物业管理档案的建立与管理课件

3.档案与文件、资料的关系 （1）文件 是人们现行的、从事社会活动的一种手段或媒介，是它的作者行
使权力、表达意志、交流思想、对外联系所使用的一种工具，它 的最大特点就是现行性。
（2）档案 是完成了文书处理程序和现行使命，由个人或团体归档保存的材
料。档案来源于文件，一般是在文件使用完毕或办理完毕后转化
土地购买合同、土地使用证等权属证书；规划许可证、 建筑许可证、预售许可证等各类项目批准证书；建筑 图、施工图、施工组织设计等图纸文件。 施工及验收阶段信息
竣工图；竣工工程项目一览表；设备技术清单；设备 技术手册；设备安装调试记录；土建施工记录；建筑 物监测记录；隐蔽工程的验收记录；工程事故发生及 处理记录；图纸会审记录、设计变更通知和技术审核 单；项目的重要技术决定和文件；验收计划和验收会 议纪要；验收记录；返修记录；验收总结报告。 委托管理阶段信息
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社区文化资料：社区文化活动计划及实施情况记录、 社区文化活动图片及录像等记录、媒体报道资料、文 化活动场所、设施台账及使用记录等。
员工管理资料：员工个人资料、聘用记录、业绩考核 及奖惩记录、培训计划、培训档案、考核记录、员工 晋升、薪酬变动等资料。
业主反馈：服务质量回访记录、业主意见统计、调查 记录、业主投诉处理记录等资料。
（二）物业管理档案的概念、特征及 作用
1.物业管理档案的概念 物业管理档案是指国家机构、社会组织和个人 从事物业管理活动中直接形成的对国家和社会 及物业管理有价值的各种文字、图表、声像等 不同形式的历史记录。 2.物业管理档案的特征 （1）形成领域较为局限。 （2）档案的动 态性较强。 （3）档案的基础性。
物业租赁材料：租赁合同、租赁审批材料、物业权属 证明材料、房屋安全鉴定材料、同意出(转)租文件、 委托书、公证书、证明、报告、分户图。
物业维修材料：维修审批表、修缮图纸、验收合格证 明、修缮工程许可证、工程预结算表、安全鉴定书、 材料单。
物业行政管理、党群工作材料：公司组织沿革、 党支部会议文件、党政领导办公会议文件、公 司机构设置文件、党政工作计划、总结、党员 花名册、团支部会议文件、共青团工作计划总 结、团支部建设文件、团支部成立、活动文件、 团组织关系调动介绍文件。
（二）物业档案的建立
1.收集物业资料 物业档案的收集，就是按照物业管理的有关规定，依据物业管理 档案归档范围，通过一定的方法将物业管理机构各部门和个人手 中有保存价值的档案(包括文字、图表、录音、录像、磁盘等)集中 到物业档案管理机构的过程。 （1）纳入计划，明确责任。 （2）内容要齐全、完整、准确、详实，形式要规范，载体要丰富。 资料收集的关键是准确、完整，多种体裁形式相互补充。 按时间顺序划分，各阶段应收集的物业管理档案资料有： 设计规划阶段信息
（6）保证档案资料的完整、准确、新鲜、安全。这就需要在物业
服务中抓好“六时”即：物业接管时；业主入住时；上门访问时； 接待投诉时；维修更新时；检查评比时。
三、电子档案的管理
（一）档案管理现代化的内容 1.档案管理现代化的概念 2.档案管理现代化的内容 档案管理现代化涉及到档案的收集整理、档案的保存及保管条件、 档案保护技术、计算机应用于档案管理、档案信息资源开发利用 的方法和途径、电子文件的收集积累、整理归档及开发利用等， 内容十分丰富。 （二）电子档案管理的原则 1.实行全过程管理，以确保电子文件及电子文档的原始性、完整性、 有效性和安全性。 2.确保电子文件归档的质量。电子文件不同于纸质文件，应明确其 归档时间、范围、要求及处置办法等。 3.建立健全电子文档管理的规章制度，以保证电子文档的真实性和 安全性。
委托管理招标文件；物业管理投标文件；物业服务合 同。
