行政前台工作规范
公司行政前台规范要求
公司行政前台规范要求前台是公司形象的窗口,是客户首先接触的地方。
前台员工的接待水平从一方面反映着公司的管理水平,前台员工礼仪举止代表了公司的整体形象。
为了规范前台工作制度,特制定以下标准。
一、仪容仪表:前台人员要衣着整洁、大方二、行为规范:对于接听电话或对来访的客户要主动、热情、礼貌1、接听客户咨询电话,应熟练地使用规范用语,热情、礼貌地接听电话咨询,科学、耐心、有针对性地回答客户的有关培训的相关问题。
2、接待客户来访,应主动、热情、礼貌周到,耐心解答客户有关的各类问题,遇到疑难问题,应协调同事一同解决,保证客户的满意度。
3、做好咨询登记表的记录,要求能够完整反映客户的个人信息及需求,为后期客户跟踪及公司市场宣传决策提供有利依据。
4、培养与提高业务能力,善于观察,区分对待,灵活应变。
二、行为规范1、接待工作的时,应面带着微笑,态度和气,令客人有亲切感。
不能嫌客人罗嗦,发牢骚等不礼貌的言语行为。
2、禁止攀谈,闲聊,吃东西,玩手机。
3、不得将前台电话作私人之用。
4、不得无故擅离岗位,有事临时走开前要告之同事去向和原由。
5、不迟到,不早退,不无故缺席。
请假需向部门主管提前申请。
6、前台阅报栏需及时更新整理。
下班后检查电源关闭,关好窗户。
7、保持接待室窗台,地面及桌椅表面的清洁,保持接待室物品摆放有序,状态良好,不得放与工作无关的物品。
窗户,电灯和空调合理开启或关闭。
8、保持前厅门窗玻璃,地面及地毯的清洁,前厅设施及物品摆放整洁有序,必要时及时通知保洁员进行必要的清洁。
9、雨天管理好雨具和雨伞,保持前厅地面干燥。
10、长时间在前厅沙发等候的人员可劝其到小会议室等候。
11、来客离开后应马上清理干净茶几和桌面上的水杯和杂物。
三、文明用语:每句话都应该用“请”字开头1、客人到访:1) 先生(小姐),您好,请您先登记一下,我们马上为您联系。
2) 请稍等,××马上就到。
您可以在大厅会客处坐等一下。
行政前台工作职责(4篇)
行政前台工作职责主要包括接待来访者、接听电话、办理入住手续、协助解决客户问题等。
下面将详细介绍行政前台工作的职责。
1. 接待来访者行政前台是公司的门面,首要职责是接待来访者。
当来访者进入办公区域时,行政前台应主动出击,微笑着迎接并引导其至指定地点。
在接待中,要表现出礼貌、热情、友好和专业,对待每一位来访者都应给予尊重和关注。
2. 接听电话行政前台通常也是公司的电话转接中心,接听来自内外部的电话。
在接听电话时,要礼貌地回答来电者的问题,耐心倾听,记录信息,并转达给相应的员工。
同时,还需要留意电话的技巧和礼仪,如用语清晰、语速适中、表达准确等。
3. 办理入住手续行政前台在酒店、宾馆等行业中的职责还包括办理入住手续。
对于预订的客户,行政前台需要核对身份证、护照等身份证明文件,确认客户的预订信息,并为其办理入住手续。
在该过程中,行政前台要准确无误地记录客户的信息,如客户姓名、入住日期、离店日期等。
4. 协助解决客户问题作为公司的门面和第一联系人,行政前台经常会接到客户的投诉、问题反馈等。
在这种情况下,行政前台需要耐心倾听客户的问题,并积极找出解决方案。
行政前台要具备处理客户问题的技巧和能力,如沟通能力、解决问题的能力、应急反应能力等。
5. 管理来访登记及访客管理行政前台还需要负责管理来访登记和访客管理。
对于来访者,行政前台要求其填写来访登记表,并记录来访者的姓名、公司、来访目的等信息。
对于各个访客,行政前台要掌握访客的身份和走动,确保只有合法的人员能够进入公司的办公区域。
6. 维护办公环境的秩序和干净整洁行政前台还负责维护办公环境的秩序和干净整洁。
行政前台要保持前台区域的整洁,包括保持桌面的干净整洁、保持接待区域的舒适和有序等。
同时,还要确保会议室、办公室等公共区域的卫生和整洁。
7. 执行领导交办的其他任务行政前台在工作中还可能会执行领导交办的其他任务。
这些任务可能包括文件的传递、文件的整理、行政材料的准备、领导日程的管理、会议的安排等。
行政前台工作规范
行政前台工作规范一、前言公司前台作为公司涉外窗口,须经常性与客户接触,前台接待直接代表企业形象和服务质量,因此,行政的前台接待必须严格遵守接待工作规范。
反之则会给行政形象造成严重的不良影响。
有鉴于此,特制定前台接待工作规范细则,对接待工作进行具体化、细化。
二、岗位职责1、负责董事长进出公司的接待与礼貌问候。
2、负责进入公司办公场所的来客接待、登记、引导,对无关人员、上门推销者,阻挡在外或协助有关人员处理。
3、负责公司邮件、报纸的收发与转交。
4、负责接听来访电话,记录电话内容,并做好记录与传达工作。
5、协助办公室工作。
6、保持前台环境清洁。
三、工作具体要求1、董事长进出公司,应马上起身问好和迎送,并为董事长开启电梯。
周末值班时,应协助董事长助理做好一切事物。
2、公司来访客户日常接待流程:客户上门→引导接待(询问来意)→联系相关人员接待→客流详情登记(即来访人姓名、人数、来访事由、出入时间,公司熟客可免除登记)。
3、来客提出个人要求时,前台必须认真聆听,有必要时做好笔记,如若无法处理,则请客人稍等,请示上级解决。
