工程造价档案管理制度

安徽XX工程技术咨询有限责任公司

业务档案管理制度

第一章总则

第一条为规范安徽XX工程技术咨询有限责任公司（以下简称公司）业务档案管理，根据《中华人民共和国档案法》、建设部和安徽省造价协会关于业务档案管理的有关规定，结合实际制定本制度。

第二条本制度适用于工程技术咨询业务形成的业务档案，其他业务形成的业务档案比照管理。

第三条业务档案是指注册造价工程师及其他执业人员，在执业过程中形成的工作底稿和出具的报告书等业务资料。

第四条业务档案管理的基本内容是：依照有关法律、法规，按照规范化、科学化的要求，对业务资料进行分类、整理、立卷、归档、编目保管、利用、鉴定与销毁，并形成相应的管理制度。

业务档案由公司统一管理，保证公司各项业务档案妥善保管，有序存放，方便查阅，严防毁损、散失和泄密。

第二章业务档案的管理

第五条公司办理工程造价咨询等业务形成的工作底稿，原则上应划分为：综合类工作底稿、业务类工作底稿、备查类工作底稿三类，并结合实际，制定分类工作底稿的具体目录和索引系

统以便于整理、利用，其他业务形成的工作底稿的分类，参照本规定办理。

第六条注册造价工程师和其他执业人员在完成一项业务后的1个月内，应由主办人员（或由承办部门指定人员）对业务资料进行分类、归集、整理，并按一个委托单位一项业务立一个案卷的要求立卷，不得将多个委托单位同一项业务合立成一个案卷；也不得将一个委托单位多项业务合立成一个案卷。

第七条立卷人员在对业务资料进行归集、整理、立卷时，应按下列顺序排列；综合类工作底稿，业务类工作底稿，备查类工作底稿。业务类工作底稿，凡编有序号的，按序号排列，没编序号的，按形成报告的内容的顺序排列。

第八条为便于对业务档案调阅、鉴定和销毁，立卷人员在对业务资料进行分类、归集、整理、立卷后，在业务资料每页右上角顺序编上页号，每本业务案卷还必须附上业务案卷封面。业务案卷封面必须包括以下内容：

1、委托或服务单位名称：一律填写全称；

2、业务项目：按工程预（结）算审核、工程标底编审、跟踪审计、咨询服务、案件鉴证、项目可行性研究等分别填写。

3、报告书发文时间和编号。

4、一项业务有几本业务案卷时，在每本业务案卷封面上还必须注明此项业务共有几本业务案卷，此卷是第几本案卷。

第九条立卷人员在对业务资料进行整理立卷时，对不属于

归类范围的资料（如临时记录和草稿等）以及重复的资料，应予以删除；对纸张不规格、卷角或皱折的资料，应进行技术加工处理：

1、纸张超出规格的，在不影响资料完整的前提下，可剪裁，不能剪裁的，可加以折叠；

2、破损、卷角、折皱、装订线过窄和纸张小于规格的，要用白纸予以裱衬。

第十条承办部门在对业务资料整理立卷形成档案后，应在1个月内送交档案管理人员保管。

第十一条业务档案装订后采用盒装，一个档案盒可装几本案卷，档案盒上应注明盒内所装案卷编号。

第十二条公司应确定专人管理业务档案。档案管理人员因工作需要发生变动时，应办理交接手续，公司还应安排有关人员监交。交接手续办理完毕后，移交人、接交人、监交人都要在移交表上签章（字）。移交人必须办完移交手续后方可离开。

第十三条业务档案应设专橱存放，并进行科学管理，做到分类明确，排列有序，便于查找和利用，要确保业务档案的安全和完整，不得损坏和散失。

第十四条业务档案分为永久性档案和当期档案。

1、永久性档案是指记录内容相对稳定，具有长期使用价值，并对以后业务工作具有重要影响和直接作用的档案。包括备查类工作底稿和综合类工作底稿中的报告书等。

2、当期档案是指记录内容经常变化、只供当期使用和参考的档案。包括业务类工作底稿和综合类工作底稿中的其他部分；

第十五条根据有关文件规定，业务档案保管年限如下：

1、当期档案自报告书签发之日起保存20年；

2、永久性档案长期保存。

第三章业务档案的利用

第十六条业务档案的所有权属于公司，公司要建立借阅档案登记制度。

第十七条本公司注册造价工程师和其他执业人员需要借阅业务档案时，要办理登记手续，按期归还。

第十八条造价协会在开展业务质量检查等业务活动时，公司可根据有关文件，提供相应的业务档案。

第十九条法院、检察院及国有有关部门按规定需查阅业务档案，在办理有关手续后可以调阅。

第二十条公司的业务档案原则上不允许其他单位和个人复印或复制，如确需要复印或复制，要符合国家有关政策并经公司负责人同意。

第四章业务档案的鉴定和销毁

第二十一条业务档案保管期满需要销毁时，应由档案管理人员会同有关部门提出销毁意见，编造档案销毁清册，然后报公

司负责人批准销毁。

第二十二条按规定销毁业务档案时，应报请有关主管部门派员监销。档案销毁后，销毁人员、监销人员应在档案销毁清册上签章。档案销毁清册应作为永久性档案长期保存。

第五章附则

第二十三条档案的立卷实行谁主审谁立卷，业务工作底稿三级复核（主审、部门主任、公司负责人），具体复核方法参见《项目复核及工作底稿管理规定》。