电子文件管理发展趋势2019
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• 2019.10国务院常务会议讨论通过《中华人民共和国档案法（修订草案）》，草案明确了电子 档案的法律效力。
11
• OAIS模型的不足
全程联动化
2019
• 电子文件管理全流程集成
文件形成
文件归档
文件保存
文件形成 文件捕获归档 文件保存
12
全程联动化
2019
• 文件形成单位电子文件管 理成为政策规范的重点
国内外电子文件管百度文库发展趋势
主要内容
• 关系 – 电子文件、电子数据和电子档案 – 科学数据和科研（电子）文件 – 科学数据管理和科研（电子）文件管理
• 趋势 – 全面数字化 – 全程联动化 – 创新协作化 – 方案规范化 – 服务智能化
2019 2
什么是电子文件？（档案视角）
2019
“电子文件是指机关、团体、企事业单 位和其他组织在处理公务过程中，通过计 算机等电子设备形成、办理、传输和存储 的文字、图表、图像、音频、视频等不同 形式的信息记录” ——《电子文件管理暂 行办法》（厅字〔2009〕39号）
四性要求 • 真实性（authenticity） • 完整性（ completeness +
integrity) • 可用性 (usability) • 安全性（security）
7
主要内容
• 关系 – 电子文件、电子数据和电子档案 – 科学数据和科研电子文件 – 科学数据管理和科研电子文件管理
• 趋势 – 全面数字化 – 全程联动化 – 方案规范化 – 创新协作化 – 服务智能化
• （9）NASA中心CIO和任务理事会 信息技术（IT）管理官员
• （10）总部办公室负责人，NASA 中心的主任管理官以及计划项目部 管理官员
• （11）负责采购的助理署长 • （12）NASA运行连续性（COOP）协调
员（13）NASA所有办公室的管理官员 • （14）NASA中心的历史学家和历史代表 • （15）NASA文件管理官 • （16）NASA各中心文件管理者 • （17）重要文件管理员 • （18）文件联络官（Records Liaison
2019年《向电子文件转型》（M-19-21），要求
2022年所有联邦机构文件以电子格式管理和移交
《数字化2017》政策规定，2017年4月1日之后创
加拿大 建的原生电子文件应以数字方式转移到档案馆，
数字化纸质文件也应以数字化方式进行移交
澳大利 亚
《 数 字 连 续 性 2020 战 略 》 及 其 补 充 政 策 要 求 ， 2016年起所有电子文件须以数字形式生成和移交， 不移交文件由各机构以数字形式管理
科研 管理 文件
“在科学技术研究 过程中形成的，具 有保存价值的文字、 图表、数据、声像 等各种形式载体的 文件材料 ” ——《科学技术研 究档案管理暂行规 定》
6
科学数据管理和科研（电子）文件管理
2019
目标一致、内容相似、理念吻合
FAIR原则 • 可发现（Findable） • 可访问(Accessable) • 可互操作(Interoperable) • 可重用 (Reusable)
新西兰
2017年《授权仅以电子形式保存公共文件》全面 批准公共机构仅保留电子形式的文件
10
我国电子文件管理单轨制的系列举措
2019
• 2014年7月《中国（上海）自由贸易试验区条例》 《第四十四条 在自贸试验区推进电子政务 建设，在行政管理领域推广电子签名和具有法律效力的电子公文，实行电子文件归档和电子 档案管理。电子档案与纸质档案具有同等法律效力
2019
• “在自然科学、工程 技术科学等领域， 通过基础研究、应 用研究、试验开发 等产生的数据，以 及通过观测监测、 考察调查、检验检 测等方式取得并用 于科学研究活动的 原始数据及其衍生 数据” ——《科学数据管 理办法》
科学数据
支撑性 数据 产品性 数据
科研文件
科研过 程和成 果数据 （文件）
• 2015年, 《会计档案管理办法》,第八条规定满足一定条件的、“单位内部形成的属于归档范围 的电子会计资料可仅以电子形式保存,形成电子会计档案”。