4、公司有来访客人,来客行至前台一米时,前台须起身微笑相迎,说礼貌用语。
5、来客提出找公司员工时,前台应先问有无预约。
并请来客做好登记,在打电话至要找的员工,询问是否带进。
如回答需要马上带进,则应行前引路;如需稍后才带进,则请客人在接待室就坐,为客人倒水,请客人稍等。
等可以带进时,再引导前往。
6、如来客不听要求,想硬闯办公室,则请示上级处理,并从旁协助。
7、公司人员不得聚在前台闲聊,如有公务需探讨方可进入前台,但不得超过15分钟。
需超过15分钟的,则应该在办公室内进行,并找人员临时代替前台工作。
8、除公司宣传单、笔、登记表、台历、个人茶杯、盆花外,不得放置任何物品。
9、前台必须保持整洁、干净,无灰、无污渍。
临时须离开前台时,桌面须整洁、办公椅摆放须整齐并关闭电脑显示器。
10、员工外出登记表的管理。
行政前台工作内容细则整理
让知识带有温度。
行政前台工作内容细则整理行政前台工作内容细则行政前台工作内容细则1. 负责前台服务热线的接听和电话转接,做好来电询问工作,重要事项仔细记录并传达给相关人员,不遗漏、延误。
2.负责来访客户的接待、基本询问和引见,严格执行公司的接待服务规范,保持良好的礼节礼貌。
3.对客户的投诉电话,准时填写登记表,并于第一时间传达到客户服务团队,定期将客户投诉记录汇总给副总经理。
4.负责公司前台或询问接待室的卫生清洁及桌椅摆放,并保持干净洁净。
5.接受行政经理工作支配并帮助人事文员作好行政部其他工作。
6. 仔细执行目标卡的管理规定,完成本部门安排的工作和任务一般公司聘请前台的要求有:形象气质良好、端庄大方、口齿清楚伶俐、较灵敏的反应力量、简洁的外语接待力量等。
延长阅读:行政前台应聘留意事项形象好气质佳。
前台,是公司的门面。
虽不要求长得美若天仙,但最起码得符合一般审美标准。
为了让聘请方更直观看到你的形象,第1页/共2页千里之行,始于足下。
建议应聘的时候,不妨在简历上贴上一张证件照。
·擅长沟通沟通。
快递员、推销员、外卖员、物业方、上门客户……每天与形形色色人打交道的前台,特殊需要不错的沟通沟通力量。
·细心急躁。
前头已经说过了,前台的`工作很是繁杂。
每一项工作看着不起眼,但却管乎公司的正常运营。
所以,在聘请的时候,用人单位会特殊考察求职者的性格,做事细心、有急躁的,更受欢迎。
·娴熟使用各类办公软件。
复印、传真和打印等设备的使用与管理工作也是前台工作的一部分,虽然修理方面不用负责,但正常使用却需要娴熟的技巧。
文档内容到此结束,欢迎大家下载、修改、丰富并分享给更多有需要的人。
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行政前台工作职责工作职范本(3篇)
行政前台工作职责工作职范本1、转接总机电话,收发、记录快递和信件等;2、接待来访客人,及时通知被访人员;3、管理办公用品及办公器材,做好办公用品的库存盘点工作,做好登记存档,采购办公用品,并对办公用品的领用、发放、出入库做好登记;4、负责每月统计公司员工的考勤情况,考勤资料存档;5、负责打印机投影仪等设备的使用与管理工作,合理使用,降低材料消耗;6、做好公司日常行政事务工作及后勤保障工作;7、协助行政人事经理做好招聘工作,与候选人电话沟通,通知面试等8、协助领导做好公司各部门之间的协调工作,积极完成上级交办的临时事务。
行政前台工作职责工作职范本(2)行政前台是企业内部与外部沟通的桥梁,负责接待访客、处理来访电话、管理文件资料等工作。
行政前台的职责和工作职能非常重要,下面将详细介绍行政前台的工作职责和工作职能模板,以便行政前台员工能够清晰地了解自己的工作职责。
一、接待来访者1. 热情接待来访者,提供服务指引和相关信息;2. 登记来访者的姓名、单位、来访目的等信息;3. 安排来访者的待客区域,并确保待客区域的整洁和舒适;4. 预约来访者的待客时间,确保来访者在适当的时间得到接待;5. 协助来访者解决问题和提供所需的帮助。
二、处理来访电话1. 热情接听来访电话,并礼貌地询问来电者的需求;2. 根据来电者的需求,及时转接到相关部门或人员;3. 对来访电话进行记录和统计,以便日后查询和分析;4. 对重要来访电话进行详细记录,并及时转达相关部门或人员。
三、管理文件资料1. 负责接收、分发和管理文件资料,确保文件资料的安全性和完整性;2. 对接收到的文件进行登记,并及时转交相关部门或人员;3. 将已处理或不再需要的文件进行归档,确保归档的规范和有序;4. 协助相关部门进行文件资料的整理和归档工作。
四、协助会议安排1. 根据部门需求,协助安排会议室、音视频设备和会议材料;2. 根据会议安排,提前准备好会议室,并确保会议室的整洁和装备的完好;3. 按时提供会议所需的服务,如茶水、餐点等;4. 在会议结束后,清理会议室,并将会议材料妥善归档。
行政前台岗位职责范本(三篇)
行政前台岗位职责范本1. 负责接待来访客户并提供礼貌、热情和高效的服务。
2. 负责电话接听和转接,记录来电信息并及时传达给相关部门或人员。
3. 负责接收和分发邮件、传真和快递,并及时通知收件人。
4. 负责维护办公室的整洁和秩序,包括摆放和整理文件、资料和办公用品。
