电子文件管理发展趋势2019

合集下载

电子档案与纸质档案并存阶段的档案管理

电子档案与纸质档案并存阶段的档案管理在档案管理的过程中，我们可以理解传统的纸质档案管理和现代的电子档案管理有各自的作用和意义。

因此，在档案管理的发展阶段，应制定科学合理的方案，以促进城建纸质档案与电子档案的并行管理与发展，进而大大提高档案管理的效率。

标签：并行管理;保密安全;管理模式一、纸质档案和电子档案并行管理的必然性在21世纪，电子档案馆和纸质档案馆各有优势，两者都非常重要。

造纸技术发明后，纸质档案一直是人们广泛使用的重要信息载体。

与电子档案相比，纸质档案具有载体的依赖性。

档案的出现属于社会现象。

它通过固定的物质形态存在，形成档案信息和载体，成为一种非常重要的信息资源。

纸质档案客观地记录了过去的历史情况，并具有令人信服的凭证功能，这是电子档案无法比拟的。

长期以来，档案领域一直使用纸质档案，电子档案的使用较少。

究其原因，电子档案虽然具有信息量大、检索速度快等优点，但也存在无法克服的缺陷，对档案的稳定性和可靠性影响较大。

因此，有必要及时处理这一问题。

与电子档案相比，纸质档案在信息处理方面的优势较小，但其原始特征优于电子档案。

在我们能够控制电子记录的证据性和可持续性之前，我们仍然需要使用纸质文件进行管理。

根据纸质档案与电子档案的特点，结合城建档案管理的现状，实行纸质档案与电子档案并行管理是社会发展的必然趋势。

二、档案并存管理应当注意的事项（一）档案整理及数字化外包注意事项档案整理与数字化是一项长期而持久的工作。

单位要对这项工作的人员、财务、物资等做出合理的统筹安排。

在努力完成当年档案整理和数字化工作的同时，要用2—3年的时间，分阶段、分批对历史档案进行整理和数字化。

会议结束后，将档案管理重大项目的大事记在网站上公布，新闻、工作按公开程度同时发布，对档案进行分类、公开、保管。

如有必要，可邀请专业公司开展这项工作。

（二）档案数字化必须注意保密安全“十条禁令”。

即档案数字化处理系统必须是一个封闭的独立网络，不允许与其他网络系统互联;数字化处理所需的计算机由本单位提供，USB接口和光驱应封闭;数字化作业场所不得私自使用移动硬盘、U盘、CD等存储介质;手机集中存放，不得带入档案数字化作业现场;档案不得随身携带离开数字化作业现场;非工作人员不得进入数字化作业现场。

我国电子文件研究发展趋势分析

我国电子文件研究发展趋势分析作者：王艳丽来源：《办公室业务》2019年第01期【摘要】进入21世纪以来，电子文件大量产生在人们的工作和生活中，逐渐成为重要的社会记录形式，我国对电子文件的研究也日益成熟并呈现出了一定的特色。

本文从理论与实践两个层面对电子文件的发展趋势进行了分析，以期我国的电子文件研究在未来更成熟化和体系化。

【关键词】电子文件;发展趋势;可信性;标准化;管理技术回顾过往，可以发现，在经历了电子文件的快速发展之后，国内对于电子文件的研究更加理性化;畅想未来，国家战略的精心构建，新技术、新环境的强势介入，让学者们对于电子文件的研究又燃起了新的热情。

