【秘书基础】Office办公文秘使用技巧
办公室文秘的文件管理技巧
办公室文秘的文件管理技巧作为办公室文秘，良好的文件管理技巧是提高工作效率和保障信息安全的关键。
在办公室中，文件管理涉及到文件的组织、归档、存储和查询等方面。
本文将介绍一些办公室文秘的文件管理技巧。
一、文件分类与整理1. 文件分类：根据文件的性质、用途和重要性进行分类，可分为行政文件、财务文件、人事文件等。
分类清晰有助于文件的归档和检索。
2. 文件整理：建立统一的文件命名规范，包括文件名称、编号、版本等信息，以便于查找和区分。
同时，及时处理过期、无用或重复的文件，避免文件堆积。
3. 文件标识：使用标签、标记或彩色文件夹等方式，对文件进行标识，方便辨识和管理。
可以根据不同分类采用不同的颜色，提高效率。
二、合理的文件存储1. 电子文件存储：采用云存储、本地服务器或共享文件夹等方式，对电子文件进行存储。
要定期备份文件，确保数据的安全性和可靠性。
2. 实物文件存储：使用文件柜或文件盒对实物文件进行整理和存储，按照分类编号进行排列，方便查找。
需要特别注意防潮、防火等环境保护措施。
3. 存储空间规划：根据文件的数量和重要性，合理规划存储空间，确保能够容纳文件需求，并保证易于管理和检索。
三、有效的文件检索和查询1. 建立索引：针对实物文件和电子文件，建立清晰的索引系统，如文件目录、关键词等。
索引系统能够提供准确的查询结果，提高文件检索的效率。
2. 使用标签和关键词：为文件添加标签和关键词，便于在电子平台或文件柜中进行快速查找。
可以根据文件的内容、日期、相关人员等添加关键词标签。
3. 文件查询记录：记录文件的查询信息，包括查询时间、查询内容和查询结果等，以备日后查阅或参考。
同时，可以根据查询记录对文件进行进一步的整理和归档。
四、保障文件安全和机密性1. 权限管理：设置不同级别的权限，对文件进行可视性和可编辑性的限制。
确保文件只有经过授权的人员能够查阅和修改，保护文件的机密性。
2. 加密措施：对需要保密的文件进行加密处理，防止未经授权的人员获取敏感信息。
办公室文秘计算机操作技巧
办公室文秘计算机操作技巧办公室文秘实用计算机操作技巧作为一名办公室文秘，熟练的计算机操作技巧是不可或缺的，那么就由店铺给诸位带来一些实用的计算机操作技巧。
一、红头文件的制作及标准1、进行页面设置选择“文件”——“页面设置”选择“页边距”附签，上：3.7厘米下：3.5厘米左：2.8厘米右：2.6厘米。
选择“版式”附签，将“页眉和页脚”设置成“奇偶页不同”,在该选项前打“√”。
选择“文档网格”附签，“字体设置”，“中文字体”设置为“仿宋”;“字号”设置成“三号”，单击“确定”按钮，选中“指定行网格和字符网格”;将“每行”设置成“28”个字符;“每页”设置成“22”行。
然后单击“确定”按钮，这样就将版心设置成了以三号字为标准、每页22行、每行28个汉字的国家标准。
2、插入页号选择“插入”——“页码”，“位置”设置为“页面底端(页脚)”，“对齐方式”设置为“外侧”。
然后单击“格式”按钮，“数字格式”设置为全角的显示格式，单击“确定”按钮，再次单击“确定”按钮完成页码设置。
双击页码，在页码两边各加上一条全角方式的短线;并将页码字号设置成“四号”;字体任意;奇数页的页码设置成右空一个汉字，偶数页的页码设置成左空一个汉字。
3、发文机关标识制作选择“插入”——“文本框”——“横排”菜单项，鼠标将会变成“┼”，在Word2000版面上单击鼠标左键，出现一个文本框，在该文本框内输入发文机关标识，输入完成后，选中该文本框，单击鼠标右键——“设置文本框格式”，在这里来设置红头的属性。
选择“颜色和线条”附签，“颜色”设置成“无填充颜色”。
选择“大小”附签，“高度”设置成“2cm”;宽度设置成“15.5cm”。
注：用户可根据实际情况调节尺寸。
选择“版式”附签，单击“高级”按钮，水平对齐：“对齐方式”设置成“居中”，“度量依据”设置成“页面”;垂直对齐：“绝对位置”设置成“页边距”，“下侧”设置成“2.5cm”——平行文标准，“8.0cm”——上行文标准，注：用户可根据实际情况调节尺寸。
办公室文秘的电脑软件应用技巧
办公室文秘的电脑软件应用技巧办公室文秘作为一个组织中不可或缺的一员，需要运用各种电脑软件来提高工作效率和准确性。
本文将介绍一些办公室文秘常用的电脑软件应用技巧，帮助提高工作效率，简化操作流程。
一、办公软件应用技巧1. Microsoft Office 套件Microsoft Office 是大多数办公室文秘必备的软件套件，包括了Word、Excel、PowerPoint 等常用应用程序。
以下是几个常用技巧：- 利用 Word 的样式和格式功能，可以快速创建专业的文档格式，包括标题、段落、页眉页脚等。
- Excel 中的数据筛选和排序功能，可以帮助快速整理和分析大量数据，提高数据处理效率。
- PowerPoint 中的幻灯片母版功能，可以统一整个文档的风格和格式，提高演示效果。
2. Adobe AcrobatAdobe Acrobat 是处理 PDF 文件的专业软件。
以下是一些使用技巧：- 利用 Adobe Acrobat 的编辑功能，可以直接在 PDF 文件中进行文字、图形的修改和编辑。
- 使用 Adobe Acrobat 的批注工具，可以在 PDF 文件上进行标记、划线和批注，方便与他人进行合作和沟通。
- 利用 Adobe Acrobat 的电子签名功能，可以方便地在 PDF 文件上进行电子签名，提高合同签署的效率。
二、信息管理软件应用技巧1. 电子邮件客户端电子邮件是办公室文秘不可或缺的沟通工具。
以下是一些使用技巧：- 设置邮件过滤器和文件夹，将重要邮件分类归档，方便查找和处理。
- 利用自动回复功能，可以自动回复收到的特定类型的邮件，提高工作效率。
- 使用收件箱规则和邮件标记功能，对邮件进行自动分类和标记，提高信息整理的效率。
2. 日程管理软件日程管理软件可以帮助办公室文秘合理安排工作时间和任务优先级。
以下是一些使用技巧：- 将重要的会议和任务添加到日程管理软件中，设置提醒功能，提醒自己完成任务。
文秘实用的工作技巧
文秘实用的工作技巧作为文秘工作人员，你可能需要处理文件、书信、会议和日程安排等工作，以下是一些实用的工作技巧：1. 组织能力：养成良好的组织习惯，如使用文件夹和标签，分类整理文件和邮件，确保信息的快速查找和访问。
2. 时间管理：学会设置优先级和制定合理的工作计划。
使用工具如时间表、提醒和备忘录软件，确保按时完成任务。
3. 沟通能力：与上级、同事和客户保持良好的沟通。
清晰地表达自己的观点，准确理解他人的需求，避免信息的误解和诱导。
4. 注意细节：文秘工作涉及大量的文件和信息处理，因此细心和准确性非常重要。
检查和核对文件、报告和邮件，避免错误。
5. 学习技术工具：掌握常用的办公软件如Microsoft Office套件（Word、Excel、PowerPoint）和邮件软件。
了解和学习如何使用其他办公自动化工具，提高办公效率。
6. 团队合作：与团队成员合作，并积极参与团队会议和项目。
分享你的想法和经验，支持他人的工作，共同实现团队目标。
7. 保持机密性：作为文秘工作人员，你可能处理敏感信息。
确保你严格遵守保密协议，并采取措施确保信息和机密文件的安全。
8. 学习新知识：保持对行业和相关领域的了解。
定期学习新的专业知识和技能，以保持竞争力。
9. 多任务处理：文秘工作通常需要同时处理多个任务，例如筹备会议，回复邮件，更新日程。
学会管理多项任务，灵活应对，确保每项工作得到妥善处理。
10. 自我提升：不断提升自身能力，参加培训和研讨会。
学习新的技能和工具，掌握行业最佳实践。
提高自己的专业素质和能力，使自己成为一个优秀的文秘工作人员。
Office办公文秘运用技巧原则
一.使用更快捷的方法为文档插入目录在先前版本的Office中，每次插入目录时，需要先在一个对话框中进行设置，然后才可以将目录插入到文档中。
新版Office中操作会简单很多，它能代替用户完成其中的大部分工作，这就使得插入目录的操作变得更容易。
接下来就由广州新川教育的办公文秘老师给大家讲解！操作方法如下：将光标定位在要插入目录的位置。
切换到“引用”选项卡，并在“目录”组中单击（目录）按钮，打开“目录库”。
“目录库”以可视化方式向用户展示了各种目录的`编排方式和显示效果，用户只需选择其中一个满意的目录形式，就可以立即完成目录的插入操作。
二.将文档共享给没有安装微软Office的用户在Word中打开要发布的文档。
