系统思考基本方法与工具讲解

系统思考基本方法与工具

讲师:邱昭良

一、深入思考——冰山模型

1. 冰山的三个层次

冰山模型在心理学及其他很多方面都有应用,从系统思考的角度来讲,要让思考更有深度,需要区分三个层次:

图 1 冰山模型

事件

如果以冰山作为比喻,事件就是冰山浮在水面上的部分,是能够经历、策划、参与、推动的,是看得见、摸得着的。如果只停留在事件层面上就事论事,就属于“ 反

应式”应对策略,总是“摁下葫芦浮起瓢”,到处“救火”,不能从根本上消除隐患。模式

把相互关联的事件串联起来可以发现它们之间的模式,对问题就有一定的预见性。好比炒股票,前一天收市时某只股票的涨跌情况只是一个事件,如果将该股票在一段时期内的涨跌情况关联起来,就可以看到一定的趋势,以此分析该股票在未来一段时间内的走势。这个层次是从冰山水面的部分向下深入。

结构

继续向水面之下深入则可以预见为什么会有这种趋势和模式, 找到事件的内在结构。结构影响行为,每一个行为背后都有特定的系统结构,洞悉系统结构之后就可以成为系统设计师,主动调控系统结构,从而改变系统行为。

2. 冰山模型的应用

离职率问题

离职是职场人士茶余饭后经常聊起的话题。每个人的离职似乎都是孤立事件,如果人力资源从业人员只思考某个人为什么离职,就会很茫然;如果把某个时期的员工离职率做出统计,就会发现其中的趋势。

案例

——离职怪圈(一——

某公司人力资源部发现, 从去年 7月到今年 7月,

公司员工的离职率越来越高,预测下个月可能会有更多人离职。从这个趋势背后找到问题根源,仔细分析后发现,该企业陷入了一个怪圈:员工离职,公司为救急去其他企业“挖墙脚”, 挖来的员工比本公司同水平的老员工的薪资水平更高,磨合方面也会产生很多问题,这让公司的老员工感到不舒服,导致他们离职; 公司为了应急就要再次去“挖墙脚”,从而进入恶性循环。

——离职怪圈(二——

邱老师曾经在一家专业服务外包公司做首席运营官,这家公司某段时间的离职率超过了 100%,每招聘一批新人培养三四个月以后就离职了,所以公司一批一批地招聘,员工却一批一批地流失。

邱老师把这个情况作了统计分析,发现了几个恶性循环:

第一,员工离职,可用人数减少,在总工作量不变的情况下,每个人的压力增加,导致更多人离职; 第二,老员工离职,公司招聘新员工,新员工能力有限,导致人均技能下降,老员工既要完成本职工作,又要培训新员工,老员工压力增大,新员工经过

培训发现不能胜任工作,压力也很大,最后无论是老

员工还是新员工,都有可能离职;

第三,有些员工刚入职一年就担任了室主任,本

身管理水平有限,人员流动性大,管理难度也随之增

加,生产各方面也可能受到影响;

……

找出问题发生的原因后,邱老师采取了一系列措

施,经过三个季度的努力,最终把该公司的离职率降

到了 5%以内。

次品率问题

冰山模型在生产方面也有相应的应用。应用的时候,首先要把想要解决的事件列出来,再向下把事件相互关联起来,得到一种趋势和模式,最后透析产生这种趋势和模式的原因,从而逐步加深思维的深度。

案例

——次品率增长背后的系统——

某企业最近出现产品次品率问题(事件,把次

品率按照时间排序,发现次品率呈现震荡上扬的趋势

(模式,这个趋势至少反映了两股力量:一股是推

动成长的力量,说明次品率有逐渐恶化的态势,这是

一个增强回路;同时,次品率还存在阶段性降低的趋

势,说明企业采取了一些措施抑制次品率,但措施只

在一开始比较有效果,后来就不太管用了。(结构

冰山模型是一个能够帮助人们加深思考深度的工具,在实际应用过程中,通常会用图表方式来表达,这种图表也是一种基本工具,叫做行为模式图。

二、动态思考——环路图

1. 为何采取环形思考

动态思考又称为环形思考,是系统思考中一种比较有特色的工具和方法。

系统的一个重要特征是因果互动,即“有因必有果”,过去人们经常用鱼骨图、脑图等线性思考的方法研究事物,然而事情的结果迂回之后又会对问题产生一些影响,导致对策比问题更糟糕,因此必须采取环形思考。

环形思考的思维模式是基于因果的互动,主要工具有两类,一是因果循环图, 二是系统循环图。系统循环图是系统思考的“国际标准语言”。

2. 环形思考的应用

企业沟通不良的问题

很多企业都有沟通不良的问题,使用“列清单”“鱼刺图”等线性思考方式找出沟通不良的主要原因有:缺乏沟通技巧、权责不清、企业内人际关系复杂等。如果使用环形思考方式,就要从问题本身入手,首先思考问题可能产生的后果,如沟通不良会产生误会、加剧人际关系的复杂、使沟通不良的后果更加严峻等,所以,人际关系复杂与沟通不良互为因果,构成一个闭合回路。

从线性思考转化为环形思考其实很简单,就是从问题出发找到这个问题可能产生的各种结果,再寻找结果与问题之间的闭合回路。如果单纯地认为沟通不良是因为缺乏沟通技能造成的, 因而邀请老师给员工上沟通技巧的课程,不但不会解决问题, 还可能会使问题恶化。例如,一个学员上了沟通技巧的课程后, 知道了夸奖或批评不能直截了当,而应该迂回表达,但是当他想夸奖一个人漂亮时,迂回表达反而有可能让对方误以为他想表达的是自己很丑,这样就会使人际关系更加恶化。

员工工作压力大的问题

很多企业都会遇到员工工作压力大的问题,按照线性思维方法, 可以概括出员工压力大的原因有:人员素质不高,真正能干活的人不多;工作效率不高,经常因为开会或招待领导使工作受到干扰;工作量确实非常大,等等。如果使用环形思考方法,

工作压力大的直接后果是没有时间学习或者培养员工,从而导致人员水平普遍较低,这又直接导致工作效率和工作质量不高, 从而不得不返工和补救,进一步加大了工作量。

3. 环形思考的四个步骤

环形思考其实非常简单,只要做到四个“找”:

找问题

所谓找问题,即找到工作或生活中经常遇到的问题,作为分析对象。如果问题经常出现或者越来越严重,说明问题背后有增强回路;反之,一次性的问题背后就没有

回路。