如何委派工作通用.ppt

• 现代社会在人才上的竞争越来越激烈，通 过委派工作，还能有效地挖掘到有能力的 人才，锻炼人才，为企业储备人才。
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3、错误的委派认知
• 委派就是将我的任务分解 • 委派就是让下属拥有我的一部分权力 • 委派了，责任也就随之而分出去了 • 委派的工作如果做错了，就有了替罪羊 • 委派就是将所有的工作都让下属完成，自己正
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为什么不肯委派工作
• 全能的谬论：我自己能够做得更好。 • 担心员工抗拒：不愿意给员工增加麻烦。 • 对员工缺乏信心：害怕出错，没有培训。 • 下属想了解问题的答案：其实只想讨论的。 • 我自己做会比教员工更快：自己喜欢且擅
长，可以显示自己的业务权威。
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各层级管理者的工作内容
高层管理者
90%
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五个层次的工作
• 只有我才能做的工作 • 我应该做的工作，但其他人可以提供必要
的帮助 • 我能够做的工作，但如果给予机会其他人
也能够做 • 其他人应该做的工作，但在需要时你能够
帮助他们 • 其他人必须做的工作
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制订委派计划
• 委派应实现的目标是什么 • 关键的完成日期是何时 • 需要达成的标准是什么 • 必须做哪些决策 • 将委派多少职权 • 受托人的权力范围
任，意识到自己是企业的主人； ➢激发员工的潜能，锻炼员工的工作能力； ➢能促使下属员工建立对工作的自信，从
而获得满足感和成就感。
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对企业的好处
• 企业最关心的是经营得到更大的回报，获 得最大的销售利润和经济效益，给股东最 大的回报。要实现这一目标，需要提高产 能，储备人才。通过委派工作，提高员工 的积极性，效率得到提高，企业的产出自 然也相应地就提高了。
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委派对管理者的用处
• 有效地管理多种产品、业务和人员。 • 能够以较少的旅行和压力去管理距离远的
部门。 • 增加下属的满意度和认可度。 • 经理可以有时间用于计划、组织、激励和
控制。 • 经理可以去做那些只有他或她才能做的工
作。
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委派对管理者的用处
• 管理者希望团队的业绩能大幅度地得到提高，注重 团队的结果。如果没有委派，那么团队就变成了个 人，个人代表团队，只有通过合理的委派，才能让 团队一起齐心协力地工作，通过大家的共同努力提 高工作效率， “众人拾柴火焰高”。
10%
中层管理者
委派
一线管理者
30%
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操作
70%
案例1：忙碌的新主管
小赵是一名能干热情的工程师，新晋升为项 目小组的主管，小赵希望自己的专业技能必须 超过下属，能够比他们更快更好完成工作，先 集中精力完成工作，以后再培训他们。小赵没 有分派重要工作给下属，总是亲自完成部门有 价值的工作，下属只得到简单平常的工作，不 了解项目的重大事项，其中有一名骨干因工作 缺乏挑战性和个人成长而辞职。而小赵却经常 加班加点，项目组不可或缺、无可替代。
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二、委派前的准备工作
• 分析委派工作 • 决定委派工作 • 制订委派计划 • 选择合适人选 • 让下属做准备
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委派工作前的准备
• 什么事：你找出什么是需要干的，以及看
它是不是完成了。
• 让谁来干：着牵涉到谁能干什么这个问题。
在你决定了让谁干什么之后，你就要有意识 地培养他们做好相应的工作能力。
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委派工作与管理工作
• 管理者必须掌握委派技能，即需要了解 部门的目标，以及何时达成、如何运用 组织资源去达成目标。应该以一种有计 划、深思熟虑的方式去分派工作。
• 委派就是把工作交给别人去做，管理则 是通过个人和团队的工作来实现组织的 目标。两者合二为一，不进行委派的管 理者是不合格的。
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委派工作的本质
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分析委派工作
• 审视自己的权利、义务和责任 • 分析自己所要做的工作、承担的义务和职
责、以及将要采取的行动及后果
• 重新确立部门的首要目标，保证正确的方 向性
• 突出必不可少的结果，以及如何衡量 • 检查目前的工作负荷来筛选优先排序自己
的工作
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哪些工作可以委派
