公司文件管理规定流程及相关表格(参考模板)
公司文件管理制度定稿模板
第一章总则第一条为加强公司文件管理，确保文件的安全、准确、及时传递和有效利用，提高工作效率，根据国家有关法律法规，结合公司实际情况，特制定本制度。
第二条本制度适用于公司内部所有文件的管理，包括但不限于：文件起草、审核、签发、传递、归档、销毁等环节。
第三条文件管理应遵循以下原则：1. 法规先行：文件内容必须符合国家法律法规和公司规章制度。
2. 安全保密：严格保密，防止文件内容泄露。
3. 准确及时：确保文件内容准确无误，传递及时。
4. 规范有序：文件管理流程规范，井然有序。
第二章文件分类第四条公司文件分为以下类别：1. 行政文件：公司内部行政管理、人事管理、财务管理等文件。
2. 技术文件：公司产品研发、生产、销售等技术相关文件。
3. 合同文件：公司与其他单位签订的各类合同文件。
4. 会议文件：公司内部及外部会议形成的文件。
5. 其他文件：不属于以上类别的其他文件。
第三章文件管理流程第五条文件起草1. 起草人根据文件内容，提出文件草稿，并注明文件类别。
2. 起草人提交部门负责人审核。
第六条文件审核1. 部门负责人对文件草稿进行审核，确保文件内容符合公司政策、制度。
2. 审核通过的文件，由部门负责人签字后提交公司领导审核。
第七条文件签发1. 公司领导对审核通过的文件进行审批，签署意见。
2. 签发人签署意见后，文件进入签发流程。
第八条文件传递1. 签发后的文件，由办公室负责按照规定流程进行传递。
2. 传递过程中，确保文件安全、准确无误。
第九条文件归档1. 文件传递到相关部门后，由相关部门负责人进行归档。
2. 归档文件应按照文件类别、年份、编号等顺序排列。
第十条文件销毁1. 文件保存期满或因其他原因需要销毁的，由办公室负责办理销毁手续。
2. 销毁文件应按照国家相关规定进行，确保信息安全。
第四章责任与奖惩第十一条文件管理责任人1. 公司领导：负责对公司文件管理工作进行监督、检查和指导。
2. 部门负责人：负责本部门文件管理工作，确保文件内容准确、及时传递。
公司文件管理制度
公司文件管理制度1. 引言本公司为了有效管理和保护公司的文件资料，规范文件的创建、保存、审批和销毁流程，制定了本文件管理制度。
本制度适用于全公司所有部门和员工。
所有员工都有责任遵守本制度，以确保文档的安全和保密性。
2. 文件创建与命名规范2.1 所有文件必须按照一致的命名规范进行命名，以方便管理和查找。
文件名应包含以下要素： - 文件名称 - 创建日期（年月日） - 版本号（如有）2.2 文件类型应根据实际情况选择合适的文件格式，如.docx、.xlsx、.pdf等。
禁止使用非公司批准的文件格式来保存重要的公司文件。
2.3 在创建新文件时，应遵循以下步骤： - 确定文件内容和目的 - 使用合适的模板（如果有） - 填写相关信息（如文件标题、作者、创建日期等） - 编写内容并保存3. 文件保存与存储3.1 文件保存应遵循以下准则： - 所有文件必须保存在公司提供的统一文件管理系统中，禁止将文件存储在个人电脑或便携式存储设备中。
- 应根据文件的重要程度和保密性，选择合适的权限设置，确保只有授权人员能够访问。
3.2 文件存储系统应具备以下功能： - 文件分类和文件夹管理 - 版本控制 - 共享和协作功能 - 定期备份和恢复功能3.3 每个文件应该有唯一的标识符，方便追踪和识别文件的状态、位置和更新记录。
4. 文件审批流程4.1 涉及重要决策和文件变更的文件应该经过合适的审批流程。
审批流程应明确规定审批的责任人和流程。
4.2 文件的审批流程应包括以下步骤： - 提交审批申请 - 审批人审查和批准 - 审批结果通知4.3 审批结果应在文件的元数据中进行记录，确保审批过程的透明性和可追溯性。
5. 文件销毁与归档5.1 文件的销毁和归档应遵循以下准则： - 无用的、过期的或不再需要的文件应及时销毁，避免占用存储空间和造成安全隐患。
- 根据公司的规定和法律法规，对涉密文件进行安全销毁。
5.2 归档的文件应该根据一定的分类标准进行整理和存储，以便查找和检索。
书面公司规章制度表格范本
书面公司规章制度表格范本第一部分：公司概况一、公司名称：XXX公司二、注册地址：XXX省XXX市XXX区XXX街道XXX号三、成立时间：XXXX年XX月XX日四、公司性质：私营企业五、经营范围：XXX业务领域六、公司宗旨：致力于XXX，提供优质服务，持续发展第二部分：公司管理体制一、董事会：设立董事会，行使最高决策权二、总经理：公司设总经理，负责全面管理工作三、部门设置：公司设多个部门，各部门负责具体业务四、员工管理：公司建立员工管理制度，保障员工合法权益五、内部监督：公司设立监察委员会，监督公司内部运作第三部分：公司规章制度一、员工入职：1.新员工需提供身份证、学历证明等相关材料；2.新员工需通过入职培训，了解公司规章制度；3.新员工试用期为三个月，期满后经考核确认正式入职。
二、员工福利待遇：1.公司为员工购买社保；2.公司发放年终奖金、节日福利；3.公司提供员工培训、晋升机会。
三、员工工作制度：1.员工需遵守公司工作时间规定；2.员工需按时完成工作任务，不得擅自迟到早退；3.员工需保密公司商业秘密，不得泄露公司机密信息。
四、员工奖惩制度：1.公司设立员工表扬奖励机制，鼓励员工积极工作；2.公司设立员工处罚制度，对违规员工做出相应处罚。
五、公司财务制度：1.公司设立财务部门，负责公司财务管理；2.公司严格遵守国家税法，定期向税务部门报税；3.公司执行预算管理制度，控制成本，提高效益。
