，修改其入厂日期，直至其到龄大于18岁。
且确保所有的入厂日期不含有周六、周日、08年以后的法定节假日11天（元旦一天，春节三天，清明一天，劳动节一天，端午节一天，国庆节三天，中秋节一天）。
“设置单元格—日期——中文（新加坡）”4．部门编号——筛选二：制作厂牌、合同、人事资料1.打开厂牌制作样本（word）——工具栏“打开数据源”——工具栏“插入域”，对号插入——工具栏“合并数据”查看。
干部人事档案考核评分表
8
1.管理1000卷档案，库房面积小于20平方米的扣3分，未实现库房、阅档室、办公室“三室”分开的，扣5分。
2.管理1000卷以内档案，未设专用库房的扣3分，未实现“二室”分开（阅档室和办公室合一）的，扣5分。
1.实地检查档案库房。
档案库房采取了防火、防盗、防光、防虫等“六防”措施
履历材料
5
1.缺少1999版《干部履历表》扣5分。
2.最后一份《干部履历表》所填信息“三龄一历”信息不准确，无照片、本人签名、填表时间和组织印章的，每项扣0.5分，其中，干部受过处分本人未填写的扣2分。
年度考核材料收集齐全
2
1997年（市属单位1993年）以来的《年度考核登记表》齐全，或在档案中有相应记载，每缺一份扣1分。
附件4
干部人事档案考核评分表
单位：考核得分：
考核指标
分值
考核标准
评价依据材料及要求
得分
备注
(一)组织管理
20分
设立或明确干部人事档案管理机构、设置人事档案管理岗位
8
1.未设立干部人事档案管理机构及人事档案管理岗位的，此项不得分。
2.干部人事档案管理人员未享受与相关专业技术人员或管理人员同等待遇的，此项不得分。
奖励材料
2
省部级以上奖励材料，每缺一份扣1分。
处分材料
2
受过处分的，须有处分决定（包括免予处分的决定）材料；受开除以外的行政处分的，解除处分后，还须有解除处分的决定材料，每缺一份扣1分。
工资材料
2
1993年以后的工资材料齐全（或在《工资变动登记表》中有相应记载），每缺一份扣0.5分
考核指标
分值
考核标准
函数公式人事档案花名册
用Excel建立一套小型人事数据管理系统前言：在现实生活中，很多小型企业并没有给人事部门配备专门的人事管理软件。
实际上，一套专门的人事管理软件费用昂贵，而且不一定适合企业的实际需求。
自己动手，用Excel来建立适于本企业具体需求的人事管理系统是一个不错的选择。
Excel的功能强大，而操作又很方便，每月准确无误的统计企业员工增减变化情况，年底分析大量的人事数据等等复杂的工作都能通过Excel轻松完成。
现在我们给读者朋友们提供这样一个实例——通过Excel来建立一套小型人事数据管理系统。
正文：首先我们打开一个新的Excel表建立一个人事信息库框架，信息项目的设置您可根据本单位实际情况而定。
如图(一)所示:图一打开一个新的Excel表建立一个人事信息库框架接下来请您不要急着录入人员信息，我们要对一些信息项进行函数设置，以便系统可以自动生成相关信息，这会使我们的工作产生事半功倍的效果。
1、性别、出生月日、年龄的自动填充功能设置我们先对“性别”“出生年月”“年龄”进行函数设置。
当我们输入某人身份证号码时，系统便会自动生成“性别”，“出生年月”及“年龄”，这样就减少了我们录入的工作量。
请分别选择性别、出生月日、年龄信息项单元格输入下列公式:(1)性别: =IF(MOD(IF(LEN(E3)=15,MID(E3,15,1),MID(E3,17,1)),2)=1,"男","女")含义：“LEN(E3)=15”表示看E3中是否有15个字符;“MID(E3,15,1)”表示在E3中从第15位开始提取1位字符;“MOD(MID()，2)=1”表示提取的字符除以2余数为1;“IF(LEN(E3)=15,MID(E3,15,1),MID(E3,17,1)”表示看E3中是否够15个字符，如果够就从第15个字符开始取1个字符，如果不够15个字符就从第17个字符开始取1个字符。
我们的身份证号码一般是15位或18位。
在职干部人事档案名册
离退休人员人事档案名册
离退休人员档案（人数 75 人）
序号 姓 名 出生年月 工作时间 退休时间 性别 技术职务 档案现存处 备注
第 3 页，共 6 页
离退休人员人事档案名册
离退休人员生年月 工作时间 退休时间 性别 技术职务 档案现存处 备注
第 4 页，共 6 页
离退休人员人事档案名册
离退休人员档案（人数 75 人）
序号 姓 名 出生年月 工作时间 退休时间 性别 技术职务 档案现存处 备注
第 1 页，共 6 页
离退休人员人事档案名册
离退休人员档案（人数 75 人）
序号 姓 名 出生年月 工作时间 退休时间 性别 技术职务 档案现存处 备注
第 2 页，共 6 页
离退休人员人事档案名册
离退休人员档案（人数 75 人）
序号 姓 名 出生年月 工作时间 退休时间 性别 技术职务 档案现存处 备注
第 5 页，共 6 页