.在Word 2007主窗口的左上角，单击（Office按钮），然后从下拉菜单中执行（另存为）——>（PDF或XPS）命令，打开“发布为PDF或XPS”对话框。
为新的PDF文件指定保存路径和文件名，并单击（发布）按钮，即可完成从Word文档到PDF文档的转换操作。
三.快速访问自己最常用的功能Office2007已经通过“功能区”这种全新的用户界面组织方式，将先前深埋于菜单中的功能上浮至各个选项卡中。
同时，Word 2007也为用户提供了一种构造个性化工具箱的机会，你可以将自己最常用的功能添加到工具箱中，以便一次单击即可执行想要的命令，这个工具箱就是“快速访问工具栏”。
操作方法如下：回想一下，当自己在平时打开和编辑某个文档时，哪些功能是最常用而且需要超过一次单击操作才能使用到的？通过在“功能区”中切换选项卡或者浏览“Office按钮”菜单，找到这个功能。
在该功能上单击鼠标右键，并从快捷菜单中执行（添加到快速访问工具栏）命令，该功能就会出现在“快速访问工具栏”中。
要是觉得“快速访问工具栏”的默认位置每次点击不大方便，可以右键单击它，并从快捷菜单中执行（在功能区下方显示快速访问工具栏）命令。
这样，“快速访问工具栏”就会自动显示在“功能区”下方的位置。
文秘专业中常见办公软件应用技巧分享
文秘专业中常见办公软件应用技巧分享在现代社会，办公软件已经成为了文秘工作中不可或缺的工具。
熟练掌握办公软件的使用技巧，不仅可以提高工作效率，还能为自己的职业发展增添一份竞争力。
本文将分享一些文秘专业中常见的办公软件应用技巧，希望能对广大文秘人员有所帮助。
一、Word的排版技巧Word是文秘工作中最常用的办公软件之一，熟练掌握其排版技巧可以使文档更加美观和易读。
首先，合理使用标题样式，可以通过设置标题样式来快速调整文档的结构和格式，使得文档更加清晰。
其次，合理使用分栏功能，可以将文档分为多列，使得信息更加紧凑。
此外，还可以使用插入表格、插入图片等功能，使得文档更加丰富多样。
二、Excel的数据处理技巧Excel是文秘工作中用于数据处理和分析的重要工具。
熟练掌握Excel的数据处理技巧可以提高工作效率和准确性。
首先，合理使用筛选和排序功能，可以快速筛选和排序大量数据，提取所需信息。
其次，合理使用公式和函数，可以进行复杂的数据计算和分析，提供更多决策支持。
此外，还可以使用数据透视表功能，将复杂的数据汇总和分析变得简单易懂。
三、PowerPoint的演示技巧PowerPoint是文秘工作中用于制作演示文稿的重要工具。
熟练掌握PowerPoint的演示技巧可以使演示更加生动和有吸引力。
首先，合理使用布局和主题样式，可以快速设置演示文稿的整体风格和结构。
其次，合理使用动画和切换效果，可以使演示更加生动有趣。
此外，还可以使用幻灯片笔记功能，将演讲内容与演示文稿结合起来，提供更好的演讲辅助。
四、Outlook的邮件管理技巧Outlook是文秘工作中用于邮件管理的重要工具。
熟练掌握Outlook的邮件管理技巧可以提高工作效率和组织能力。
首先，合理使用文件夹和标签，可以将邮件进行分类和归档，方便查找和管理。
其次，合理使用自动回复和规则功能，可以自动处理一些常规邮件，减轻工作负担。
此外，还可以使用日历和任务功能，进行时间管理和工作安排。
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更多的文秘知识尽在。
身为秘书，在工作中应注意的问题：1.与上司关系的处理：秘书地位的特殊性，很多时候会尴尬。
因此，要与上司成为朋友，但不能亲密无间，太随便，或是轻视上司，这是根本性的错误;不可涉及到上司的私生活，最好的方法是保持中庸之道，既不引人注目，又不默默无闻，让他感到你的存在，但非无所不在。
体谅上司的劳苦，分担他的压力。
要观察细致，尽可能考虑周到。
不急于表功。
要把功劳让给上司，表面上他可能会谦虚一番，私下底他会对你存有好感。
不忙着提建议。
你的建议都表明对上司目前工作运作的不满，所以要选择好时间场合，才会有助于问题的解决。
不依靠上司，要保持工作积极态度，主动帮助、辅佐上司，要有相应的独立性。
2.与工作人员关系协调：要和同事们和平共处，不搞派系。
在工作角色上，大家是平等的。
要有合作精神，主动帮助同事，消除隔阂，创造和睦的工作气氛。
要宽容体谅他人，不强求别人。
不同的人能力素质不同，要善待世事。
要勇于承担责任。
这一点很重要，工作中难免有错误，“心底无私天地宽”，有了问题能勇于承认错误和承担责任，反而会得到别人的原谅和敬重。
此外，秘书的礼节、仪表、服饰和幽默感会影响到你公司的文化氛围、职员们的精神面貌等诸多方面，不能简单敷衍了。
秘书需要掌握哪些办公软件技能
秘书需要掌握哪些办公软件技能在当今数字化办公的时代，秘书作为企业或组织中重要的行政支持角色，需要熟练掌握一系列办公软件技能，以高效地完成各项工作任务，提升工作效率和质量。
以下是秘书需要重点掌握的一些办公软件技能。
一、文字处理软件文字处理软件是秘书日常工作中最常用的工具之一，如 Microsoft Word 或 WPS 文字。
熟练掌握这些软件的以下功能至关重要：1、文档排版能够设置字体、字号、颜色、加粗、倾斜、下划线等格式，调整段落间距、行距、缩进等，使文档美观、规范。
还应熟练使用项目符号和编号、页眉页脚、页码等功能。
2、表格制作能创建和编辑表格，包括调整表格大小、合并与拆分单元格、设置边框和底纹等。
在处理数据较多的文档时，表格的运用能使内容更清晰、有条理。
3、图片和图形插入可以插入图片、图表、形状等，并对其进行大小调整、位置移动、环绕方式设置等操作，增强文档的可视化效果。
4、查找与替换快速查找特定的文字、格式，并进行替换，大大提高编辑效率。
5、文档保护和修订根据需要对文档进行加密保护，限制编辑权限。
同时，能熟练使用修订模式，方便与他人协作修改文档。
二、电子表格软件电子表格软件如 Microsoft Excel 或 WPS 表格在数据处理和分析方面发挥着重要作用：1、数据输入与格式设置准确快速地输入数据，并能设置数据类型（如数字、文本、日期等）、对齐方式、字体和颜色等。
2、公式和函数掌握常用的数学、统计、文本等函数，如 SUM（求和）、AVERAGE（平均值）、COUNT（计数）、VLOOKUP（查找引用）等，进行数据计算和分析。
3、数据排序与筛选能够按照特定的列对数据进行升序或降序排列，以及根据条件筛选出所需的数据，以便快速获取关键信息。
4、图表制作将数据转化为直观的图表，如柱状图、折线图、饼图等，更清晰地展示数据趋势和关系。
5、数据透视表这是一项强大的数据分析工具，能快速汇总、分析大量数据，从不同角度查看数据。
办公室文秘必备知识
办公室文秘必备知识办公室文秘必备知识5篇文秘的工作可能看起来很平凡，但背后却需要做出巨大的努力和付出。
文秘必须时刻保持对细节的警觉性，以确保文件的准确性和完整性。
这里给大家分享一些关于办公室文秘必备知识，供大家参考学习。
办公室文秘必备知识（精选篇1）本职工作方面1.收发文管理.1—6月份共收文__份，发文x份，能严格按照签发、登记、下发等程序办理；收文时，按照收文登记、审批、发送、归档等办理，做到无差错.2.规章制度及受控文件管理.截止上半月规章制度及受控文件共__份.1—6月份发放规章制度共x份，聚酯配方单x份.并根据公司实际情况，对三利手册及ISO文件部分内容进行了修改.所有的规章制度及受控文件均保证其适用性，并严格按照程序发放、使用、回收、作废等.3.新闻稿件及接待来访.上半年培训、接待及公司活动新闻共10篇，其中重大新闻有6月5日__市副市长至公司调研.出稿方面一直保持及时性、有效性.4.三利简报管理.上半年发放简报两次，分别是20期、21期.简报发放做到按质按量，对稿件收集、排版、审核都进行了层层把关，确认没有任何问题时再印发，并及时发放至集团各单位、公司领导及各部门、各车间.5.档案管理.目前档案分两部分：办公室档案和档案室档案.档案室为不常用资料，内有图纸类、历年来的红头文件及收文等，并做到分类放置；办公室档案柜放置公司重要的文件及常用的文件等，已做到有标识、有目录、分类保存，不仅便于查找，也提高了工作效率.6.协调沟通.在工作上能做到主动补位.并能与其他部门人员加强沟通，密切配合，互相支持，保证整体工作不出现纰漏.在工作中我自己确定了一条工作原则，属于自己的工作要保质保量完成.不属于自己工作范围，配合其他人员能完成的也要按时完成.7.公司会议.上半年共有__次会议，其中包括总经理办公会、经理办公会、绩效考核会、安全生产会议等，并及时做会议记录.8.办公设备、办公家具管理.5月份对公司所有办公家具进行统计、登记、标识，做到办公家具管理有序，明确使用主体、家具使用状态，并对使用部门及个人进行签字确认，明确其责任范围；6月份对所有电脑、空调、打印机等办公设备进行统计、登记、标识，建立一机一帐制，所有的办公设备保管、维修都做到了有记录.此项工作将一直持续下去，并要求自己精益求精，努力完善办公设备、办公家具的管理.9.办公用品及劳保用品管理.办公用品1—6月份共花费__元，20__年上半年劳保用品费用共__元.其中季度劳保用品已发放三个季度，发放时间为一、四、七月，费用__元；1月份冬季冲锋衣费用__元；3月份车间工作服__元；4月份办公室人员夏季工作服费用__元；6月份购夏季防暑降温药品费用共__元.对各部门报送的办公用品及劳保用品一一进行核对，并制成电子版报领导审核确定，再进行统一购置.在发放的过程中严格做好领用登记工作.10.后勤管理.后勤工作是基础也是保障工作，涉及较广，其中包括员工宿舍、门卫室、厂区的绿化、公司活动、对外协调等.在后勤服务方面始终以公司的角度出发，及时将员工的意见及建议采纳，并做出相应的解决.办公室文秘必备知识（精选篇2）工作内容：1、负责文件资料的打印、登记、发放、复印、装订。