六、公司安全制度：1.公司建立安全生产管理制度，确保员工安全；2.公司定期组织安全培训，提高员工安全意识；3.公司设立应急预案，灭火器具等安全设备，应对突发事件。
第四部分：公司宣传规定一、公司形象：1.公司员工需穿着整洁，表现得体；2.公司员工不得在公共场合传播公司负面信息；3.公司员工代表公司参加活动需得到公司批准。
二、公司宣传：1.公司需定期发布公司新闻，维护公司形象；2.公司需参加行业展会、宣传会议，提升公司知名度。
文件管理制度模板
文件管理制度模板一、目的为规范公司文件管理，确保文件的安全性、完整性和可追溯性，提高文件处理效率，特制定本制度。
二、适用范围本制度适用于公司所有部门及员工在文件管理过程中的各项工作。
三、文件分类1. 内部文件：包括通知、决定、报告、会议记录等。
2. 外部文件：包括合同、协议、政府公文等。
3. 电子文件：所有以电子形式存储和传输的文件。
四、文件编号与存档1. 文件应按照公司规定的编号规则进行编号。
2. 文件应定期整理归档，确保易于检索。
五、文件的起草与审批1. 文件起草人需确保内容准确无误。
2. 文件需经相关负责人审批后方能发布。
六、文件的分发与传递1. 文件分发应根据文件性质和保密要求进行。
2. 传递过程中应确保文件安全，防止泄露。
七、文件的保密与安全1. 所有文件均应按照保密等级进行管理。
2. 对于涉密文件，应采取相应的保密措施。
八、文件的借阅与复制1. 员工需在文件管理部门登记后才能借阅文件。
2. 文件复制应得到文件所有者的许可。
九、文件的修改与作废1. 文件的修改应经过严格的审批流程。
2. 作废文件应由文件管理部门统一处理。
十、电子文件管理1. 电子文件应定期备份，防止数据丢失。
2. 电子文件的访问应有权限控制。
十一、监督检查1. 公司应定期对文件管理制度的执行情况进行监督检查。
2. 对违反文件管理制度的行为，应按规定进行处理。
十二、附则1. 本制度由行政部负责解释。
2. 本制度自发布之日起生效，原有相关文件管理制度同时废止。
请根据公司实际情况对以上模板内容进行适当调整和补充。
文件管理制度模板
文件管理制度模板一、总则1.1 为了加强公司文件管理，规范文件 creation、审批、传递、归档、销毁等过程，保证文件的安全、准确、及时和高效，根据国家相关法律法规和公司实际情况，制定本制度。
1.2 本制度适用于公司各部门和全体员工，对公司文件管理工作提出具体要求和规范。
1.3 公司文件管理工作应遵循完整性、准确性、及时性和保密性原则，确保文件在公司的正常运行和持续发展中发挥重要作用。
二、文件分类与编码2.1 文件分类根据文件内容、性质和用途，将文件分为以下几类：（1）公司内部文件：包括公司规章制度、部门职责、工作流程、业务指导等。
（2）外来文件：包括与合作单位、上级部门、客户等有关的文件。
（3）公文：包括上级下达的指令、通知、报告，以及公司对外发出的函件、公告等。
（4）技术文件：包括产品设计、生产工艺、质量控制、检验标准等。
（5）会计文件：包括财务报表、会计凭证、账簿等。
2.2 文件编码文件编码分为四级，分别为部门代码、类别代码、年份和序号。
编码规则如下：（1）部门代码：根据公司部门设置，分别赋予唯一的代码。
（2）类别代码：按照文件分类，分别赋予唯一的代码。
（3）年份：文件创建年份。
（4）序号：当年内该类别文件的序号。
三、文件 creation 与审批3.1 文件 creation（1）各部门根据工作需要，提出文件 creation 需求，明确文件内容和格式要求。
（2）文件 creation 应采用公司规定的模板和标准格式，确保文件的一致性和规范性。
（3）文件 creation 时，应充分利用公司内部资源，必要时可外部采购专业服务。
3.2 文件审批（1）文件 creation 完成后，提交给相关部门进行审批。
（2）审批过程中，相关部门应认真审查文件内容，提出修改意见，确保文件质量。
（3）文件审批通过后，由文件创建部门负责发布和传达。
四、文件传递与归档4.1 文件传递（1）文件传递应通过公司内部办公系统进行，确保传递的及时性和安全性。
文件签批流程及管理规定(参考模板)
文件签批流程及管理规定一、目的：为规范公司各类文件审核流程，使公司文件管理签批工作规范化、合理化、科学化，提高签批效率和质量，特对文件签批的种类、签批流程、注意事项进行规范。
二、适用范围：公司各类文件签批流程及签批时间。
三、定义1、文件是指公司内部下级向上级请示的各类申请、报告、合同、情况说明以及需要各级领导签批的文书、财务单据、行政人事单据等。
2、签批仅指副总级以上级别领导对各项申请内容意见的签署。
3、文件发起人为文件报告的申请人、编制人，文件审核部门为公司内部相关职能部门。
4、文件性质（急件在文件右上角标注“急件”，紧急文件标注“紧急”字样）1）普通文件：公司正常管理情况所有需签批的文件2）急件：因客观突发情况，需加快处理的文件3）紧急文件：因客观突发情况，结果影响严重，需马上处理的文件。
四、签批流程及要求一）签批流程1、制度规范类：文件制定人→部门负责人→部门直属副总/总监→总经理→总经办2、事务类：文件制定人→部门负责人→部门直属副总/总监→总经理→事务处理部门3、财务类：文件制定人→部门负责人→部门直属副总/总监→财务人员→总经理→执行董事→财务负责人4、采购类：文件制定人→部门负责人→采购员报价→部门负责人选择→部门直属副总/总监→总经理→执行董事→采购员采购→领取人签名→财务入账5、考勤类：一天以内（含一天）：出差（请假）人→部门负责人→人力资源部一天以上三天以内（含三天）：出差（请假）人→部门负责人→部门直属副总/总监→人力资源部三天天以上：出差（请假）人→部门负责人→部门直属副总/总监→总经理→人力资源部6、其它类文件其它未做规定的文件，依实际情况进行签批。
