医院档案管理的现状及对策

医院档案管理的现状及对策

作者：刘海霞

来源：《办公室业务（上半月）》 2017年第5期

一、档案的类型

（一）文字档案。文字档案主要来源于各种报刊杂志，活动文字记录等传统纸质档案，包含着医院的管理措施、改革进程，在医疗技术方面的研究与成果，开展的各种医疗服务活动，以及在外部杂志报刊上开设的普及医疗知识的专栏等多样化的内容，覆盖面极广，是宣传档案的主要类型。

（二）声像档案。医院在广播、电视等媒体上开展的报道或专家访谈等都会产生很多声像资料，由于其涵盖的医疗知识极其丰富，医院档案管理很是重视。还有医院内部各种院级会议和活动等产生的档案，对整个医院的档案管理也有着重要作用。

（三）网络档案。当今社会已经进入网络时代，网络凭借着信息量大、传播速度快的优势想成为最受欢迎的媒体。基层医院也审时度势地在各大网站和网络媒体中进行宣传和科普医疗知识，在网络中生成的文章、图片、视频等资料就成为网络档案。

二、当前医院档案管理存在问题

（一）档案信息安全性有待提升。随着信息时代的到来，档案信息储存量的日益增多，在给数据分析利用带来便捷的同时也给档案信息的安全性带来挑战。由于很多医院档案管理工作缺乏科学性、资源管理方式缺乏创新性以及档案管理缺乏严谨性，不仅使得档案管理工作效率低下而且极易使档案信息外泄，安全性得不到保障。因此，在这一时代背景下，如何维护档案信息的安全，提升档案管理工作效率，成为企业档案管理工作所面临的一大挑战。

（二）对档案管理工作者专业素质提出更高的要求。信息技术的发展与应用在给档案管理工作者带来便捷的同时也对其专业素质提出了更高的要求。电子化的档案管理摒弃了传统的档案管理方式，代替以现代化的手段对档案信息进行归档处理，因而更需要一些专业人员进行科技管理。这就对档案管理者的专业素质提出了更高的要求。

三、档案的功能和作用

档案管理是整个医院管理系统的一个分支，如今的医疗市场竞争异常激烈，各基层医院争相树立美誉度和知名度，由此产生的档案管理文化就成为医院的众多档案类型中的一员。档案除了能够提供医院的学术研究、科研工作所需的基础资料，更是为医院的知名度和美誉度提高做出了卓越贡献，因此得到了基层医院的重视。医院档案记录着医院建设与发展过程中的重大事件，比如，管理和服务中的新举措，最新的医疗成果与技术，以及医院开展的各种活动与学习培训等，并含有文字档案、声像档案和网络档案等不同表现形式，能够为下一步的工作计划和决策运行提供可靠的依据。

四、对如何做好基层医院宣传档案的探讨和体会

（一）建立健全制度规范，促进档案管理标准化。现阶段，医院档案管理需要一套全新的管理模式，因为没有前车之鉴，缺乏一套系统化理论化的管理制度及有效的指导。导致之前的医院档案管理工作出现了很大的随意性和不规范性，使得档案管理建设过程进度缓慢，多走了许多弯路。因此，有关部门领导应尽快结合实际情况，建立健全一套系统理论的医院档案管理制度。制度应该囊括档案管理工作的各个方面，使档案工作人员在工作中有法可依。合理地科

学地安排档案管理工作流程。另外，还要制定一套监督制度，通过对档案管理工作的监督，对

档案的安全进行保护，绝不能给予不法分子以可乘之机。

（二）落实信息技术支持，完善档案管理系统。只有资金落实到位，档案建设的软件和硬

件配置才能齐全，这也是开展档案管理工作的基础性条件。只有拥有齐全的配置，档案工作人

员的工作才能顺利进行。各单位要舍得在这方面花钱，为档案管理工作配备良好的计算机及其

系统，保证网络信息体系的顺畅无阻，从而提高档案管理工作的效率。另外，应邀请专业人士

为单位医院档案管理工作设置其特定的档案管理软件，减少工作中不必要的程序和环节，提高

工作效率，加快档案管理工作的力度。还要为医院档案管理设置一个专门的保护系统，尽量避

免医院档案信息的泄露或流失，给医院和患者带来不必要的麻烦。

（三）加强宣传，增强全员主动归档意识。单位应加强宣传力度，让全体职工理解档案管

理的重要性，促进全员职工的档案意识提高，全力支持档案管理信息化工作，为档案工作提供

有记录价值的第一手资料。单位各部门应积极配合工作，保证档案管理工作的顺利开展。档案

管理者应全方位收集相关资料，拓展材料收集范围，丰富档案内容。

（四）加强档案管理队伍建设，实行规范化管理。由于信息技术条件下，档案管理工作是

一项涉及多个专业层面，对档案管理工作人员的综合素质和能力提出了更高的要求。信息技术

条件下，档案工作人员要更好地服务于群众，扩大档案服务面。所以，档案管理工作人员不仅

要加强研究如何建立起高效、灵活、科学的档案信息体系，而且要更好地服务于实际工作，立

足于实践，一切实事求是。

五、结语

总之，档案管理工作是医院管理系统的重要组成部分，只有把握住档案对基层医院发展的

重要性，才能够重视宣传档案管理工作的改革进步，为医院的健康可持续发展做出更大的贡献。