办公秘书必学个Excel办公技巧与实用工具
办公秘书必学个Excel办公技巧与实用工具在迅速发展的信息时代，办公秘书作为公司中不可或缺的重要角色，需要具备一定的办公技巧和应用工具来提高工作效率和准确性。
在众多办公软件中，Excel是一款广泛应用于数据分析、项目管理和报表制作的软件。
本文将介绍一些办公秘书必学的Excel办公技巧与实用工具，帮助办公秘书更好地应对工作中的各种挑战。
第一部分：基础技巧1. 快捷键的运用快捷键可以大大提高办公秘书在Excel中的操作速度。
常用的快捷键有复制（Ctrl+C）、粘贴（Ctrl+V）、剪切（Ctrl+X）等。
熟练掌握这些快捷键，可以极大地提高办公秘书的工作效率。
2. 数据筛选与排序Excel提供了强大的数据筛选和排序功能，办公秘书可以利用这些功能快速筛选出需要的数据，并按照指定的条件进行排序。
这样可以减少繁琐的手动操作，更高效地完成工作任务。
3. 公式与函数的运用Excel的公式与函数是办公秘书必学的重要内容。
熟练运用公式与函数，可以帮助办公秘书自动计算数据、制作复杂的报表和图表，提高工作准确性和效率。
常用的函数有SUM、AVERAGE、MAX、MIN 等。
第二部分：高级技巧1. 数据透视表的制作数据透视表是Excel中一项重要的数据分析工具。
办公秘书可以利用数据透视表对大量的数据进行快速汇总和分析，从而发现数据背后的规律和趋势。
熟练制作数据透视表，可以帮助办公秘书更好地为公司提供决策支持。
2. 条件格式化条件格式化是Excel中一项非常实用的功能。
办公秘书可以通过设置条件格式，根据数据的特点自动标记或者突出显示，使数据更加直观和易于分析。
例如，可以通过条件格式化将超过某个阈值的数据标记为红色，便于快速定位异常值。
3. 宏的应用宏是Excel中一种自动化操作的工具。
办公秘书可以录制宏，将一系列的操作录制下来，然后通过运行宏来实现自动化操作，节省大量的时间和精力。
例如，可以录制一个宏来自动生成标准的汇报模板，每次只需要运行宏就能快速生成报表。
办公室文秘的电脑操作技巧
办公室文秘的电脑操作技巧随着现代社会的发展，电脑在办公室中的应用变得越来越广泛。
作为一名办公室文秘，熟练掌握电脑操作技巧对提高工作效率至关重要。
本文将为您介绍一些实用的办公室文秘的电脑操作技巧。
请您参考以下内容并加以实践。
一、键盘操作技巧键盘是我们操作电脑的主要工具，掌握一些常用的键盘操作技巧能够提高我们的打字速度和操作效率。
1. 快捷键的使用在进行文档编辑、复制粘贴等操作时，可以使用一些快捷键来替代鼠标操作，例如Ctrl+C复制，Ctrl+V粘贴等。
掌握这些快捷键可以减少操作步骤，提高工作效率。
2. Caps Lock键的利用Caps Lock键常常被我们忽略，但实际上它还有很多其他的用途。
在输入大量的大写字母时，可以按下Caps Lock键将键盘切换为大写锁定状态，这样可以减少按Shift键的次数，提高打字速度和准确度。
3. 数字小键盘的运用许多办公文档中都需要输入数字，使用数字小键盘可以更加方便快捷。
在大部分笔记本电脑上，数字小键盘是通过Fn键+相应字母键（一般为J、K、L）进行激活的。
掌握这一技巧可以减少鼠标操作，提高数字输入效率。
二、文档处理技巧办公室文秘经常需要处理文档，掌握一些文档处理技巧可以提高工作效率和文档的质量。
1. 标题与正文的设置好的文档需要具备清晰的结构，为了实现这一目标，我们可以通过设置标题和正文来区分内容的重要性。
在文档编辑软件中，可以使用字体加粗、加大字号等方式来设置标题，使其突出醒目；而正文部分使用默认字号和加粗设置则可保证正文的清晰可读性。
2. 制作表格与公式在处理数据和统计分析时，表格和公式的使用是不可避免的。
掌握表格和公式制作的技巧能够帮助我们更好地展示和计算数据。
在文档编辑软件中，可以利用插入表格的功能来快速创建表格，同时利用公式编辑器来进行数据运算和计算。
3. 索引与目录的生成对于较长的文档，为了方便读者查找内容，我们可以使用索引和目录的功能。
在文档编辑软件中，可以利用自动目录生成器，通过设置标题和样式来实现目录的自动生成，极大地提高了文档的可读性。
办公室秘书工作技巧_文秘知识
办公室秘书工作技巧大家都知道办公室秘书需要做的事情很多，那么大家又知不知道身为一个办公室秘书，在自己的岗位上工作有哪些小技巧呢?下面是橙子为你整理的办公室秘书工作技巧，希望对你有用!办公室秘书工作技巧篇1在秘书(办公室主任)岗位，紧靠领导，追随上司，有其自身行为的特殊性，复杂性，做得好显贵，做得不好极易显酸。
就其自身言行、素养、自我目标实现等，不得不查不探。
有人在此岗多年，伺候几任领导，胃让酒泡伤了，脸让夜熬黄了，心力绞瘁却无建树，好听的说你是兢兢业业的老夫子，难听的说你是穷酸秀才一个。
熬成了单位的元老却无长进，一身的不是与冤屈只有自己扛。
究其成因，素质缺陷，目标不明，仅满足于追随与服务。
本文只对传统意义的秘书岗位，现代意义上老总们使用的文秘另有特殊规则，另当它论。
办公室秘书工作秘籍1、秘书行为：不能太酸;不能太迂;不能太雅;不能太俗。
结交各路人等，一回不生，二回不熟。
广结同道，一见如故，稀罕致至。
2、秘书特点：辛苦性、索碎性、全面性。
别人不想做的你得做，别人不会做的1 / 13你得会。
文稿再好不签你的名，权力虽有不在你的手。
3、秘书能力：坐下能写;站着能说;出门能办事;回来能谋划。
4、秘书工作：像吃鱼一样小心谨慎;像钓鱼一样耐心细致;像养鱼一样认真呵护;事前琢磨，事中紧张，事后反思。
5、秘书汇报要领：详细准备，简单汇报，有问能答。
6、秘书禁忌：不议领导是非;不介入领导矛盾;大事不越权，小事不推诿;守口如瓶。
7、秘书品德：有操守而无官气，多条理而少大言。
知钱重而无心于钱，紧靠官而无意权。
8、秘书心理素质：小事当大事做，看仔细。
大事当小事做，看沉稳。
处大事当如小事,处小事当如无事。
闻奇不惊喜，遇急不张惶。
挨批不气馁，受宠不张扬。
有罪学会受，有福也能享。
遇强不显弱，遇弱不显强。
对上要敬畏，对下要柔肠。
何时都不可大厉声色。
9、秘书智慧：(1)用智慧分辨，哪些可改，哪些不可改。
可改变的就努力去做，2 / 13不可改变的就坦然接受。
文秘与行政必须知道的580个Office技巧
文秘与行政必须知道的580个Office技巧第一篇：文秘与行政必须知道的580个Office技巧《文秘与行政必须知道的580个Office技巧(双色版)》：580个Office实用技巧，紧贴财务一线办公，切实提高工作效率。