1 / 2二）签批要求1、签批时间：普通文件：各部门必须在两个工作日内完成签批（不包括须现场核实资料文件，如决算文件，计量文件等）；急件：各部门必须在半个工作日内完成内部签批，公司必须在2个工作日内完成；紧急文件：须立即办理，当天完成全部签批。
公司流程文件管理规范
流程文件管理规范公司管理文件流程文件管理规范文件编号: 版本 : 保密等级：发出部门: 发布日期: 发送：抄送：总页数： 13页附件： 6页主题词：流程、规范、模版文件类别跨部门部门内编制人 :责任人 :审核 :批准 :文件变更记录变更日期版本变更条款变更内容简述责任人文件分发清单分发部门/人数量签收人签收日期分发部门/人数量签收人签收日期1.目的在公司文件和资料控制程序指导下，通过设立流程文件表现形式的标准、规范流程活动的说明描述和流程图的绘制，指导编写、审批的操作，确保公司流程文件的规范化。
2.范围适用于公司所有业务流程文件和质量/环境/HSPM管理体系文件的编制、更新、评审和发布。
3.定义3.1流程文件：指业务经营活动的过程文件,含质量体系管理文件。
强调工作环节、关键衡量指标。
3.2流程图：由有特定含义的图形组成的，有起点终点、并输出特定结果的活动结构图。
是对流程的图形化、标准化表述，用来描述在业务过程中的活动、信息传递、主要控制点等。
3.3流程模具：在VISIO绘图中，将绘图图形集合在一起，提供快速图形绘制的工具组。
3.4部门内流程：仅在部门内流通执行，涉及角色/部门不超过三个，且除了流程责任部门外，其他部门承担的只是协助、提供输入、接受输出等职责的流程。
3.5跨部门流程：流程涉及到超过三个以上的角色/部门，这些角色/部门在流程中各自承担部分工作职责。
3.6一个完整的流程发布由四部分文件组成：3.6.1文件发布评审表3.6.2流程说明文件3.6.3流程图(视实际情况)3.6.4附件:表格/模板（视实际情况）4.职责4.1文件编制人4.1.1负责文件的编制、更新、会签及作废申请等相关事宜；4.2文件责任人4.2.1配合流程管理部门,负责对该文件的执行状况进行测评、监控，并及时根据执行情况提出优化意见，必要时对文件版本进行更新。
4.2.2组织相关业务部门代表对文件或流程进行业务评审,确认文件的关键活动及角色职责。
文件控制表格(表格模板、doc格式)
表格编号：R-001-A受控文件一览表
编号：登录：
编号：登录：
受控文件发行、复印、借用申请
编号：版次：
受控文件发行、复印、借用申请
编号：版次：
外来文件登记表（表格编号：R-004-A）
编号：登录：
质量记录一览表（表格编号：R-005-A）
批准：编制：
内部质量审核计划（表格编号：R-006-A）
送：200 年第次
1、审核目的：
2、审核范围：
3、审核准则：
4、审核组：审核组长：内审员：
5、审核日期：
批准：编制：
日期：日期：
内部质量审核记录（表格编号：R-007-A）
不符合报告（表格编号：R-008-A）
@@@@@制品厂质量日报表（R-009-A）200 年月日统计：
嘉多彩五金塑料粉末厂（R-010-A）
客户退货鉴定报告
型号：编号：
CAR(纠正与预防措施报告)（R-011-A）送：抄送：CAR No.：
CAR 一览表(纠正与预防措施报告一览表)（R-012-A）
年度第次管理评审会议通知
会议签到表（R-014-A）
1、会议题目：
2、会议日期：200 年月日地点：主持：。
公司文件管理制度范文模板
一、总则第一条为加强公司文件管理，确保文件的安全、准确、及时传递，提高工作效率，特制定本制度。
第二条本制度适用于公司所有文件，包括纸质文件、电子文件以及口头文件等。
第三条公司文件管理应遵循以下原则：（一）统一管理原则：公司文件由综合管理部门统一归口管理；（二）分级管理原则：根据文件的重要性、密级和用途，实行分级管理；（三）安全保密原则：严格保密措施，确保文件安全；（四）规范使用原则：文件的使用应遵循国家法律法规和公司相关规定。
二、文件分类及管理第四条公司文件分为以下几类：（一）内部文件：公司内部发布的各种通知、报告、制度、计划等；（二）外部文件：公司收到的各种公文、合同、协议等；（三）档案文件：公司形成的各类档案资料。
第五条文件管理职责：（一）综合管理部门负责公司文件的归口管理，包括文件的收发、登记、分发、归档等工作；（二）各部门负责人负责本部门文件的管理，确保文件的安全、准确、及时传递；（三）员工个人负责保管好个人使用的文件，不得擅自复制、泄露或销毁。
第六条文件分类管理：（一）内部文件：根据文件的重要性，分为一般文件和重要文件；（二）外部文件：根据文件密级，分为公开文件、内部文件和秘密文件；（三）档案文件：根据文件性质，分为永久、长期、短期档案。
三、文件收发及传递第七条文件收发：（一）收文：各部门收到文件后，应立即登记，并及时报送综合管理部门；（二）发文：各部门需要发文时，应提前向综合管理部门提交文件草稿，经审核批准后方可发布。
第八条文件传递：（一）内部文件：由综合管理部门负责分发；（二）外部文件：由收文部门负责转发；（三）档案文件：由档案管理部门负责保管。
四、文件使用及保密第九条文件使用：（一）员工使用文件应遵守国家法律法规和公司相关规定；（二）使用文件应尊重文件的原始内容和格式；（三）使用文件后，应及时归档或归还。
第十条文件保密：（一）秘密文件应指定专人保管，并采取保密措施；（二）员工不得擅自复制、泄露或销毁秘密文件；（三）违反保密规定的，将依法追究责任。
