档 案 交 接 文 据
档案定期移交管理办法(全新经典版)
档案定期移交管理办法第一章总则第一条为加强(以下简称“公司”)档案移交工作正规化，档案信息资源安全保管、合理利用，规范档案移交各环节工作，保证归档文件资料齐全、符合入档要求，做好档案管理工作。
根据《中华人民共和国档案法》《公司档案管理办法》，结合公司实际，制定本办法。
第二章档案移交要求第二条公司档案实行集中统一管理。
各部门形成的各类文件材料，按要求归档完毕后，及时向综合办公室档案室移交。
第三条移交的档案资料要保证按归档要求，做到整理规范，编号规范，编目清晰，并编制好移交清册。
移交档案时，档案移交目录清单（含电子目录）(附件1)一并移交。
第四条经档案室正式接收的档案，任何人不得以任何借口将移交文件、材料索回，如需利用，应办理借阅手续。
第三章档案移交程序第五条移交人员同档案人员在档案室办理交接手续。
档案人员对照移交清册，对移交人员移交的档案逐一进行核对，确认无误后，双方在《档案交接文据》（附件2）上签字。
《档案交接文据》一式两份，双方各执一份。
第六条档案管理人员有权根据档案管理工作规定，从移交者移交的案卷中拣出无须归档的文件材料，有权索要应归档而没有移交的材料。
对不符合移交质量的档案，有权要求移交人员重新整理后再移交。
双方意见不一致时，由主管档案工作的领导裁定。
第四章档案移交时限第七条档案的接收与移交时间：各类档案按年度一年归档一次，于次年四月底移交。
会计类由财务管理部整理立卷保管一年后向档案室移交，项目档案于项目竣工后由工程管理部整理立卷一年后向档案室移交。
第八条根据公司统一要求，各部门须做好档案定期归档工作，并按质按时向档案室移交档案资料。
第五章附则第九条本办法由公司综合办公室负责解释。
第十条本办法自印发之日起执行。
附件：1.档案移交目录清单2.档案交接文据附件1：档案移交目录清单部门：年份：移交责任人：档案接收人：移交部门负责人：接收部门负责人：移交部门分管领导：接收部门分管领导：移交日期：附件2：档案交接文据。
工作档案交接协议书范本(3篇)
第1篇协议编号：_______甲方（档案提供方）：____________________乙方（档案接收方）：____________________鉴于甲方因工作调动、退休等原因，需要将所负责的工作档案完整、及时地移交给乙方，双方本着公平、公正、互利的原则，经友好协商，达成如下协议：一、档案内容1. 甲方所负责的工作档案包括但不限于以下内容：（1）工作总结、报告、计划、方案等文字材料；（2）项目合同、协议、会议纪要等文件；（3）财务报表、审计报告、预算方案等财务材料；（4）员工档案、人事调动、奖惩记录等人力资源材料；（5）其他与工作相关的资料。
2. 甲方应确保所提供的档案真实、完整、准确，不得故意遗漏或篡改。
二、交接方式1. 甲方应在协议签订之日起____个工作日内，将上述档案资料按照以下方式移交给乙方：（1）纸质档案：将档案资料整理成册，并确保每册档案的顺序、页码正确；（2）电子档案：将档案资料整理成电子文档，并提供相应的电子存储介质（如U盘、光盘等）；（3）网络传输：如双方同意，可通过网络传输方式交接档案资料。
2. 乙方应在收到档案资料后____个工作日内，对档案资料进行验收，并确认档案的完整性、准确性。
三、保密条款1. 双方对本协议涉及的档案资料负有保密义务，未经对方同意，不得向任何第三方泄露。
2. 保密期限自协议签订之日起至档案资料内容公开之日止。
四、责任与义务1. 甲方责任：（1）确保档案资料的完整性、准确性；（2）在规定时间内完成档案资料的整理、交接工作；（3）对乙方在交接过程中提出的问题给予及时、准确的解答。
2. 乙方责任：（1）在规定时间内完成档案资料的验收工作；（2）妥善保管档案资料，确保档案安全；（3）对档案资料进行合理利用，不得用于非法目的。