5. 协助安排会议和活动,包括预订会议室、准备会议材料和安排餐食等。
6. 协助管理来访客户的预约,安排访客的接待和安全事宜。
7. 协助处理办公室日常事务,如行政文件的复印、归档和整理。
8. 负责上级领导的行程安排和预订交通工具、酒店等。
9. 协助处理员工的请假、出差和加班申请,记录和统计考勤数据。
10. 协助处理办公室设备的维修和保养事宜,保证设备的正常使用。
11. 负责制作和更新办公室内部的通知、公告和安全提示等。
12. 协助处理来访客户的投诉和问题,并及时报告给上级领导。
13. 配合相关部门进行各项工作的协调和交流,保证工作的顺利进行。
以上仅为行政前台岗位职责的范本,实际工作中可能还会根据具体岗位和公司的需要进行适当调整和补充。
行政前台岗位职责范本(二)行政前台是一个重要的岗位,他承担着接待来访客人、处理来访事务、解答咨询问题等工作。
下面是一份行政前台岗位职责范文,供参考:一、接待来访客人1. 热情接待和迎接来访客人,主动提供帮助和指引。
2. 根据来访者的身份和目的,合理安排接待的时间和地点。
3. 为来访客人提供舒适的接待环境,保证接待区域的整洁和有序。
4. 接待来访者时,注意维护公司形象,尽可能地提供优质的服务。
二、处理来访事务1. 根据来访者的需求,及时联系相关部门或人员处理相关事务。
2. 协调来访者与相关人员的沟通,确保事务的顺利进行。
3. 若遇到来访者有急需解决的问题,及时协助处理或转交上级处理。
4. 做好来访者的记录和登记工作,保持相关信息的准确性和完整性。
三、解答咨询问题1. 通过电话、邮件或面对面等方式,耐心解答来访者的咨询问题。
行政前台的规章制度6
行政前台的规章制度6第一条:工作时间1.1 前台工作时间为每周五天,工作日为周一至周五,每天上午8:30至下午5:30,中午12:00至1:00为午休时间。
1.2 前台人员需按时到岗并严格遵守工作时间,迟到超过三次将被记入工龄考核,造成不良影响者将受到相应处罚。
1.3 如遇特殊情况需要请假,需提前向主管领导请假并填写请假单,经批准后方可离岗。
第二条:仪容仪表2.1 前台人员需保持整洁干净的仪容仪表,服装得体合适,不得穿着过于暴露或不雅观的服装。
2.2 运动鞋、拖鞋、拖鞋等不符合工作要求的鞋子不得穿着,化妆品使用应淡雅,不宜过于浓重。
2.3 长发应整洁束起或盘起,不得垂于衣领,胡须须修剪整齐。
第三条:工作纪律3.1 前台人员需自觉遵守公司规章制度,服从主管领导的工作安排,不得私自调整工作时间或脱岗。
3.2 在工作中要保持专注,不得使用手机、上网或进行无关工作的聊天等行为,严禁在前台私自吃零食或咖啡等。
3.3 对待来访客户需礼貌热情,耐心解答并主动帮助解决问题,对客户提出的意见或建议要认真听取并及时反馈。
第四条:机密保密4.1 前台人员要严格保守公司及客户的商业机密,不得擅自向外透露公司内部信息,不得私自复制或外传文件资料。
4.2 任何有关公司或客户的敏感信息不得随意留在前台或外借给他人,必须妥善保管并按规定销毁。
4.3 如发现有人有违反保密规定的行为,应及时向主管领导汇报并配合调查处理。
第五条:应急预案5.1 前台人员需熟悉公司的应急预案,做好突发事件的预防工作,并在发生紧急情况时迅速反应并采取有效措施。
5.2 保管好公司重要资料和物品,以防意外情况发生时造成不必要的损失。
5.3 如遇火灾、地震等紧急情况,应按照公司应急预案和指挥调度的要求,有序疏散人员并报警求助。
第六条:处罚与奖励6.1 对违反规章制度的前台人员将进行相应处罚,包括口头警告、书面通报、降级调整甚至解聘等。
6.2 对表现突出、工作出色的前台人员将给予奖励,包括奖金、晋升机会、荣誉证书等。
公司行政前台工作制度范本
公司行政前台工作制度范本一、目的和原则1. 目的:为了规范公司行政前台的工作流程,提高工作效率,提升公司形象,确保前台工作的有序进行,制定本制度。
2. 原则:坚持客户至上、效率第一的原则,以热情、周到、细致、高效的服务态度,为公司内部员工和外部客户提供优质的服务。
二、工作内容1. 接待工作(1)对来访客人要热情、礼貌地接待,及时询问来访目的,引导客人到相应的部门或会议室。
(2)保持前台环境整洁,及时清理垃圾,维护良好的办公氛围。
(3)接听电话时,要耐心、准确地回答,对重要电话做好记录并及时转达。
2. 会议管理(1)负责会议预订、场地安排、会议用品准备等工作。
(2)会议开始前,检查会议室设备是否正常,确保会议顺利进行。
(3)会议结束后,及时整理会议室,恢复场地原状。
3. 文印管理(1)负责公司文件的打印、复印、装订等工作,确保文件质量。
(2)对打印设备进行定期维护、检查,保证设备正常运行。
(3)控制文印成本,节约用纸、墨等耗材。
4. 快递和邮件管理(1)负责接收、分发公司邮件,确保邮件及时、准确地送达收件人。
(2)对接收到的快递包裹进行登记、分类,及时通知收件人领取。
(3)定期清理过期快递包裹,避免占用前台空间。
5. 物品管理(1)负责前台物品的采购、领用、保管等工作,确保物品充足、合理使用。
(2)对前台物品进行定期检查,及时更新、补充缺失的物品。