对于电子文件的发展方向探究并结合2010年以来的研究热点，笔者认为可以从理论和实践两个层面进行分析。

一、理论层面（一）电子文件的可信性。

电子文件在社会活动的广泛使用，使得电子文件的凭证功能和需求被无限放大，但电子文件容易被修改的特点导致了电子文件凭证功能上存在先天不足。

因此，电子文件的可信性将成为电子文件未来的一个重要的理论研究点。

目前，电子文件可信性的研究集中在了对电子文件可信性的概念、电子文件可信性的内涵、保障电子文件可信性的方法，缺乏对电子文件可信性标准方面的研究。

同时，在实践内容上，也缺少对电子政务文件的可信性研究。

（二）电子文件的鉴定。

档案本身始终存在着精练与庞杂、有用与无用的矛盾。

虽然相较于纸质档案，电子文件的存储空间问题并不突出，但是从有效发挥档案价值的角度看，矛盾始终存在。

鉴定是解决这一矛盾的有效途径，但传统的年龄鉴定论、职能鉴定论、文件双重价值论等鉴定思想在电子文件时代受到了冲击。

在传统鉴定理论的基础上，以冯惠玲为代表的学者提出了電子文件双重鉴定思想，通过文件内容鉴定和技术状况的双重鉴定，保证电子文件内容与载体状况的真实性与可靠性。

同时，结合信息技术的发展，有学者提出了基于元数据的电子文件鉴定理论。

未来，随着电子文件更加广泛的应用以及技术的进步，电子文件鉴定的需求将进一步提高，也需要更加深入与丰富的鉴定理论，从而可以更好地指导电子文件鉴定的实践工作。

浅析公证处电子档案管理

浅析公证处电子档案管理摘要：大数据在各个领域的广泛运用，极大的便利了人们的工作和生活。

在传统的数据库管理中，档案管理还有很多缺陷和不足存在，不能真正达到新时期数据管理的要求。

而电子档案管理的特点是具有较低的价值密度、多样化和高速度，由此进一步提升了数据管理质量和管理效果。

在大数据时代，电子档案管理应塑造一支优秀的人才队伍，完善档案管理流程，使档案管理工作效果有效增强，以此对于现阶段电子档案管理工作要求给予最大化满足，以真正实现预期目标。

关键词：电子档案；大数据；创新；策略引言传统电子文件归档和档案管理工作大多以纸质为媒介，通过馆藏方式进行保管，使用人员可到档案管理部门进行登记调阅。

但在现阶段信息化不断发展的背景下，电子化已经成为文件归档和档案管理的重要手段，有利于提高管理效率，保证信息资料的完整性、真实性和保存长久性。

同时有助于更便捷地利用计算机、移动终端等共享和检索查阅资料，极大地提升了档案应用效率和质量，推动单位健康、可持续发展。

1大数据时代电子档案的价值随着档案信息的爆发式增长，企业利用其现有的信息化基础，加上数字化转型，开始大力发展电子档案管理。

实施电子档案管理可以在很大程度上减轻档案人员的工作压力，同时高效地实施档案的收集、归档、查询和利用工作。

建立电子档案数据库以后，可以实现电子档案的有效管理，借助互联网，进一步实现档案信息的共享。

同时，无纸化生产节省纸张和存储空间，电子档案的存储时间远长于纸质档案，纸张会随着时间降解，但是电子档案管理系统则借助现有的信息基础设施可以实现长期存储。

随着企业数字化转型的推进，企业实施全面的电子文件归档和电子档案管理是必然趋势。

2电子档案管理存在的问题2.1对于档案管理的认知程度较低现阶段，一些单位对于档案管理工作还具有较低的认知程度，将档案视为对信息的存放和记录，对于档案所带来的经济效益和对于社会发展所发挥的推动作用，并没有充分认知。

因为没有高度重视电子档案管理，所以没有投入足够的人才、资金和设备，也未构建成熟的档案管理机制，使现阶段电子档案管理工作依然处于探索阶段。

中国档案馆数量、档案细分数量及档案馆发展趋势分析

中国档案馆数量、档案细分数量及档案馆发展趋势分析一、档案馆分类档案馆是收集、保管档案的机构。

负责接收、征集、管理档案和开展档案利用等。

中国周代的天府，汉代的石渠阁，唐代的甲库，宋元的架阁库，明清的皇史宬等，都是历代保管档案的机构。

建国后，从中央到地方都成立了档案馆。

二、档案馆现状回顾我国档案信息化的发展历程，档案信息化始于档案的计算机化管理。

早在1979年钱学森就在提出档案工作现代化的重要性时，指出计算机应用对档案的收集、存储、终端技术及检索的重要作用据国家统计局数据显示，2018年中国档案馆数量为4136个，同比下降1.8%；2019年中国档案馆数量为4234个，同比增长2.4%。