文件管理制度模板
文件管理制度模板一、目的为了加强公司文件管理，规范文件 creation、审批、传递、使用、归档和销毁等环节，确保文件的真实性、完整性、及时性和安全性，提高工作效率，根据国家相关法律法规和公司实际情况，制定本制度。
二、适用范围本制度适用于公司内部所有文件的管理工作，包括纸质文件、电子文件和音视频文件等。
三、职责与分工1. 文件管理职责：公司设立文件管理部门，负责公司文件的统一管理，包括文件的制定、审批、传递、归档和销毁等工作。
2. 部门职责：各部门负责本部门文件的制定、审批、传递、使用和归档等工作，确保文件的真实性、完整性、及时性和安全性。
3. 个人职责：全体员工应积极参与文件管理，正确使用文件，保护文件不被泄露、篡改或损坏。
四、文件 creation 与审批1. 文件 creation：公司文件由各部门根据工作需要提出，经部门负责人审核后，报公司领导审批。
2. 文件审批：公司领导对提交的文件进行审批，审批通过后，由文件管理部门负责发布和传达。
五、文件传递与使用1. 文件传递：文件传递应通过正规渠道，确保文件安全、及时送达接收人。
2. 文件使用：员工在使用文件时，应遵循保密原则，不得泄露、篡改或损坏文件，严格按照文件规定的内容和范围使用。
六、文件归档与保管1. 文件归档：文件归档应按照文件类型、内容和形成时间等进行分类，确保归档文件的真实性、完整性、及时性和安全性。
2. 文件保管：文件管理部门负责对归档文件进行统一保管，确保文件不受火灾、水灾、盗窃等侵害。
七、文件销毁1. 文件销毁：对不再需要的文件，应按照公司规定进行销毁，确保文件无法恢复。
2. 文件销毁程序：文件销毁前，应进行审批，审批通过后，由文件管理部门负责组织销毁。
八、监督与检查1. 文件管理监督：公司设立文件管理监督小组，对文件管理工作进行监督和检查。
2. 定期检查：文件管理部门应定期对各部门的文件管理情况进行检查，发现问题及时整改。
公司文件流程管理制度
公司文件流程管理制度第一章绪论一、制度目的为规范公司文件流程管理，提高文件处理效率，确保公司内部信息的安全性和保密性，特制定本管理制度。
二、适用范围本管理制度适用于公司内所有部门和员工，在公司文件的处理、存档、传递等方面需遵守本制度的规定。
三、文件管理原则1. 文件管理应遵循便捷、高效、规范的原则，确保文件的及时传达和正确处理。
2. 文件管理应注重保密性，避免泄露公司重要信息。
3. 文件管理应遵守法律法规，保证文件的合法性和规范性。
第二章文件的分类和管理一、文件的分类1. 按照文件的内容可分为公文、会议文件、合同协议、报表等。
2. 按照文件的重要性可分为重要文件、普通文件、临时文件等。
3. 按照文件的形式可分为电子文件和纸质文件。
二、文件的存档1. 公司文件应按照分类归档的原则，进行整理和存档。
2. 文件存档应设立专门的文件管理部门，负责文件的整理、分类和存储。
3. 文件存档应编制详细的档案目录和档案索引，方便查找和检索文件。
三、文件的传递1. 文件传递应经过相关负责人审核签字，并记录传递时间和内容。
2. 敏感文件传递应采取加密等措施，确保信息的安全性。
3. 文件传递应遵守机密等级制度，根据文件的重要性和机密性确定传递的方式和范围。
第三章文件处理流程一、文件的起草1. 文件起草应按照规定的格式和模板进行，确保文件的规范和统一。
2. 文件起草应注明文件的标题、日期、发文单位、主题和内容等，方便查找和辨识。
3. 文件起草应经过相关负责人审阅并确认后方可发送。
二、文件的审批1. 文件审批应按照公司相关规章制度进行，经过上级领导或相关部门审批后方可生效。
2. 文件审批应注明审批意见和签字盖章，确保审批程序的完整和规范。
3. 文件审批应及时处理，避免影响工作进程。
三、文件的签发1. 文件签发应由发文单位主管签署，并盖章确认。
2. 文件签发应经过相关负责人审核和确认，确保文件的正确性和可靠性。
3. 文件签发后应加盖公司公章，形成正式文件。
公司文件管理制度(模板13篇)
公司文件管理制度（模板13篇）公司文件档案管理制度规范分公司档案资料的管理工作。
适用于分公司所有档案资料的管理工作。
3.1行政部负责分公司的文件、资料的打印、归类、发放及登记工作,并保存分公司在管理服务活动中形成的各类档案。
3.2各部门负责管理本部门在管理服务活动中形成的各类档案。
3.3分公司总经理负责上报分公司文件、对外公开文件的发放审批工作。
3.4分公司总经理负责审批已过保存期档案资料的销毁工作。
4.1归档保存的文件4.1.1分公司在管理服务或公务活动中形成的工作计划、外来文件、报告、质量记录及与工作有关的图表、统计资料等。
4.1.2在工作中形成的图纸、操作说明书等技术档案。
4.1.3在专门业务活动中形成的各种档案,如:会议纪要、声像档案、工作记录等专项档案。
4.2文件、资料归档的要求。
4.2.1归档的文件资料必须字迹清楚工整,纸张及文件格式符合国家标准。
4.2.2归档的文件材料要完整齐全。
4.2.3每类建设工程竣工必须有兼职资料档案管理员参加,对其文件材料(含有关图纸等)完整性、准确性、系统性进行鉴定和验收。
4.2.4保持归档文件材料之间的历史联系,并进行科学分类、立卷和编号。
4.2.5案卷题名应确切反映卷内文件内容,并区分保管期限。
4.3档案资料的保管。
4.3.1所有档案资料均由资料管理员管理。
4.3.2存放档案必须有专用柜架,在排列上架时,应按照类别和保管部门的次序,自左向右,自上而下地排列,以便于管理和查找。
4.3.3底图除修改、送晒外,不得外借。