五、违约责任1. 如甲方未在规定时间内完成档案资料的整理、交接工作，乙方有权要求甲方承担违约责任，并赔偿由此给乙方造成的损失。
2. 如乙方未在规定时间内完成档案资料的验收工作，甲方有权要求乙方承担违约责任，并赔偿由此给甲方造成的损失。
档案馆资料移交样板
档案馆资料移交样板
一、引言
档案馆作为信息资源的重要保管机构，在日常工作中需要进行资料的移交。
本文档旨在制定档案馆资料移交的样板，旨在规范移交流程，确保资料的准确性和完整性。
二、资料移交流程
1.准备工作
–确认移交资料的类型和数量。
–制定移交计划，明确移交时间和地点。
2.资料整理
–对移交资料进行分类整理，制作清单。
3.资料交接
–移交资料交由责任人进行移交，签署移交记录。
4.资料验收
–接收方对资料进行验收，确保准确性和完整性。
5.确认移交
–双方确认移交完成，并签署确认文件。
三、资料移交清单示例
序号档号文件名称数量备注
1 2019-001 会议记录3份
2 2019-002 照片档案1份包括印刷和数字版本
3 2019-003 报告5份最新版本
四、注意事项
•移交资料应按照规定的格式和要求整理和交接。
•移交过程中应注意资料的保密性，避免泄露。
•接收方应妥善保管接收到的资料，防止丢失和损坏。
五、结论
通过制定资料移交样板，可以规范档案馆资料移交的流程，提高资料移交的效率和质量，保障档案馆资料的安全性和完整性。
希望本样板能为档案馆工作提供参考，并得到广泛应用。
以上为档案馆资料移交样板文档，如有疑问或进一步需求，请及时联系相关责任人进行沟通和协商。
移交档案通知书
人事档案移交通知单存根人事档案移交通知单第〖〗号回执篇二：档案移交通知附件一源通公司关于2014年度档案材料收集移交的通知公司所属单位：随着企业的发展，档案材料不断增多，为了完整的保存公司在生产经营中形成的档案材料，将各类原始件存入档案室（入档后如有用原始件的请持批单到档案室借阅），为企业的发展做好服务，现要求各部门将2014年度的档案材料按时向公司档案室移交，具体事项如下：一、移交的范围及要求：1.公司办公室(1)外部来文：凡与我公司有相关的具有保存、利用价值的资料，按照收文登记表上的顺序和名称填表移交。
(2)公司内部文件：按照发文（红文、便文、监督通报文）登记表的顺序和名称填表移交，不得缺号。
(3)本年度公司获得的荣誉证书、奖牌等实物档案由公司办公室做好登记利用完后填表移交。
(4)公司办公会议、大事记、组织机构沿革等材料，整理填表移交。
(5)基建项目立项、设计、施工、竣工等全过程直接形成的文件、图纸、合同和协议等相关资料整理填表移交。
(6)将公司的重要会议、庆祝活动、领导视察等重大活动形成的照片、等资料整理填表移交。
(7)其他公司业务中形成的合同、协议等资料整理填表移交。
(8)安全保卫、法律事务形成的文件材料及时填表移交。
2.党委工作(1)外部来文、公司内部关于党务工作的文件按照收发文的登记表的顺序和名称整理填表移交。
(2)党务工作的其他的材料：如党委会议、总结、报告、批复、党务工作材料、党务工作事迹、党的群众路线教育实践活动总结、精神文明建设等材料整理填表移交。
3.工会工作(1)外部来文和公司内部发文，按照收发登记表的顺序和文件名称整理填表移交。
(2)涉及到工会工作的会议材料、职工培训、文体宣传、女工、计划生育等工作中形成的材料整理填表移交。
4.设备处将公司购置设备合同、说明书、合格证图纸等所有随机资料在调试好设备后将资料整理好及时移交；在能源管理、环境保护中形成的材料整理填表移交。
5.营销处产品销售合同、用户反馈信息及市场调研等方面的材料，整理填表移交。
文书档案交接文据及填写方法
档案交接文据档案交接文据的填写方法一、第一部分的填写方法1、确认交接单位或个人的法定身份一栏应由交、接双方分别填写。
①单位名称栏应填写全称或规范化通用简称。
禁填曾用名称。