在新时代背景下，我国档案事业发展也面临着环境的变化。

如档案机构的改革、大数据事业的发展，以及电子文件管理单轨制的到来等，都对国家综合档案馆档案信息化的发展提出了新的要求。

2019年国家综合档案馆数量为3337个，同比增长0.7%；国家专门档案馆为256个，同比增长21.3%；部门档案馆数量为140个，同比下降2.1%；企业档案馆数量为181个，同比增长14.6%；事业单位档案馆数量为320个，同比增长3.6%。

《2018-2024年中国档案馆市场专项调研及投资战略研究报告》数据显示：据国家统计局数据显示，2018年中国档案馆建筑面积为1051万平方米，同比增长10.7%；2019年中国档案馆建筑面积为1165万平方米，同比增长10.8%。

其中，2019年中国档案馆藏档案数量为82851万卷、万件，同比增长10.4%；中国档案馆开放档案数量为13172万卷、万件，同比增长17.4%。

其中，2018年中国档案馆照片档案数量为2056万张，同比下降12%；2019年中国档案馆照片档案数量为2204万张，同比增长7.2%。

中国档案利用数量基本维持在2000左右万卷、万件次。

2019年中国档案馆利用档案数量为2140万卷、万件次，同比增长17.6%。

办公室文书工作中存在的问题及解决方案

办公室文书工作中存在的问题及解决方案办公室文书工作是公司运营中非常重要的一环，它涉及到日常业务创作、传递和储存。

在现代的商业运作中，文书工作已成为了企业管理中不可忽视的一环，但是这个过程中存在一些问题。

本文就探讨办公室文书工作中存在的问题及解决方案。

一、2019年至2023年五年间存在的问题1.电子文书化工作不彻底：如今，在电子商务的大势下，公司在文书处理上应用电子文书的范畴非常广泛，现在的电子文书处理软件大大提高了办公效率，但是，一些员工在电子文书处理上还是不熟练，文书如果不彻底电子化，从而增加了文书的管理难度和工作量。

2.格式统一性不强：公司的不同部门大多会涉及不同的文书格式和文件类型，这些文件在样式和格式上并不统一，给文件的归档和管理带来了许多不便。

3.文件管理手段不合理：在现代社会里，大多数公司的文书处理仍依靠手动处理，文书管理也主要依赖办公室行政人员负责，而手动归档的方式更是缺乏效率，耗时且易出错。

4.部门之间存在互通不畅：在企业的不同部门之间文件传输基本都依赖于电子的传输方式，但是不同的部门接受的文书格式不同，传输效果也不尽人意。

二、解决方案1.实现高效电子文书化处理：对于员工不够熟练的文书处理，公司需要轻松易用的电子文档处理软件，让员工快速适应处理，并做好培训，提升员工电子文档处理能力。

2.规范化文书格式：规范化文件格式、样式、大小、字体等，让员工在处理文书时更加方便，减少了工作量，又可以方便归档管理，方便后续查找。

例如，单位使用一种标准字体、字号、文档样式等来规范公司内部文档的输入。

3.文件电子化管理：对于公司的文书管理，应该通过适当的软件实现有效的电子化管理。

建立稳定好用的电子文档管理系统，避免文档管理混乱的局面，免去了手动管理过程中容易出现的乱码、错代等人为因素的干扰。

4.建立文书传输通道：通过指定公司文书处理软件，并采用互联网VPN传输文书，使得各部门之间在输入、输出文书时更为方便快捷，避免了文件传输中出现的其他问题，使得文件传输更为直接、简单、省时又高效。

浅谈电子档案管理与传统档案管理的利弊

浅谈电子档案管理与传统档案管理的利弊摘要：在我國信息技术水平全面发展的现代社会背景下，档案管理工作水平也得到了前所未有的发展，其中电子档案管理形式的出现不仅实现了对传统档案管理质量和效率的提升，同时还有效解决了传统工作中的问题。

需要注意的是，电子档案管理同样也存在很多问题，比如现代信息技术的发展迅速，使得信息安全问题的突出性越发显著。

鉴于此，本文就将对详细论述电子档案管理和传统档案管理的利弊，以期为我国档案管理水平的全面提升提供必要帮助和指导。

关键词：电子档案管理;传统档案管理;利弊受到传统档案管理方式的影响较为深远，过去档案管理和存储主要采用的方法就是纸质存档，而现代电子档案管理主要以硬盘和计算机作为主要存储形式。