修改后的底图入库时,要认真检查其修改、补充情况,并在档案资料盒内的面层上注明修改情况。
4.3.4存入胶片、照片、录像带、软盘、磁带要用特制的密封盒和专门的卷盒,按编号顺序排列在胶片柜或防火资料柜内。
必要时采取复制、拷贝。
4.3.5每年一季度,对上一年度的各种资料档案进行归档,并对库藏档案进行清理核对和质量检查工作,做到完好、齐全。
对破损或载体变质档案,要及时进行修补和复制,发现档案发霉或虫害要及时消杀。
公司资料文件管理制度模版
公司资料文件管理制度模版一、目的确立统一的文件管理规范，以保障文件的安全、完整和可检索性，进而提升工作效率和质量。
二、适用范围本制度适用于公司内所有部门及员工，涉及所有书面文件、电子文档以及其他形式的记录材料。
三、文件分类与编码1. 文件应根据内容性质分为不同的类别，如行政文件、财务文件、人事文件等。
2. 每类文件应有统一的编码系统，便于识别和检索。
四、文件创建与审批1. 文件的创建应遵循“必要性原则”，仅当必要时才进行编写。
2. 文件在正式发布前需经过相关部门负责人的审批。
五、文件存储与保管1. 纸质文件应归档至指定位置，电子文档应保存在公司指定的服务器或云端。
2. 对于涉密文件，应采取加密或其他安全措施，限制访问权限。
六、文件更新与作废1. 文件内容如有变更，应及时更新并记录版本号。
2. 作废的文件应明确标记，并在规定时间内销毁或转移存储。
七、文件检索与使用1. 建立有效的文件检索系统，确保员工能快速找到所需文件。
2. 使用文件时，应遵循“最小必要权限”原则，仅在必要时方可访问相关文件。
八、文件备份与灾难恢复1. 定期对重要文件进行备份，防止数据丢失。
2. 制定灾难恢复计划，确保在突发事件中能迅速恢复文件系统的正常运行。
九、监督与审计1. 设立专责团队负责监督文件管理制度的执行情况。
2. 定期进行内部审计，评估制度的有效性并提出改进建议。
十、违规处理对于违反文件管理制度的行为，应根据情节轻重进行相应的处理。
十一、附则本制度自发布之日起生效，由公司管理层负责解释和修订。
程序文件管理制度模板
程序文件管理制度模板一、目的为了规范公司程序文件的管理，确保文件的安全性、完整性和可追溯性，提高文件管理效率，特制定本制度。
二、适用范围本制度适用于公司所有程序文件的编制、审核、批准、发放、使用、修改、存档和废止等全过程管理。
三、职责1. 行政部：负责程序文件的归口管理，包括文件的编号、存档、更新和废止等工作。
2. 各部门：负责本部门程序文件的编制、修订和日常使用。
3. 高层管理者：负责审批程序文件的发布和重大变更。
四、文件分类程序文件分为以下几类：1. 管理文件：涉及公司管理政策、流程和制度。
2. 技术文件：涉及产品设计、生产、测试等技术规范。
3. 操作文件：涉及具体操作流程和操作指南。
五、文件编号1. 文件编号应具有唯一性，包含类别、序号和年份等信息。
2. 行政部负责文件编号的分配和管理工作。
六、文件编制与审核1. 文件编制应遵循公司规定的格式和内容要求。
2. 文件编制完成后，由编制人所在部门负责人进行初步审核。
3. 初步审核通过后，提交给相关部门进行会审。
七、文件批准与发放1. 文件会审通过后，提交给高层管理者进行批准。
2. 批准后的文件由行政部统一编号、盖章，并发放至相关部门。
八、文件使用1. 使用文件时，应确保使用的是最新有效版本。
2. 文件使用者应妥善保管文件，不得擅自复制或传播。
九、文件修改1. 文件需要修改时，由原编制部门提出修改申请。
2. 修改申请经部门负责人审核后，提交给行政部。
3. 行政部负责组织修改评审，评审通过后按程序进行修改。
十、文件存档1. 所有程序文件的正本由行政部负责存档管理。
2. 存档文件应定期进行清点和检查，确保文件的完整性。
十一、文件废止1. 因公司政策变动或技术更新等原因需要废止的文件，由原编制部门提出废止申请。
2. 废止申请经批准后，由行政部负责收回所有发放的文件，并进行登记。
十二、附则1. 本制度自发布之日起生效，由行政部负责解释。
2. 对本制度的修改由行政部提出，经高层管理者批准后实施。
公司公文管理制度(附表格及流程)
公司公文管理制度(附表格及流程)引言：随着企业规模的不断扩大和业务的快速发展，公司公文越来越多，管理起来很困难，因此制定一套合理的公文管理制度尤为必要。
本文介绍的公司公文管理制度适用于大部分企业，其目的是规范公司内部公文的起草、审批和流转，提高工作效率和减少工作中的瑕疵和误解。
一、制度依据1、《中华人民共和国劳动法》；2、《企业公文处理规范》；3、《公司制度》。
二、适用范围适用于公司内部的公文起草、审批和流转。
三、制度内容1、公文种类公司公文分为内部公文和对外公文两种。
内部公文用于企业内部人员之间的传递和沟通，包括通知、命令、报告、备忘、意见、通报、纪要等。
对外公文是指企业向外界传递信息的文件，包括公函、信件、合同、文件、告知函等。
2、公文起草公司内部公文的起草应该遵守以下流程：（1）起草员填写公文传阅单，将公文传发给相关人员，确认信息和材料的准确性和真实性；（2）起草员根据公文种类、要求和内容，确定公文的形式和格式，例如：标题、编号、日期、内容、附件等；（3）起草员应当使用公文模板，保证文风正式、专业、客观、简洁；（4）公文起草完成后，由起草员提交给部门领导审批。
对外公文的起草应该遵守以下流程：（1）起草员填写公文传阅单，将公文传发给相关人员，确认信息和材料的准确性和真实性；（2）起草员应当使用公文模板，确定公文的形式和格式，例如：标题、编号、日期、收件人、内容、署名等；（3）公文起草后，由起草员提交给上级领导审批。