离退休人员人事档案名册
离退休人员档案（人数 75 人）
序号 姓 名 出生年月 工作时间 退休时间 性别 技术职务 档案现存处 备注
第 6 页，共 6 页
干部人事档案材料分类明细表
干部档案分类细则手册目录第一类履历材料 .........................................第二类自传材料 ..........................................第三类鉴定、考核材料 ....................................第四类学历学位、积称、学术、培训材料.....................4-1 学历学位材料.....................................4-2 专业技术职务材料.................................4-3 科研学术材料.....................................4-4 培训材料.........................................第五类政历类 ...........................................第六类党团材料 .........................................第七类奖励材料 ..........................................第八类处分材料 ..........................................第九类工资任免类 ........................................9-1 工资..............................................9-2 任免..............................................9-3 出国（境）材料....................................9-4 会议代表材料.....................................第十类其他材料 ..........................................排序.....................................................编写材料类号、顺序号、页码 ................................编制目录..................................................材料形成时间标注 ..........................................技术加工要求..............................................装订.....................................................整理过程注意事项 ..........................................第一类履历材料履历材料指以反映干部本人自然情况、经历、家庭和社会关系等基本情况为主要内容的材料。
人事档案表格大全4968738
目录
应聘人员登记表 ..................................................................................3 招聘员工审批表 ..................................................................................4 面试评分表 ..........................................................................................5 面试提问设计 ......................................................................................6 人事资料表 ..........................................................................................9 新进人员职前介绍检查表............................................................... 10 试用同意书 ....................................................................................... 