(3)建立物品清单,定期盘点,确保物品账物相符。
6. 安全保障(1)负责前台区域的安全巡查,发现问题及时报告并处理。
(2)掌握公司消防安全设施的使用方法,定期进行消防演练。
(3)对外来人员进行安全告知,确保公司财产安全。
三、工作规范1. 仪容仪表(1)前台工作人员应保持良好的仪表,穿着得体,化淡妆。
(2)保持头发整洁,佩戴饰品不得过于夸张。
(3)保持微笑,态度热情,用语文明。
2. 工作态度(1)认真负责,对待工作一丝不苟,提高工作效率。
(2)积极主动,善于沟通,遇到问题及时解决。
行政前台工作流程、规范
行政前台工作流程、规范一、行政前台接待1. 接待来访者接待不明目的的来访者,先问清对方来访原因,根据情况判断是否需要通知公司相关人员进行接待。
若有正当访问理由或已预约,应快速联络相关人,请来访者到会客厅等候,给客人泡上茶水或矿泉水,如是重要客户,需及时进入会议室添水。
2. 接待咨询者若有业务咨询者来访,应及时请销售部门经理来协助接待。
3. 接听转接电话前台是总机电话,接听电话时,应先说“您好,咏归科技”,然后根据情况判断是否需要通知公司相关人员接听。
4. 接待推销人员上班时间若有其他公司的推销人员上门推销,应婉转拒绝(可留下名片),告知上班时间在公司推销,会影响他人工作,若有员工需要他们的服务,告知希望他们在公司休息时间(如:午餐时间等)再来。
二、传真及信件转交1. 转交传真一旦收到传真,应快速、仔细辨认接收人并及时转交,必要时应电话提醒查收。
2. 转交信件收到信件时,应快速、仔细辨认收件人或收件单位,并及时通知收件人前来领取。
三、快递管理1. 接待快递员熟悉目前与公司有业务往来的快递公司,及时更新快递公司联系人及其联络方式,并热情接待每日前来送、取件的快递员。
2. 转交快递收到快递时,快速、仔细辨认收件人或收件单位,并及时通知收件人前来领取,并做好签收登记。
四、会务工作1. 会议前准备工作主动关注会议信息,向组织者或组织部门了解会议相关情况,协助做好会议室准备工作(投影、笔记本、无线网络等);协助会议组织者做好会议通知等工作。
2. 会议后完善工作负责检查和关闭会议室电子设备及电器;检查会议室卫生状况,如会议组织者没有清理会议室,有权直接给予处罚。
五、行政前台日常事务1.保证前台电子设备的正常使用前台有电脑、电话、传真等电子设备,若设备发生故障可以先找网络管理员检查,若无法维修,可通过其他渠道直至问题解决。
2.及时更新和发布员工内部通讯录不管是否有新进或离职员工,都应在每月初统计公司所有人员信息,并以邮件形式向全体员工发布新的内部通讯录。
前台岗位职责及规范(3篇)
前台岗位职责及规范前台是公司或组织的门面,是客户与公司之间最重要的接待人员,他们负责接待来访客户、解答客户疑问、提供相关信息等工作。
以下是前台岗位的主要职责和规范:1. 接待来访客户:前台人员需要热情友好地接待来访客户,向他们提供所需的信息,并引导他们进入正确的部门或房间。
2. 电话接听与转接:前台人员需要高效地接听公司电话,并将电话转接给正确的部门或人员,同时记录来电信息。
3. 维护前台区域:前台人员需要保持前台区域的整洁和有序,包括安排好咖啡、茶水等待客户和维护前台设备的正常运行。
4. 办公物资管理:前台人员需要负责办公室物资的管理和订购,确保办公用品的充足和及时供应。
5. 文件管理:前台人员需要负责收发公司文件,并妥善管理公司文件和资料,保证其安全和整齐。
6. 预约管理:前台人员需要接受和安排会议室预约,确保预约工作的准确性和高效性。
7. 协助其他部门工作:前台人员需要协助其他部门完成一些日常工作,如打印、复印文件,传递文件等。
在执行这些职责时,前台人员需要遵守一些规范:1. 着装得体:前台人员需要穿着整洁得体,保持良好的形象,以提升公司形象。
2. 语言文明:前台人员在与客户交流时要使用文明、流利的语言,态度友好,语气亲切。
3. 保守客户隐私:前台人员需要保守客户的个人信息和公司机密,不得外泄。
4. 熟悉公司业务:前台人员需要了解公司的业务和产品,以便能够回答客户的问题。
5. 应对紧急情况:前台人员需要在紧急情况下保持冷静,迅速采取适当的措施,并及时报告相关人员。
总之,前台人员在公司中扮演着至关重要的角色,他们是客户与公司之间的桥梁,需具备良好的沟通能力、服务意识和应变能力,以提供优质的客户服务。
前台岗位职责及规范(二)前台是一个组织或企业的门面,他们是与顾客和来访者接触最密切的人员。
他们负责接待客人、解答咨询、处理来访者的各种需求,并协助管理层完成日常办公事务。
因此,前台的工作至关重要,他们需要具备良好的沟通技巧、耐心和高效的工作能力。
行政前台岗位职责及任职要求范文(3篇)
行政前台岗位职责及任职要求范文一、职责描述1. 提供接待服务- 负责迎接来访客人并引导其到指定的地点;- 热情友好地接听电话,并积极解答来电者的问题;- 维护公司大堂的整洁和秩序;- 提供必要的信息和指导,以满足来访客人的需求。