②领导人栏应由单位现任的具有法人资格的领导人或由能承担责任的单位内的部门负责人签名。
③经办人栏应由对档案交接负有直接责任的人员签名。
④移出和收进日期应当相同。
⑤上述各栏填写完毕后，应加盖单位印章。
⑥属个人所有档案的拥有者，应在移出单位栏内签名。
2、交接性质由交接双方共同填写。
3、交接性质分为移交、寄存、征购或收购、捐赠四种。
①移交：机关、团体、企事业单位和其它组织与档案馆之间、档案馆与档案馆之间及本单位内部的档案交接属移交。
②寄存：集体所有和个人所有的档案交档案馆（室）保管，保管期间其所有权仍归移交者属寄存。
③征购或代购：国家依法收买集体所有的或个人所有的档案，交接后其档案为国家所有。
④捐赠：无偿向国家献出集体所有的或个人所有的档案，交接后其档案为国家所有。
4、档案所属年度栏应由档案移出单位填写。
应据实填入所交各类档案形成的最早和最晚时间。
二、第二部分的填写方法1、第二部分的各栏应由移出单位填写、接收单位核实。
2、档案类别栏应按档案的不同门类、不同载体及档案与资料区分类别。
一类一款顺序填入。
3、档案的数量一般应以卷为计量单位。
零散文件可用长度米为计量单位。
声像档案可用张、盘为计量单位。
2001年以后的文书档案以件为计量单位。
4、检索及参考工具种类栏应填入按规定随档案一同移交的有关材料。
一般应随档案移交案卷目录或归档文件目录、资料目录、全宗指南和著录卡片等材料。
5、检索及参考工具的数量单位为册（套）。
三、第三部分的填写方法1、移出说明栏应由移出单位填写。
2、移出说明栏应填入有关档案交接或需要说明的事项。
①档案有无损坏、虫蛀鼠咬、纸张变质、字迹模糊等情况。
②档案内容中有无涉及国家机密，在档案被利用时需限制使用或禁止使用的范围、内容。
档案申请移交函格式模板
档案申请移交函格式模板全文共四篇示例，供读者参考第一篇示例：【档案申请移交函格式模板】尊敬的XX单位：您好！我是XXX公司的XXX，现就我公司XXX档案的移交事宜向贵单位提交申请，特发此函，望尽快处理。
详细内容如下：一、移交原因：我公司需要将一部分档案资料移交至贵单位，以便双方能够更好地合作与交流。
二、移交内容：我公司计划移交的档案资料包括：XX文件、XX文件、XX文件等，共计XXX份。
三、档案移交方式：我方将在XX年XX月XX日将上述档案资料交由我公司专员送至贵单位办公室，由双方共同确认后办理相关手续。
四、移交责任人：我公司指定XXX作为本次档案移交的负责人，负责协调双方的工作，并确保档案移交的顺利进行。
五、联系方式：如有任何问题或疑虑，请随时与我方联系，我公司联系电话为XXX，邮箱为XXX。
在此，我公司代表全体员工向贵单位表示最诚挚的感谢，并期待双方能够保持良好的合作关系。
希望贵单位能够对本次档案移交事宜给予支持与配合，共同促进双方的发展。
特此函呈XX年XX月XX日XXX公司名称XXX负责人签名以上就是一份关于档案申请移交函格式模板，希望对您有所帮助。
祝您工作顺利！第二篇示例：档案申请移交函格式模板尊敬的xx单位领导：您好！我是xx单位的xx，现就我单位的档案申请移交事宜致函。
我单位因某种原因需要将部分档案移交至您单位管理，为了保证档案的顺利交接和管理，特向贵单位提出以下移交申请：1. 移交档案的种类及数量：（列出需要移交的档案种类和数量）2. 移交档案的主要内容：（简要描述移交档案的主要内容，以便贵单位了解档案的重要性）3. 移交档案的出处：（说明这些档案的来源及原持有单位）4. 移交档案的保管要求：（说明贵单位应如何保管这些档案，包括安全性、机密性等要求）5. 移交档案的移交流程：（说明如何进行移交，包括时间、地点、人员等）希望贵单位能尽快处理我单位的档案移交申请，确保档案的有序管理和保管。
档案交接文据格式
3.2.1第一部分是；确认交接单位或个人的法定身份、交接性质及范围。
3.2.2第二部分是；交接档案、资料及有关材料的种类、数量。