和电子档案管理相比，传统纸质管理很容易发生信息遗漏或是信息被篡改等问题，并且信息调取花费的时间较长，工作效率低。

因此在现代信息技术发展过程中，人们对电子存储的关注程度不断提升，档案管理工作也逐渐加强了对电子技术的应用。

但是在实际工作中应该了解，无论是传统档案管理还是现代化电子档案管理都各有利弊，对此，本文就将展开详细论述，希望能帮助相关工作人员更准确的认识二者利弊。

一、传统档案管理和电子档案管理的共性特点虽然当前我国电子档案管理已经实现了迅速发展，但是在档案管理的本质意义上说，传统方法和电子手段仍然存在明显共通性，电子档案管理在某种程度而言只是对传统档案管理方式的优化，是现代社会发展的重要产物。

在目前社会发展水平全面提升背景下，电子档案技术和传统档案管理相比，其优势性特点更为显著，能实现档案管理质量和说平的提升，这也是传统档案管理方法难以企及的目标。

但是这并不意味着传统档案管理就一无是处，因为不论如何，电子档案管理都不能独立存在，在电子档案管理中，管理工作一旦出现安全问题，影响往往更为亚种，即便当前我国电子技术已经实现了较大发现，但是相关的档案内容仍然需要在工作中进行数据备份和存储，且最好的存储形式仍然是纸质形式，尤其是对于重要性较强的电子文件，在网络安全和计算机使用风险影响下，纸质版档案管理方式的安全性特点就更为显著。

国内数字档案馆发展现状及未来趋势

国内数字档案馆发展现状及未来趋势作者：马丽萍阮枝梅庞俊陈诗雨来源：《现代信息科技》2019年第02期摘要：近年来，深圳、青岛等城市相继建立了数字档案馆，可以说我国数字档案馆工作取得了初步成功，但今后档案事业发展的一项关键内容就是档案馆怎样深入推动数字化进程。

本文就数字档案馆的功能与作用做了简要论述，并分析了国内数字档案馆发展现状及存在的问题，试着提出了一些解决措施，希望有助于数字档案馆今后的发展建设。

关键词：数字档案馆；信息服务；大数据中图分类号：G270.7 文献标识码：A 文章编号：2096-4706（2019）02-0148-03Abstract：In recent years，cities such as Shenzhen and Qingdao have successively established digital archives. It can be said that the work of digital archives in China has achieved initial success. However，a key component of the development of archives in the future is how the archives will deeply promote the digitalization process. This paper briefly discusses the function of the digital archives，and analyzes the development status and existing problems of the domestic digital archives. It tries to put forward some solutions to help the future development of the digital archives.Keywords：digital archives；information service；big data0 引言数字档案属于较为新颖的档案形式，是在网络信息化背景下发展起来的。

国家档案局关于印发企业电子文件归档和电子档案管理试点验收企业名单（第一批）的通知

国家档案局关于印发企业电子文件归档和电子档案管理试点验收企业名单（第一批）的通知文章属性•【制定机关】国家档案局•【公布日期】2019.03.08•【文号】•【施行日期】2019.03.08•【效力等级】部门规范性文件•【时效性】现行有效•【主题分类】档案管理正文国家档案局关于印发企业电子文件归档和电子档案管理试点验收企业名单（第一批）的通知各省、自治区、直辖市档案局，河北省委办公厅、江苏省委办公厅，各计划单列市档案局，新疆生产建设兵团档案局，各中央企业档案部门：为推进企业电子文件归档和电子档案管理工作，推行电子文件单套制归档管理，2016年国家档案局联合国家发展改革委遴选了33家单位开展企业电子文件归档和电子档案管理试点工作。

