参考文献管理软件评析与展望——以EndNote、NoteExpress为例文库

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知识组织与知识管理参考文献管理软件评析与展望术——以ＥｎｄＮｏｔｅ、ＮｏｔｅＥｘｐｒｅｓｓ为例陈定权刘颉颃（中山大学资讯管理系广州５１０２７５）【摘要】以ＥｎｄＮｏｔｅ、ＮｏｔｅＥｘｐｒｅｓｓ为例，分析参考文献管理软件的功能结构、特点及其不足，并在个人信息管理的背景下讨论这类软件在构建个性化和可共享的个人信息环境中的功能，认为它们可以提高用户的信息利用和知识创造的效率，指出参考文献管理软件将会拓展其现有的文献管理功能，向网络化、高度共享、协作化和个性化方向发展。

【关键词】参考文献管理软件个人信息管理个人信息环境ＥｎｄＮｏｔｅ【分类号】Ｇ２５０．７６ＮｏｔｅＥｘｐｒｅｓｓＥｖａｌｕａｔｉｏｎａｎｄＰｒｏｓｐｅｃｔｏｆＲｅｆｅｒｅｎｃｅＭａｎａｇｅｍｅｎｔＳｏｆｔｗａｒｅ——ＡＣａｓｅＳｔｕｄｙｏｆＥｎｄＮｏｔｅａｎｄＮｏｔｅＥｘｐｒｅｓｓＣｈｅｎＤｉｎｇｑｕａｎＬｉｕＸｉｅｈａｎｇ（Ｄｅｐａｒｔｍｅｎｔ【Ａｂｓｔｒａｃｔ】ＴａｋｉｎｇａｇｅｓｏｆＩｎｆｏｒｍａｔｉｏｎＭａｎａｇｅｍｅｎｔ，ＳｕｎＹａｔ—ｓｅｎＵｎｉｖｅｒｓｉｔｙ，Ｇｕａｎｇｚｈｏｕ５１０２７５，Ｃｈｉｎａ）ＥｎｄＮｏｔｅａｎｄＮｏｔｅＥｘｐｒｅｓｓｆｏｒｅｘａｍｐｌｅ，ｔｈｉｓｐａｐｅｒａｎａｌｙｚｅｓｔｈｅｆｕｎｃｔｉｏｎｓｔｒｕｃｔｕｒｅｓ，ｆｅａｔｕｒｅｓａｎｄｓｈｏｒｔ—ａｏｆｒｅｆｅｒｅｎｃｅｍａｎａｇｅｍｅｎｔｓｏｆｔｗａｒｅ．Ａｎｄｔｈｅｆｅａｔｕｒｅｓｏｆｂｕｉｌｄｉｎｇａｒｅｃｕｓｔｏｍｉｚｅｄａｎｄｓｈａｒａｂｌｅｐｅｒｓｏｎａｌｉｎｆｏｒｍａｔｉｏｎｅｎｖｉ—ｒｏｎｍｅｎｔｄｉｓｃｕｓｓｅｄｕｎｄｅｒｔｈｅｂａｃｋｇｒｏｕｎｄｏｆｐｅｒｓｏｎａｌｉｎｆｏｒｍａｔｉｏｎｍａｎａｇｅｍｅｎｔ．Ｒｅｆｅｒｅｎｃｅｍａｎａｇｅｍｅｎｔｓｏｆｔｗａｒｅｈｅｌｐｓｕｓｅｒｓｕｓｅｉｎｆｏｒｍａｔｉｏｎａｎｄｃｒｅａｔｅｋｎｏｗｌｅｄｇｅｅｆｆｉｃｉｅｎｔｌｙ．Ａｎｄｉｔｗｉｌｌｅｘｔｅｎｄｆｕｎｃｔｉｏｎｓｉｎｔｈｅｆｉｅｌｄ．ｏｆｎｅｔｗｏｒｋｉｎｇ，ｈｙｐｅｒ—ｃｏｍｍｕｎｉｏｎ，ｃｏｌｌａｂｏｒａｔｉｏｎａｎｄｐｅｒｓｏｎａｌｉｚａｔｉｏｎ．【Ｋｅｙｗｏｒｄｓ】ＲｅｆｅｒｅｎｃｅＥｎｄＮｏｔｅＮｏｔｅＥｘｐｒｅｓｓｍａｎａｇｅｍｅｎｔｓｏｆｔｗａｒｅＰｅｒｓｏｎａｌｉｎｆｏｒｍａｔｉｏｎｍａｎａｇｅｍｅｎｔＰｅｒｓｏｎａｌｉｎｆｏｒｍａｔｉｏｎｅｎｖｉｒｏｎｍｅｎｔ在网络时代，信息的生产、发布、传播和获取变得越来越容易，但对个人用户而言，如何高效获取和管理已经检索到的（文献）信息（ＫｅｅｐｉｎｇＦｏｕｎｄＴｈｉｎｇｓＦｏｕｎｄ口１）依然是一件棘手的事情，也成为人们工作学习中必须解决的问题。