• 只能由你这个主管来做的事情，这些事情 不能委派给别人来做，比如：对工作的回 顾；
• 委派工作是管理，而非管理风格。管理者必须掌 握委派工作的技能，这样可以帮助自己从繁杂的 事务里解脱出来，又可以让下属得到锻炼。
• 不少基层主管在晋升时，并没有受到正式系统的 管理技能培训，习惯于根据自己的性格、爱好和 经验来办事，觉得委派工作就是交待一件事让别 人去干，很简单，没有什么特别的。
• 有一些主管对委派工作不以为然，认为这只不过 是工作风格的问题。其实委派工作是管理人员所 必须熟练掌握的最基本的工作，而非管理风格。
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常见的错误表现
• 他们的工作非常忙碌、紧张，工作缺 乏计划或计划常常得不到实施，因为 他们大部分时间、精力都放在处理细 节上。他们对下属很不放心，担心下 属做不好工作，担心下属滥用职权， 所以，他们事事亲力亲为，但是效率 很低。
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优秀者的正确表现
• 他们对自己的能力有充分的自信，懂得 时间管理，重视主要职责。在具体工作 中，会根据下属的能力而授予不同的责 任和权限。提供指导性意见，而非指示 性意见，帮助下属更有效的工作，而不 是干预。
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进行委派前的评估
• 需要完成哪些工作？ • 可以并应该委派哪些工作？ • 与每个人的能力、兴趣相匹配的工作是什
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委派工作对员工的影响
• 委派能充分体现员工的工作价值，每位员工 都会因此而充满工作的热情；
• 委派也使员工得到很多的锻炼机会，使他们 具有承担责任和行使职权的意识和自信心；
• 委派还能使员工的潜能得到开发，员工对职 业发展有信心。
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委派工作对管理者的影响
• 委派可以让组织团队有序运行，各负其 职，合理分工，相互协作，共同完成组 织的整体目标。
• 我的下属都知道我对他们的具体期望和要求。 • 我让下属参与到设定目标、解决问题、自我
评估和提高生产力的活动。
• 我总是把个人工作的重心放在计划组织和控 制方面，而不是一般常规杂务工作上。
• 在分派工作时，我会精心挑选受托人，并确 保每个人都知道谁是负责人。
• 当委派工作出现问题时，我能够给适当机会 让受托人自行解决问题。
只起监督指导的作用 • 委派了，就要信任，但也要进行过程中的检查 • 委派不只是给下属提供锻炼的机会，是让他们具备完
成工作的能力
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4、委派与授权分工
• 委派和授权既相互联系，又有所区别，严格 地说，委派是授权工作中的一部分。例如， 主管经常要向下属委派工作，但是不一定经 常有授权的过程。
• 授权是将现有的任务分解，并根据团队的分 工，让适当的人去完成适当的工作，使每一 位成员都有最大限度的恰如其分的自由度， 以最高的效率和最佳的方式完成工作。
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选择合适人选
• 该工作属于某一特定职位的职责吗？ • 谁会有承担该工作的兴趣和能力？ • 谁会认为该项工作充满挑战性？ • 该工作将使谁全力以赴并帮助其成长？ • 在过去的委派中谁曾被忽略？ • 谁有时间？ • 谁正在为一项新工作或晋升做准备？
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选择胜任委派的人员
• 对下属进行完整的评价 • 对工作职责的了解程度 • 完成工作的效率、效能 • 不同的时间价值程度 • 对他的培养发展价值
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委派对管理者的用处
• 能够完成更多的工作，并且能够更加容易地在最 后期限之前完成 。
• 下属们会更加专心和投入。 • 分派特定的责任和权力，从而更加容易地进行控
制。 • 促进下属们的进步和发展。 • 能够更加充分地利用人力资源，提高生产效率。 • 各种补偿以及技能的提高能够更加直接地与个人
绩效相关联。
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委派工作的技能评估
• 委派工作时我会针对细节问题做简要说明。 • 我认为委派可以帮助下属改进和提高技能，
并按此分派工作。 • 在紧急情况下我会支持帮助员工，但不亲自
参与其具体工作中或替其完成。 • 在分派工作时，我会强调所期望的结果，并
要求下属对结果负责，而不是如何去完成工 作和推卸责任。 • 委派工作时，我会根据客观需要和成员经验 进行平衡权力和工作量。
• 怎么干：这就看你如何运用委派的艺术去
创造一个融洽且富有效率的工作氛围了。
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委派工作前你应该：
• 分析一下你自己的工作担子有多重； • 分析一下你们部门里可以利用的资源（人