11 誓约书 ............................................................................................... 12 担保书 ............................................................................................... 13 录用通知 ........................................................................................... 14 请假申请单 ....................................................................................... 15 加班审批表 ....................................................................................... 16 加班审批表 ....................................................................................... 16 补休登记表 ....................................................................................... 17 社会基本养老保险缴纳情况调查表............................................... 18 员工辞退通知书 ............................................................................... 19 员工辞职审批表 ............................................................................... 20 员工辞退、辞职结算汇签表........................................................... 21 员工内部调动审批表 ....................................................................... 22 员工内部调动交接表 ....................................................................... 23 调 令 .............................................................. 24 调 令 ............................................................................................ 24 辞退人员工资单 ............................................................................... 25 工资表 ............................................................................................... 26 工资情况汇总表 ............................................................................... 27 员工分类分级工资标准 ................................................................... 28
干部人事档案工作整理分类明细
干部人事档案工作整理分类明细一、第一类履历材料主要有《干部履历表》和干部简历等材料。
（一）干部、工人、教师、医务人员、军人、学生等各类人员的履历表（书）、登记表、简历表；（二）个人参加革命活动简历的材料，如中央和地方各级党委委员（候补委员）简历，人大代表、政协委员简历；（三）其他由本人填写反映个人经历情况的各种表格。
二、第二类自传和思想类材料主要有自传、参加党的重大教育活动情况和重要党性分析、重要思想汇报等材料。
（一）干部本人历次所写的自传；（二）带有自传的履历或简历表；（三）入党（团）申请书中能分开的自传内容材料；（四）带有自传内容的其它材料。
三、第三类考核鉴定类材料主要有平时考核、年度考核、专项考核、任（聘）期考核，工作鉴定，重大政治事件、突发事件和重大任务中的表现，援派、挂职锻炼考核鉴定，党组织书记抓基层党建评价意见等材料。
