采购和仓库管理

采购、仓库管理制度及流程

文件编号GX-AD-002

一、目的

为了进一步健全企业采购管理制度，规范物资采购流程，提高公司采购效率，明确岗位职责，保证采购工作的正常化、规范化，加强与各部门间的配合，特制订本制度。

二、适用范围

适用于本公司所有采购的物资及耗材品。

三、基本原则

采购是一项重要、严肃的工作，各级管理人员和采购经办人必须高度重视。采购必须坚持“秉公办事、维护公司利益”的原则，并综合考虑质量、价格因素，择优选取。

四、工作程序

（一）采购申请

1、采购之前，申购人应向仓库询问所需物资是否有库存，以免重复采购。

2、申购部门应至少提前一周进行采购申请。采购较难或需要定做的物资，应酌情提前，给

与采购部门充足的采购时间。

3、申购人应依据所需物资的名称、规格、数量、需求日期及注意事项等，填写《采购计划单》

4、物资采购计划单由钉钉系统上报审批流程，经各部门领导审批后由行政部接收，汇总后派专人负责采购，行政部统一保管和发放。

5、物资采购计划单请规范填写，并尽量详尽。填写不规范或漏填的，将退回重新

上报。因填写内容不明确或不详尽而造成采购物品与所需不符的，由申购部门自行负责。

6、如因特殊原因出现无法提前计划的紧急申购事项，则由申购部门负责人与行政部负责人

直接沟通，并同时填写《紧急申购单》上报审批流程。

7、若撤销采购，应立即通知采购，以免造成不必要的损失。

（二）采购流程

1、采购部门每周五集中汇总全公司下一周物资采购计划，并做好相应工作安排。

2、采购工作应在相关申购审批流程结束后开始进行；紧急申购可酌情处理。

3、到货后必须严格检查货品数量、质量等是否符合要求。如不符合，应及时进行退换货处

理；符合的货品做好采购台账，并办理入库登记。

（三）采购付款方式

1、采购人员以审批结束的《采购计划单》或《紧急申购单》为依据，到财务部备案后，办

理借支采购费用，或通知财务办理汇款手续。

2、借支款项专款专用，不得用于与借款用途无关的开支。如无需开支时，借款人应主动归

还财务部门借款，部门负责人及财务部需检查借款的使用。

3、借支采购金额以实际采购发票、收据等为准进行核销。财务部与采购人员做借

支核销时，若所借金额大于报销金额，需把多余金额退回财务部，不得以私人借支形式与财务部挂账。

4、若因故无法提前进行采购借支，则需采购人员进行先行垫付，并尽快将发票或收据提交

财务部门办理报销手续。

5、由财务部门直接付款的、有订金或滞纳金等形式的分期式付款，需采购人员与财务部门

配合，确保付款的及时性与准确性。

（四）入库流程

1、采购物资验收后，仓库管理员需及时与采购人员交接，填写《入库单》，办理物资入库。

2、商品核验无误后，仓库管理员依据入库单及时进行物资登记，更新库存账目，详细记录

商品的名称、数量、规格、入库时间、存货单位等，做到帐、货相符。

3、将入库物资放入仓库，保证仓库整洁有序。

（五）领用出库流程

1、领用部门需先填写《领用出库单》，再进行物资领取。

2、为倡导节约节俭，一般的常用物品损耗，需以破旧换新。

3、仓库管理员根据领用单，及时更新《库存台账》。

（六）采购流程图如下：

申购部门

仓库钉钉系统采购部门财务部采购意向填写《采购计划单》

查询库存无库存验收入库

上报审批流程

选择供应商，询价采购

请款报销

五、采购及仓库管理细则

（一）采购经办人行为规范

1、采购人员应严格按照本制度进行采购作业，采购完成后及时进行备案并确保备案材料真实、齐全。

2、采购人员应合法发展与供应商的关系，在执行业务的过程中，要遵守所有适用于业务的法律、法规。

3、采购人员应尽职尽责，不能接受供应商任何形式的馈赠、回扣或贿赂。

（二）采购部门职责

1、接收采购计划单后，应优先查看库存物资，以库存为优先使用。

2、无法于申购部门需求日期购置完成的，应提前通知申购部门。

3、无固定供应商的物资种类，采购经办人员必须货比三家，综合考虑到货

时间、价格、质量、发票等方面，方可进行采购；有固定供应商的，需注意价格变动，保

证到货时间。

4、需要外出采购的，应先获得部门负责人同意，并进行外出登记。外出期间禁止从

事与采购工作无关的活动。

5、需签订交易合同的，应优先确保公司利益，准确填写交易内容、价格、

时间地点、付款方式等相关信息，按公司合同审批流程进行审批上报。审批通过方可进入采购流程。

6、为了节约采购成本和提高采购效率，一般采购业务应尽量采用集中采购的方式统

一采购，寻找供应商并签定年度供应协议，减少紧急采购。

7、公司规定的定期福利性物资采购，无需采购计划申请，但要做好出入库台账。

8、各类物资均应向正规商家采购，原则上要求所有采购物资均应开具发票。

实在无法开具发票的，必须有收据。网络采购应保留聊天记录及付款证明。

（三）采购经办人职责

1、建立供应商资料台账与价格记录。

2、进行询价、比价、议价及定购作业。

3、所购物资的品质、数量异常的处理及交期进度的控制。

4、建立采购台账，做好采购记录。

5、及时与供应商进行发票索要及对账工作。

（四）仓库管理员职责

1、应严格按照流程要求进行出库、入库的办理，并及时、准确维护库存及相关账目。

2、实时监控常用消耗品的库存量，当库存量降到安全库存以下时，及时上报申请补仓。

3、物资的领用，原则上采用先进先出的方式。

4、保证仓库环境卫生、过道畅通，并做好防火、防潮、防盗等安全防范工作，并学

会使用灭火器等工具。监督任何人不得在仓库内吸烟。

5、若仓管人员变动，须在盘库后办理交接手续。

（五）库存盘点

1、仓库按要求原则上所有库存物品每季度至少盘点一次。

2、仓库应在财务部的组织下，每年进行一次全面盘点。

3、盘点后及时将实物数据与账面数据进行核对。如有差异应查证原因并及时跟进处理，修正库存。盘点表使用《库存盘点表》