参考文献管理软件为用户个人的文献信息管理和利用提供了解决方法，本文以ＥｎｄＮｏｔｅ、ＮｏｔｅＥｘｐｒｅｓｓ为例，对参考文献管理软件的现状进行评析并展望其未来发展方向。

１引言参考文献管理软件又叫书目管理软件。

它是一种具有文献检索与整理、引文标注、按格式要求生成参考文献列表等强大功能的软件，可嵌入文字处理软件中使用，还可以直接通过在线数据库下载文献题录并对其进行统计分析。

市场上国外参考文献管理软件起步较早，如由美国汤姆森公司（Ｔｈｏｍｓｏｎ，ＩＳＩＷｅｂｏｆＫｎｏｗｌｅｄｇｅ的开发者）收稿日期：２００９—０５—１０收修改稿日期：２００９—０６－２４ｓ本文系广东省哲学社会科学“十一五”规划项目“馆藏资源一体化服务模式研究”（项目编号：０８ＹＭ—０１）的研究成果之一。

圄匝现代图书情报技术万方数据总第１８１／１８２期２００９年第７／８期出品的ＥｎｄＮｏｔｅ（最新版本ＥｎｄＮｏｔｅＸ２．０．２），其用户遍布全球。

汤姆森路透（ＴｈｏｍｓｏｎＲｅｕｔｅｒｓ）科技公司在收购ＥｎｄＮｏｔｅ之后，于２００７年推出了网络版Ｅｎｄ—Ｎｏｔｅ（２）直接联网检索，下载后批量录入。

参考文献管理工具提供内嵌的检索窗口连接常用的文献数据库，把满意的检索结果批量录入到资料库中，避免了手工输入的繁琐。

（３）在线检索数据库，结果批量录入。

目前很多数据库网站都提供直接输出题录信息的功能，用户在检索结果中选择需要的篇目后，以各种参考文献管理软件所支持的格式把结果存入到ＴＸＴ文档中，并可以选择适当的过滤器，实现批量导入。

２．２管理个人资料库文献管理功能包括添加、删除、编辑、排序、去重等一般性管理，也包括自动分组、统计分析、形成统计图表等智能化管理。

前者是普遍具备的功能，后者则将成为衡量参考文献管理软件水平的重要标志旧］。

资料库管理功能可以实现对知识结构的评估与建构性学习，帮助用户实现个人知识管理的第二层次。

（１）子文件夹管理。

软件用户可以建立多个子文件夹，并在各子文件夹间拖曳移动题录信息，这些文件夹在某种程度上充当标签的作用，方便用户组织各种信息。

（２）排序、查重和库内检索。

用户可以根据不同的排序策略对收集到的文献信息进行排序、排除文献重复现象，也可以支持多字段的检索功能，方便用户管理和使用已经检索到的文献。

（３）附件管理。

附件功能增强了个人信息环境中信息的持久性、易整合性及易维护性，有利于全文信息的交流与共享。

这些附件以链接或复制方式提供，种类可以是独立文件、文件夹、题录、笔记、网络链接，这Ｗｅｂ（最新版本Ｖ２．５）。

在国内，２００５年北京爱情海软件公司发布了ＮｏｔｅＥｘｐｒｅｓｓ软件，随后不断更新（最新版本Ｖ２．２．０．６７４），受到中文用户的青睐。

目前，国内对参考文献管理软件的研究主要分为：（１）对功能的介绍，包括针对软件介绍基本功能和使用技巧心‘３３或通过案例说明使用方法Ｈ‘５１；（２）通过对几款软件的比较分析，为用户了解和选择适合软件提供参考‘６’“；（３）对软件功能的纵向发展及对功能划分层次的理论研究等新方向。

８’９１。

总的说来，已有研究成果多是围绕软件功能展开，本文将在此基础上进行个人信息管理背景下的展望。

２功能结构随着文献管理工具的不断改进，功能贯穿于个人知识管理的整个流程，即知识的积累获取、加工整合、交流共享与创新。

１…，大大提升了用户信息处理和知识吸收的效率。

个人知识管理具体包含三个层次：（１）对自己拥有的显性知识进行整理，使之条理化、有序化；（２）对自己的知识结构进行评估，开展建构性学习；（３）加强个人隐性知识的管理与开发，及时转化为显性知识，从而激发个人知识的创新。