如何批量设置Word中的上标和下标如何在Word里输入10以上带圈的序号如何去掉Word里面显示的换行符如何处理无法调整的行间距、字间距如何自定义Excel 2007保存格式如何删除无用的“0”值单元格如何把Excel表格转换为图片如何从数据中快速筛选想要的结果如何更改幻灯片母版格式如何在幻灯片中插入Flash 如何将图片作为项目符号如何自动播放幻灯片如何自动过滤垃圾邮件如何批量发送邮件如何更改默认邮件格式如何将联系人转发给他人目录第一篇 Word使用技巧第1章文档操作 2 技巧1 在未安装Word 的电脑上查看文档2 技巧2 去除Word文件中的多余选项3 技巧3 Word自创书法字帖 4 技巧4 Word精彩的稿纸功能 5 技巧5 在Word 2007里写日志再直接发布到MSN空间 6 技巧6 打开文档的不同方法7 技巧7 快速退出文档8 技巧8 开机自动启动Word 8 技巧9 解决Word中磁盘已满不让保存的问题 9 技巧10 自定义扩展名 10 技巧11 更改文件默认存盘格式10 技巧12 将Word文档转换为PowerPoint 文稿 11第2章视图与命令 12 技巧13 快速切换文档 12 技巧14 以阅读版式视图浏览文档 13 技巧15 快速浏览文档 13 技巧16 文档内部的切换 14 技巧17 快速浏览长文档 14 技巧18 批量设置Word中的上、下标15 技巧19 修改Word标尺计量单位16 技巧20 快速让Word 标尺栏“现形” 17 技巧21 显示过宽文档17 技巧22 快速拆分窗口18 技巧23 并排查看窗口内容 19 技巧24 快速添加与删除“快速访问工具栏” 20 技巧25 快速隐藏功能区 21 技巧26 Word 2007中插入模式的启用与禁用 22 技巧27 去除默认的输入法 23 技巧28 深入挖掘Word帮助功能 23 技巧29 去掉Word里面显示的回车换行符 24 技巧30 添加切换文档的按钮 25 技巧31 在状态栏里寻“宝” 25第3章文本操作 26 技巧32 快速输入大写中文数字 26 技巧33 输入10以上带圆圈的数字序号 27 技巧34 快速输入特定的短语 27 技巧35 输入英语音标 28 技巧36 将繁体字转换为简体字 28 技巧37 输入商标符号 29 技巧38 输入货币符号 30 技巧39 利用“特殊符号”功能输入符号 31 技巧40 利用软键盘输入特殊符号 31 技巧41 使用F4键重复输入 32 技巧42 为中文字符加上圆圈 32 技巧43 快速插入大括号 33 技巧44 利用字体快速制作各种实用标志 33 技巧45 快速插入不同的横线 34 技巧46 输入汉字偏旁部首 34 技巧47 制作印章 35 技巧48 Word中轻松输入个性短横线 36 技巧49 利用“字体”格式设置输入“X2n” 37 技巧50 使用组合键输入“Xn”形式的公式 37 技巧51 插入当前日期 37 技巧52 在Word中快速插入固定内容 38 技巧53 复制文本框文字到正文 39 技巧54 巧用“无格式文本” 40技巧55 不连续文本复制粘贴小秘密 41 技巧56 禁用智能剪贴 41 技巧57 文档内容巧隐藏42 技巧58 全（半）角转换42 技巧59 为Word 2007文档添加封面 43 技巧60 精确调整文本缩进 43 技巧61 快速将文本提升为标题 44 技巧62 了解Word中的下画线 44 技巧63 快速插入图片或符号 45 技巧64 同时插入多个相同图片或符号 46 技巧65 同时设置双引号内文本为黑体 47第4章字体与段落 48 技巧66 设置特大字体 48 技巧67 快速增减文字大小 49 技巧68 格式刷的妙用 49 技巧69 批量使用格式刷 49 技巧70 处理无法调整的行间距、字间距50 技巧71 查看字体、段落格式 51 技巧72 调整汉字与英文字母间的距离 51 技巧73 让首段自动缩进两个字符 52 技巧74 Word中如何隐藏或显示格式标记 53 技巧75 设置段落边框 54 技巧76 调整段前段后距离 55 技巧77 快速调整被公式撑大的Word行距56 技巧78 将两行内容合并为一行显示57 技巧79 去掉Word中的空行 57 技巧80 编号自动录入 58 技巧81 在Word中调整下画线与文字之间的距离 59 技巧82 取消Word自动编号功能 59 技巧83 将常用的符号制成自己的Word工具栏 60 技巧84 Word“字节”的妙用 61第5章页面布局 62 技巧85 自定义纸张大小 62 技巧86 Word 文档页面方向的横纵混排 63 技巧87 设置页面主题 64 技巧88 插入水印 66 技巧89 修改水印 67 技巧90 隐藏空白区以节省屏幕空间 68 技巧91 微调各边距 69 技巧92 处理“页面设置”中无法设置的项目 69 技巧93 自定义设置文档页眉页脚 70 技巧94 去除首页页眉和页脚 71 技巧95 将页眉中的单线变为双线72 技巧96 设置多个不同页眉页脚73 技巧97 为试卷添加密封区 74 技巧98 去除Word文档中的页眉页脚 77 技巧99 在页眉中加入图片 78 技巧100 让光标在段落间快速移动 79 技巧101 换页时不再频繁按【Enter】键 79 技巧102 巧用Word 公式实现文档页码自动编排 80第6章图文混排 81 技巧103 快速插入图片 81 技巧104 将文本转化为图片 83 技巧105 快速实现横向文本和竖排文本的互换 83 技巧106 快速以图片形式插入Excel表格 85 技巧107 调整原始图片的颜色86 技巧108 设置图片亮度与对比度 87 技巧109 快速在图片上插入文字 88 技巧110 实现为文字打钩 89 技巧111 快速提取Word文档中的图片 91 技巧112 图片插入就能旋转 92 技巧113 快速扭曲变形图片 93 技巧114 对图片做异形裁剪 94 技巧115 在Word中加工剪贴画的方法 96 技巧116 自制艺术字效果 97 技巧117 快速制作组织结构图 99 技巧118 精确调整文本框与文本的内外距离 101 技巧119 文本框链接 103 技巧120 把多个Word文本框链接到一起 104 第7章表格与图表 106 技巧121 快速变换线条虚实 106 技巧122 快速拆分单元格 107 技巧123 精确调整制表位位置 108 技巧124 快速拆分表格 109 技巧125 精确调整单元格中文本与边框距离 110 技巧126 实现一栏共存两张表格111 技巧127 使用鼠标微调行高或列宽112 技巧128 在Word中实现表格的行列转置 113 技巧129 自动调整表格大小115 技巧130 快速填充表格背景116 技巧131 Word 2007表格奇偶行交错着色轻松实现117 技巧132 设置表格边框颜色118 技巧133 修改表格边框样式119 技巧134 设置多页表格标题行119 技巧135 设置表格样式 120 技巧136 使用边框中的对角线绘制斜线表头 121 技巧137 巧绘带斜线表格 122 技巧138 设置表格的对齐方式 123 技巧139 同时选择不相邻单元格中的内容 124 技巧140 处理超长表格 125 技巧141 对表格数据进行排序 126 技巧142 将表格内的数据小数点对齐127 技巧143 让文字自动适应单元格128 技巧144 将文字转换成表格内容 129 技巧145 利用插入对象的方法嵌入表格 130 技巧146 在表格中自动排序号 131 技巧147 快速删除表格中数据 132 技巧148 将表格内容转换成文本 133 技巧149 在表格中快速进行计算 134 技巧150 设置图表背景 134 技巧151 将Excel图表复制粘贴到Word文档中136 技巧152 利用“选择性粘贴”命令在Word文档中嵌入图表137 技巧153 解决Word表格超出版面问题138第8章打印操作 139 技巧154 打印到文件 139 技巧155 Word 文档打印预览时也能编辑140 技巧156 实现双面打印141 技巧157 打印隐藏文字142 技巧158 避免打印出不必要的附加信息142 技巧159 Word 2007中添加快速打印按钮 143 技巧160 打印特定章节 144 技巧161 把多页Word文档缩小打印到同一张纸上144 技巧162 用逆序打印功能，文件打印省时省心 145 技巧163 页纸小也能打印大版面 145 技巧164 按人头打印成绩单 146 技巧165 减少多余页 149 技巧166 即时取消后台打印 149 技巧167 批量打印标签 150 第9章高级排版 153 技巧168 查看某个样式 153 技巧169 创建新样式 154 技巧170 设置样式组合键 155 技巧171 修改样式 157 技巧172 从样式库中删除样式 157 技巧173 删除自建样式 158 技巧174 将样式传给其他文档 159 技巧175 新建模板 159 技巧176 加载模板或加载项 161 技巧177 修改Normal.dotm模板 162 技巧178 使模板或加载项在Word启动时可用 162 技巧179 卸载模板或加载项 163 技巧180 为文档添加批注和修订 163 技巧181 比较修订内容 164 技巧182 合并多个文档的批注和修订内容 165 技巧183 查看批注和修订摘要 166 技巧184 按顺序查看批注和修订 166 技巧185 一次接受或拒绝所有批注或修订 167 技巧186 按编辑类型审阅更改 167 技巧187 按特定审阅者审阅更改168 技巧188 更改批注中使用的姓名或缩写168 