招商阶段 招租物业的平面图纸；招租许可证及委托书；租金及物业服务测 算书；租赁合同；广告策划资料。 用户入住信息 入住通知书、住户须知；用户资料（包括业主及使用人）；管理 规约；签定有关协议，如消防安全协议书、装修责任书等；用户 手册；用户进户验收表；用户进户交费单；用户进户的水、电、 燃气表初始读数登记单。 日常管理信息 业主、租户变动、更换情况；各部门工作（操作）规范、管理制 度；各部门工作记录；大、中、小修记录；维修承包合同及预决 算；保安、清洁、绿化等项目的承包合同资料；用户来往信件、 投诉及处理资料；年度工作计划、总结、报告；人事档案；保险 资料；法律法规及政府有关文件；财务报表、工资报表、管理费、 租金收缴凭证等资料。 按来源划分，从各有关渠道应收集的物业管理档案资料有：
物业经营管理材料：公司经营发展文件、小区 管理文件、小区建设文件、合资合作文件。
物业财务管理材料：有关公司财会的政策性文 件、公司财会明细文件、财会工作
计划总结、成本预决算文件、财务会议文件。 物业人员管理材料：公司人员设置、调配、变 迁文件、人事劳资文件、技术职称文件、教育 培训文件。 物业设备仪器管理材料：设备设施购买、安装、 使用、维修、报毁文件。 物业公司或个人参加各种活动材料：奖状、奖 旗、奖杯、证书、纪念品。
办公室：上级文、公司内部文、管理合同、人事档案、 物业权属资料、物业保险合同、公司内部规章制度、 计划总结报告等。
工程部：工程图纸档案、工程招投标文件、工程承包 合同、设备档案、设备维护记录、设备运行记录、绿 化养护技术资料等。
经营服务部：市场调查资料、租赁合同、租赁申请书、 客户迁入迁出核查表、广告策划资料、客户投诉记录 和来往信件等。 财务部：各类凭证、帐册、报表、财务预决算报告等。
3.物业档案的保管 物业档案保管工作的基本原则：
（1）分类保管。（2）以保护为宗旨，以利用为目的。（3）以防 为主，防治结合。
4.档案的销毁 5.物业档案管理的要求 （1）档案的出入室应有严格规定。 （2）明确收集、整理、分类、归档、销毁等各项管理制度。 （3）按时存档，定期查档。 （4）采用多种形式的储存、保管文档。 （5）保存档案的环境应干燥、通风、清洁，做到防火、防盗、防 光、防尘、防潮、防鼠、防有害气体、防虫等“八防”。
接管资料。包括验收合格凭证、物业完好情况、接管 文件。
住户(租户)入住、装修材料： 装修申请表、入住通知书、住户家庭情况登记表、房 屋交接单、住户入住合约、身份证明材料。 物业日常管理资料：
在日常管理中建立和收集房屋维修档案、设备运行档 案、投诉与回访记录等以及其他相关资料，并将档案 的收集形成制度化。
物业的接管验收材料
在物业竣工时开发商与设计单位、施工单位积极合作， 力争全面、准确地收集到工程建设的产权及工程技术 资料等原始资料，这样才能保证物业管理验收接管时， 物业服务企业从开发商手中得到完整的资料：
房产资料。包括房屋、设备及其附着物清单、清册及 表格。
技术资料。包括竣工图、地质勘察报告、工程预决算 书、图纸会审记录、竣工验收证明书、总平面图、平 面图、房屋及设备使用技术资料。
管理效益：经济效益包括物业服务费用收缴统计表、物业服务整 体经营项目统计表、社会效益包括物业管理项目所获取的荣誉称 号、媒体相关报道等。 按文件、档案的连贯性分类
考虑到实际工作中，文件资料、档案不做严格区分，可以照顾从 文件到档案的连贯性，进行分类：
产权与工程技术资料：住宅区规划图纸、项目批文、用地批文、 建筑许可证、拆迁安置资料、红线图、竣工总平面图、地质勘察 报告、开竣工报告、图纸会审报告、工程合同、工程预决算、工 程设计变更通知、竣工图、竣工验收证明、主要材料质量保证书、 设备检验合格证及技术资料、砂浆及混凝土试压报告、出售房屋 的产权范围或成本核算清单、共用设施设备及公共场地清单等。
而来的。文件和档案是同一物体的不同发展阶段、行使不同使命 的两种事物和概念。
（3）资料 从广义上它可以包括档案、文件及其他各种文、形、声材料等。 而在档案学中，常指除档案以外的其他材料。
在实际的物业管理中，人们一般对档案、文件、资料等不做区分，
统称档案资料。物业管理档案资料的形成贯穿于物业寿命全过程， 而不仅仅局限于物业管理阶段。