2017年至2018年，共有13家企业完成了所选业务系统的电子文件归档和电子档案管理试点工作，通过了我局组织的验收，形成了典型经验，可向全国推广。

现将通过验收的企业名单下发，以方便各单位联系学习。

国家档案局2019年3月8日企业电子文件归档和电子档案管理试点验收企业名单（第一批）序号试点企业名称试点内容1 中国石油天然气集团有限公司会计核算系统形成电子文件归档全过程试点2 中国商飞上海飞机设计研究院PDM系统形成的电子文件归档和电子档案管理3 天津轨道交通集团有限公司工程建设项目CAD电子文件归档和电子档案管理4 交通银行股份有限公司营运业务电子文件管理系统（二代支付、开销户）、电子邮件系统电子文件归档和电子档案管理5 中国航天科工飞航技术研究院CAPP系统形成的电子文件归档和电子档案管理6 福建福清核电有限公司施工管理系统、生产管理系统、ECM （企业内容管理系统）形成的电子文件在线归档7 浙江省能源集团有限公司CAD、协同办公系统、合同系统形成的电子文件归档和电子档案管理8 江苏核电有限公司供应链商务合同管理系统、会计核算系统形成的电子文件在线归档9 内蒙古电力（集团）有限责任公司会计核算系统形成电子文件归档和电子档案管理10 国泰君安证券股份有限公司综合理财管理平台（非现场开户）电子文件在线归档11 无锡地铁集团有限公司无锡地铁工程管理系统形成的电子文件归档和电子档案管理12 山西潞安矿业（集团）有限责任公司安全生产指挥调度系统、煤炭营销管理信息系统电子文件在线归档13 中南电力设计院有限公司勘测设计管理系统、综合MIS系统在线归档。

对电子文件“单套制”归档管理趋势的分析

对电子文件“单套制”归档管理趋势的分析摘要：在互联网和信息技术普遍应用的大环境下，数字资料查阅和利用的便捷性和灵活性表现越来越强，电子文件的数量普遍增多。

为了方便电子文件的利用，针对电子文件的管理与分析持续性深入，且有关电子文件“单套制”归档管理的具体模式受到了普遍性关注。

对这种管理趋势进行分析，明确趋势发展的重要意义等内容，这对于档案管理工作的开展有显著的价值。

本文对电子文件“单套制”归档管理趋势进行分析。

关键词：电子文件；单套制；归档管理引言：文档管理对文档的具体利用至关重要，因此对文档管理工作进行分析与讨论有突出的价值。

随着互联网和信息技术的普遍应用，电子文件的产出数量显著增加，针对电子文件管理展开讨论便有了突出的现实意义。

就目前的电子文件管理而言出现了“单套制”管理模式和“双套制”管理模式，不同的管理模式有不同的优势，其在实践中的具体利用价值也有显著差异。

现阶段，电子文件“单套制”归档管理趋势在逐渐加强，本文的分析与讨论旨在为实践提供帮助与指导。

一、电子文件“单套制”归档管理要在电子文件归档管理实践中对“单套制”归档管理趋势进行具体分析，首先需要明确什么是“单套制”归档管理。

就概念而言，“单套制”具体指的是电子设备生成的档案仅以电子方式进行保存。

分析研究“单套制”归档管理发现其优势显著：一是实现了管理便捷。

和纸质档案管理进行比较，电子档案的管理更具便捷性，而且在管理实践中，专业性、统一性等更容易实现，所以在电子档案管理过程中强调“单套制”归档管理符合当前的管理要求和目标。

二是对于管理资源的充分利用有积极的意义。

基于电子文件的管理有“单套制”和“双套制”两种，但是“双套制”要求同时管理纸质文件和电子文件，所以需要利用的管理资源比较多，且存在着一定程度的重复，这种情况会造成资源的浪费。

“单套制”归档管理避免了此种情况，实现了档案资源的充分利用。

二、电子文件“单套制”归档管理趋势分析电子文件的“单套制”归档管理趋势表现越来越突出，对这种管理趋势的产生与发展做出分析，便于进一步的认知此种管理方式有积极的意义。

电子公务文书“单套制”管理转型难问题及对策

转型难问题。

务平台的推广应用，政府部门通过电子政务平台发送文件已逐渐成为主流。

电子公务文书单套制归档是时代发展的必然趋势，但党政机关电子公务文书档案现状，使子签名、值校验、区块链等证据收集、固定和防篡改的技术或者通过电子取证存证平台认证，以此证明其归档的电子文件的真实性；为保证数据在生成及流转过程中的真实性，应当使用第三方身份认证体系；采取“区块链”技术可以有效保证跨单位的业务中形成的企业电子文件流转的真实性。