2. 办公室管理及行政工作支持- 负责办公室设备的管理和维护,保证其正常运作;- 协助制定、实施和监督办公室政策、规定和程序;- 组织和协调会议、培训和活动,包括会议室预订、资料准备和后勤支持等;- 协助行政部门进行相关的文件和资料的梳理和管理;- 协助行政部门进行日常的文案处理,如文件传递、归档等;- 协助行政部门进行一些行政事务的协调和处理,如车辆管理、餐饮安排等。
3. 文件和资料管理- 负责接收、分发和传递公司来往信函、文件和快递;- 管理和维护公司文件和资料的保密性和完整性;- 负责行政文件的整理、归档和储存,确保文件的准确性和可查阅性;- 协助其他部门进行档案的归类和整理,提供必要的支持和帮助。
4. 其他相关工作- 按照上级的要求,完成其他临时交办的工作任务。
二、任职要求1. 教育背景与专业知识- 具备高中以上学历,或相关行政管理专业背景优先;- 具备基本的计算机操作能力,熟练使用办公软件;- 具备良好的英语读写能力,能流利地进行日常英语口语沟通。
2. 工作经验- 一年以上行政助理或前台接待相关经验;- 具备相关行业工作经验优先考虑。
3. 技能与能力- 具备良好的沟通和协调能力,能与来访客人和员工建立良好的关系;- 能够以友好、耐心和热情的态度处理各种来电和来访事务;- 具备较强的组织和协调能力,能够合理安排会议、培训和活动等事务;- 具备较强的时间管理和问题解决能力,能够应对突发事件和紧急情况;- 具备责任心和细致的工作态度,能够准确和高效地处理文件和资料;- 具备一定的团队合作精神,能够与同事融洽相处并协同工作。
4. 个人素质- 诚实守信,具备良好的职业道德和行为规范;- 具备较高的自我管理能力,能够处理好工作与生活的平衡;- 具备良好的外貌形象和仪态风范,具备良好的服务意识与团队合作精神;- 具备较强的抗压能力和应变能力,能够在高强度工作环境下保持工作效率;- 具备良好的人际关系处理能力,能与各级上下级和同事保持良好的合作关系。
行政前台工作细则 工作规范 礼仪
行政前台工作细则1、上班时间必须在岗。
1.1.如需外出,经直接领导批准可离岗。
1.2.外出期间,由直接领导安排前台人员,必须保证前台无空岗。
1.3.如无法安排人员,前台接待人员不得外出。
1.4.私事一般不得离岗。
2、每天早到晚走。
2.1.鉴于行政前台的工作性质,前台人员须保证每天早于正常上班时间到岗,晚于正常下班时间下班。
3、前台及大厅的清洁工作。
3.1.包括公司大厅、前台及附属两张办公椅的清洁卫生,必须保持整洁、干净,无灰尘、无污渍。
3.2.除公司个人茶杯、基本办公物品外,前台不得放置任何物品。
不得堆放食物、杂物。
3.3.前台只能由接持人员坐,公司人员不得聚在前台闲聊,如有公务需探讨可进入前台,时间不宜过长。
3.4.协助保洁人员做好前台的清洁工作。
4、接待来访客人。
4.1.公司有来访客人,前台接待必须起身微笑相迎,说礼貌用语,询问客人来访意图,并指引其填写访客登记簿。
4.2.来客提出要找公司员工时,前台接待应先问有无预约。
并请来客做好登记,再打电话致要找的员工,询问是否带进。
4.3.如来客不听要求,想要硬闯办公室,呼叫秩序维护员协助拦截。
如事态紧急,可呼公司员工协助。
4.4.客人离开时,请客人再登记,并微笑致意,“欢迎下次再来”。
5、接待频繁往来的相关人员。
5.1.做好公司往来信件、快递。
报纸等收发工作。
公司内部不论发件或者寄件,均以电话通知相关员工至前台处进行处理,不能让快递员直接进入公司实验室内部。
5.2.物业公司,公司内部的水电维修、物业规定的各项活动的联系工作。
5.3.送水公司,工作主要包括及时联系送水,如有异常及时通知饮水公司进行维修。
6、电话接听及转接。
6.1.来电人提出要求,须记录的必须及时记下。
如需转达他人的,需记下来电时间、来电人姓名、事由、相关事项。
6.2.接电话不得先于来电人挂机。
7、电费统计表的录入。
7.1.每日上班前下班后至地下车库抄写电表示数并及时录入电费统计表。
7.2.定期将电费统计表发至经理邮箱。
行政前台规范管理制度
行政前台规范管理制度第一章总则第一条为规范行政前台管理工作,提高服务质量和效率,保障单位正常运转和内部秩序,制定本规定。
第二条行政前台是单位对外联系的窗口和服务中心,在工作中应当遵守本规定。
第三条行政前台工作人员应当严格遵守相关法律法规和单位规章制度,服从管理,忠于职守,廉洁奉公,维护单位形象。
第四条行政前台工作人员应当熟悉业务知识,保持良好的服务态度,提供优质的服务。
第五条行政前台工作人员应当遵守机密管理制度,保护单位和客户的信息安全。
第六条行政前台工作人员不得利用职务之便谋取私利,不得收受礼金、礼品,不得变相收取费用。
第七条行政前台工作人员应当与客户文明交流,不得发表损害单位形象和客户利益的言论。
第八条行政前台工作人员应当维护单位设施设备的正常使用,定期进行保养和维修。
第二章行政前台管理第九条行政前台工作人员应当按照规定上班签到,认真履行工作职责,不得擅离职守。
第十条行政前台工作人员应当遵守工作纪律,保持工作环境整洁,注意个人形象,不得在岗位上喧哗扰乱,不得迟到早退。
第十一条行政前台工作人员应当遵守文件和资料管理规定,做到分类整理,保密存档,不得私自带离办公室。
第十二条行政前台工作人员应当积极学习业务知识,提高专业技能,不断提升服务水平。