技巧189 设置审阅者姓名为匿名 169 技巧190 防止加入不需要的批注或修订 170 技巧191 添加脚注或尾注 171 技巧192 更改脚注或尾注的位置171 技巧193 单个脚注和尾注之间的转换172 技巧194 一次完成所有脚注和尾注之间的转换 172 技巧195 更改脚注或尾注的编号格式 173 技巧196 删除文档中的脚注或尾注 173第10章自动化功能 174 技巧197 统计一个或多个选择区域中的字数 174 技巧198 查看详细的字数统计信息 174 技巧199 用Word 统计文字出现的次数 175 技巧200 添加题注 177 技巧201 更改题注的编号格式 178 技巧202 在题注中包括章节号 179 技巧203 删除题注 179 技巧204 更新题注编号 180 技巧205 创建指向文件或网页的超链接180 技巧206 创建指向空白电子邮件的超链接182 技巧207 创建指向当前文档中特定位置的超链接 182 技巧208 创建指向另一文档中特定位置的超链接 183 技巧209 快速创建指向另一文档或网页的超链接 184 技巧210 从Excel工作表创建超链接 184 技巧211 关闭自动超链接 185 技巧212 自动插入目录 186 技巧213 对齐目录中的页码 186 技巧214 定义目录标题样式 187 技巧215 删除目录 187 技巧216 创建图表目录 188 技巧217 更新目录 188 技巧218 标记索引项 189 技巧219 创建索引 190 技巧220 删除索引项 190 技巧221 更新索引 191 技巧222 自定义键盘组合键 191第11章保护文档 192 技巧223 自动加密Word文档 192 技巧224 巧用“保护文档”限制文档修改范围 193 技巧225 简单三步解除Word文档保护密码 195 技巧226 删除个人信息或隐藏信息 195 技巧227 利用数字签名保护文档 197 技巧228 手动恢复为保存的文档 199 技巧229 打开并修复受损的文档 199 技巧230 给Word模板加密 200 技巧231 修复变成乱码的文档201 技巧232 解析Word文档无响应现象 203第12章高效工具 205 技巧233 快速制作邀请函205 技巧234 制作大量的工资条 209 技巧235 制作大量信封 213第二篇 Excel使用技巧第13章设置Excel 2007环境 218 技巧236 灵活使用“Office”按钮 218 技巧237 自定义快速访问工具栏 219 技巧238 不显示编辑栏 220 技巧239 启动功能区的选项组对话框 220 技巧240 妙用组合键跳转行或列 221 技巧241 添加命令到快速访问工具栏 221 第14章操作工作簿222 技巧242 固定常用文档222 技巧243 基于模板创建工作簿 223 技巧244 快速打开工作簿 224 技巧245 自定义模板 224 技巧246 快速切换工作簿 225 技巧247 同时打开相关联的所有工作簿 225 技巧248 给工作簿扩容 226 技巧249 解决Excel 2003和Excel 2007相互兼容问题226 技巧250 自定义Excel 2007保存格式 228 技巧251 设置自动恢复时间间隔 228 技巧252 保护工作簿 229 技巧253 保护Excel文件 230 技巧254 打开并修复工作簿231 技巧255 使用第三方软件231 技巧256 应对莫名其妙的大文件233 技巧257 设置自动恢复文件位置 234第15章操作工作表 235 技巧258 保护工作表 235 技巧259 更改工作表数量 235 技巧260 同时显示多个工作表 236 技巧261 隐藏和显示工作表 237 技巧262 冻结行或列 238 技巧263 更改列宽 239 技巧264 隐藏行或列 240 技巧265 转置表格的行列 241 技巧266 把Excel表格转换为图片 242 技巧267 为工作表重命名 243 技巧268 隐藏工作表中的网格243 技巧269 在Excel中嵌套表格244 技巧270 保护工作表的密码忘记了怎么办 245第16章操作单元格 246 技巧271 合并单元格 246 技巧272 取消合并单元格 247 技巧273 插入单元格 248 技巧274 让单元格随着数据调整 249 技巧275 选择大范围单元格区域 249 技巧276 使单元格缩小字号填充 250 技巧277 命名单元格 251 技巧278 移动单元格区域中的数据 251 技巧279 选择数据类型相同的单元格 252 技巧280 删除无用的“0”值单元格 253 技巧281 找出合并单元格按钮 254 技巧282 选取连续单元格 255 技巧283 选取不连续单元格 256 技巧284 快速选择非空白单元格 256 技巧285 妙用光标键跳转行或列 257 技巧286 快速选择工作表的开始或最后 258 技巧287 快速选中条件单元格258 技巧288 快速插入单元格 259 技巧289 插入不相邻的行或列 260 技巧290 更改所有列的默认宽度 261 技巧291 同时对多个单元格执行相同运算 262 技巧292 打开或关闭单元格条目的自动完成功能 263 技巧293 在Excel函数中快速引用单元格 263 技巧294 使用组合键隐藏单元格中的公式 264 技巧295 自定义单元格的移动方向 264 技巧296 复制单元格的格式设置 265第17章数据输入 266 技巧297 输入有规律的数据 266 技巧298 使用自动填充输入数据267 技巧299 输入内容相同的数据268 技巧300 输入多行数据 269 技巧301 利用记忆功能输入数据 270 技巧302 使用剪贴板输入数据 271 技巧303 输入以0开始的数据 271 技巧304 输入小数 272 技巧305 自动输入时间 272 技巧306 使用记录单输入数据 273 技巧307 快速输入负数 274 技巧308 输入上下标 275 技巧309 添加或删除货币符号 276 技巧310 输入较长的数字 277 技巧311 设置固定光标 278 技巧312 在常规格式下输入分数 278 技巧313 定义特殊的数字格式 279 技巧314 定义数字的小数位 280 技巧315 自定义数据输入格式281 技巧316 设置模糊查找和精确查找282 技巧317 自定义数字格式的查找和替换 283 技巧318 设置数据的范围 284 技巧319 禁止输入重复数据 285 技巧320 自动检测输入数据的合法性286 技巧321 快速删除特定数据 287 技巧322 利用“选择性粘贴”命令将文本转换为数值 288 技巧323 数据有效性条件的使用 289 第18章数据分析 291 技巧324 针对多列进行排序 291 技巧325 按照自定义顺序进行排序292 技巧326 按照颜色进行排序293 技巧327 按照字符数量进行排序 294 技巧328 从数据中快速筛选想要的结果 295 技巧329 按照颜色进行筛选 297 技巧330 多字段的分类汇总298 技巧331 复制汇总后的数据 300 技巧332 使用组合功能隐藏数据列 301 技巧333 创建数据透视表 302 技巧334 查看数据透视表数据304 技巧335 更新数据透视表 305 技巧336 自定义数据透视表中字段的汇总方式 306第19章公式与函数操作309 技巧337 输入公式309 技巧338 编辑或删除公式 309 技巧339 复制公式 310 技巧340 输入函数 311 技巧341 查找需要的函数 312 技巧342 为函数添加参数 313 技巧343 查找函数错误 313 技巧344 移动计算结果 314 技巧345 使计算更精确 314 技巧346 运算符及其优先级 315 技巧347 快速切换引用类型316 技巧348 单元格引用 317第20章常用函数 318 技巧349 显示当前日期和时间318 技巧350 计算字符出现的次数 319 技巧351 字母的大小写转换 320 技巧352 身份证中提取生日信息 321 技巧353 人民币金额大写 322 技巧354 找目标字符出现的位置 323 技巧355 金额分列 324 技巧356 使“真”条件不显示任何值326 技巧357 模糊查询成绩等级327 技巧358 多条件求和 328 技巧359 计算个人所得税 329第21章图表技巧 331 技巧360 快速创建一般图表 331 技巧361 创建不连续区域的图表 332 技巧362 更改创建好的图表类型 333 技巧363 