3.2.3第三部分是：移出说明及接收意见。
3.3档案交接文据的规格为297mm×210mm（见图1）(图略）4档案交接文据的填写方法
4.1第一部分的填写方法
1主题内容与适用范围本标准规定了档案交接文据格式及填写方法。 本标准适用于档案馆、档案室。机关和直属单位之间或机关内部机构之间的档案交接亦应参照使用。
2术语档案交接hand-over of archive按照国家规定，档案馆、档案室接收和移交档案的过程。
3档案交接文据的格式
3.1档案交接文据是在变更档案保管者或所有者的过程中形成，并具有法律效力的文件。档案交接文据应一式二份分别由移交单位和接收单位保存。
4.2.4检索及参考工具种类栏应按规定随档案一同移交的有关材料。一般应随档案移交案卷目录、资料目录、全宗指南和著录卡等材料。
4.2.5检索及参考工具的数量单位为册（套）。4.3第三部分的填写方法（未完待续）
【关闭窗口】
4.1.4档案所属年度栏应由档案移出单位填写。应据实填入所交各式各样类档案形成的最早和最晚时间。
4.2第二部分的填写方法
4.2.1第二部分的各栏应移出单位填写，接收单位核实。
4.2.2档案类别栏应按档案的不同门类、不同载体及档案与资料区分类别。一类一款顺序填入。
4.2.3档案的数量一般应以卷为计量单位。零散文件可用长度米为计量单位。声像档案可用张、盘为计量单位。
4.1.1确认交接单位或个人的法定身份一栏应由交、接双方分别填写。a.单位名称栏应填写全称或规范化通用简称。禁填曾用名称。b.领导人栏应由单位现任的具有法人资格的领导人或由能承担责任的单位内的部门负责人签名。c.经办人栏就由对档案交接负有直接责任的人员签名。d.移出和收进日期应当相同。e.上述各栏填写完毕后，应加盖单位印章。f.属个人所有档案的拥有者，应在移出单位栏内签名。
2024年档案接收转出介绍信
2024年档案接收转出介绍信尊敬的领导/同事：您好！时光荏苒，在新的一年即将来临之际，2023年的档案接收转出工作已经开始准备，特意撰写此信向您进行介绍，并希望得到您的支持和协助。
2023年的档案接收转出工作是我们机构的重要任务，也是一项规范管理、顺利运行的关键环节。
通过档案的接收转出，我们可以实施信息的共享与沟通，充分利用现有的档案资源，提高工作效率，促进协同工作，加强管理。
一、档案接收工作档案接收工作是档案管理工作的首要环节，通过接收来自其他机构或部门的档案，我们能够及时掌握相关信息，为工作提供有力的支持。
在2023年的档案接收工作中，我们将秉持着“确保准确性、高效性、保密性”的原则，严格遵守相关法律和规定，确保档案的完整性和保密性。
具体工作流程如下：1.准备接收材料我们将建立一套完善的文件接收系统，确保接收材料的预审和准备工作的规范和高效。
对于接收材料的规格、格式以及数量等方面，我们将与相关部门进行充分的沟通和协商，保证接收工作的顺利进行。
2.接收登记与验收我们将建立统一的档案接收登记表，确保每份接收档案都能够得到准确记录。
同时，我们将严格按照接收流程对档案进行验收，确保接收到的档案与登记表上的内容一致。
3.档案归档接收到的档案将按照一定的分类和归档规则进行整理，确保档案的有序性和易查性。
我们将建立完善的档案管理系统，方便相关工作人员进行档案查询。
二、档案转出工作档案转出工作是我们机构向其他单位或部门提供档案信息的重要手段，也是信息共享和合作的重要途径。
通过精心组织和培训，我们将确保档案转出工作的高效性和规范性，以满足相关单位或部门的需要。
具体工作流程如下：1.接收转出申请对于接收到的档案转出申请，我们将按照文件要求对转出申请进行审查和核实，并在一定时间内给予答复。
对于具备条件的转出申请，我们将尽快进行后续工作。
2.档案审查与整理在准备档案转出前，我们将对转出档案进行审查和整理，确保档案的完整性和准确性。
档案交接证明书
受托人姓名：[受托人姓名]