第十三条行政前台工作人员应当积极配合相关部门工作,做好信息的传达和处理,及时反馈客户需求。
第十四条行政前台工作人员应当保持良好的团队合作精神,互相支持,共同进步,共同为单位发展贡献力量。
第十五条行政前台工作人员应当加强沟通和协调,处理好客户投诉和纠纷,维护单位和客户的关系。
第十六条行政前台工作人员应当定期参加业务培训和考核,提高工作水平,不断提升综合素质。
第十七条行政前台工作人员应当遵守单位规章制度,接受单位管理和监督,及时纠正工作中存在的问题。
第十八条行政前台工作人员应当加强自身修养和职业素养,树立正确的职业操守和价值观念。
第十九条行政前台工作人员应当奉公守法,尊重客户,保护单位利益,做到公私分明,不得违反法律规定和职业操守。
行政前台具体的岗位职责要求7篇
行政前台具体的岗位职责要求7篇行政前台需要乐于助人并且能够积极主动完成任务的能力,良好的沟通,协调能力,形象好,气质佳;下面是小编整合的行政前台具体的岗位职责要求,一起来看看吧,肯定对你有所帮助的。
行政前台具体的岗位职责要求11、接待并跟进服务来访宾客,安排饮用水,泡茶等;2、负责接听电话,收发公司的信件、订水、订票、订房、快递等工作;3、协助公司固定资产和日常办公设备与采购、用品的购置、登记、维护及管理工作;4、公司行政类报销单据的收集整理;5、负责对员工考勤、月末编制出勤报表;熟练使用各种办公软件;6、配合完成上级交给的其他工作事项;行政前台具体的岗位职责要求21、及时、准确接听/转接电话,如需要,记录留言并及时转达;2、接待来访客人并及时准确通知被访人员;3、收发公司邮件、报刊、传真和物品,并做好登记管理以及转递工作;4、负责快件收发、机票及火车票的准确预定;5、协助餐饮部负责接待宴请工作;6、完成上级主管交办的其它工作;行政前台具体的岗位职责要求31、协调培训中心对来访人员或客户进行有关接待、咨询、登记等工作,完成对新旧客户(家长、学员)有关课程方面的解答、咨询,帮助客户解决课程疑问和相关问题,引导旧客户续报、促成新客户报名,并将学员移交各类老师安排授课;2、组织教务部门完成学员家庭电话相关跟进工作,兼顾人事、文职等方面的工作,完成相关登记注册工作;3、兼顾市场招生工作,协助完成有关宣传推广、户外活动、电话营销等方面的任务;4、监督教师完成教学任务,对学生、家长进行管理、服务。
定期考核教学目标,及安排教学汇报、展示等工作;5、协助教学部门实施内务管理工作,完成上级分派的其他工作任务等。
行政前台具体的岗位职责要求41. 负责顾客来电来访接待咨询服务工作。
2. 负责案场公共区域设施设备检查及报修。
3. 负责检查案场大堂公共区域绿植摆放和破损情况。
4. 负责检查案场大堂公共区域环境卫生。
5. 负责检查案场大堂公共区域消防安全隐患。
行政前台岗位职责(四篇)
行政前台岗位职责1、接听电话,按要求转接电话或记录信息,确保及时准确。
2、对来访客人做好接待、登记、引导工作,及时通知被访人员。
对无关人员、上门推销和无理取闹者应拒之门外。
3、保持公司清洁卫生,展示公司良好形象。
4、监督员工每日考勤情况。
5、负责公司快递、信件、包裹的收发工作。
6、负责办公用品的盘点工作,做好登记存档。
并对办公用品的领用、发放、出入库做好登记。
7、不定时检查用品库存,及时做好后勤保障工作。
8、负责复印、传真和打印等设备的使用与管理工作,合理使用,降低材料消耗。
9、负责整理、分类、保管公司常用表格并依据实际使用情况进行增补。
10、协助上级完成公司行政事务工作及部门内部日常事务工作。
11、协助上级进行内务、安全管理,为其他部门提供及时有效的行政服务。
行政前台岗位职责(二)行政前台岗位的职责主要包括以下几个方面:1. 接待来访者:负责接待前来办公的访客,热情友好地引导他们到达目的地并提供必要的信息。
2. 电话接听和转接:负责接听和转接来电,解答来电者的问题或转接给相应的部门或人员。
3. 文件和资料管理:负责收发文件、邮件,并进行登记、分发和归档等工作,保证文件和资料的整理、保管和查找。
4. 会议和行程安排:负责安排会议室的预订、会议设备的准备,协助安排会议的议程和参与者的行程。
5. 管理办公用品和设备:负责办公用品的采购和管理,维护办公设备的正常使用和保养。
6. 维护办公环境:负责办公区域的卫生和整洁,定期检查办公设备的运行状况,及时处理办公区域的故障和问题。
7. 协助其他行政工作:根据需要,协助完成其他行政工作,如文件复印、资料整理、订餐、接待差旅人员等。
此外,行政前台岗位还需要具备一定的沟通技巧和服务意识,能够妥善处理繁忙的工作环境中的各种突发情况,并具备一定的保密意识,保护公司的机密信息。
岗位职责会根据公司的具体需求和规模有所差异,需要根据实际情况进行灵活调整和补充。
行政前台岗位职责(三)1.接听、转接电话;接待来访人员。
公司行政前台工作规范.doc
公司行政前台工作规范1公司前台文员工作规范一、职位概要:做好公司日常行政事务工作,保证公司信息通讯顺畅,提升公司形象。
