自定义工具栏和菜单

自定义工具栏和菜单

一、概述：

学习如何在Microsoft® Office 程序中更改现有的工具栏和菜单（包括快捷菜单），以及如何创建自己的工具栏和菜单。

您知道可以将所有最常用的命令包含在您自己的菜单中吗？您知道您可以在现有工具栏上添加和删除按钮吗？如果您使用鼠标，本课程将向您展示如何创建您自己的工具栏和菜单，以及如何更改现有的工具栏和菜单。

二、开始之前

尽管Office 程序具有高度的自定义功能，但是某些自定义功能很难找到，因为人们不常使用它们。您会发现具有自己的设置多么有用。而且，建立自己的设置非常简单。

例如，如果在工作时需要插入大量的艺术字，但是又不经常使用“艺术字”工具栏的其他项，则将“插入艺术字”按钮添加到某个随时使用的工具栏上就可以避免混乱。另外还可以为您节省时间和精力，因为您减少了操作时所需的击键和鼠标单击的次数。

在熟练掌握Office 技能之前，您最好还是不要过多更改。应该集中于创建自己的菜单和工具栏，而不要修改内置菜单和工具栏。在第一节课中将详细讨论如何更改默认设置。

三、为什么要自定义？

在开始进行自定义之前，一定要了解在Office 程序中所发生的对菜单和工具栏所做的自动调整。

第一次启动Office 程序时，出现的仅仅是最基本的命令。因此当您进行操作时就需要调整菜单和工具栏以便只出现最常用的命令和按钮。如果菜单或工具栏的使用次数没有达到一定数目，则该命令或按钮就会“离开”菜单或工具栏。Office 将逐渐适应您的工作方式，而且尝试为您进行自定义。

在更改默认工具栏或菜单之前应该仔细考虑所要完成的任务。更改现有工具栏或菜单有可能导致在其他课程、书籍和帮助中执行任务和使用说明变得困难，因为它们全都参照的是Office 程序的标准配置。比较好的选择是尽可能单独保留现有功能，并创建自己的新工具栏或菜单。

当然，还需要考虑公司的系统管理员是否已经对Office 程序进行了自定义。如果的确是这样，则可以进行更改并且不能再恢复为默认设置。重置工具栏和菜单可以将它们恢复成Office 所设计的默认设置，不管它们是什么时候启动的。

四、您可以更改什么呢?

五、关于菜单、命令和工具栏

通常，菜单上的项目称为命令，工具栏上的项目称为按钮。有时候这种区别可能很模糊，您稍后就会明白。

命令和按钮可以达到同样的结果。例如，您可以使用“编辑”菜单上的剪切、复制和粘贴，也可以使用“标准”工具栏上的按钮执行相同的操作。

在某些情况下，使用按钮要比使用命令快得多，因为按钮可以立刻触发一个操作，而命令通常要打开一个对话框。例如，“文件”菜单上的“打印”命令将会打开“打印”对话框（在此处可以选择各种打印选项），但是“打印”按钮却能使用现有的设置立刻打印文档。使用菜单命令还是使用工具栏按钮，这通常由个人的偏好决定。

可以通过菜单栏使用最常用的菜单。除非有意删除这些菜单，否则总是可以在菜单栏上使用它们。

有时候，工具栏将根据您所执行的操作自动显示在Office 程序中。例如，如果将“艺术字”添加到某个文档中，则会出现“艺术字”工具栏。但是，也可以从工具栏菜单中选择要显示的工具栏。在本课末尾的练习单元中，您将用到工具栏菜单。

六、有关工具栏的详细信息

工具栏可以固定在窗口的边缘，也可以浮动。在左边的图片中，“格式”工具栏固定在窗口的顶端，“标准”工具栏则固定在窗口左边，而“表格和边框”工具栏则是浮动的。

最容易的自定义形式就是移动工具栏。可以在整个屏幕范围内移动工具栏，然后找个您认为最方便的

地方放置它。若要移动工具栏，请单击固定工具栏上的工具栏手柄，或者单击浮动工具栏上的标题栏，

再拖至新的位置上。当您将工具栏拖至程序窗口的边缘时，工具栏就变成了固定工具栏。您将在练习单元中尝试该操作。

可以在同一行内并排停靠多个工具栏。但是对于较大的工具栏，有些按钮会消失。不用着急，这些按钮仍然可用。如果工具栏最右端的“工具栏选项”按钮上有展开图标，则说明此处有尚未显示的可用按钮。如果希望所有按钮都可见，可将该工具栏移动到其他位置。

