办公用品采购管理制度

办公用品采购管理

制度

办公用品采购管理制度

一、总则

1、为加强公司办公用品管理，节约成本，提高效率，规范流程，明确责任，倡导健康优质、绿色环保、勤俭节约的现代办公方式，特制定本制度；

2、本制度适用于公司全体员工。

二、办公用品分类

本制度所指的办公用品主要包括：各种办公室所需耗材、办公设备、办公家具、电脑及配件、其它零星物品以及机器设备、运输工具、大额资产等固定资产。

1、办公室家具：如桌椅、文件柜、饮水机、电风扇等；

2、办公设备及办公用具：如电脑、计算机、投影仪、打印机等；

3、日常办公用品、耗材：如笔记本、笔、打印纸等；

4、其它

三、采购原则

1、所有办公用品的采购、发放、管理工作，由行政部统一负责。

2、负责办公用品的采购和日常管理，当库存低于一定数额时，行政部应及时补充。

3、行政部经理负责对办公用品的采购流程以及价格、供应商等情况进行严格审核，并直接负责大宗办公用品的洽谈和采购；

4、财务主管负责对办公用品采购价格的审计，并定期审核办公用品台账；

5、总经理对行政部的办公用品采购管理实施严格监督，发现问题应及时纠偏。

6、采购人员严格按照采购审批计划进行采购，不得随意增加采购品种和数量，凡是没有列入采购计划的或未经批准的办公物品，任何人不得擅自购买，否则后果自负。

四、采购办法

1、所申购物资总价格在500元以下的办公用品，由行政经理审核后直接采购；

2、总价格在500元以上的，经由总经理签字确认后采购。

五、采购审批程序

1、总价格在500元以下的物品；

申购人填写《物品申购单》→部门负责人审批→行政经理审批→行政人员采购

2、总价格在500元以上的物品；

申购人填写《物品申购单》→部门负责人审批→总经理审批→行政人员采购

3、行政专员依据各部门的办公用品领用计划，及时查对库存，对确有缺项的，应及时编制办公用品购置计划，后进行采购；

六、核销

1、办公用品采购后，行政部负责验收、核对，确认无误后登记入库；

2、采购物资时，行政人员须向供应商索取正规发票和物品清单，如供应商未能开具正式物品清单的，行政人员须依据实际购买的物品、规格、型号、单价、数量等，自行编制采购物资清单，作为报销凭证；

3、物资采购完毕，须在10个工作日内，填写《费用报销单》，经行政部经理、总经理审核后，按实际支出报销费用。财务部门须对报销凭证予以严格审核，对于不符合申购流程和报销凭证不全者，应予拒销。

七、办公用品的保管

1、备用的办公用品由行政部统一保管，防止办公用品受潮、虫蛀、损坏、丢失，确保办公用品的功用和性能。

2、对固定资产实行保管责任制。实行使用人、领用人、保管责任人三合一的办法。谁领取，谁保管；谁使用，谁保管。

3、办公用品在使用过程中出现故障时，应及时通知行政部组织维修。

4、对因个人工作失误、非正当使用而造成办公用品出现重大耗损的，将根据个人错误的程度，由责任人承担相应的损失。

5、员工离职前应如数交回或转交所领用的非消耗性办公用品，由人事行政部确认。

八、领用和发放

1、员工领用办公用品需填写《办公用品领用登记表》并确认签字，且按照《办公用品领用登记表》发放办公用品，并做好出库登记，建立台账。

2、办公用品领取后发现不适用或未用完部分，由行政专员统一调换或回收；

3、使用人在使用办公设施时，应严格按照要求进行操作，并注意日常保养维护。

4、新员工入职，每人可配备：记事本一本、签字笔一支，由行政部统一发放。

5、员工离职时，须根据有关规定与行政专员做好相关办公用品交接。

九、登记和管理

1、行政专员须建立和登记办公用品台账，做好办公用品的购置、发放和库存管理；

2、财务部须会同行政专员定期或不定期盘点，查对台账与实物，保证账实相符；