二、工作职责:1.总机电话的转接;2.来访客人才接待,并通报相关部门;3.传真、快递、邮件、报刊接收和分发;4.复印机、传真机的管控、日常维护和报修;5.前台区、培训室、会议室、总办办公室、接待室区域5S 维护;6.更新和管理员工电话号码等联系方式;7.每日报纸的整理,公司宣传册的补充;8.接待用品、清洁用品的申购、管控;9.完成领导交办的其他工作。
三、工作职能要求:1.熟悉商务礼仪规范;2.仪表大方整洁,富有亲和力;3.普通话标准,声音甜美;4.熟练使用各种办公自动化软件。
四、仪容仪表规定:1.上班时间须穿着公司统一发放的工作服,工作服要保持整洁;2.上班时化淡妆;香水应以淡雅为主,不可过于浓烈;3.保持头发整齐、光泽,勤洗头;不得佩戴款式夸张的首饰、挂饰、耳饰;4.上班前不得吃异味食品,保持口腔清洁,口气清新;5.保持手部干净。
指甲不得超过指头两毫米,指甲内不得残留污物;6.禁止穿拖鞋,穿皮鞋时应穿袜(无花纹丝袜,袜口不外露)。
7.上班前应注意检查一下自己的仪表是否得当。
五、工作纪律规定:1.每天上班前10分钟到岗,下班后10分钟离开;2.因工作性质,不可随意离开岗位(包括休息时间),离岗前须有人代岗后方可离开;3.就坐时姿态要端正,入坐时要轻缓,上身要笔直,腰部挺起,目光平视,面带微笑。
4.不允许有:在椅上前俯后仰摇腿跷脚;双手抱于胸前;跷二郎腿或半躺半坐;趴在工作桌上;晃动桌椅;玩手机;脱鞋;伸懒腰;哼小调;打哈欠\嬉戏打闹等行为。
5.交谈中不讲粗言恶语,使用歧视或侮辱性的语言,不得以任何借口顶撞讽刺客人。
六、常用礼貌用语:1.礼貌语:您好、请、谢谢、再见2.道歉语:对不起、打忧了、请原谅3.征询语:请问我能为您做什么吗?您还有别的事吗?请您……好吗?4.三声服务:来有迎声,问有答声,走有送声七、工作行为规范:1、电话接听A.听到铃响,至少在第三声铃内接听;B.接听电话后先问候,并自报公司名。
关于行政前台的工作职责(三篇)
关于行政前台的工作职责1、电话接听及转接,来访宾客的接待;2、公司快递资料的接收、转发、登记;3、公司资产保管和领用发放,各类行政费用的结算;4、公司办公区环境卫生维护,保证办公设备的正常运转;5、起草、传达行政通知及相关文件,协助组织公司各种活动和会议;6、负责每月考勤的统计;6、公司档案的整理、保管和领取登记;7、完成领导交办其它的临时工作内容。
关于行政前台的工作职责(二)前台区域的管理,保证前台区域干净整洁,文件摆放有序;接待访客并保证记录完整、准确;接听电话并转接,记录相关请求并追踪反馈;按要求预定会议室并提供会议相关其他支持;协助客户新员工办理门卡以及工牌;接收快递并通知客户员工按时领取;日常消耗品的采购(包括办公用品、茶水间消耗品等);对办公用品的领入、发放、变更进行记录;办公室清洁、绿植的审查;协助支持主管或客户需求的其他事项。
关于行政前台的工作职责(三)1.负责访客、来宾的登记、接待、引见,对无关人员应阻挡在外或协助保安处理2.熟练掌握公司概况,能够回答客人提出的一般性问题,提供常规的非保密信息3.负责电话、邮件、信函的收转发工作,做好工作信息的记录、整理、建档;4、负责来访客户的接待、基本咨询和引见,严格执行公司的接待服务规范,保持良好的礼节礼貌。
5.配合律师部完成文件的打印、复印、文字工作;6.负责管理前台办公用品及办公设备的清洁保养7.维护前台区域及所内各办公室的整洁监督工作;8.执行考勤制度,负责员工的考勤记录汇总9.负责员工出差预订机票、火车票、客房等,差旅人员行程及联络登记____对工作中出现的各种问题及时汇报,提出工作改进意见11.完成领导交办的其他或临时工作。
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行政前台工作规范
目录
一、前言 (2)
二、岗位职责 (2)
三、具体要求 (3)
四、仪容仪表 (4)
五、礼仪规范 (5)
一、前言
公司前台作为公司涉外窗口,须经常性与客户接触,前台接待直接代表企业形象和服务质量,因此,**的前台接待必须严格遵守接待工作规范。
反之则会给**形象造成严重的不良影响。
有鉴于此,特制定前台接待工作规范细则,对接待工作进行具体化、细化。
二、岗位职责
1、负责董事长进出公司的接待与礼貌问候。
2、负责进入公司办公场所的来客接待、登记、引导,对无关人员、上门推销者,阻挡在外或协助有关人员处理。
3、负责公司邮件、报纸的收发与转交。
4、负责接听来访电话,记录电话内容,并做好记录与传达工作。
5、协助办公室工作。
6、保持前台环境清洁。
三、工作具体要求
1、董事长进出公司,应马上起身问好和迎送,并为董事长开启电梯。
周末值班时,应协助董事长助理做好一切事物。
2、公司来访客户日常接待流程:客户上门→引导接待(询问来意)→联系相关人员接待→客流详情登记(即来访人姓名、人数、来访事由、出入时间,公司熟客可免除登记)。
3、来客提出个人要求时,前台必须认真聆听,有必要时做好笔记,如若无法处理,则请客人稍等,请示上级解决。
4、公司有来访客人,来客行至前台一米时,前台须起身微笑相迎,说礼貌用语。
5、来客提出找公司员工时,前台应先问有无预约。
并请来客做好登记,在打电话至要找的员工,询问是否带进。
如回答需要马上带进,则应行前引路;如需稍后才带进,则请客人在接待室就坐,为客人倒水,请客人稍等。