（一）个人鉴定，干部、党员、团员、学生等各类人员的鉴定材料；（二）以考核为主要内容的材料，如定期考核材料，年度考核登记表，援藏、援疆、援青、挂职锻炼等考核材料；（三）在重大政治事件、突发事件和重大任务中的表现材料；（四）专项考核形成的重要材料；干部人才参加援派、挂职、扶贫和博士服务团等工作中形成的考核、鉴定材料；党委（党组）对下一级党组织书记抓基层党建工作情况的综合评价意见等。
注意：自2015年档案专项审核工作起，“干部任免审批表及其相应的考察材料或表现材料归到第九类”。
这里所谓“相应的考察材料或表现材料”，是指由于干部职务任免而形成的考察或表现材料。
四、第四类学历学位、职称、学术、培训等材料主要有中学以来取得的学历学位，职业（任职）资格和评聘专业技术职务（职称），当选院士，入选重大人才工程，发明创造、科研成果获奖、著作译注和有重大影响的论文目录，政策、业务知识、文化素养培训和技能训练情况等材料。
第四类材料又分为四小类：4-1 学历学位材料4-2 专业技术职务材料4-3 科研学术材料4-4 培训材料（一）4-1学历学位材料1.学生登记表；高中毕业生登记表；中专毕业生登记表；学习鉴定表、学习考核表；2.普通高等教育、成人高等教育、自学考试、党校、军队院校报考登记表，入学考试各科成绩表，研究生推免生登记表，专家推荐表；3.学生（学员、学籍）登记表，学习成绩表、毕业生登记表，授予学位的材料，毕业证书、学位证书复印件，党校学历证明；选拔留学生审查登记表等参加出国（境）学习和中外合作办学学习的有关材料；国务院学位委员会、教育部授权单位出具的国内外学历学位认证材料等。
XX大学关于毕业生办理档案及复印录取花名册手续的规定
XX大学
关于毕业生办理档案及复印录取花名册手续的规定
一、历届毕业生档案领取手续
（一）本人办理
1、非统招毕业生档案领取手续：身份证复印件、毕业证复印件、单位或人才市场调档函原件
2、统招毕业生档案领取手续：身份证复印件、毕业证复印件、就业报到证复印件
（二）委托办理
1、非统招毕业生档案领取手续：身份证复印件、毕业证复印件、单位或人才市场调档函原件、委托书、被委托人身份证原件和复印件
2、统招毕业生档案领取手续：身份证复印件、毕业证复印件、就业报到证复印件、委托书、被委托人身份证原件和复印件
（三）提档时间
毕业生档案领取时间：每周一、二（寒、暑假及国家法定假日除外）（四）提示
提取档案后，个人不得拆封，应及时送交档案接收单位或当地人事局，无论任何原因档案丢失均不予补办，只给予提供相关证明材料。
二、复印录取花名册手续
（一）本人办理
1、身份证复印件
2、申请书（请注明录取年份、录取省份、录取专业、录取本、专科）（二）委托办理
1、身份证复印件
2、申请书（请注明录取年份、录取省份、录取专业、录取本、专科）
3、委托书
4、被委托人身份证原件和复印件
XX大学档案管理科
20XX年X月X日。
花名册批量制作人事档案侧封条(使用Word邮件合并功能)
1、EXCEL 中建立好表格或花名册信息。 2、在 Word 中设置好模板格式，如下（黄色区域分别放置编号 1、2、3、蓝色区 域放置姓名 1、2、3，绿色区域为单位）。调整页边距，分栏。
编 号
姓 名
单 位
3、选择“邮件”——“开始邮件合并”——“目录”。
4、“选择收件人”，选择相应的 Excel 和对应的表格。 5、（针对所有文本，ቤተ መጻሕፍቲ ባይዱ包括图片）在对应的区域“插入合并域”。
6、（针对图片）按“Alt+F9”（或“Fn+ Alt+F9”）切换至域代码模式。（1）“插入” ——“文档部件”——“域”， 选择“IncludePicture”，确定后，图片位置处会显 示 { INCLUDEPICTURE \* MERGEFORMAT }；（2）光标放置在“\”之前， “插入”——“文档部件”——“域”，选择“If”，确定后，显示{ INCLUDEPICTURE { IF \* MERGEFORMAT } \* MERGEFORMAT }；（3）光标放置在第一个“\” 之前，输入 TRUE，然后“邮件”——“插入合并域”，选择“二维码图片链接”， 最 终 显示{ INCLUDEPICTURE { IF TRUE{ MERGEFIELD 二维码图 片链 接 }\* MERGEFORMAT } \* MERGEFORMAT }。再次按“Alt+F9”（或）切换 模式，即可看到二维码。 注：如果没有出现图像，全选后按“F9”（或“Fn+ F9”）刷新即可。 7、 “邮件”——“合并并完成”。
员工花名册及动态管理方案
员工花名册及动态管理方案1.档案管理准则为了加强被派遣劳务人员档案科学化.规范化.标准化的管理，充分发挥档案在本项目管理活动中的作用，更好地服务，我公司根据《中华人民共和国档案法》以及有关法律.法规.规章特指定档案管理准则。