3、公文审批公司内部公文的审批应该遵守以下流程：（1）公文经过起草员的起草后，送到相关部门进行初步审核；（2）初步审核完成后，公文由领导审批；（3）领导审批完成后，由办公室印制公文，装订，加盖公司公章后送达各个部门。
对外公文的审批应该遵守以下流程：（1）公文经过起草员的起草后，提交给上级领导审核；（2）上级领导审核完成后，将公文提交给办公室代表公司发出，并将公文抄送相关部门、单位。
公司发文管理办法模板
公司发文管理办法模板第一章总则第一条为规范公司内部发文管理工作，提高发文效率，加强信息传递，充分发挥发文工作的作用，制定本办法。
第二条公司发文工作的目标是加强信息交流、协调相关部门工作、优化决策方案，为公司的发展提供有力的支持。
本办法适用于公司内部各级领导和部门的发文管理工作。
第三条公司发文管理应遵循法律法规、公司规章制度和发文工作原则，注重科学、规范、高效的管理方式。
第四条公司发文管理的原则是：（一）依法合规原则：发文行为应符合国家法律法规和公司相关规定，确保发文的合法性和合规性。
（二）科学性原则：发文应合理、科学地制定方案，并采取有效的管理措施，确保发文工作的科学性和可行性。
（三）公开透明原则：发文应尊重员工的知情权，相关文件应予以公开，并及时向相关部门和人员传达。
（四）效率优先原则：发文流程应简化，发文工作应高效、快速、精确，提高办事效率。
（五）保密原则：发文涉及公司敏感信息和商业秘密的，应严格保密，并采取相应的措施保护。
第二章发文流程第五条公司内部发文流程按照下述顺序进行：（一）发文申请：各部门按照需要编制发文申请报告，并提交公司办公室。
（二）审核批准：公司办公室对发文申请进行初步审核，如符合规定，则进行内部协调，如需上级审批的，提请上级领导批准。
（三）制发文稿：经批准后，发文起草人员按照审批的要求，制定发文稿，并将其提交给公司办公室。
（四）审查修改：公司办公室对发文稿进行审查，如需要修改，则将修改意见反馈给发文起草人员，发文起草人员进行相应修改，直至符合要求。
（五）签署盖章：经公司办公室和领导批准的发文稿，由主管领导签署，并加盖公司公章。
（六）印发传达：签署盖章后的发文稿，由办公室负责印发传达，并及时向相关部门和人员传达。
第三章文件管理第六条公司内部发文应按照文件管理制度进行管理，包括文件编号、密级、保管、归档等。
（一）文件编号：发文应按照公司规定的编号规则进行编号，编号应准确、连续，避免重复和遗漏。
公司文件管理规定
公司文件管理规定目的本文件旨在规范公司文件管理的流程和要求，以确保文件的安全性、可追溯性和便捷性。
范围本管理规定适用于公司内所有文件的创建、存储、访问、修改和归档等环节。
文件分类公司内的文件应根据其性质和用途进行分类。
常见的文件分类包括但不限于以下几种：1. 经营文件：包括公司的经营计划、报告、合同、协议等；2. 人力资源文件：包括员工档案、招聘文件、培训记录等；3. 财务文件：包括财务报表、、收据等；4. 技术文件：包括研发文档、测试报告、产品规格说明等；5. 行政文件：包括会议纪要、行政通知、办公用品申请等。
文件创建和归档1. 所有文件应使用公司提供的标准文档模板进行创建，以确保格式一致性和易于查阅。
2. 创建文件时，必须填写文件标题、创建日期、作者等基本信息，并加以标注所属分类。
3. 文件的归档应按照分类和时间顺序进行，确保文件易于查找和检索。
4. 对于重要文件，应采取电子化存储，同时保留纸质备份。
文件访问和修改1. 文件的访问权限应根据员工的职位和需要进行设定，遵守公司的信息安全管理政策。
2. 文件的修改必须通过授权人员进行，并记录修改的日期和修改内容。
3. 员工应确保在修改文件时，不会影响到其他部门或团队的工作。
文件保密1. 对于涉及商业机密和个人隐私的文件，应设置访问限制，仅授权人员可查阅。
2. 员工在处理文件时应保持机密性和谨慎性，遵守公司的保密规定。
文件存储备份1. 公司应建立合理的文件存储结构和备份机制，确保文件的安全性和完整性。
2. 电子文件应定期进行备份，并确保备份文件能够及时恢复和访问。
文件销毁1. 文件在达到保留期限后，应根据公司的文件销毁规定进行销毁。
2. 销毁过程应在授权人员的监督下进行，并记录销毁的文件数量和方式。
违规行为处理对于违反公司文件管理规定的行为，将根据公司的纪律处分规定进行处理，严重者可能面临法律责任。
其他事项对于本文件未涉及的其他具体事项，应根据实际情况和公司的相关规定进行处理。
公司内部文件归档制度模板
公司内部文件归档制度一、目的和意义为了加强公司内部文件的管理，确保文件的真实性、完整性、及时性和保密性，提高工作效率，根据《中华人民共和国档案法》和《企业档案管理规定》，特制定本制度。
本制度适用于公司全体员工，对公司内部文件的生成、传递、归档、查询、借阅、销毁等环节进行明确规定。
二、文件分类1. 文件分为公司内部文件和外部文件两大类。
2. 内部文件分为：（1）秘密文件：涉及公司核心技术和商业秘密，对公司经营、管理、生产等方面具有重要影响，需要控制知密范围和时间的相关文件。
（2）普通文件：不涉及公司核心技术和商业秘密，对公司经营、管理、生产等方面具有一定影响的相关文件。
3. 外部文件分为：（1）客户文件：客户提供的技术资料、合同、协议等文件。
（2）供应商文件：供应商提供的技术资料、合同、协议等文件。
（3）政府部门文件：政府部门颁发的许可、批准、通知等文件。
（4）行业标准文件：行业组织制定的标准、规范等文件。
三、文件归档范围1. 公司内部文件归档范围：（1）公司规章制度。
（2）公司战略规划、年度计划、工作总结。
（3）公司重要会议记录、讲话稿。