接口设计规范、可研报告、技术报告等业务系统的相关背景资料也要求归档保存，以此证明业务系统归档内容真实且有效。

业务部门的归档人员在电子文件归档操作过程中，必须对归档电子文件的附件、印章等要素进行逐一检查，确保电子文件归档的真实性和完整性。

常德市党政机关为全面满足协同办公档案的流转与利用需求，通过“管理+技术”的方式，从顶层规划设计，推进电子公文归档和电子档案“单套制”管理模式的平稳落地。

按照“规范生成、协同共享”的原则，针对常德市党政机关电子公文单套制进行了相关制度规范建设；对电子文件归档和电子档案实施全过程管理；因此想要对电子文件的分类、整理、归档等环节进行规范，以及更好地鉴定、保管、利用电子档案，只有通过出台相关制度来进行规范配套。

（二）制订律法确保法律效力支撑。

由于《档案法》中对归档电子文件的管理尚未明确规定，所以急需出台电子文件管理规范，归档电子文件的安全保护需要一套正规有效的管理办法，光出台地方性试行办法远远不够；只有出台相对应的管理办法和管理标准，才能保全电子文件在归档认定前的证明力；与此同时，对于档案行政管理部门职责的明确，以及各党务、行政机关档案部门的职责和任务划分，管理办法中都应当有所规范，电子文件的形成办理、归档移交中的各个环节，以及所形成的电子文档的归档方式、归档范围、存储格式等是应当包括的主要内容；除此以外，还应当包含对电子文档归档管理平台、安全保管中的初始数据共享利用、收集标准以及监督考核等。

CJJT117-2019建设电子文件与电子档案管理规范版27页

建设电子文件与电子档案管理规范1总则1.0.1 为加强建设电子文件的归档与管理，建立真实、准确、完整、有效的建设电子档案，保障建设电子文件和电子档案的安全保管与有效开发利用，制定本规范。

1.0.2 本规范适用于建设系统业务管理电子文件和建设工程电子文件的归档和管理。

1.0.3 建设电子文件归档与电子档案管理除执行本规范外，尚应执行国家现行有关标准的规定。

2 术语2.0.1 建设电子文件electronic construction records在城乡规划、建设及其管理活动中通过数字设备及环境生成，以数码形式存储于磁带、磁盘或光盘等载体，依赖计算机等数字设备阅读、处理，并可在通信网络上传送的文件。

主要包括建设系统业务管理电子文件和建设工程电子文件两大类。

2.0.2 建设系统业务管理电子文件electronic records of construction professional administration建设系统各行业、专业管理部门(包括城乡规划、城市建设、村镇建设、建筑业、住宅房地产业、勘察设计咨询业、市政公用事业等行政管理部门，以及供水、排水、燃气、热力、园林、绿化、市政、公用、市容、环卫、公共客运、规划、勘察、设计、抗震、人防等专业管理单位)在业务管理和业务技术活动中通过数字设备及环境生成的，以数码形式存储于磁带、磁盘或光盘等载体，依赖计算机等数字设备阅读、处理，并可在通信网络上传送的业务及技术文件。

2.0.3 建设工程电子文件electronic records of construction engineering在工程建设过程中通过数字设备及环境生成，以数码形式存储于磁带、磁盘或光盘等载体，依赖计算机等数字设备阅读、处理，并可在通信网络上传送的文件。