身份证号码：[受托人身份证号码]
联系方式：[受托人联系方式]
二、委托事项
1.受托人负责将委托人名下所有档案资料（以下简称“档案”）完整、准确地交接至以下指定单位或个人（以下简称“接收方”）：
接收方名称：[接收方名称]
接收方联系人：[接收方联系人]
签署日期：____________________
受托人（签名）：____________________
签署日期：____________________
特此证明，本委托书具有法律效力，双方应严格遵守。委托人在此授权受托人全权代表其执行档案交接事宜，任何第三方均应予以尊重。
2.委托人应确保受托人有权在委托范围内Βιβλιοθήκη 取一切必要措施，完成档案交接任务。
3.受托人应遵守国家法律法规，恪守职业道德，保守档案内容秘密，不得泄露给无关第三方。
4.委托人有权在委托期限内，随时了解档案交接进度，受托人应如实报告。
五、法律责任
1.受托人应确保档案交接过程中档案的完好无损，如因受托人过错导致档案遗失、损坏，受托人应承担相应法律责任。
2.委托人应确保委托事项的合法性，如因委托人原因导致交接工作无法完成，委托人应承担相应法律责任。
六、其他约定
1.本委托书一式两份，委托人与受托人各执一份。
2.本委托书未尽事宜，双方可协商补充。
3.本委托书的任何修改、补充均须以书面形式进行，并经双方签字确认。
七、签署
委托人（签名）：____________________
档案交接证明书
第1篇
档案交接证明书
鉴于本人（以下简称“委托人”）因特殊原因，无法亲自处理有关档案之交接事宜，为确保相关档案的安全、准确与及时交接，特此制定本档案交接证明书，委托以下指定之人（以下简称“受托人”）代为办理。
江苏省《省级机关团体企业事业单位档案移交与接收进馆规范(试行)》——苏档馆发〔2020〕9号
省级机关团体企业事业单位档案移交与接收进馆规范（试行）苏档馆发〔2020〕9号1 总则1.1 为加强档案移交与接收进馆工作，有效实现馆室衔接，系统保存江苏历史记忆和档案财富，依据《中华人民共和国档案法》《机关档案管理规定》《各级各类档案馆收集档案范围的规定》《电子档案移交与接收办法》等规定，制定本规范。
1.2 本规范适用于江苏省省级党政机关、人民团体、企业事业单位及其下属单位、临时机构（以下简称移交单位）向省档案馆移交档案和省档案馆接收档案的活动。
1.3 档案移交接收本着维护党和国家历史真实面貌、全面反映江苏发展历程、便于社会各方面利用的原则，按照收集齐全、整理规范、交接有序、确保安全的要求依法开展。
2 移交接收范围与内容2.1 移交接收范围2.1.1 省档案馆依法接收下列单位档案：a）中共江苏省委及所属各部门；b）省人大及其常设机构；c）省政府及其组成部门、特设机构、直属单位、管理机构及其他机构；d）省政协及其常设机构；e）省纪委监委；f）省高级人民法院、省人民检察院；g）省各民主党派、工商联机关；h）省总工会、团省委、省妇联等人民团体；i）省属企业、事业单位；j）省级临时机构；k）经中央主管部门确定档案由省档案馆保管的中央驻苏单位；l）其他按规定应向省档案馆移交档案的单位。
省档案馆可根据实际全部或部分接收以上机构的下属单位和临时机构的档案，具体范围另行确定。
2.1.2 新中国成立前本省各个历史时期政权机构、社会组织、著名人物等形成的档案列入省档案馆接收范围。
2.1.3 省内重大活动、重要事件形成的档案；反映党和国家领导人在江苏公务活动、省委省政府主要领导人公务活动、国内外知名人物在江苏重要活动的档案列入省档案馆接收范围。
2.1.4 反映本省政治、经济、文化、科技、生态、体育等领域建设成就的重点项目档案，为满足各项事业发展和人民群众基本需求而建立的专业档案列入省档案馆接收范围。