治安交通管理资料：日常巡查记录、交接班记录、值班记录、巡 逻路线、日常抽检记录、查岗记录、闭路电视监控系统录像带、 搬入搬出记录、突发事件处理记录、车辆管理记录。
设备设施管理资料：共用设备设施维修保养计划及维修保养记录、 共用设备设施台账及更新记录、共用设备运行及巡查记录。
绿化清洁资料：清洁及班检、周检记录、绿化及周检记录、消杀 病虫害记录等。
2.整理物业资料 物业档案整理工作就是将处于零乱状态和需要进一步 条理化的档案进行基本的分类、组合、排列和编目， 使之系统化。
收集后的所有信息，统一由档案室集中整理。整理的 重点是去伪存真，根据档案的来源、信息的内容、信 息的表现形式等特点进行细分，做到条理清晰、分类 合理，便于查阅。
物业档案资料分类的方法很多，通常有年度分类法、 组织分类法、地区分类法、文件名称分类法等。根据 物业服务企业的特点，可以按部门、内容、然后按年 度进行分类。 按部门工作内容分类
物业管理档案的建立与管理课件
一、档案与物业管理档案
（一）档案及其构成要素
1.档案的概念 2.档案的构成要素有： （1）档案的形成者——国家机构、社会组织和个人。 （2）档案的内容——所记载的各项工作信息。 （3）档案的形式——是指文体形式、载体形式、信 息记录和表达形式。 （4）档案的本质——直接的、原始的历史记录。
客户档案：购房合同及身份证复印件、入伙通知书、入伙手续书、 管理规约、验房登记表、业主详细资料登记表、家庭成员登记表、 业主房屋维修档案。
装修档案：装修申请表、装修责任书、施工企业资质证明、装修 人员登记表、装修设计平面图、装修竣工图。
维修资料：维修申请记录、回访记录、维修派工单、共用设施巡 检记录。
（4）此外，物业管理档案还具有其他一些特 性，如：
①组成档案的文件材料较为稳定。②档案的完 整性。③和人们的日常生活息息相关。④公开 性和隐密性并存。
3.物业管理档案的作用 （1）凭证作用。 （2）参考作用 （3）指导作用
二、物业管理档案的建立与管理
（一）客户档案的建立 1.进行产权备案工作 房地产的产权备案和权属登记是不同性质的工作，权 属登记是政府部门的行业管理，产权备案是物业管理 活动中十分重要的一个环节。产权备案是实施物业管 理前必须做到而且应该做好的一项工作。 2.建立客户档案 客户档案的内容一般包括业主或使用人的姓名、家庭 成员情况、工作单位、业主及家庭成员的兴趣爱好、 平时联系电话或地址、紧急联系电话或地址、缴纳物 业服务费情况、物业的使用或维修养护情况等。
管理部：建立巡逻检查记录、门卫登记记录、保洁管 理、停车场管理资料等。
按管理内容分类
基础管理：工程建筑产权资料、工程技术资料、接管验收资料、 管理合同资料、业主委员会资料、专项维修资金资料、管理目标 资料、物业管理制度资料、员工管理资料、行政文件资料、客户 资料、维修材料等。 房屋管理及维修养护：标识、导示资料、房屋安全管理资料等。
共用设备管理：综合管理制度、供电系统、弱电系统、消防系统、 电梯系统、给排水系统、空调采暖系统、共用配套设施资料、共 用管线资料、照明设施等。
安全管理：治安管理资料、消防管理资料、车辆及停车场管理资 料。
环境卫生管理：污染防治资料、环境设施资料、清洁卫生资料、 绿化资料等。
精神文明建设：社区文化资料，包括社区活动计划方案、总结记 录、社区文化活动图片及录像；文化活动场所等设施使用情况等。
行政文件资料：公司值班及抽检记录、财务记录、政 府公文、企业内部文书等资料。
业主大会和业主委员会资料：筹备成立及其日后运行 的文件资料。
（三）物业管理档案的管理
1.资料归档管理 （1）归档是指将物业管理机构及个人在物业管理过 程中形成、积累的有保存价值的文件材料，由业务部 门整理立卷，定期交本单位档案室归档集中管理的过 程。重要资料的接收必须指定专人负责。 （2）采用多种形式的文档储存方式，便于原始档案 的保存。 2.档案使用管理 （1）建立网络系统，充分发挥档案的储存和使用价 值。 （2）对借阅重要的资料，必须严格管理。 （3）建立目录方便查询。