1.公司加强对所辖区域档案管理作业的领导，把档案管理作业列入公司管理作业的重要内容。
2.设立相应的档案管理部门，配备专职人员和必要的专用库房.装具设备等，对档案实行集中统一管理。
3.按规定整理.保管本单位本部门形成的档案及有关资料，并做好提供利用。
4.凡是归档的文档材料需保持文档材料的有机联系，并做到完整.准确.系统。
5.归档的文档材料应以原件为主，复制的文档必须注明来源单位及时间，字迹工整，图表图像清晰。
6.形成管理档案的部门负责整理，经检查合格后，双方在移交清单上签字，双方各保留一份。
7.档案管理人员应建立各类档案总目录.分类目录和微机查询目录等检索工具。
8.档案管理部门要进行档案的整理.利用.鉴定.销毁等情况的统计。
9.凡需销毁的档案，必须经过档案所有权人，档案管理人员的鉴定，编制销毁清册，提出销毁报告，经相关部门批准，在指定地点销毁。
10.档案管理的保管要有专用库房，符合防火.防盗.防尘.防有害生物.防潮湿.防高温等保管需求，并定期检查档案的保管情况，对破损和褪变的档案要及时修复，确保档案的完整与安全。
2.员工离职管理（1）贵公司退回员工流程1）我公司按照贵公司需求，派遣员工到贵公司作业；2）外派员工未能通过贵公司面试的，贵公司立即将员工退回，我公司做好员工的解释作业，并将其纳入公司内部人才储备库，等待其他的推荐；3）外派员工在面试合格后与我公司签署劳动合同，进入合同试用期。
在试用期内经贵公司证实不能满足用工需求的，必须在试用期内退回我公司，派遣事业部做好员工解释作业，并将其纳入公司内部人才储备库，等待其他推荐；4）试用期合格后，在合同期未满前，由于贵公司自身原因的需要退还给我公司的，必须出具我公司提供的《员工退回通知书》，写明退回原因。
新建本科院校人事档案管理实践研究
新建本科院校人事档案管理实践研究文／三明学院人事处人事档案室 黄宇宏【摘要】新建本科院校多由其他学校重组合并而来，成立之后人事档案存在管理体制不健全、管理权限不统一、管理模式不适应等方面的问题。
规范新建本科院校教职工人事档案管理工作成为亟待解决的问题，其中首要任务是进行人事档案管理专门机构及制度的建设。
【关键词】新建本科院校；人事档案管理；实践研究随着高等教育的发展，许多地方院校发展为新建本科院校。
新建本科院校多由多所学校重组合并而来，原先各学校管理体制、管理水平不一，合并之后档案工作存在多方面的问题。
如笔者所在的新建本科院校由四所学校合并而来，原先各学校根据干部管理权限分别将教职工人事档案存放于不同的上级单位。
由于历史原因，合并之后也未及时进行统一管理，档案管理权限在很长一段时间内未理顺，造成档案多头管理，给材料的收集、整理、归档、利用带来了不便。
因此，根据干部管理权限统一归口管理，规范新建本科院校教职工人事档案管理工作成为亟待解决的问题。
这其中首要的任务是进行人事档案管理专门机构及制度的建设。
一、高校人事档案室建设实践新建本科院校合并建校之后，随着办学规模的不断扩大，学校管档数量激增，原来小规模的人事档案管理模式已不能适应新的发展形势，亟须成立人事档案室。
《干部档案工作条例》《干部人事档案工作目标管理暂行办法》中对人事档案管理软、硬件作出了相关规定：软件方面，明确每管理1000的档案需配备1名专职干部。
硬件方面，要求设置专用档案库房、专门的阅档室和管理人员办公室且三室分开，其中库房需20至25平方米/每千卷，配置铁质档案柜并设置空调、去湿、灭火等设备，根据“六防”措施要求配备防盗门窗、灭火器、温湿度表、电风扇或排气扇、防腐防虫物品；管理人员办公室配置切纸打孔机、复印机以及灭菌杀虫等设备。
在工作中，高校可成立人事档案室，配备专（兼）职档案管理员，接受组织人事部门的领导，负责档案室的维护和档案管理工作。
人事档案管理制度
人事档案管理制度1.目的员工人事档案是公司、XXX在人员招聘、调动、任免、培训、考核、奖惩等工作中形成的有关个人经历、业务技术水平、工作表现以及工作变动等情况的有关材料，是历史地、全面地考察了解员工和正确选拔使用员工的重要依据。
为规范人事档案管理工作，提高档案管理水平，使之更科学化、规范化、制度化，同时为了更有效的对员工人事档案进行妥善的保护和利用，维护人事档案材料的完整，使人事档案的建立、整理与管理工作有所依据，特制定本管理制度。
2.适用范围适合公司全体员工。
3.档案管理的机构和职责3.1机构：员工人事档案管理工作由XXX专设档案室进行统一管理，由专职或以人事档案工作为主的兼职档案工作人员负责日常管理，同时接受上级组织、其他部门的监督、检查与指导；另外人力资源部要不断建立健全查（借）阅、收集、鉴别归档、转递、检查核对、保管保密、管理人员职责、送交档案材料归档工作的各项制度及各项工作程序。
3.2档案管理员职责：3.2.1要严格执行保密原则，不向无关人员泄露员工人事档案内容。
3.2.2贯彻执行国家及上级主管部门档案管理工作的方针、政策及有关条例，管理好本单位员工人事档案，接受上级的监督、检查与指导，参加业务培训。