“工具栏选项”按钮在工具栏的右侧。它有三种不同的外观：

出现在固定工具栏上，此时所有按钮都可见。

出现在固定工具栏上的展开按钮上，表示有更多的

按钮可供使用。

出现在浮动工具栏上“关闭”按钮旁的标题栏

中。

固定的“格式”工具栏。

垂直固定的“标准”工具栏。默认位置是水平的。

浮动的“表格和边框”工具栏。

七、在内置工具栏上添加或删除按钮

有一种在现有工具栏上添加或删除按钮的快捷方法：

使用“工具栏选项”按钮。该按钮对每个工具栏都有效，

而且还为您提供了所有与该工具栏相关的命令类型的按

钮。因此，“图片”工具栏上的“工具栏选项”按钮将会为

您显示所有可用于处理图片的按钮。

若要使用此功能，请单击工具栏上要更改的按钮，再单击“添加或删除按钮”，然后单击工具栏名称。于是就会出现可用按钮的列表；现在，出现在工具栏上的按钮的旁边都有一个复选标记。

若要将按钮添加到工具栏上，请单击按钮名称，然后将出现复选标记。若要删除按钮，请单击按钮名称，取消复选标记。就这么简单。

若要关闭按钮列表，只要单击窗口中的其他地方就可以。

八、修改现有的菜单和工具栏

“自定义”对话框是启动所有工具栏和菜单自定义的地方。可以在“工具”菜单（“自定义”命令）、“视图”

菜单（“工具栏”子菜单）或“工具栏选项”按钮中打开该对话框。

查看左边的图片时，“自定义”对话框有三个选项卡。第一个是关于工具栏的，第二个是关于命令和菜单的，第三个包含了所有剩下的自定义选项。对话框不仅是更改或创建工具栏和菜单的地方，也是重置或删除工具栏和菜单的地方。

对话框打开时，菜单和工具栏是可编辑的，且不执行常规操作。因此，如果单击某个菜单命令或工具栏按钮，不会发生什么事情。

您在本节课中以及接下来的课程中将会发现如果没有打开“自定义”对话框，则不能对菜单、命令或工具栏进行更改。

如果想要将格式命令从“格式”菜单或“格式”工具栏上的传统位置移动（或复制）到“帮助”菜单上，只管这样做。当然，这里并不是放置格式命令的最佳

地方，您可以将它们移动或复制到您所要的任何地方。

移动菜单、命令或按钮打开“自定义”对话框，

在对话框的外部直接单击要移动的菜单、工具栏或按钮，

并将其拖至理想位置。

插入点标记为黑色I 形标记（可以是垂直的，也可

以是水平的）。拖动该项目时，指针上具有一个灰色长方

形，这说明您正在移动项目。

复制菜单、命令或按钮复制项目很简单。在“自

定义”对话框打开时，选中要复制的项目并按住Ctrl，将

新项目拖至理想位置。进行复制时，插入点还是标记为黑

色I 形标记，并且指针上具有一个灰色长方形并有一个

加号(+)，这说明您正在复制按钮而不是移动按钮。

添加命令和按钮

您是不是经常要使用菜单底端的命令，而且又希望该命令更容易访问呢？好，现在可以将该命令以按钮格式添加到工具栏上。在第一节课中，您已经看到如何快捷地从内置工具栏上的所选相关按钮列表中添加或删除按钮。现在，您将了解如何将按钮和命令添加到其他工具栏或菜单上。

您还会了解命令在菜单上，而按钮在工具栏上。实

际上，在它们外观背后，按钮和命令完全相同。您可以

更改某个命令，使其看起来像一个按钮，反之亦然。

将命令添加到菜单中或将按钮添加到工具栏上都

很容易实现。您需要使用“自定义”对话框的“命令”

选项卡。在“类别”列表中列出了各种类型的命令。类

别被分割成传统菜单和工具栏结构两部分，所以像加粗

和倾斜这样的格式命令就出现在“格式”类别中。

一旦确定了感兴趣的类别，请在“命令”列表中查

找特定的操作。若要以菜单上的命令方式来执行该操

作，只需将它从对话框中拖至菜单上就可以。如果希望