甲供材料采购及管理流程

甲供材料采购及管理流程

一、目的

1、1确保采购材料符合公司有关规范及标准要求。

1、2确保采购材料严格按合同要求进场,保证工程按质按期完成。

1、3严格按采购合同要求支付材料款,做到付款进度不超前于材料进场进度。1、4从材料选用、合同、计划、验收、保管、结算等环节进行全过程管理,真实

反映材料成本,实现公司经济效益的提高。

二、范围:

新建项目工程承包合同中所使用的由甲方供应或由甲方指定的材料。

三、职责

3、1材料技术部:从建筑设计角度考虑,提出采购材料在美观及使用功能等方面

的要求,负责甲供材料采购资料准备、采购实施,负责提供甲供材料的品种、材质、规格、数量、型号等各项参数指标及验收规范,并负责封样存至仓库,做好标识。及时了解甲供材料市场价格变动情况。

3、2工程部:负责合同执行,检查采购材料就是否符合合约规定标准以及封存样

品、就是否按合同要求进场以及组织甲供材料验收签字。通知材料商按照合同进行按时按质供货。要求施工单位上交材料设备使用计划。工程竣工扫尾阶段,组织相关单位对现场材料进行盘点。

3、3成本合约部负责甲供材料市场价格核查,确定甲供材料市场价格以有效控制

采购材料成本,负责合约起草及招投标具体事宜。

3、4 财务部负责材料付款事宜,负责按照合约以及拨款程序付款,包括甲供材料

预付款,阶段性付款、结算款等。

四、程序

4、1制订材料需求计划

甲供材料由材料技术部根据设计要求、公司要求以及工程需要,编制材料需求计划,提前2个月向工程部与成本合约部递送工作联系单,注明所要使用材料的品种、规格、档次、使用时间,由材料技术部根据共同商定结果整理编制甲供材料表。

4、2材料考察询价

4、2、1材料技术部对甲供材料进行市场调查。调查内容包括材料的供应商或制

造商名录,品牌名称,材料规格、性能、档次、样品,市场价格,曾使用的单位,调查时间等。以上内容由材料技术部汇总分析形成市场调查信息表,录入材料信息库,同时填写材料调查表提供给成本合约部。长期使用的材料,需定期做市场调查。

4、2、2成本合约部接到材料调查表后,根据工程实际预算情况,询价以取得较精

确的价格信息,形成核实后的材料调查表,确定基准价位,并反馈给材料技术部的材料信息库以及工程部。

4、3材料招标

4、3、1成本合约部根据材料需求计划、核实后的材料调查表及相关资料,编制招

标文件及投标厂商的入围资格要求,报经公司领导审批。

4、3、2材料技术部按经审批的入围资格要求对报名供货商进行初步筛选,从中择

优邀请符合资格要求的三家以上供货商进行招投标,并封样存至仓库,做好标识。

4、3、3成本合约部应在材料使用时间前1个月,报请主管领导,召集招标小组进

入招标程序。招标后的合同价格由成本合约部提供给材料技术部录入材料信息库,报招标小组领导。成本合约部按照招标文件规定的程序要求,通过对投标单位投标文件的分析比较、组织评标以确定评标结果,确定中标候选单位报公司批准。

4、3、4成本合约部根据招标结果与招标小组意见,与招标中标单位洽谈合同条款,

形成合同文本初稿,组织合同内审程序,经过内审确认后形成正式合同文本,报经公司批准后,由公司与中标单位正式签订合同。合同签订后正本移交办公室,成本合约部、材料技术部与工程部留存副本。

4、3、5部分甲定乙购材料不进入招标程序时,由成本合约部与工程部根据材料调

查表直接确定,报总经理批准。

4、3、6公司员工均可向材料技术部提供材料信息,但在招标前不得与供应商或制

造商有实质性的商谈。员工在材料招投标活动中,如与材料供应商或制造商有亲属关系应提前告知公司招标小组,主动回避。

4、3、7所有甲供材料在签订合同之前须预留15个工作日的招标时间,在实际需

要前至少5个工作日签订合同,3个工作日留做合同审批时间。

4、4进场验收

验收工作由工程部负责组织,由材料技术部、成本合约部、工程部与材料使用的施工单位进行材料进场验收,对材料质量进行监督检查验收,审核其质量、数量、规格的正确性,工程部签署验收结论。

4、5对甲供材料不合格的处置方式

4、5、1材料质量不合格:对验收材料,发现不合格的,坚决要求供货商退货,并承担

由此产生的运输费用、保管费用等。当供货质量出现2%不合格时,工程部上报公司。

4、5、2材料数量及供货时间达不到要求:对总量不足或超供现象,应及时要求供

货商进行补足或退货,由此造成的费用由供货商进行承担,须在材料采购合同中作出详细说明;当供货数量及时间3次影响工期或一次影响工期7天以上时,工程部上报公司。

4、6甲供材料采购实施过程中,因市场、成本原因出现甲供材料价格变化情况,

由材料技术部按设计变更进行处理。