力和物力）有多少； • 考虑、分析一下你所有可能的选择； • 挑出那些你直觉上感觉不错的、逻辑上也
行得通的选择； • 开始做他们，而且是当一项工作来完成； • 找出结果来。
• 马上就可以委派给某一个受过这方面训练 的人来做的工作；
• 只要你花上一点时间训练一下某个人，就 可以将工作委派下去；
• 应该委派给别人去做的工作，但手边却没 有合适的人可以来做它。
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决定委派工作
• 需要频繁做决定或例行公事的常规工作 • 那些处于上级的技术或专长内的工作 • 上级最不胜任的专业任务和项目 • 上级不喜欢、下级却喜欢的工作 • 能够为员工提供经验的工作 • 能给常规工作添加变化的任务 • 使得某个岗位更加全面的活动
好落得清闲 • 委派了就要信任下属员工，就一切都别再插手 • 委派只不过是给下属提供一些锻炼的机会罢了
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正确的委派认知
• 委派是让下属承担他的工作应负的相应的责任 • 委派是让下属也享有完成其工作所需的适当的权限 • 委派人同样会对委派出去的工作负责 • 委派出去的工作如果做错了，委派人也要承担责任 • 委派是将应由下属完成的工作让他们来承担，委派人
• 委派还可以使自己能从繁琐的日常业务 中脱离出来。
• 能有更多机会看到下属真实的工作能力 和在不同方面的特长。
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委派工作对公司的影响
• 委派可以使公司的业务流程通畅平滑，使 得公司内部的信息、服务、物资、财务等 供应链在各个环节都清晰顺畅。
• 各级管理者的向下委派工作，能够人尽其 责，控制有力，检查到位，提高了执行力。
• 管理者还可以通过委派工作考察员工的工作能力，
找到得力的助手。可以先把一些琐碎、没有头绪的
事委派给比较好的下属，看看他们能不能解决，如
果他们确实能很好地解决，然后再对他们委派比较
重要的工作，考察他们是否可以承担一些责任和职
责。
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委派对员工的好处
➢体现员工的工作价值； ➢提高员工工作热情，让员工敢于承担责
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制订委派计划
• 预算是多少 • 受托人的联系渠道 • 需要提供哪些信息 • 希望参与哪些工作 • 需要何时得到哪些反馈信息 • 让谁来跟进了解进度 • 委派需要告知哪些人
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委派工作的计划
• 预期结果、底线结果、时间期限 • 需要达成的标准、预算、完成人 • 检查人、所需资源、反馈渠道、频率
• 因为下属在委派的工作中得到了锻炼、学 习和成长，当公司部门发展时，不会感到 后继无人。
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2、委派工作的意义
• 真正的管理者是通过别人来工作的。 • 委派工作可以更好的提升组织管理效能。 • 能够让下属得到更多的工作锻炼和综合
技能成长。 • 让下属有好的工作兴趣，得到更多尊重
和激励，激发下属的工作潜能。 • 体现下属的工作价值和人生价值。
如何委派工作
高级培训师：狄振鹏
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课程大纲
• 委派的认知和评估 • 委派前的准备工作 • 委派工作具体步骤 • 提高完善委派技巧
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一、委派的认知和委派技能
• 委派工作的定义 • 委派工作的意义 • 错误的委派认知 • 委派与授权分工 • 委派的技能评估
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1、委派工作的定义
• 将工作职责与职权赋予指定的个人或团 队，使该个人或团队对组织产生承诺、 归属感和参与感，提升其工作价值和组 织贡献度，并使自己从日常事务中解脱 出来，专心致力于影响组织更重要更多 价值的核心工作。
• 委派是授权中的分配工作的那一部分， 日 常工作中最常应用的技巧。
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委派与授权分工
• 委派工作是在一种低级的授权阶段所做 的工作，即四级授权中的较低级。而授 权则更充分。
• 委派工作的任务通常是下属的工作职责 范围，而授权是上级与下属职责的相关 结合部。
• 委派工作绝不是简单的分工
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5、委派工作的技能评估
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“热土豆”式工作
• 切记不要把“热土豆”式的工作委派出去 • “热土豆”式工作是指那些处于最优先地
位并要求你马上亲自处理的特殊工作。例 如，你的上司非常感兴趣和重视的某件具 体工作就是“热土豆”式工作。这种工作 要你亲自去做。 • 非常保密的工作也不要委派给别人去做。 如果某项工作涉及到只有你才应该了解的 特殊信息，就不要委派出去。