套用创建好的图表类型 334 技巧364 添加数据到图表中 335 技巧365 删除图表中的系列 337 技巧366 将创建的图表保存为模板 338 技巧367 使用次坐标轴 339 技巧368 删除图表中的网格线 341 技巧369 设置图表的背景颜色 342 技巧370 设置坐标轴的颜色 343 技巧371 设置坐标轴的刻度单位 344 技巧372 反转坐标轴的数值次序 345 技巧373 Excel获取国内外实时股票行情 346 技巧374 重新设置系统默认的图表 347 技巧375 利用组合键直接在工作表中插入图表 348 技巧376 为图表添加文字说明348 技巧377 更改数据标志之间的间距349 技巧378 对齐图表文本 350 技巧379 隐藏图表提示 350 第22章图形技巧 351 技巧380 如何创建图形 351 技巧381 设置图形基本样式 352 技巧382 设置其他形状格式 353 技巧383 如何设置图形的位置 355 技巧384 为图形对象设置填充 356 技巧385 将同一高度和宽度应用于多个对象 357 技巧386 组合和拆分图形 358 技巧387 如何创建SmartArt图形359 技巧388 设计SmartArt图形361第23章安全与打印设置 363 技巧389 加密Excel文件 363 技巧390 设定用户访问区域保护工作表364 技巧391 添加快速打印按钮366 技巧392 添加可打印背景 367 技巧393 设置缩放打印 368 技巧394 打印工作表的行号和列标 368 技巧395 居中打印工作表中的数据369 技巧396 在一页纸上打印多个图表370 技巧397 设置打印标题370 技巧398 完整打印出超过页面宽度的数据表 371 技巧399 打印工作表中的公式 371第24章 Excel超链接 372 技巧400 实现不同表格数据的同步更新 372 技巧401 批量删除超链接 375 技巧402 修改已建立的超链接376 技巧403 在Internet上共同编辑工作簿 378 技巧404 设置超链接的目标和地址 379 技巧405 利用超链接功能管理文档 380 第三篇 PowerPoint使用技巧第25章 PowerPoint基本设置 382 技巧406 使用幻灯片母版 382 技巧407 设置动画操作 384 技巧408 设置播放背景音乐 385 技巧409 更改母版格式 386 技巧410 更改撤销次数387 技巧411 更改幻灯片的起始编号387 技巧412 去掉PowerPoint幻灯片中“不请自来”的内容 388第26章 PowerPoint版式设置 389 技巧413 在文稿中使用纵向和横向版式 389 技巧414 将演示文稿另存为模板 392 技巧415 重命名幻灯片母版 393 技巧416 让公司的标志出现在每一张幻灯片上 393 技巧417 如何在每张幻灯片上使用不同的主题 395 技巧418 为现有幻灯片应用主题 396 技巧419 如何将更改了的默认模板幻灯片还原 397 第27章 PowerPoint文本设置 398 技巧420 将分数格式设置为分数字符398 技巧421 在粘贴文本时自动调整字间距399 技巧422 更改项目符号或编号样式 399 技巧423 将图片作为项目符号 401 技巧424 更改幻灯片的项目符号 403 技巧425 折叠文本 404 技巧426 快速更改文字的大小和样式 405 技巧427 自动更新页眉页脚中的日期和时间 406 技巧428 如何在文字段落中另起新行时不用制表位 407 技巧429 计算PowerPoint中字数和段落 408 技巧430 如何在幻灯片播放时添加文字 409 技巧431 如何在幻灯片中添加公式 410第28章 PowerPoint文稿编辑 412 技巧432 插入新幻灯片 412 技巧433 快速选择幻灯片 412 技巧434 制作超链接 413 技巧435 添加日期和时间 417 技巧436 设置对象阴影 418 技巧437 批量插入幻灯片 419 技巧438 更改幻灯片顺序 420 技巧439 快速实现动作按钮的统一设置 421 技巧440 准确定位对象 422第29章 PowerPoint图形和表格操作 423 技巧441 简单图形处理 423 技巧442 调整图形或文本框的位置 424 技巧443 添加艺术字424 技巧444 调整图形尺寸 426 技巧445 在图形上添加文字说明 427 技巧446 将图形与文字说明保存为图片格式 428 技巧447 如何旋转或翻转图形 429 技巧448 制作表格形式的幻灯片 431 技巧449 如何选定表格中的项目432 技巧450 更改表格线颜色和线型433 技巧451 隐藏背景图形 434第30章 PowerPoint多媒体应用 435 技巧452 在幻灯片中插入Flash动画 435 技巧453 在幻灯片中插入影音文件 436 技巧454 在演示文稿中添加声音效果 436 技巧455 更改声音文件的大小限制 437 技巧456 设置播放声音的停止时间 438 技巧457 调整幻灯片中播放影片窗口的大小 439 技巧458 录制语音 440 技巧459 关闭演示文稿中的旁白 440 技巧460 如何将幻灯片“打包” 441 技巧461 设置连续背景音乐效果442 技巧462 在PowerPoint中播放多个对象442 技巧463 叠加法逐步填充式幻灯片 443 技巧464 文本框法逐步填充式幻灯片 445 技巧465 取消组合法逐步填充式幻灯片 447 技巧466 灵活使用PowerPoint播放器 448 技巧467 异地播放演示文稿 448 技巧468 异地声音正常播放 449 技巧469 直接播放视频 449 技巧470 插入控件播放视频 450 技巧471 插入对象播放视频 451第31章 PowerPoint幻灯片处理 452 技巧472 以灰度方式预览幻灯片 452 技巧473 在幻灯片中使用不同模板 452 技巧474 使用其他演示文稿的配色方案 453 技巧475 为幻灯片设置背景 454 技巧476 缩小幻灯片中的图片 455 技巧477 将Excel文件放入幻灯片中 456 技巧478 隐藏幻灯片 457 技巧479 调整幻灯片大小 457 技巧480 如何自动反复播放幻灯片 458 技巧481 将幻灯片保存为图片 459 技巧482 如何在播放幻灯片时暂停 459 技巧483 播放幻灯片时隐藏指针 460 技巧484 在播放中跳到指定的幻灯片中 460 技巧485 在幻灯片中给重点内容添加标记461 技巧486 在幻灯片中添加会议记录461 技巧487 使用“批注”进行交流 462 技巧488 PowerPoint放映技巧——自定义放映 462 技巧489 发布课件 463 技巧490 PowerPoint放映技巧——灵活放映 464第32章 PowerPoint动画设置 465 技巧491 预览动画效果 465技巧492 设置幻灯片切换方式 465 技巧493 为对象创建动画 467 技巧494 设置自定义动画 468 技巧495 自定义动画路径 469 技巧496 制作统一的动作按钮 470 技巧497 自定义放映演示文稿 471 技巧498 设置动画播放后的动作 472 技巧499 循环播放动画 473 技巧500 让多个图片同时运动起来 473 技巧501 设置动态交互效果 474 技巧502 让对象随心所欲动起来 474 技巧503 隐藏播放后的对象 475 技巧504 让多个对象快速整齐排列475 技巧505 设置影子效果476 技巧506 创建镜像效果 477 技巧507 设置特效的幻灯片切换效果 478 技巧508 让动态艺术文字逐行显示480 技巧509 多种方法实现淡入淡出效果481 技巧510 巧妙实现多个对象同时动作 483第33章 PowerPoint的超链接 484 技巧511 链接到其他幻灯片484 技巧512 链接到其他演示文稿中的幻灯片 485 技巧513 在幻灯片中使用动作按钮 485 技巧514 突出显示超链接并添加声音提示 486 第34章 PowerPoint安全和打印设置 487 技巧515 加密演示文稿 487 技巧516 删除或更改密码 488 技巧517 保护文稿信息 488 技巧518 打印隐藏的幻灯片 489 技巧519 打印讲义 489 技巧520 设置用于打印的幻灯片大小 490 技巧521 设置打印注释 490 技巧522 打印大纲 490 技巧523 不打印演示幻灯片的背景 491 技巧524 保护幻灯片 