• 2017.1,《浙江政务服务网电子文件管理暂行办法》第九条“行政机关通过浙江政务服务网办结 归档的加盖可靠电子印章的文书类、证照类等电子文件，与纸质文书具有同等法律效力。”
• 2018.10.《机关档案管理规定》 (国家档案局第13号令) 第三十六条，满足该规定中保管与保 护要求且不具有永久保存价值或其他重要价值的电子文件, 以及无法转换为纸质文件或缩微胶 片的电子文件可以仅以电子形式进行归档。
• 2019.4《国务院关于在线政务服务的若干规定》第十二条 政务服务机构应当对履行职责过 程中形成的电子文件进行规范管理，按照档案管理要求及时以电子形式归档并向档案部门移 交。除法律、行政法规另有规定外，电子文件不再以纸质形式归档和移交。符合档案管理要 求的电子档案与纸质档案具有同等法律效力。
2019 8
全面数字化
2019
9
全面数字化
2019
• 全球性的文件档案管理 数字转型
– 原生性电子文件单轨运行、 单套保存
– 实体文件数字化转换
国别
文件档案管理数字转型
2012年NARA联合OMB发布《政府文件管理指令 》
（M-12-18）提出2016年电子邮件电子化管理、
美国 2019年永久电子文件电子化管理的目标 ；
Officers ） • （19）文件所有者 • （20）信息系统所有者 • （21）所有NASA员工
电子业务信息
要点 电子文件直接产生于是电子化业务活动 电子文件是内容稳定的信息凭证 电子文件的信息表现方式是多样化的
3
电子文件与计算机文件／数据
2019
计算机文 件/数据
电子文件
4
电子文件与电子档案
2019
归档
狭义（文件）
移交 档案
广义（文件） 大文件
电子 文件
电子档案
5
科学数据和科研（电子）文件
• 电子文件归档全员责任制 的建立
13
2019
NASA全员文件管理责任体系
• （1）NASA局长
• （2）高级机构管理官员（SAO）
• （3）NASA首席信息官（CIO）
• （4）NASA总法律顾问办公室
• （5）中心首席律师
• （6）NASA监察长
• （7）NASA中心主任和总部运营 主任（8）NASA中心CIO
11
• OAIS模型的不足
全程联动化
2019
• 电子文件管理全流程集成
文件形成
文件归档
文件保存
文件形成 文件捕获归档 文件保存
12
全程联动化
2019
• 文件形成单位电子文件管 理成为政策规范的重点
国内外电子文件管百度文库发展趋势
主要内容
• 关系 – 电子文件、电子数据和电子档案 – 科学数据和科研（电子）文件 – 科学数据管理和科研（电子）文件管理
• 趋势 – 全面数字化 – 全程联动化 – 创新协作化 – 方案规范化 – 服务智能化
2019 2
什么是电子文件？（档案视角）
2019
“电子文件是指机关、团体、企事业单 位和其他组织在处理公务过程中，通过计 算机等电子设备形成、办理、传输和存储 的文字、图表、图像、音频、视频等不同 形式的信息记录” ——《电子文件管理暂 行办法》（厅字〔2009〕39号）
四性要求 • 真实性（authenticity） • 完整性（ completeness +
integrity) • 可用性 (usability) • 安全性（security）
7
主要内容
• 关系 – 电子文件、电子数据和电子档案 – 科学数据和科研电子文件 – 科学数据管理和科研电子文件管理
• 趋势 – 全面数字化 – 全程联动化 – 方案规范化 – 创新协作化 – 服务智能化
• （9）NASA中心CIO和任务理事会 信息技术（IT）管理官员
• （10）总部办公室负责人，NASA 中心的主任管理官以及计划项目部 管理官员
• （11）负责采购的助理署长 • （12）NASA运行连续性（COOP）协调
员（13）NASA所有办公室的管理官员 • （14）NASA中心的历史学家和历史代表 • （15）NASA文件管理官 • （16）NASA各中心文件管理者 • （17）重要文件管理员 • （18）文件联络官（Records Liaison