等可以带进时,再引导前往。
6、如来客不听要求,想硬闯办公室,则请示上级处理,并从旁协助。
7、公司人员不得聚在前台闲聊,如有公务需探讨方可进入前台,但不得超过15分钟。
需超过15分钟的,则应该在办公室内进行,并找人员临时代替前台工作。
8、除公司宣传单、笔、登记表、台历、个人茶杯、盆花外,不得放置任何物品。
9、前台必须保持整洁、干净,无灰、无污渍。
临时须离开前台时,桌面须整洁、办公椅摆放须整齐并关闭电脑显示器。
10、员工外出登记表的管理。
11、上班时间必须时刻有人在岗,即上午8:30至下午17:30间。
如因要事需外出,经领导批准方可离岗。
12、客人离开时,前台需上前进行送离,按下电梯,直至客人进入电梯,并说欢送语。
四、仪容仪表
1、总体来说,前台人员上班期间应穿着公司制服,同时保持头发、身体和口腔清洁;披肩长发应扎成马尾,发色不应过于艳丽;双手保持洁净,不留过长指甲,要经常修理指甲,不得涂抹鲜艳指甲油;保持淡妆,但不可化浓妆,禁止在前台补妆;可使用清新、淡雅的香水,但不可过于浓烈。
2、站姿:双腿直立并拢,身体重心放于两脚上,两脚跟相靠,脚尖分开30至45度间,两手相握放于腹部前(一个拳头距离),双肩保持平衡,身体挺直,做到抬头、挺胸、收腹,双目向前平视,微笑、微收下颌。
3、坐姿:入座时要轻稳,座椅子的2/3,女士在入座时要
用手轻轻将裙稍稍拢一下,双膝并拢,双腿正方或侧方,身体坐直,不得东倒西歪。
4、走姿:走路一定要轻,不得影响他人,保持挺胸、收腹、抬头的姿势,走动中肩部不要摇晃,勿呈现外八字和内八字的走姿。
5、蹲姿:下蹲时注意内衣“不可露,不可透”、避免弯腰翘臀的姿势,下蹲时双腿靠拢可右脚在前,左脚在后,脊背保持挺直,臀部一定要蹲下来。
6、鞠躬:身体前倾15度,类似点头致意,正常的前台接待采用一度鞠躬即可;身体前倾30度,适用于对重要客人的迎接问候。
7、体态规范:来访客人时,应始终保持微笑;谈话时目光应轻松的平视对方;手势要落落大方,手指自然并拢,掌心向上,进行指引、指示目标,切不可以食指来指指点点。
五、礼仪规范
1、文明用语:①问候招呼时:早上好、您好;②感谢时:谢谢、十分感谢;③向客人道歉:实在对不起、请原谅;④应答时:没关系、不客气、这是我应该做的;⑤推托时:很遗憾、不能帮你的忙、谢谢好意;⑥送客时:再见、欢迎下次光临、请慢
走。
⑦迎宾时:欢迎您、欢迎光临;⑧接受吩咐时:是的、明白了、清楚了;⑨不能立即接待时:请稍等一下;⑩对待稍等的客人打招呼:对不起、让您久等了。
2、接待礼仪:客人进门或进入视线时,要起立面朝来访者点头、微笑致意:“您好,请问您有什么事?”、“您好,请问您找哪一位?”“您好,请问有什么可以帮您?”。
切记不得让客人直接闯入,自己寻找需访办公室或人员。
如访问高层领导,请客人稍候“请稍等,我马上联系。
”,电话联系要找的负责人“您好,我是前台,有位×先生/女士或×单位客人想要拜访×××”,征得负责人同意,可引导客人前往。
当负责人不想约见时,电话通话时要注意,尽量不让客人听出不想约见意向;告知客人要访人外出或有重要事项无法接待,请将需要访问事项告知,待客人寻问后代为回复”。
受访人想要接待的客人,但受访人外出不在时,要告诉对方受访人外出到何处去了,以及何时回本单位。
若客人愿意等待,应该向客人提供茶水、杂志;如果不愿等待,请客人留下电话、地址,并记下事由,预约再次来访时间;或将来访事项进行转达,我方人员事后电话联系。
3、引领礼仪:前台人员引领来访者前往受访者办公室时,应该使用规范的手势指引,到达受访者办公室后,即使是办公室门是开着的,也要先敲门,获得许可后再请来访者进入,然后返
回岗位。
陪同客人行路,主陪通常应请客人位于自己的右侧,以示尊敬,配合客人的步调,自己并排走在客人的左侧;随同人员,应走在客人和主陪人员的后面或两侧偏后一点。
当走到拐弯处,应走在客人的左前方数步的位置,用手示意方向,同时礼貌地说:“请这边走”。
乘坐电梯时,接待人员先进入电梯,按住“开”的按钮,一手挡住电梯门口,等客人进入后关闭电梯门,按目的楼层按钮。
到达时,接待人员按住“开”的按钮,一手挡住电梯门,让客人先走出电梯。
4、电话礼仪:在电话铃响的第二、第三声的时候接起电话。
接起电话首先要说“您好,这里是**。
”,忌以“喂”开头。
如果因故迟接,要向来电者说“对不起,让您久等了”。
接电话中,要勤说“请问”、“对不起”、“请稍等”、“谢谢您”,“请问有什么可以帮忙的吗”,“不用谢”之类的谦词。
结束通话时一定要使用礼貌用语。
当正在通电话,又碰上客人来访时,原则上应先招待来访客人,此时应尽快和通话对方致歉,得到许可后挂断电话。
不过,电话内容很重要而不能马上挂断时,应告知来访的客人稍等,然后继续通话。
接电话一定要:①左手持听筒、右手拿笔。
因为大多数人习惯用右手拿起电话听筒,但是在进行电话沟通过程中往往需要做
必要的文字记录,这时就很不方便。
②复诵来电要点。
如果来电需要代为转达相关信息,在电话接听完毕之前,不要忘记复诵一遍来电的要点,防止记录错误或者偏差而带来的误会,使整个工作的效率更高。
③让客人先挂机。