491第四篇Outlook使用技巧第35章Outlook 2007的基本设置494 技巧525 设置邮箱账号494 技巧526 定位Outlook启动视图496 技巧527 自动清空“已删除”的文件夹 497 技巧528 自动过滤垃圾邮件 498 技巧529 在服务器上保留邮件副本 499 技巧530 设置邮件列表显示属性 500 技巧531 用密码更新Outlook 501第36章Outlook的邮件管理502 技巧532 更改默认邮件格式502 技巧533 设置移动或删除邮件后执行的操作 503 技巧534 更改标记已读邮件的时间 504 技巧535 设置以纯文本格式阅读邮件 504 技巧536 显示文件夹中的邮件总数505 技巧537 设置邮件的敏感度级别506第37章在Outlook中收发邮件 507 技巧538 在邮件中插入文件507 技巧539 在邮件中插入Outlook项目 508 技巧540 在项目内保存附件 508 技巧541 不打开项目保存附件 509 技巧542 自定义屏幕阅读程序查看附件的方式 510 技巧543 在新邮件到达时给出通知 511 技巧544 指定新邮件的送达位置 512 技巧545 密件抄送 514 技巧546 设置阻止发件人列表 515 技巧547 从垃圾邮件列表中导出地址 516 技巧548 重发邮件517 技巧549 将自己邮件的答复发送给某个人517 技巧550 批量发送邮件 518 技巧551 使用同一个邮箱签名地址发送信件 519 技巧552 使用不同的邮箱签名地址发送信件 519第38章 Outlook商务管理 520 技巧553 创建附加日历 520 技巧554 在日历中添加假日520 技巧555 把便笺内容转换为任务521 技巧556 在日历中安排电子邮件回复 521 技巧557 设置日历约会和会议提醒 522 技巧558 在日历中显示不同时区 523 技巧559 为约会内容添加颜色 524 技巧560 更改日历的时间刻度 525 技巧561 将便笺放到桌面上 525 技巧562 日历以袖珍格式打印 526 技巧563 在自己的Outlook中打开其他人的“日历” 527 技巧564 用Outlook记录长途电话 527 技巧565 会议提醒设置技巧——快速安排会议 528 技巧566 会议提醒设置技巧——快速查看会议安排529 技巧567 会议提醒设置技巧——快速修改会议安排 529 技巧568 会议提醒设置技巧——快速提醒及其查看 530第39章设置Outlook联系人 531 技巧569 快速查找联系人 531 技巧570 将Foxmail的邮件地址导入到Outlook中 531 技巧571 导入新浪通信录 532 技巧572 导入Yahoo地址簿 533 技巧573 将联系人转发给其他人 534 技巧574 新建联系人 535第40章Outlook的安全设置536 技巧575 设置Outlook密码536 技巧576 备份Outlook的数据 537 技巧577 更改数据文件的保存位置 538 技巧578 避免发送病毒邮件 539 技巧579 Outlook邮件保护技巧——设置邮件的安全性防止邮件技巧579 被修改540 技巧580 Outlook邮件保护技巧——利用工具软件恢复.pst文件 541第二篇：Office办公文秘使用技巧办公自动化已经成为现在文秘最普遍的工作之一，下面给大家介。
办公室秘书工作技巧分享
办公室秘书工作技巧分享办公室秘书工作技巧分享随着社会的发展和科技的进步，办公室的人员结构日益复杂，秘书职位成为一个不可或缺的角色。
作为公司的双手，秘书不仅需要具备优秀的沟通能力、组织能力、协调能力，还要时刻保持一种积极的工作态度和高效的工作方式。
以下是一些办公室秘书的工作技巧分享，希望能够对广大秘书同行们有所帮助。
一、沟通沟通是一项基本技能，对于办公室秘书来说尤其重要。
秘书在工作中需要与不同的人交流，包括同事、客户、供应商等等。
秘书需要在与不同人的沟通中考虑到不同人员的特点，对自己的沟通方式做出调整。
优秀的沟通方式包括：1、耐心倾听：秘书需要在与不同人员沟通时保持耐心地倾听，不仅可以更好地了解对方的需求，也可以帮助自己更好地解决问题。
2、简洁明了：秘书在沟通时需要掌握简洁明了的原则，简明扼要地表达自己的意思，让对方更好地理解自己的表达。
3、关注细节：秘书需要在沟通过程中关注细节，包括对方的表情、声音、用词等细节信息，这些信息可以帮助秘书更好地把握对方的态度和情感。
二、组织除了与各种人沟通外，办公室秘书还需要处理大量的资料、文件、计划和会议等。
因此，良好的组织能力成为秘书职位的必备技能。
秘书在处理各类任务时，需要掌握以下几点：1、计划：秘书需要根据公司的日程安排、工作计划等，合理安排自己的工作任务，保证日常工作的正常进行。
2、整理：秘书需要做好文件资料的整理，清晰明了地归档，便于随时查看和使用。
3、归纳：秘书需要将不同的文件、资料、计划、会议记录等信息进行分类汇总，便于查看和使用。
三、协调在日常工作中，秘书需要扮演协调者的角色，协调不同部门和人员之间的关系，保证公司的顺利运营。
秘书在协调时需要掌握以下技巧：1、沟通：秘书需要与不同部门和人员进行沟通，了解各部门和人员的需求和意见。
2、处理冲突：在协调的过程中，秘书可能会遭遇不同部门之间的矛盾和冲突，此时，秘书需要保持客观、公正的态度，寻求解决问题的方案。
Office在文秘工作中的应用
Office在文秘工作中的应用第一章Word基础操作Word是目前最流行的文字处理软件，也是办公自动化软件office 中的一个重要组成部分。
与其他文字处理软件相比，它具有更强大的文本处理和文档编辑功能，可以方便的生成表格、编辑文档，以及插入图片、动画等。
通过本章的学习，能使用户快速掌握word的基本功能及其使用方法。
1.1 文本操作1.1.1|选定文本有效地利用文本的选定功能，可以对文本进行各种编辑操作，甚至重新组织文档结构，大大简化了我们的工作，选定文本方法有七：方法一：选定任意文本在要选定的文本开始处按住鼠标左键，并拖动到最后一个字符处。
方法二：选定一行文本移动鼠标指针至文档窗口和文本之间的空白位置，单击鼠标左键即可选定鼠标所在的那一行文字。
方法三：选定一句文本按住Ctrl键，然后单击要选定的句子中的任意位置。
方法四：选定多行文本选定首行文本后，按住shift键并单击最后一行中的任意位置，即可选定多行文本。
方法五：选定整个文档单击【编辑】|【全选】命令即可，或按下快捷键ctrl＋A。
方法六：选定一段文本在要选定的段落内任意位置三击鼠标即可。
方法七：选定文本块按住alt键，然后在要选择的文本左上角单击鼠标左键，然后拖动至文本块的右下角即可选定。
1.1.2|剪切、复制、粘贴和移动剪切、复制、粘贴和移动是编辑文本时最常用的操作，熟练掌握这些基本操作，可以提高录入文字的速度，从而提高编辑文档的效率。
1、剪切、复制和粘贴可以通过菜单栏上的【编辑】|【剪切】（【复制】或【粘贴】）命令来实现。
2、通过快捷键，完成上述操作：【剪切】：ctrl＋X ，【复制】：ctrl＋C ，【粘贴】：ctrl＋V。
3、通过鼠标拖动的方式实现移动。
选定需要移动的文本，将鼠标指针放在选定的文本上，然后拖动到新的位置。
（注：选定文本的同时按住ctrl键，拖动鼠标到要插入的位置就会实现选定文本的复制操作。
）1.1.3|文本改写和文本操作的恢复用户有时在输入新文本的时候，会发现原有的内容被替换掉了，这是因为进行了改写操作。
办公文秘基础知识与技能
办公文秘基础知识与技能要想能够成功胜任办公文秘一职，首先要了解文秘的基础知识与技能。
下面是由小编为大家整理的“办公文秘基础知识与技能”，仅供参考，欢迎大家阅读。
办公文秘基础知识与技能（一）随着社会的发展，企业和个人对秘书的需求越来越旺盛，人才市场对秘书素质及技能的要求有别于传统，适应现代企业需求的高级秘书，已成为抢手的职业新宠。
在无纸化办公和网络办公的大趋势下，更多的高级秘书将逐步成为高层管理人士，在企业中具有举足轻重的作用。
秘书必备的理论知识、基本技能与专业知识及专业技能的结合，已成为人才市场对秘书素质与技能的带有普遍性的要求，这也标志着目前我国秘书行业已经与国际接轨。
有关专家预言，20世纪最大的职业群体为会计，而21世纪最大的职业群体是秘书。
一、秘书职业的现状（一）社会对秘书人员的需求状况。
当今社会对秘书人员的需求情况，据近几年来人才市场的信息统计分析，社会对秘书的需求大致可以分为以下4类人员：1.服务类秘书：如公司办公室，基层行政事业单位办公室的服务人员、生活类秘书。
指在生活方面为领导提供服务和帮助的秘书人员，通常是专为较高级的领导人配备的。