2019年《向电子文件转型》（M-19-21），要求
2022年所有联邦机构文件以电子格式管理和移交
《数字化2017》政策规定，2017年4月1日之后创
加拿大 建的原生电子文件应以数字方式转移到档案馆，
数字化纸质文件也应以数字化方式进行移交
澳大利 亚
《 数 字 连 续 性 2020 战 略 》 及 其 补 充 政 策 要 求 ， 2016年起所有电子文件须以数字形式生成和移交， 不移交文件由各机构以数字形式管理
科研 管理 文件
“在科学技术研究 过程中形成的，具 有保存价值的文字、 图表、数据、声像 等各种形式载体的 文件材料 ” ——《科学技术研 究档案管理暂行规 定》
6
科学数据管理和科研（电子）文件管理
2019
目标一致、内容相似、理念吻合
FAIR原则 • 可发现（Findable） • 可访问(Accessable) • 可互操作(Interoperable) • 可重用 (Reusable)
新西兰
2017年《授权仅以电子形式保存公共文件》全面 批准公共机构仅保留电子形式的文件
10
我国电子文件管理单轨制的系列举措
2019
• 2014年7月《中国（上海）自由贸易试验区条例》 《第四十四条 在自贸试验区推进电子政务 建设，在行政管理领域推广电子签名和具有法律效力的电子公文，实行电子文件归档和电子 档案管理。电子档案与纸质档案具有同等法律效力
2019
• “在自然科学、工程 技术科学等领域， 通过基础研究、应 用研究、试验开发 等产生的数据，以 及通过观测监测、 考察调查、检验检 测等方式取得并用 于科学研究活动的 原始数据及其衍生 数据” ——《科学数据管 理办法》
科学数据
支撑性 数据 产品性 数据
科研文件
科研过 程和成 果数据 （文件）
• 2015年, 《会计档案管理办法》,第八条规定满足一定条件的、“单位内部形成的属于归档范围 的电子会计资料可仅以电子形式保存,形成电子会计档案”。
• 2017.1,《浙江政务服务网电子文件管理暂行办法》第九条“行政机关通过浙江政务服务网办结 归档的加盖可靠电子印章的文书类、证照类等电子文件，与纸质文书具有同等法律效力。”
• 2018.10.《机关档案管理规定》 (国家档案局第13号令) 第三十六条，满足该规定中保管与保 护要求且不具有永久保存价值或其他重要价值的电子文件, 以及无法转换为纸质文件或缩微胶 片的电子文件可以仅以电子形式进行归档。
• 2019.4《国务院关于在线政务服务的若干规定》第十二条 政务服务机构应当对履行职责过 程中形成的电子文件进行规范管理，按照档案管理要求及时以电子形式归档并向档案部门移 交。除法律、行政法规另有规定外，电子文件不再以纸质形式归档和移交。符合档案管理要 求的电子档案与纸质档案具有同等法律效力。
2019 8
全面数字化
2019
9
全面数字化
2019
• 全球性的文件档案管理 数字转型
– 原生性电子文件单轨运行、 单套保存
– 实体文件数字化转换
国别
文件档案管理数字转型
2012年NARA联合OMB发布《政府文件管理指令 》
（M-12-18）提出2016年电子邮件电子化管理、
美国 2019年永久电子文件电子化管理的目标 ；
Officers ） • （19）文件所有者 • （20）信息系统所有者 • （21）所有NASA员工
电子业务信息
要点 电子文件直接产生于是电子化业务活动 电子文件是内容稳定的信息凭证 电子文件的信息表现方式是多样化的
3
电子文件与计算机文件／数据
2019
计算机文 件/数据
电子文件
4
电子文件与电子档案
2019
归档
狭义（文件）
移交 档案
广义（文件） 大文件
电子 文件
电子档案
5
科学数据和科研（电子）文件
• 电子文件归档全员责任制 的建立
13
2019
NASA全员文件管理责任体系
• （1）NASA局长
• （2）高级机构管理官员（SAO）
• （3）NASA首席信息官（CIO）
• （4）NASA总法律顾问办公室
• （5）中心首席律师
• （6）NASA监察长
• （7）NASA中心主任和总部运营 主任（8）NASA中心CIO