１“。

２．１构建个人书目资料库构建个人书目资料库（ＰｅｒｓｏｎａｌＢｉｂｌｉｏｇｒａｐｈｉｃＤａｔａ—些附件有助于在软件内形成个性化的基于文献信息的知识网络。

２．３利用个人资料库创造新知识构建与管理个人资料库的最终目的都是为了新知识的创造，即个人知识管理的第三阶段。

正因为此类软件将服务延伸到知识创造的程度，它才超越了普通文件管理系统，形成了完备的软件功能体系。

（１）添加笔记评注。

笔记通常用于标注内容出处、描述相关出版物、总结出版物的优缺点，诸如日记、科研心得、重点摘抄、论文草稿等瞬间产生的隐性知识都可通过笔记批注功能进行管理。

（２）题录信息的导出与交换。

参考文献管理软件ＸＩＡＮＤＡＩＴＵＳＨＵｂａｓｅｓ）是参考文献管理软件功能实现的基础，而书目资料库正是个人将拥有的显性知识导人使之有序化的产物。

首次运行该类软件会引导用户创建数据库，这些数据库存在于远程服务器端或用户的个人计算机中。

个人书目资料库中的文献数据可以通过以下三种方式录入：（１）手工录入。

手工添加通常适用于添加本地电脑中零散的、在网上不易获得的文献信息。

用户可在题录信息模板各字段中输入信息并添加附件。

软件不仅提供通用的题录信息著录模板，还能针对不同类型的信息资源提供专用模板。

ＱＩＮＧＢＡＯＪＩＳＨＵ田万方数据知识组织与知识管理可以支持使用较广的ＢｉｂＴｅＸ、ＲｅｆｅｒｅｎｃｅＭａｎａｇｅｒ（ＲＩＳ）格式输出文档，可导人其他软件或其他用户的书目资料库中，方便在不同软件之间实现数据交换与共享。

（３）数据统计和分析。

有助于读者做文献调研的定量分析，从而快速了解某一领域的研究概况，该类软件实现了对每个子文件夹按题录类型、作者、年份等进行统计，并直观地显示出来。

（４）辅助写作。

参考文献管理软件的辅助写作功能主要由两方面组成：①插入编排引文，自动生成参考文献列表。

软件提供与Ｗｏｒｄ兼容的工具栏插件，用户可自动插入引文，并设置输出样式以格式化参考文献，还能定位引文、插入脚注与笔记，实现即写即引（ＣｉｔｅＷｈｉｌｅＹｏｕ好，支持用户自定义标签，与ＭＳＷｏｒｄ高度集成。

部分指标，如导入文献资料的速度、参考文献生成的速度和便捷性等甚至占优’６。

ＮｏｔｅＥｘｐｒｅｓｓ对中文支持较好，能够方便地在线检索ＣＮＫＩ、维普、万方等数据库并导入题录。

ＮｏｔｅＥｘｐｒｅｓｓ在功能实现的细节方面还有待进一步改善，例如，可加入拼写检查、自动下载全文等功能。

ＥｎｄＮｏｔｅ与ＮｏｔｅＥｘｐｒｅｓｓ特点的详细比较如表１所示：表１比较项目ＥｎｄＮｏｔｅ、ＥｎｄＮｏｔｅＷｅｂ与ＮｏｔｅＥｘｐｒｅｓｓ的功能比较翟裟嚣ＥｎｄＮ０ｔｅＸ２Ｗ曲ＥｎｄＮｖ０２ｔ．ｅ５Ｗｒｉｔｅ）④。

②提供期刊论文写作模板。

用户在手稿模板中可选择包括如ＩＥＥＥ、Ｎａｔｕｒｅ在内的Ｗｏｒｄ模板以精准而快捷地完成排版工作，缩短了隐性知识转化为显性知识的周期。

３ＥｎｄＮｏｔｅ与ＮｏｔｅＥｘｐｒｅｓｓ特点比较分析作为国内目前最普及的两款参考文献管理工具，ＥｎｄＮｏｔｅ和ＮｏｔｅＥｘｐｒｅｓｓ都能很好地满足科研人员的需求，但在功能实现的细节上却是各有特色。

ＥｎｄＮｏｔｅ拥有的用户群最大，它所提供的内置数据库接口、导入过滤器和参考文献输出格式、手稿模板也最多。

ＥｎｄＮｏｔｅ依托Ｔｈｏｍｓｏｎ公司，与公司旗下的ＩＳＩＷｅｂｏｆＫｎｏｗｌｅｄｇｅ实现了对接，在其网页检索结果列表的上方就有“保存到ＥｎｄＮｏｔｅＷｅｂ”的按钮，一键即可导入，省去了选择过滤器的麻烦，且ＩＳＩ最多支持５００条记录的导出，提高了获取文献信息的效率。

目前ＧｏｏｇｌｅＳｃｈｏｌａｒ、ＯＣＬＣＷｏｒｌｄＣａｔ提供的书目信息也包含４参考文献管理软件的不足个人信息管理（ＰｅｒｓｏｎａｌＩｎｆｏｒｍａｔｉｏｎＭａｎａｇｅｍｅｎｔ，“输出到ＥｎｄＮｏｔｅ”一项。

ＥｎｄＮｏｔｅ还能与同公司的ＲｅｆＶｉｚ结合，点击“ＤａｔａＶｉｓｕａｌｉｚａｔｉｏｎ”，便会自动运行ＲｅｆＶｉｚ，能够使用各种数学方法分析库中各文档的相互关系并直观地显示出来。

此外，它更新速度快，能在Ｍａｃ、Ｌｉｎｕｘ系统下运行，除Ｗｏｒｄ外，还能通过对Ｒｔｆ文档的操作，实现对ＯｐｅｎＯｆｆｉｃｅ的Ｓｗｒｉｔｅｒ’１２ｏ及苹果公司的ｉＷｏｒｋｓ’０９中Ｐａｇｅｓ‘１列软件的兼容。