建设工程电子文件主要包括工程准备阶段电子文件、监理电子文件、施工电子文件、竣工图电子文件和竣工验收电子文件。

建设工程电子文件可简称为工程电子文件。

电子文件预归档管理研究

72
2019 · 7
文件形成归档范围鉴定保管期限鉴定
归档范围保管期限表
电子文件预归档流程图
电子文件预归档过程分析
电子文件预归档操作起始于电子文件形成之时，通过电子文件价值鉴定，将有保存价值的电子文件进行初步的分类和格式转换后，打上预归档“标签”，将其纳入档案化管理范畴。同时，还要按照档案管理要求形成、记录相关元数据，控制访问权限，避免其在正式归档前被修改或删除等，保证应归档电子文件的真实可靠和完整可用。电子文件预归档过程如图所示。
保管期限鉴定：通过归档价值鉴定的电子文件，E D M S应通过系统预置的“档案保管期限表”自动对电子文件保管期限进行鉴定（必要时，也可使用人工辅助鉴定）。在此时进行保管期限鉴定的目的，一是为下一步电子文件分类做准备，二是为更有针对性地开展电子档案长期保存。例如，对于保管期限为10年的电子文件，则无须过多考虑长期保存需要问题，在系统资源紧张的情况下，可不考虑格式转换等涉及长期保存的工作。
交流
电子文件预归档管理研究
文/ 宁娜
在传统档案管理模式下，单位文书或业务部门第二年 6 月底前收集本单位上年度形成的各种文件材料，鉴定其价值后进行分类、整理和归档，完成年度档案整理任务。在信息化环境中，沿用传统办法收集归档电子文件时，往往出现电子文件组件不齐全、文件稿本不准确、电子文件格式不符合长期保存要求、元数据收集不齐全等问题。笔者认为，要解决上述问题，应按照“前端控制”“全程管理”思想，在电子文件形成初期，实行“预归档”管理，将有归档价值的电子文件纳入档案管理的范畴，统一进行管理维护，确保归档电子文件齐全完整，最大程度保证电子文件的真实性、完整性、可用性和安全性。

电子文件单双套(轨)制研究客体变化(1996~2020)

办公自动化杂志客体是指与主体相对的存在，可感知或可想象到的任何事物。

客体既包括客观存在并可以主观感知的事物，也包括思维开拓的事物。

哲学上指主体以外的客观事物，是主体认识和实践的对象。

电子文件单双套（轨）制研究的客体，是指在电子文件单双套（轨）制研究中涉及到的双轨制、双套制、单轨制、单套制等电子文件管理模式。

一、电子文件单双套（轨）制研究全文关键词年度分布情况我们以知网为样本来源，以全文为检索项，分别以电子文件+双轨制、电子文件+双套制、电子文件+单轨制、电子文件+单套制进行检索得到表1和图1。

检索条件：（全文=电子文件并且全文=单轨制）或者（全文=电子文件并且全文=单套制）或者（全文=电子文件并且全文=双轨制）或者（全文=电子文件并且全文=双套制）（模糊匹配）。

从表1看，电子文件单双套（轨）制研究中，双套（轨）制起步早、时间长、总量大，单套（轨）制起步晚、时间短、增速快。

套制起步晚于轨制，但总量大于轨制。

从图1看，2015年前，单套（轨）制一直是电子文件单双套（轨）制研究中的配角，直到2015年后，才开始发力，2019年接近双套（轨）制研究的规模，2020年开始达到或者超过了双套（轨）制研究的规模。

二、不同时期电子文件单双套（轨）制研究主题关键词分布从图1中，我们可以将1996~2020电子文件单双套（轨）制研究分为双套（轨）制主导期（1996~2000）、单套（轨）制出现期（2001~2007）、单双套（轨）制并行期（2008~2016）、单套（轨）制发力转变期（2017~2020）4个阶段。

表2是4个阶段主题关键词双轨制、双套制、单轨制、电子文件单双套（轨）制研究客体变化（1996~2020）马海燕（河南省商丘市中心血站商丘476100）摘要：电子文件单双套（轨）制研究的客体，是指在电子文件单双套（轨）制研究中涉及到的双轨制、双套制、单轨制、单套制等电子文件管理模式。

双套（轨）制起步早、时间长、总量大，单套（轨）制起步晚、时间短、增速快。

前端控制在电子文件管理中的应用

前端控制在电子文件管理中的应用作者：汪莉来源：《卷宗》2019年第12期摘要：信息技术为电子文件的发展插上了腾飞的翅膀，越来越便捷的模式让人们越来越接受这种全新的模式。