2.事务类秘书：如企业、基层行政事业单位的办公室文员，公关文员，档案管理人员等，在办公室主任领导下做好办公室日常行政事务及文秘工作。
及时处理上级文件的签收、传递、催办；做好文件的回收、清退、销毁工作；做好文秘档案收集管理及保密工作。
做好各种会议的记录及会务工作。
3.文书类秘书：如在企业，基层行政事业单位负责文字起草，文字处理的专业文字秘书。
撰拟、处理文稿为主要工作的秘书人员，即人们通常所说的一个机关或单位的“笔杆子”“秀才”。
负责各种文件的起草、装订及传递工作。
4.管理类秘书：如企事业单位的总经理助理、办公室主任、部门经理等具有管理能力的秘书人员。
办理本单位人员的招聘录用、培训教育、绩效考核、晋级晋职、薪资福利、各类保险、统计报表等事项的具体事宜并进行管理。
文秘工具使用总结
文秘工具使用总结一、引言在日常的工作中，文秘工具的使用对于提高工作效率和质量具有非常重要的作用。
本文对我在工作中使用的文秘工具进行了总结和归纳，着重介绍了工作中常用的几种文秘工具及其使用技巧，旨在为今后的工作提供参考。
二、微软办公软件1. Word文档处理Word是常用的文档处理软件，对于撰写报告、制作文件等任务起到了重要的作用。
在使用Word时，需要注意以下几点：- 应使用正确的格式，包括页眉页脚、字体、字号等，以保证文档的整洁和统一；- 掌握快捷键和常用的格式功能，如段落缩进、插入图片等，可以大大提高工作效率；- 及时保存工作成果，防止因意外情况导致工作丢失。
2. Excel数据处理Excel是数据处理和分析的强大工具。
在使用Excel时，以下几点需要注意：- 利用公式和函数进行数据计算和分析，例如SUM、AVERAGE等，以减少手动计算的错误和时间；- 设置合适的格式和条件格式，使数据更加清晰易读；- 利用筛选和排序功能，对数据进行分类和排序，方便查找和分析。
三、信息管理工具1. 邮件客户端邮件客户端是组织和沟通工作的重要工具，例如Outlook、Foxmail 等。
在使用邮件客户端时，需要注意以下几点：- 配置正确的邮箱设置，确保能够正常收发邮件；- 管理好收件箱，及时清理垃圾邮件和归档邮件，保持收件箱的整洁；- 积极回复和处理邮件，做到高效沟通。
2. 日历与提醒日历和提醒工具可以帮助我们合理安排工作时间和提醒重要事项。
以下是使用日历和提醒工具的几个建议：- 尽量提前创建日历事件，避免忘记重要的会议和任务；- 设置提醒功能，确保不会错过紧急事项；- 日常使用日历和提醒功能时，尽量添加详细的描述和备注，方便日后查询。
四、团队协作工具1. 协同编辑工具在团队协作中，使用协同编辑工具可以实现多人同时编辑文档，提高工作效率。
以下是使用协同编辑工具的几个要点：- 选择合适的协同编辑工具，如Google Docs、Microsoft Teams等；- 分配好文档编辑权限，避免不必要的修改和删除；- 在使用协同编辑工具时，需要保持良好的沟通和协作，及时更新和反馈。
文秘办公必须掌握的电脑技巧
文秘办公必须掌握的电脑技巧随着现代技术的飞速发展，计算机已经成为了现代办公的重要工具。
文秘办公作为一个涉及文档编辑、文件存储、信息处理等多方面的专业，更需要熟练掌握电脑技巧。
本文将从常用文档编辑软件、办公自动化软件和网络技术三个方面入手，探讨文秘办公必须掌握的电脑技巧。
一、常用文档编辑软件1. 熟练掌握Word 的使用Microsoft Word 是一款文档编辑软件，是文秘人员不可或缺的工具。
要想用好Word，需要掌握以下技巧：（1）格式化文本：掌握文本的字体、大小、颜色、对齐和行距等基本格式。
（2）制作目录：将文档的各个章节以标题的形式标注，并生成书签和目录。
（3）插入图片和表格：使用图片和表格可以使文档更加生动，但要注意图片和表格的格式和位置。
（4）制作表格样式：使用Word 的样式工具，可以方便地制作表格和样式。
2. 熟练使用ExcelMicrosoft Excel 是一款电子表格软件，被广泛用于数据统计和分析。
文秘人员需要熟练使用Excel，掌握以下技能：（1）数据输入与编辑：输入和编辑数据有多种方式，例如手动输入、从其他应用程序复制/粘贴等。
（2）公式和函数：Excel 提供了很多常用的函数和公式，可以帮助文秘人员轻松完成复杂的计算。
（3）图表制作：利用Excel 制作多种图表，如条形图、饼图、折线图等，可以更直观地表达数据。
二、办公自动化软件1. 邮件客户端Outlook 是一款邮件客户端，被广泛用于办公自动化中。
对于文秘人员，需要熟练使用Outlook ，掌握以下技巧：（1）添加邮件账户：添加公司账户或个人账户，以便接收和发送邮件。
（2）设置邮件标记：对于重要的邮件，需要设置标记，以便及时处理。
（3）查看邮件回复：对于发出的邮件，需要及时查看邮件回复。
2. 日程管理日程管理软件可以帮助文秘人员管理自己的日程安排，提升工作效率。
熟练使用日程管理软件可以助于文秘人员规划自己的工作计划和时间安排。
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Office办公文秘使用技巧
办公自动化已经成为现在文秘最普遍的工作之一，下面给大家介绍Office 办公文秘使用技巧，欢迎阅读!
数字格式批量转换
在完成一篇报告后，才发现其中最有说服力的数字显得很不清楚，这样就大大削弱了文章的说服力。
为了让这些数字达到醒目的效果，可以为它们设置一些特殊格式。
按下“Ctrl+H”组合键调出查找和替换对话框，将光标定位在“查找内容”框中，然后单击“高级”展开对话框，再单击“特殊字符”并选择“任意数字”，这时“查找内容”中会自动显示为“^#”。
将光标定位在“替换为”框中，然后在“特殊字符”中选择“查找内容”，将显示“^”。
接着单击“格式”为数字设置一些特殊格式，比如字体加大、文字加粗以及特殊颜色等。
最后单击“全部替换”就可以了。
不过要注意，它会让文档中的所有数字都改变的。
查找对话框中的快捷键
执行“编辑-查找”命令，或者按“Ctrl+F”键调出查找对话框，会发现对话框中的许多项目之后都有一个带下划线的字母，这就是此项的快捷键了，不过一定要先按Alt键才能让它们起作用，比如按“Alt+F”，是查找下一处，按“Alt+M”是打开高级选项，按Alt+D/P/G，是在查找、替换、定位这三个选项卡中切换等(本技巧同样适合其它的对话框)。
另外，在office20xx中进行查找/替换时，我们经常会在不关闭查找/替换对话框的情况下，切换到正文中进行修改，然后再回到查找/替换对话框中继续操作，一般都是通过鼠标点击进行切换，其实直接按Ctrl+Tab键就可以了，非常方便。
在最后一次搜索结果中快速浏览
当你搜索完毕，退出查找对话框后，如果想回过头看看刚才的搜索结果，这时不用再打开查找对话框，直接按Ctrl+PageUp键或Ctrl+PageDown键，就可以在上一次的搜索结果中快速浏览了。
高亮显示所有搜索出来的结果
为了让搜索出来的结果更醒目，可以让搜索的结果内容高亮显示出来。
操作很简单：在查找对话框中选中“突出显示所有在该范围找出的项目”就可以了。
替换时巧妙保留书签
假设在word中有这么一段文本：This agreement between [John Doel] and [Mary Smith] is entered into freely and without
使用图片替换文本
有时我们可能想用图片来替换某些文本，比如，你可能想用公司的Logo图片来替换文档中的所有公司名称，可通过下面的步骤来实现：
第一步：图片插入到文档中，选取它，再按Ctrl+X键剪切把它放到系统的剪贴板中。
第二步：按“Ctrl+H”键调出替换对话框，在“查找内容”中输入要替换的文本，在“替换为”中输入“^c”(不含引号，下同)。
第三步：可以单击“查找下一处”、“替换”一个一个替换，也可以单击“全部替换”一次性全部替换。
这时文档中的被替换的文字，就都会成图片了。
快速找出word中的域
为了增加互动性，有些人会在word中插入大量的域，数量一多，可能连作者自己都记不清了。
可以通过查找功能，快速浏览这些域代码。
第一步：确定域代码为打开状态，否则按“Alt+F9”键让它们显示。
第二步：按“Ctrl+F”键调出查找对话框，在“查找内容”中输入“^d”或者
“^19”，然后连续按“Alt+F”键，就可以快速浏览文档中的域了。
巧用替换批量设置文档格式
第二步：按“Ctrl+H”键调出替换对话框，在“查找内容”中输入“虚拟现实”，在“替换为”中输入“^c”，然后单击“全部替换”按钮。
文档中所有的“虚拟现实”一词，就被设置成统一的格式了。