3.2.3负责公司人事档案信息的维护与管理，档案材料的收集、鉴别、整理、传递、保管和提供查（借）阅等工作。
确保员工人事档案的安全保管，防止各类事故的发生，并做好防火、防蛀、防潮、防光、防高温、防盗等六防工作。
3.4办理其他相关事宜。
4.人事档案分类4.1基础人事档案（1）个人简历、员工应聘登记表；身份证、学历学位证书、各类资格证书复印件等个人入职基本信息。
（2）劳动合同、保密合同、补充协议等。
（3）员工花名册、图像资料、电子作品等电子版档案。
（4）员工离职申请表，离职工作交接清单。
4.2培训档案（1）新员工入职培训试卷、培训心得、培训签到表。
（2）参加培训登记表、外派培训总结、培训申请表、培训效果评估表。
人事档案的整理与归档
主要指上级、本级非隶属单位给本单位的普发性不需本机关办理的文件材料，任免、奖励非本机关工作人员的文件材料，供工作参考的抄件等。
③未生效文件。
如本单位代上级机关起草的未成为正式文件的稿本等。
(三)文书档案管理装订：用不锈钢钉或线将归档范围中的文书档案管理归档文件以"件"为单位固定在一起即单"件"装订，便于保管利用。
如：大事记、组织改革、机构设置、人员编制等文件材料。
②反映机关行政管理、行政执法活动的重要文件材料。
如行政管理工作制度、行政管理工作中形成的审批、审查、核准等文件材料;房产、地产、固定资产、行政审批、行政许可、合同、协议、国有资产管理等文件材料。
③反映机关主要职能活动的重要文件材料。
如：党组(党委)、行政办公会议记录、会议纪要、工作会议、专题会议材料，上级机关、上级领导视察本机关工作文件材料;本机关制定的方针政策性法规文件、业务文件、调研报告、请示、批复、外事活动文件等。
同全宗应保持分类方案的稳定。
1、区分年度①年度以落款日期为准。
如2014年形成的《2014年工作总结》应归入2014年。
②跨年度的文件放入办结的年度。
如2014年形成的《2014-2014年工作规划》应归入2014年度;某单位2014年立案、2014年结案的某信访案件，其文件材料统一在结案年度归档，即归入2014年。
③几分文件作为一件，"件"的日期应以装订时排在最前面的文件日期为准。
具体地说来文与复文为一件，以复文为准等。
④会议记录本以该本最后一次会议记录时间为准。
⑤文件没有标注日期时，需要分析该文件内容，制成材料、格式、字体以及各种标识，通过对照等手段来考证和推断文件的准确日期或近似日期，并据此按年度合理归类。
人事档案管理办法
人事档案管理办法一、目的为规范人事档案管理工作，提高档案管理水平，使之更科学化、规范化、制度化。
同时为了更有效的对员工人事档案进行妥善的保护和利用，维护人事档案材料的完整，使人事档案的建立、整理与管理工作有所依据，特制定本管理制度。
二、范围员工人事档案是集团、人力资源等部门在人员招聘、调配、任免、培训、考核、奖惩等工作中形成的有关个人经历、业务技术水平、工作表现以及工作变动等情况的有关材料，是历史地、全面地考察了解员工和正确选拔使用员工的重要依据。
三、用途本制度适用于集团所有人员四、管理职责集团人力资源中心人事档案的管理职责就是：1)负责制订、修改和完善集团人事档案管理的相关工作管理制度与实施细则等规范；2)负责集团各部门的员工人事档案管理工作；五、人事档案内容（一）档案类别1. 纸质档案，主要由以下资料构成1)履历材料（个人简历资料）、员工登记表；2)自传材料（包括职位申请表）；3)身份证复印件、护照；4)鉴定、考核、考察材料；5)学历和评聘专业技术职务材料；6)奖励及处分材料；7)培训记录及外训协议等材料；8)劳动合同、录用、任免、聘用、离职材料；9)承诺书、保密协议；10)保险、住房公积金资料；11)年度、半年度绩效考核资料；2. 电子档案1)员工登记表电子版2)员工花名册3)图像资料、电子作品等（二）档案管理基本要求人力资源管理部门必须按照员工花名册中的员工编号（即：工号）进行编号，各个部门人员按档案编号顺序排放并做明显标记，且每10个档案做一个小标记、50个档案做一个大标记，方便查找。
1. 档案编号原则：档案号是在整理和管理档案的过程中，以字符形式赋予档案的一组代码。
档案号是存取档案的标记，并具有统计监督作用。
具有唯一性、方便查找的特征，每个员工有且只有一个档案号，离职员工的档案号将作为历史记录，不再重复使用；新进员工延续上一个编号以此类推；1)集团人员档案号编号原则：集团编码+部门代码+员工编号（三位数），如：JTCW003（JT:集团编码-“集团”首两个字母拼音缩写）；CW：部门代码—“财务”部部门名称首字母拼音缩写）；003：员工编号-按本部门具体入职时间顺序确定）2)在职不在岗人员即挂靠人员档案号原则：人员属性缩写+证件名称拼音首两个字母缩写+挂靠时间顺序（三位数），如：GKAQ001（GK：人员属性- “挂靠”首字母缩写；AQ:证件名称首字母缩写-安全员证；001:该证件挂靠时间顺序-第一个）3)人才库人员即储备人员档案编号原则：人员属性缩写+职位名称拼音首两个字母缩写+储备时间顺序（三位数）如：CBAQ001(CB：人员属性- “储备”人员首字母缩写；AQ：职位名称首两个字母缩写-安全员；001：该职位储备时间顺序-第一个)离职人员、调岗调部门人员维持原档案号不变，同时在档案封面备注栏详细填写异动时间、目前职位，档案放置于调岗后部门（或离职）的档案位置。