2.1.5 省级撤销机关的档案，应按照规定向省档案馆移交；一个省级机关并入另一个机关或几个省级机关合并为一个新的机关，其档案移交给合并后的机关集中管理或向省档案馆移交；省级机关所属机构撤销的，其档案由主管机关集中管理，属于省档案馆接收范围的按照规定向省档案馆移交。
档案交接文据格式
档案交接文据格式（最新版）目录1.档案交接文据的定义和重要性2.档案交接文据的格式要求3.档案交接文据的内容要求4.档案交接文据的签署和保管正文一、档案交接文据的定义和重要性档案交接文据是指在档案移交过程中，为了明确双方责任和确保档案资料的安全，所形成的一种书面材料。
它在档案管理中具有重要的作用，可以有效地防止档案的丢失、损坏和泄密，是保证档案资料完整性和准确性的重要手段。
二、档案交接文据的格式要求档案交接文据的格式要求严格，一般包括以下几个部分：1.标题：一般为“档案交接文据”或“档案交接清单”。
2.交接双方的名称和地址：包括档案移交方和接收方的全称、地址、联系人及联系方式。
3.档案名称和数量：列明本次交接的档案名称、卷号、册数、页数等详细信息。
4.交接日期：明确档案交接的具体日期。
5.交接双方的签名和盖章：双方在文据上签字并加盖单位公章，以示确认。
6.附件：如有其他相关材料，如档案目录、照片等，应一并列明。
三、档案交接文据的内容要求档案交接文据的内容应详细、准确，主要包括以下几个方面：1.档案的基本情况：包括档案名称、档号、保管期限等。
2.档案的移交原因：阐述档案移交的原因，如部门撤销、人员变动等。
3.档案的移交范围：明确本次移交的档案范围，包括全宗、案卷、文件等。
4.档案的移交时间：明确档案移交的具体时间，以便双方做好准备工作。
5.档案的接收责任：明确档案接收方对档案的保管、使用、销毁等责任。
四、档案交接文据的签署和保管档案交接文据应由双方代表在交接现场签署，并加盖单位公章。
签署后的文据应由双方分别保存，以备日后查证。
文书基础章节测试及答案——第五章 档案工作
文书基础章节测试及答案——第五章档案工作投稿者：衣风飘爱一、填空题1．档案是人类社会发展到一定阶段的产物，是社会、组织或个人保存记忆的一种方式。
2．今天的档案是过去的历史，正在产生的档案是明天的历史。
3．档案与人类社会存在着对称性，与社会各行各业存在着一一对应的关系。
4．档案工作是一项运用科学的原则、方法管理档案并为社会提供信息服务的专门性工作。
5．档案收集工作，是指在档案人员的监督、指导下，将分散保存在各部门和个人手中有保存价值的文件、非纸质信息载体，或字画、奖状、奖杯等实物向档案室移交的工作。
6．档案室收集工作是一个单位档案室工作的起点和基础，是档案室积累和丰富本单位信息资源的主要手段。
7．档案收集工作是档案业务的起点，是实现档案集中统一管理的根本途径。
8．档案收集工作为档案整理、编目、鉴定、保管、统计和利用提供物质保证。
9．通过收集工作，将记录实践活动的各种事实、数据、方法、经验和教训完整地保存下来，传递下去，使之成为国家、组织或家族的文化遗产，正是档案收集工作的意义和价值所在。
10．档案的齐全，是指各种门类和载体的、具有查考价值的原始记录全部归档。
11．档案的完整，是指归档的每一份材料都完好无缺。
12．凡是本单位工作活动中形成的，反映主要职能活动和历史真实面貌的文件材料，均属于档案室的收集范围。
13．档案员对移交的档案及有关材料逐卷地进行清点，对照有关移交文件进行核对，双方共同确认无误，叫清点核对。
14．档案交接文据是在变更档案保管者或所有者的过程中形成的，记录和反映与档案交接有关内容和信息，是具有法律凭证效力的一种文件。
15．交接性质分为移交、寄存、征购或收购、捐赠四种。
16．档案交接文据填写后，及时进行档案及有关材料实体的交接，双方再次核对无误并在档案交接文据相关栏内签字，加盖双方单位印章。
17．归档之前的整理，主要是针对文件进行的，归档后的整理工作，则是以案卷为单位进行的。
18．档案整理的内容有对归档的案卷进行整理、文件的局部调查，对零散文件的整理。
