关于外企行政助理职位职业生涯规划的分析与思考

中国人民大学继续教育学院本科学生毕业论文

关于外企行政助理职位职业生涯规划的分析与思考

作者：陈莎

专业：人力资源

年级：2014级

学号：

指导老师：王国元

论文成绩：

日期：2016年03月06日

目录

摘要 (1)

一、引言 (2)

（一）研究背景和意义 (2)

（二）研究内容和方法 (2)

二、行政助理工作职位剖析 (2)

（一）行政助理职位现状 (2)

（二）行政助理的职业困惑 (2)

（三）导致行政现状的原因背景剖析 (3)

三、行政助理职业发展规划 (4)

（一）助理职位可能的发展方向 (4)

（二）必备的素养 (6)

（三）环境支持 (7)

四、总结 (9)

参考文献 (10)

摘要

大海航行靠舵手，一个公司的发展与壮大离不开一个作风凌厉、思维敏捷、决策能力强的领导。古话说的好“人无完人”，即便是记忆力和组织能力都很强的领导也未必能够做得面面俱到。“领导者的职能是掌舵而不是划桨”，领导者不能既做掌舵者又做划桨人，所以助理的职责显得十分重要。行政助理不仅要协助领导者开展日常的工作，还应该具备分析问题，解决问题，针对特定问题提出个人意见和建议的能力，能够真正体现出“左膀右臂”“决策者另一个脑”的作用。行政助理自身能力的强弱与能否最大限度发挥自身的才能直接影响领导者的决策。助理与决策者有效的配合，产生积极的“化学反应”，那么有理由相信这是对企业经营发展强而有力的保障。

关键词：自我认知，心理偏差，环境分析，职业生涯规划

关于外企行政助理职位职业生涯规划的分析与思考

一、引言

（一）研究背景和意义

在拿到论文选题的时候，作为一个外企助理职位工作的我立刻就想到了外企助理等支持职位的职业发展规划这个题目，在我目前在岗的几年当中，从team助理到部门总裁秘书，虽然一直在支持岗位站岗，但是几年当中对于自身将来的发展是时时刻刻都盘绕在脑中。一路前行都在寻找着机会，当然也在等待着合适的机会来临自己努力一把。在我多年的日常工作当中总结，摸索，深深的体会到同行们做行政助理的困境，但是也通过多年的观察，在这条不好走的道路中也是找到了新的突破口，而且看到的曙光越来越明亮，尤其是身处世界500强外企，深刻感受到了在外企文化感染下整个公司层面对待助理职业发展的支持，（二）研究内容和方法

在论文当中我会根据在现实生活和工作当中所遇到的真实案例，和采访相同职位同事的想法，以及目前社会中的普遍看法三者结合起来，针对外企行政助理这次岗位的剖析来对其职业生涯设计作为一个阐述和分析。

二、行政助理工作职位剖析

（一）行政助理职位现状

行政助理就像是忙忙碌碌，兢兢业业的大管家，可以将公司或者部门这个大或小家庭中杂乱无章的事务管理得井然有序，在各种行政事务方面帮助和服务于公司员工，通过安排主管日程、填写计划列表、处理信息需求、制作数据报告、安排会谈会议、接待客户来访、维护记录管理，完成文件归档等各项工作，从多方面综合性地完成高质量的行政管理工作。尽管工作相对繁琐，且待遇水平较为有限，但其较低的门槛无疑是想从事行政管理工作的毕业生的普遍选择，他们通过在此岗位上的锻炼培养，有望在了解企业运营流程、积累丰富工作经验、建立相应人脉网络的基础上，获得更为广阔的发展空间①。

（二）行政助理的职业困惑

行政助理属于辅助性的行政岗位，一般在工作了一段时间后通常都会产业职业困惑，行政助理的职业困惑主要表现为以下三点：

①云绍辉.工作分析在大学生职业生涯规划中的作用[J].中国大学生就业,2014,04:60-64.

1.职业倦怠期

由于行政助理从事的工作，内容琐碎、繁杂、细致、重复性高，缺少成就感，因而很容易产生倦怠感。

2.职业发展遭遇瓶颈

行政助理不是公司的核心业务岗位的关键人员，如果在助理的这条路上继续走也就是高级助理，高级运营助理，甚至是运营主管，但仍旧算是公司的supportingstuff,因而往往得不到管理层的重视，再加上不能为公司创造直接的利润，因而，在公司内部，行政助理类辅助性岗位人员的升职，加薪机会远少于核心业务部门人员。

3高龄危机

不可否认行政助理人员的年龄趋向年轻化，可以不客气的说，这个职位有吃青春饭的倾向。因此，在行政助理职位上待几年后，会越来越有职业危机感，尤其是到了30岁这个坎，基本上所有的助理招聘没有要求说年龄到30岁以上的（个别特殊的除外），所以30岁了还是助理这个关键还是对许多现任助理来说是一个瓶颈。

（三）导致行政现状的原因背景剖析

行政助理，人事助理，销售助理，项目助理，商务助理，但凡是带着助理这两个字的职位，基本上在普罗大众的心里即定义为公司或者单位里最小单位的普通小职员，甚至连正式岗位都不算，“收发文件，布置会议，预定会议室，打扫卫生”这种芝麻琐碎小事貌似就是给助理岗位的定义，以至于这样的职位人们很理所当然的视为行政部门的工作人员。多数能够应聘行政助理岗位的同事都是没有太专业对口的背景，在外企大多数的行政助理职位都是英文专业毕业的学生。也正是因为没有对口的专业背景，例如工商管理，市场营销，中医药学，对外贸易等热门专业，导致基本上都以助理的职位作为基础入门，然后通过一段时间的学习和摸索后再寻找下一阶段的突破口②。

还有通过对我们公司有些同事的反馈当中也不免发现，其实还是有很多的人对助理职位带有偏见，觉得助理嘛就是公司最底层，其他人不干的那些杂货累活都理所当然的由助理去做，这里包含这很多不出活的工作，例如预订会议室，公司的资源有限，能够使用的会议室也是尽最大可能的利用上，所有的会议室都必须通过会议室预订平台来定，输入你需要使用的时间，人数，根据你会议室电话会议还是视频会议还是普通会议来确定是否需要会议室投影仪等设备。很多时候大家并不是所有的会议都是提前知晓可以预订的，往往是临时性的需要开一个会，就需要助理在很短的时间内预订会议室，这对本来就是会议室使用高峰期的助理来说确实是项技术活，还有一类最常见的现象是，助理们为了避免这种临时性要开的会议没有会议室来回借，所以也长了心眼每天都提前预订会议室一整天，什么时候想用什么时候用，但是这样的做法带来的严重后果就是，每个助理都这么做，占着会议室经常没有会开也不主动退掉，一般会议室都是提前一个月就打开了预订权限，也就是说现在可以预订30天②齐美荣.税务培训:税务干部职业生涯规划的路径[J].辽宁税务高等专科学校学报,2008,01:1-6.