公司档案管理规定模板

xxxxxxxx有限公司档案管理规定

为进一步加强档案管理工作，提高公司档案管理水平，使档案工作实现规模化、标准化、科学化管理。依照《中华人民共和国档案法》和《企业档案工作条例》的要求，现将档案管理规定整理如下。

附件一：《档案管理制度》

附件二：《档案管理办法》

附件三：《档案保险期限表》

附件四：《档案整理程序标准》

附件五：《档案分类方案》

档案员岗位责任制（职责）

一、认真学习《档案法》及其它规章制度，提高依法治档的意识。

二、对本公司文件材料的形成，积累和归档进行指导，具体负责档案的业务指导，监督检查和归档指导，把好档案质量关。

三、编制检索工具，为提供利用创造条件。

四、提高档案编沿工作，丰富开发利用形式，争创效益。

五、做好立卷归档档案材料的分类编号、排列上架及统计工作，保管好各门类档案。

六、做好档案安全保卫工作，确保档案万无一失。

七、积极参加社会活动，了解档案利用情况，提供有价值的资料为企业服务。

八、对前来利用档案者，热情接待，坚持原则，维护档案机密的安全。

立卷归档制度

一、各部门在各项工作中形成的，具有保存价值的文件、材料、图表、声像均属于立卷归档范围，全部实行集中统一管理。

二、应归档的文件、材料、种类、份数以及每份文件的页数，必须齐全完整，哪个单位承办形成的，由公司的兼职档案员负责收集，任何人不得据为己有。

三、文件材料的组合必须遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用。

四、案卷整理必须按要求整理归档。

五、每年三月底前，各部门须将上年度文件材料编制案卷移交清册向档案室移交归档。

档案利用制度

一、档案室应编制案卷目录，索引等检索工具，积极开展档案信息资源，为企业服务。

二、利用者查阅档案，必须办理查阅手续，填写《查阅档案登记表》和《利用效果找反馈记录》及时将利用档案信息反馈回来，不断总结经验，开发利用档案。

三、档案员要熟悉室藏档案分类，编号情况，提高服务质量。

四、档案应在阅览室查阅，外借时要经领导批准。

五、查阅档案要注意保护，不得折叠、圈点、勾划或其它标记。

六、利用者查阅档案后，档案员检查核对，发现与原件不符的须酌情处理。

档案管理（保管）制度

一、档案库专库专用，属机要重地，非档案管理人员未经领导批准，不得入内。案卷按档案分类方案排列入库，科学、合理的管理，方便档案的入库和出库工作，不得任意挪动。

二、档案存放和进去利用均由档案员进行，档案的收进、移出、保管、查阅等情况要认真进行登记和统计，做到底子情况清，情况明。

三、档案库内严禁吸烟，严禁将易燃易爆品带入库内。

四、做到“七防”工作，即“防光、防火、防高温、防潮、防盗、防虫鼠、防尘，定期通风，保持环境清洁卫生，离开库房要做到门窗紧闭，加锁，发现问题及时处理。

五、档案人员因工作变动，须办理好各类档案的交接手续。

档案库房管理制度

一、档案库房系机要重地，非管理人员不得进入，查阅者应在阅览室等候档案管理人员阅卷。

二、档案库房要具备“三铁一器”、“七防”措施，“三铁一器”即铁门、铁窗、铁柜、报警器；“七防”即放火、防光、防高温、防潮、防盗、防尘、防虫鼠。

三、严禁库房内吸烟，不准存放其他非档案物品。

四、用科学的方法管理库房，维护档案的完整。

五、定期检查档案的安全保管状况，及时记录，发现问题及时解决。

六、下班时，要关好门窗上好锁。

档案保密制度

一、不该说的机密绝对不说。

二、不该问的机密绝对不问。

三、不准在私人通信中涉及机密。

四、不准在公共场所及家里谈论机密。

五、不准将档案资料外借私人。

六、不私存机密文件、资料、图纸等档案材料。

七、不在不利用档案保密场所谈论机密。

八、利用者利用档时，由档案人员负责调卷送阅，严禁入库房自行查找档案。

九、秘密级档案须经分管领导批准方可查阅。

十、要经常进行保密情况检查，档案人员必须注意档案库门窗的关闭和上锁，作好安全保密工作。

剔除销毁文件说明

一、重份文件予以剔除，应当立卷的文件材料与已立卷的文件进行核对。

二、对无保存价值的材料一律按规定予以剔除，分类打捆，这些材料有：

1、个人起草的文件草稿，无领导签字，无时间、作者的；

2、个人上交的无头尾的零星记载材料；

3、各单位抄送的供参考的文件材料；

4、本公司临时性的通知及考勤表等；

5、一些会议的零星讲话，发言等残件。

附件二：

档案的管理办法

一、文书档案是我公司在各项工作中形成的历史记录，具有保存价值的文件材料，具有参考和依据作用，也是公司的重要组成部分，因此，对文书档案必须实行由公司集中统一管理，任何部门和个人不得据为已有。

二、凡在工作中形成的具有保存价值的行政文件、图表和其它适用的文书材料的档案资料，均由各部门统一整理，向档案部门移交。

三、档案室接收档案，应符合下列要求。

1、按《公司归档范围》规定应归档的文件材料齐全、完整归档。

2、案卷要按《立卷程序》的规定立卷。

3、案卷质量达到《山西省企事业档案标准》的规定。

四、各部门一般在第二年三月底前向档案室移交档案，交接双方移交目录清点核对，档案室严格把关、并履行签字手续。

五、档案室对接收的案卷，要按照分类编号方案进行分类、排列、编号;分类代号要统一使用阿拉伯数字。

六、案卷按分类体系排列上架、不得分裂案卷之间的历史关系，不得错乱放转置，以便于检查利用。

七、建立档案的借阅制度和借阅登记簿，编制案卷分类目录、全引目录等检索工具。

八、根据工作需要，积极开发信息资源，编制组织机构沿革、大事记等参考资料。

九、档案室应定期对重复、超过期限的档案进行登记建册，组织鉴定，准确判定档案的存毁，严格履行销毁手续。

科技档案的管理办法

一、科技档案是公司在逐步扩大、不断改进、改造、基本建设管理等工作中直接形成的有保存价值的科技文件材料。

二、公司科技档案是公司的重要组成部分，各部门必须将科技文件形成材料的形成、积累、整理归档纳入本单位职责范围和有关人员的岗位责任制，做好平时收集工作，严防档案材料的流失。

三、每项科研，设备基建项目及其事故等工作鉴定工作结束后，新形成的全部材料，必须按一个项目、一项工程、一套设备、一项产品为单位，保持成套完整加以系统分类整理，组成案卷，认真登记卷内文件目录，拟制案卷题名，填写案卷封面和备考表等。经工程负责人，单位负责人审查后，及时移交档案室，集中统一管理，任何人不得据为己有。

四、档案室对按接收的科技档案，应按分类编号方案进行分类、编号必要的加工整理、排列上架。

五、档案室应编制必要的科技档案检索工具，积极提供档案为科研、生产、基建、业务建设服务。

六、档案室必须高度重视科技档案的安全保护工作，定期进行安全检查，对破损褪变的科技档案要及时修复措施。