（4）公司重要合同、协议。
（5）公司财务报表、审计报告。
（6）公司技术资料、产品说明书。
（7）公司人力资源管理相关文件。
（8）公司市场营销相关文件。
（9）公司生产、质量、安全相关文件。
（10）其他对公司经营、管理、生产等方面具有重要影响的文件。
2. 外部文件归档范围：（1）客户文件：客户提供的技术资料、合同、协议等文件。
（2）供应商文件：供应商提供的技术资料、合同、协议等文件。
（3）政府部门文件：政府部门颁发的许可、批准、通知等文件。
（4）行业标准文件：行业组织制定的标准、规范等文件。
四、文件归档流程1. 文件生成：各部门在生成文件时，应确保文件内容的真实性、完整性、及时性和保密性。
涉及秘密文件的，需按照公司保密规定进行审批。
2. 文件传递：文件传递过程中，应确保文件的安全、及时、准确。
公司内部文件管理制度模板
公司内部文件管理制度模板一、目的为了规范公司内部文件的管理，确保文件的安全性、完整性和可追溯性，提高工作效率，特制定本制度。
二、适用范围本制度适用于公司所有部门及员工在工作过程中形成的各类文件，包括但不限于纸质文件、电子文档、电子邮件、传真等。
三、文件分类1. 保密文件：涉及公司商业秘密、技术秘密、客户信息等敏感内容的文件。
2. 工作文件：日常办公过程中产生的一般性文件，如工作报告、会议记录、通知等。
3. 存档文件：需要长期保存以备查考的文件，如合同、协议、重要决策文件等。
四、文件编写与审批1. 文件编写应遵循清晰、准确、规范的原则。
2. 文件审批流程应根据文件性质和重要性确定，一般包括起草人、部门负责人、相关领导等审批环节。
五、文件分发与传递1. 文件分发应根据文件的性质和保密要求，确定分发范围和对象。
2. 文件传递应确保安全、及时，保密文件应采取加密或专人递送等方式。
六、文件存储1. 纸质文件应存放在指定的文件柜或档案室内，并做好防潮、防火等防护措施。
2. 电子文件应存储在公司的服务器或云端存储系统中，并定期备份。
七、文件保密1. 所有员工应对所接触的文件保密，不得泄露给无关人员。
2. 对于保密文件，应限制访问权限，只有授权人员方可查阅。
八、文件使用1. 员工在使用文件时应保证其完整性，不得随意涂改、损坏。
2. 文件使用后应及时归还至指定位置。
九、文件销毁1. 对于过时或无保存价值的文件，应按照公司规定进行销毁处理。
2. 保密文件的销毁应确保信息无法恢复，可采用专业销毁服务。
十、监督检查1. 行政部门应定期对文件管理制度的执行情况进行监督检查。
2. 对违反文件管理制度的个人或部门，应给予警告或相应处罚。
十一、附则1. 本制度自发布之日起生效，由行政部负责解释。
2. 对本制度的修改和补充，应经过公司管理层审议通过。
请根据公司实际情况，对上述模板内容进行适当调整和补充。
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公司文件管理规定流程
一、目的
加强档案管理，规范公司档案的收集、归档程序和方法，确保公司档案的完整性、准确性和系统性。
提供符合公司需求和保证管理体系有效运行的证据。
二、适用范围
适用于公司及各部门档案的收集、整理、分类、利用及归档。
三、术语和定义
1、档案：指公司过去和现在各级部门及员工从事业务、经营、企业管理、宣传等活动
中所直接形成的对企业有保存价值的各种文字、图表、账册、凭证、报表、电脑盘
片、声像、胶卷、荣誉实物、证件等不同形式的历史记录。
2、档案管理：就是指档案的收集、整理、鉴定、保管、统计、提供利用等活动。
四、职责
1、行政中心：
1）负责公司档案的集中管理和制度执行及检查工作，并负责督促指导部门档案管理。
2）建立健全公司档案管理制度，指导、监督和检查执行情况；
3）收集、整理、分类、鉴定、统计、保管公司的档案和其他资料；
4）负责公司档案的利用和销毁管理，监控档案利用和销毁的全过程，确保公司档案的安全；指导公司的档案管理工作。
5）提高档案信息的利用效率，促进信息传递和沟通；
6）负责组织学习和培训档案管理办法、使用知识。
2、其他各部门相关人员：
1）负责在工作变动时，做好或协助移交工作，并及时通知行政中心；
2）向行政中心移交合同或文件资料原件或复印件；
3）负责本部门文件资料或合同复印件的日常收集、标识、贮存、保管、利用、归档；
4）财务管理部负责按国家财政制度规定独立建档保管财务档案资料；
3、各部门主管人员
1）批准对自己部门资料或合同复印件的处置。
4、各中心总监/副总
1）负责对档案管理监督检查报告的审批。
五、工作程序
1、档案资料的收集
1）各部门相关人员负责对本部门日常工作中形成的合同及文件资料进行收集，并编制部门《文件（合同）管理记录目录》。
2）各部门文件、合同等资料原件需要保存的，各部门分别进行整理，并编制《移交目录》每季度向行政中心移交。
a)归档范围及移交时间
b)档案资料的标识
行政中心及各部门对各自保管的档案资料编号，编号规则见公司档案管理规定。
c)档案资料的日常管理：
⑴电子类合同或其他需要保管的电子文件，应当及时存放于档案室指定电脑硬盘内或
制作专门光盘进行编号保存。
⑵文件、合同资料要登记详细信息，并编制《文件（合同）管理记录目录》，以便
检索利用。
⑶文件资料、合同要科学排列，按编号顺序存放于文件盒内，并加以标识，整齐排
放在文件／档案柜中。
d)档案借阅
⑴借阅档案要履行借阅手续，填写《档案借阅审批单》。
借阅档案原件只限
在公司内，
不能带出；必须带出公司查阅的，需依照借阅权限由相关领导批准；
⑵档案外借一般只借复印件，需借原件者须经总经理批准，借阅的档案交还时，必须