电子文件的前端控制更是走进人们的视线。

它以自己身上的三个光环吸引着人们的目光。

打破了后控制的落后性，迎来了电子文件管理的新局面。

关键词：电子文件；前端控制；信息管理文件管理一直是一项精细度很高的工作。

档案管理人员需要先对文件进行归档，然后在归档之后进行统一管理，这项工作消耗的时间很多，工作人员的工作量也很大。

计算机网络技术的发展，电子文件开始走进人们的生活。

它的前端控制模式也开始和人们发生密切的联系。

1 电子文件实施前端控制的意义近年来电子文件的发展速度与日俱增，结合着人们对于档案工作的提前干预和提前控制的思想，人们把对文件的统一控制提前到了前阶段，这是一种符合时代要求的全新的电子文件处理的新思维。

那么什么是前端控制呢？前端控制是对于档案工作而言的，它是一种全新的模式，是指档案工作的提前介入，把形成文件，运行文件，归档管理等一系列工作系统进行，而且这些环节之间有着统一的活动标准，密切的联系，互相支撑保证正常运行，但彼此之间相对独立，可以有自己的独特性。

这样一个模式能够使文件保证完整，真实和准确。

所以，文件实施前端控制也是具有重要意义的，总的来说体现在以下三个方面。

1.1 电子文件的前端控制保证电子文件的内容真实电子文件的前端控制是通过技术支撑的，“前端”体现了它的预见性。

说明这一技术是在文件未形成之前就开始进行监控了。

这是保证电子文件内容真实性的一个重要体现。

“前端控制”具体来说是电子文件的管理是站在俯视的角度，着眼于全局，对整个文件的整理工作实施总体的设计和调控。

需要归档的提前进行严密归档；需要做重点标记的做重点的标记；对文件备份留余，保证重要的文件不会缺失，不会受损。

这是保证电子文件在前端控制时文件真实性的另一个表现。

这种模式的诞生缩短了档案文件整理的时间，内容的真实性在一定程度上得到保证。

政府档案电子化管理存在的问题及对策

政府档案电子化管理存在的问题及对策梁海云【摘要】分析了档案管理工作的现状,对传统纸质档案和现代电子档案进行了对比,针对档案电子化管理存在的问题提出了具体的解决办法,有助于提高政府档案管理水平.【期刊名称】《佛山科学技术学院学报（自然科学版）》【年(卷),期】2019(037)004【总页数】4页(P60-63)【关键词】政府档案;纸质版;电子版【作者】梁海云【作者单位】佛山市直属机关工作委员会,广东佛山528000【正文语种】中文【中图分类】G270.7档案是政府对相关数据或者信息进行记录的一个重要载体，不仅是其维护自身合法权益的基本工具，同时也是其进行相关管理工作的一个重要保障［1］。

随着科学技术水平的不断提高以及信息技术的快速发展，计算机技术被引入到了档案管理的相关工作中，通过对数据以及资料进行信息化的处理，形成了无纸化的信息共享资源，极大地提高了档案管理工作的效率以及质量。

从纸质到电子化发展，需要建立健全电子化档案管理系统，加强、档案管理人员队伍建设工作，同时还要全面提升档案管理工作的科学化和规范化，并建设统一化的政府行政档案管理机构，增强档案管理的科学化、规范化、现代化效果。

在变革的同时，档案的电子化管理也面临着各种各样的问题。

随着现代科技和社会的发展，政府档案管理模式正在改变，纸质化与电子化档案模式共存，各有利弊，各自具有彼此不可替代的作用。

从技术进步和时代发展角度来看，新时代趋势为电子化替代纸质化［2-5］。

1 政府档案管理工作的现状踏入21世纪以来，随着社会的发展和信息化时代的到来，我国政府在档案建设的过程中逐渐应用了电子化信息设备，提升了工作效率，促进了行政管理的现代化。

然而，在档案管理电子化的过程中，由于信息化设备不健全，工作人员对档案的信息化管理不够重视，难以提升档案管理的效果，影响了政府行政的办事效率。

同时，各地在着手推广档案电子化管理过程中，档案电子化管理的渗入程度不尽相同：有的地方已做到名副其实的电子信息化管理，无论是在档案录入、档案保存、档案保密等方面都已完全做到电子化管理；有的地方只是做到了部分电子化管理，纸质归档还较为常见；有的地方在信息化技术普及的今天仍然保持完全纸张档案管理模式。