档案资料交接单
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档案交接文据格式
档案交接文据格式摘要：一、档案交接文据的定义与作用二、档案交接文据的格式要求1.标题2.编号3.交接双方信息4.交接内容5.交接时间与地点6.签名与盖章三、填写注意事项1.清晰明确2.规范用词3.严谨细致四、档案交接文据的范例与解析正文：一、档案交接文据的定义与作用档案交接文据，是指在档案管理部门之间进行档案资料交接时，所使用的一种书面凭证。
它主要用于明确双方在档案交接过程中的权利义务，确保档案资料的安全、完整和准确，便于日后追溯和管理。
档案交接文据在机关、企事业单位、社会组织等档案管理工作中发挥着重要作用。
二、档案交接文据的格式要求1.标题：档案交接文据的标题应简洁明了，直接反映文据的主题，如“某单位档案交接文据”。
2.编号：文据应设有唯一的编号，便于管理查询。
编号可包括单位名称、档案类别、年度、序号等信息。
3.交接双方信息：在文据正文开头，应详细列明交接双方的单位名称、联系人、联系方式等基本信息。
4.交接内容：交接内容应详细列明本次交接的档案资料名称、数量、规格、载体等信息，以便双方清点核对。
5.交接时间与地点：明确档案交接的具体时间、地点，以及双方约定的具体交接方式。
6.签名与盖章：在文据尾部，交接双方应签字或盖章，以表示对交接文据内容的确认。
三、填写注意事项1.清晰明确：填写档案交接文据时，应确保文字表述清晰、条理分明，便于双方理解和执行。
2.规范用词：文据中应使用规范的词语和表述，避免使用模糊或不规范的词汇。
3.严谨细致：在填写过程中，要注重细节，确保各项内容准确无误，避免出现错漏。
四、档案交接文据的范例与解析【范例】某单位档案交接文据一、交接双方信息：单位名称：甲单位联系人：张三联系电话：138XXXX12345单位名称：乙单位联系人：李四联系电话：139XXXX12345二、交接内容：1.档案名称：XX项目验收报告2.档案数量：2份3.档案规格：A4纸4.载体：纸质三、交接时间与地点：时间：2022年9月15日10:00地点：甲单位档案室四、签名与盖章：甲单位（盖章）：乙单位（盖章）：【解析】本范例中，档案交接文据按照格式要求，明确了交接双方信息、交接内容、交接时间与地点等内容，简洁明了，便于双方执行和日后追溯。
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档案交接文据
填表说明：
1、移交性质：根据实际情况填写移交、寄存、征购或收购、捐赠。
此次各乡镇移交档案的性质为移交。
2、档案所属年度：填写移出各类档案形成的最早时间和最晚时间。
3、档案类别：填写各门类和载体档案或资料的名称。
如党政机关文书档案、××小区文书档案、照片档案、电子档案、实物、资料等。
4、档案数量：档案以卷计算。
长度栏可不填写。
决有短期移交的，短期栏不填写。
5、检索、参考工具种类：填写各类档案的检索工具名称。
如案卷目录、全引目录等。
移交时，检索参考工具必须一并移交。
另有全宗介绍或全宗指南的，也一并移交，并注明名称。
6、移出说明：由移出单位填写。
填写内容：一是档案有无损坏、虫蛀鼠咬、纸张变质、字迹模糊等情况；二是档案内容中有无涉及国家机密，在档案被利用时需限制使用或禁止作用的范围、内容；三是有无在档案交接中产生的其它文件；四是其它需要说明的事项。
7、接收意见：由收进单位填写。
填写内容：一是交接过程中有无需要记录的事项；二是由移出方填写的各栏内容是否属实；三是依据《档案法》及档案行政管理机关的有关规定，对所接档案做出评价。
8、需提请注意的问题：档案内容、数量栏填写不完的，可续页填写。
移出说明和接收意见填写不完的，可另页书写，作为附件。
此表为法定依据，因而各单位填写要实事求是，认真负责。