人事档案系统功能架构
人事档案系统功能架构一、引言随着企业规模的不断扩大和人力资源管理的日益复杂，传统的人事档案管理方式已无法满足现代企业的需求。
为了提高人事档案管理效率、确保数据准确性和完整性，以及实现档案信息的快速检索与共享，人事档案系统（HRMS：Human Resource Management System）的建设显得尤为重要。
本文将详细阐述人事档案系统的功能架构，以期为相关领域的从业人员提供有益的参考。
二、系统概述人事档案系统是一个集成了员工信息管理、档案存储、查询检索、报表生成、权限控制等多功能于一体的综合性管理平台。
该系统以员工为核心，围绕员工的入职、在职、离职等全生命周期，实现人事档案的电子化、网络化管理。
通过该系统，企业可以更加便捷地进行员工信息的录入、修改、查询、统计等操作，为人力资源决策提供有力支持。
三、功能架构员工信息管理员工信息管理是人事档案系统的核心功能之一，主要包括员工基本信息的录入、编辑、删除和查看等操作。
基本信息包括但不限于员工的姓名、性别、年龄、学历、工作经历、家庭成员等。
此外，系统还支持员工照片的上传和查看，以便于企业更加直观地了解员工形象。
档案存储与分类档案存储功能负责将员工的各类证明材料（如身份证、学历证书、工作证明等）进行电子化存储，并按照一定的分类标准（如部门、职位、入职时间等）进行归档。
系统支持多种文件格式（如PDF、JPG、DOC等）的上传和下载，确保档案的完整性和可访问性。
同时，系统还提供档案借阅、归还等管理功能，以满足企业内部不同部门之间的档案共享需求。
查询检索查询检索功能允许用户根据特定的条件（如员工姓名、部门、职位等）对员工信息进行快速查找和筛选。
系统支持模糊查询和精确查询两种方式，以满足用户在不同场景下的查询需求。
此外，系统还提供组合查询功能，用户可以同时设置多个查询条件，以获取更加精确的查询结果。
报表生成与分析人事档案系统提供丰富的报表生成功能，可根据用户需求生成各类人事统计报表（如员工花名册、部门人员构成表、年龄分布表等）。
怎么建立人事档案
怎么建⽴⼈事档案⼈事档案，是我们⼀⽣中最重要的档案，是记录我们⼀⽣中的荣辱，但是怎么建⽴这个⼈事档案呢?为什么要建⽴⼈事档案?⾸先公司存有纸质档案视为了给企业提供⽇后可能存在风险的证据，电⼦档的表格可以⽤来分析企业的员⼯情况如性别、年龄、学历等等，因此⼈事档案的建⽴是⾄关重要的，⼩⼼整理档案，是我们⾮常必要的⽇常⼯作，下⾯，店铺的⼩编整理了关于这⽅⾯的知识，欢迎⼤家阅读!员⼯⼊职时需要提供的基本⼈事档案包括以下内容：员⼯简历、⾯试评估表、⼊职登记表、劳动合同、员⼯⾝份证复印件/照⽚、离职证明(⾮应届毕业⽣)、毕业证书等相关证书复印件。
这是最基本的员⼯⼊职所需要提供的相关材料。
怎么建⽴⼈事档案⼈事在收到以上相关资料的时候就需要展开相应的⼯作了，签订合同以后，公司会给每个员⼯⼀个⼯号，我们可以按照⼯号的顺序来简历⼈事档案，实时的更新和检查花名册，这个花名册的内容根据每个公司能看这个花名册的权限来设定。
如果这个花名册只有领导级别的⼈才能查看，那么内容可以尽可能的详尽，可以包括⼊职时间、合同期限、社保办理情况、试⽤期的评估结果、岗位和职位的变动情况等等，如果这个花名册⼤家都可以看，那么⼀些敏感信息就不要放进去了，就单独再另外制作⼀个表格。
除了以上常规项，公司还要设置公司的培训记录，每个公司每隔⼀段时间都会有相应的培训，我们需要做个培训记录表，哪些⼈参加、分别是什么岗位、参加的⽬的及整个培训所产⽣的费⽤，这是公司为员⼯所投⼊的⼀项成本，也是需要记录在案的。
绩效展开及结果也算是⼈事档案，每个⽉员⼯的相关信息都需要保留，这些纸质档都需要保留，如果条件允许可以制作相应的电⼦档，便于以后查阅，从员⼯进公司开始，他所有的相关资料都要齐全，例如试⽤期考核表、试⽤期访谈表、转正审批表等等。
在⼈事档案的管理过程中，很多⼈认为只要把数据记录就好，然后把相关资料全部放在⼀个档案袋⼦⾥，就觉得⾃⼰的⼯作已经做到位了，其实并⾮这样，在我们实际的操作中，要善于⾃⼰总结⽅法，有的公司有⼈事管理系统，这样⼈事⼯作会⽅便很多，但是有些公司没有，那我们做的就⽐较多了，我们需要有⼀份实时更新的表格，把员⼯的档案按照⼯号编号，制定编号的缩印就能查询表格和先关信息的位置，纸质档案袋⼦上也要有相关内容的概括，严格按照既定的顺序进⾏排序，这样找起来会⽅便很多。