当面点交清楚，如发现遗失或损坏，应立即报告直接上级；
⑶借阅档案用完后，应及时送还，如超过借阅时间，须重新办理手续；
⑷借档人必须爱护档案，不得擅自涂改、污损、勾画、剪裁、抽取、拆卸、调换、摘
抄、翻印、复印、摄影，不得转借或损坏；
e)档案销毁
⑴对已失去利用价值的档案，销毁时，必须写申请销毁报告，编制销毁目录，报部门经理和部门分管副总鉴定，最后报总经理的批准，方可销毁。
⑵执行销毁任务时，必须由行政中心人员监销，监销人不得少于二人，并在销毁目录上签字。
最后，把销毁目录和部门经理、部门分管和总经理的批准手续文件，一并存档永久保存。
2、档案管理细则
1）档案资料的归档范围
⑴公司对外发出的公文，如给政府的请示报告类公文等；
⑵公司收到的公文，如政府职能部门发来的与本公司有关的条例、规定、命令、决定、决议、指示、计划、核准文件、证书等文件；
⑶本公司与其他单位来往的文书及权益文书等；
⑷公司领导的批示、指示等；
⑸重要的会议材料，包括会议的通知、决议、总结、领导人讲话、典型发言、会议简报、会议记录等；
⑹反映公司主要职能活动的报告、总结、工作日记、工作备忘等；
⑺公司的各种工作计划、计划考核/总结、报告、统计报表及简报；
⑻本公司与有关单位、个人签订的合同、协议书等文件正本及过程材料；
⑼本公司干部任免的文件材料、员工奖励、处分、考核的文件材料、本公司员工劳动、工资、福利方面的文件材料等人事档案资料；
⑽本公司发布的各类广告、宣传材料；
⑾本公司的历史沿革、大事记及反映本公司重要活动的剪报、照片、录音、录像等；
⑿外出公务活动（如学习、考察、调查研究、参加会议等）所获得或形成的档案资料；
⒀财务档案资料；
⒁各种实物档案；
⒂其他具有利用和保存价值的文件资料。
3、档案资料的归档要求
⑴归档的文件资料必须完整、真实、准确，如请示和批复、复印本和正式稿和附件等必须齐全。
⑵一般资料按一份原件归档，重要文件和高使用率文件可以根据需要，按二份原件存档。
经办部门根据实际需要留存复印件或影印本。
如因业务处理需要，原稿须由经办部门保管，应经总经理批准后妥善保存，行政中心以影印本归档。
⑶声像档案摄录必须详细记录事由、时间、地点、主要人物、背景、摄录者，归档声像资料必须是原版，在清晰、完整的特殊情况下可归档拷贝件。
⑷子文件应有相应的纸质文件、资料一并归档保存，并做好电子文件存储设备信息的备份工作。
⑸各种实物档案（奖品、奖杯、锦旗、奖章、证书、牌匾、馈赠品等）必须原件归档，并保持其完好无损。
4、档案资料的归档时间
⑴即时归档
下列文件（含电子、声像资料等）应在传阅、办理结束或取得后即时归档：
a)公司规定的密级文件；
b)重要文件，如政府批文、核准文件、证照等；
c)合同、协议书等正本及过程资料；
d)公司干部任免的文件材料以及关于职工奖励、处分、考核的文件材料；
e)其他认为需要即时归档的资料。
⑵定期归档
a)部门应在每月底前整理归档当月文件，编制档案清单交行政中心；
b)部门每年3月底前归档上年度文件与资料，并移交公司行政中心；
⑶电子声像档案的归档
a)重要电子声像档案应实时进行、随办随归。
b)一般电子声像档案归档应定期完成，一般每三个月一次制成光盘脱机保管。
c)每年3月底前必须向行政中心移交上一年度的所有归档电子文件数据集，行政中心核实后刻录成光盘等载体脱机保管。
5、档案交接
⑴部门内档案交接
部门档案管理人员（兼）工作变动或离职的，要填写《档案移交清单》，由部门负责人指定的接收人核实无误后签字，行政中心见证。
6、档案移交公司的流程
a)经办部门检查文件或档案，编制移交清单；
b)行政中心根据移交清单，查收案卷与文件，并与部门每月提交的档案清单核对；
c)档案完整、齐全且符合公司要求，移交双方在移交清单上（一式两份）签字，双方
各保存一份；
7、档案保管
⑴档案编号
a)档案按类别应赋予统一名称，其名称应简明扼要，以充分表示档案内容性质为原则，
并且要有一定范畴，不能笼统含糊。
b)档案分类各级名称经确定后，应参照《档案分类编号表》，将所有分类各级名称及其
代表数字编号，用一定顺序依次排列，以便查阅。
c)档案分类编号内应预留若干空档，以备将来组织扩大或业务增多时，随时增补之用。
d)档案分类及编号的增补、修订等由行政中心结合工作和部门要求，组织实施修订。
任何部门和个人不得随意修改。
e)建立《档案目录》存于案卷盒内，便于查阅。
8、附则：本办法由公司行政中心制定并负责解释。
公司图书资料管理制度（备用）
1、工具资料书籍的购买，由员工提出，经部门经理汇总后报总经理审批，然后由行政中心统一订购。
2、期刊、杂志等的订阅，由行政中心汇总各部门征定清单，报总经理审批后向有关发行部门订购。
3、购回的图书等资料由行政中心专人负责登记、盖章、分类编号，统一保管。
4、凡需借用图书资料的员工须办理借阅手续。
5、期刊、杂志等图书资料由行政中心安排专人管理，用完收存。
6、员工离开本公司时，应归还所借用的图书资料。
六、相关记录
1、《文件（合同）管理记录目录》
2、《文件档案移交目录》
3、《档案移交清单表》
4、《档案借阅审批单》
5、《档案分类编号表》
6、《受控文件清单表》
7、《档案目录》
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文件（合同）管理记录目录
记录编号: 日期：
移交目录
注：本表一式贰份，移交人、收件人各执一份。
档案移交清单表
注：本表一式贰份，移交人、收件人各执一份。
档案借阅审批单
记录编号: 日期：
档案目录
档案分类编号表FLS+部门+类别+年份+编号文件
---精心整理，希望对您有所帮助。