外购外协物料质量问题索赔管理办法

外购外协物料质量问题索赔管理办法

1目的

为了保证外购、外协物料质量满足公司产品的需要，规范供应商来料不良索赔流程，明确供应商应承担的责任和损失，以督促供应商提升改善质量意识和产品质量水平 ,有效防止相同问题重复发生，特制订本办法。

2.适用范围

适用于进料检验、生产过程及出货后发现的供应商来料不良造成的劳动工时费用、逾期损失费用、材料损耗费用、水电燃料能耗费用、运输费用、维修费用、差旅费用、质量潜在风险损失等，进行对供应商的索赔。

供应商交货逾期，按照采购合同/供应商战略合作协议执行扣款或处罚，不在本办法规定范围。

3.管理职责

3.1采购部

负责与供应商联络，执行索赔，监督供应商在发票中扣除索赔金额（或向公司支付索赔费用）。

3.2制造部

负责受供应商委托进行物料的返修、返工，负责对返修工时、料废加工、试验工时、材料耗用、水电能源耗用等费用的记录、统计。

3.3质管部

负责返修、返工物料的重检，负责检验工时的统计和记录；负责统计、汇总、核定索赔费用。

3.4财务部

3.4.1根据《供应商索赔单》负责与供应商进行账务结算；根据实际发生成本，负责制定各项索赔费用标准。

4.管理程序

4.1进料检验发生来料不良索赔

4.1.1让步接收：进料检验发生物料不合格，且不合格品审理结论为让步接收的，应根据产品价值及不合格严重程度，供应商承担降价5%~10%的赔偿质量风险损失，具体由质

量管理部确定赔偿比例，对让步接收产品，因我公司标识不清、记录、保管及仓储管理不善而造成的质量损失，由我公司责任部门负担。

4.1.2返工、返修

采购物料送检后发生不合格经审理确定需返修的，由采购部联络供应商协商具体返修事宜，可分为以下三种情况：

①供应商取回返工、返修：

a、影响生产进度，造成逾期的，按照交货逾期进行处罚；

b、返工、返修完成后，重新检验、试验试验工时费用按照当年度上海市最低小时工资标准的2倍计算；

c、检验、试验需耗用大量水、电、燃料（柴油）等能源的，需由质管部统计到能耗损耗栏目。

②供应商来公司现场返修：不影响生产进度的，可不进行索赔，影响生产进度，造成逾期的，应按照交货逾期进行处罚；

③供应商委托公司返修/返工：因生产急用或供应商路途远等原因需委托公司返修、返工的，质管部应提供检验报告、不合格品处理单等材料给供应商，供应商确认后需发联络函委托金盾公司返工/返修，由质量管理部开立《返修返工单》（附件3），通知制造部返修、返工，制造部将返工的工时、物料损耗等记录在《返修返工单》。返修返工的需向供应商索赔以下费用：

a、返修工时费用按照当年度上海市最低小时工资标准的2倍计算，工时记录由制造部按照实际情况记录统计。

b、如造成材料、生产辅料等损耗的，需由制造部统计损耗费用；

c、返修完成后，重新检验、试验费用由质管部统计，检验试验工时费用按照当年度上海市最低小时工资标准的2倍计算；

d、返工、返修、检验、试验需用大量水、电、燃料（柴油）等能源的，需由质管部统计到能耗损耗栏目。

（设备折旧费用、管理费用较小建议暂不索赔）

4.1.3全数检验：因生产急用物料，不合格审理结论为全数检验的，需向供应商索赔全数检验工时费用，按照当年度上海市最低小时工资标准的2倍计算，良品入库使用，不良品按退货流程处理。

4.1.4退货：退货及时补货未影响生产进度的，可不进行索赔，影响进度造成逾期的，按照交货逾期进行处罚；

4.2生产过程中发现外购、外协件不良索赔

4.2.1让步接收：按照4.1.1条款执行。

4.2.2返修/返工：

①质量管理部开立《返修、返工单》，确定返修执行单位和返修地点，索赔条款按照4.1.2条款执行。

4.2.3料废退货：需根据具体情况向供应商索赔以下费用

a、已经过加工装配的，索赔生产工时费用，按照当年度上海市最低小时工资标准的2倍计算，工时由制造部按照实际情况记录和统计；

b、如造成材料、生产辅料等损耗的（比如棒料，加工后损耗废屑），需由制造部统计损耗费用；

c、生产、试验需用大量水、电、燃料（柴油）等能源的，需由制造部统计到能耗损耗栏目；

d、必要时还应确定返修的良品率，因正常返修造成的报废，供应商应负责补货，废品退回供应商；

e、影响进度造成逾期的，按照交货逾期进行处罚；

（设备折旧费用、管理费用较小建议暂不索赔）

说明：后续制造部会同财务部应建立各工件加工料废索赔费用标准化，减少人工统计工作量，也更客观，避免与供应商扯皮纠纷。

4.3产品发往客户后，由于外购、外协产品不良导致的客户投诉索赔

由工程服务部汇总用户反馈的质量问题物料清单、实物、顾客抱怨单及相关证据（如用户提供的影像资料等），由质量管理部组织分析后确认为供应商责任或所占责任比例，根据以下不同情况开具“供应商索赔单”，填写索赔产品清单及原因。当售后服务中因各种原因暂时无法返回故障件时，可按顾客或工程服务部提供的现场照片、故障件照片、用户投诉函、质量故障分析报告等作为确定索赔的依据。

4.3.1供应商及时到客户处更换或维修，得到客户认可，没造成损失的可不予索赔；4.3.2由供应商提供更换零部件，金盾公司服务人员进行更换维修的，应向供应商索赔以下费用：

a、服务人员差旅费，包括路费、酒店费用、差旅补贴费用；

b、维修费用，工时按照当年度上海市小时工资标准的2倍计算，工时包含往返路程时间（路程一天内按实际时间计算，一天以上，每天/每人按照8小时计算，不足8小时的按照实际实际计算），工时记录由工程服务部按照实际情况统计汇总。

c、如给造成客户重大损失，客户对金盾公司进行索赔的，需向供应商索赔相应费用。说明：如客户投诉问题既有供应商责任，同时也有金盾方责任的，费用可分摊，具体由质管部根据责任大小进行分摊。

4.3.3金盾公司自行购买零部件进行更换维修的除按照4.3.2索赔3项费用外，还需另外索赔零部件费用。

4.4索赔原则

4.4.1金盾公司应提供齐全的索赔依据证明材料，应经供方确认后再执行，如供应商未回复视为确认。

4.4.2不合格品判定及索赔应实事求是，严禁将“工废”误判为“料废”，根据实际情况统计各种索赔费用、损失，严禁虚报各种费用，质管部汇总、核定费用，财务部负责监管。

4.4.3各工件索赔应尽量标准化。

4.5索赔执行

4.5.1索赔部门：进料检验、客户抱怨阶段及生产过程中让步接收情况的索赔由质管部开单，并汇总各相关部门索赔数据、依据；生产过程中返修、返工、料废索赔由制造部开单，质管部核定并汇总其它相关部门数据。

4.5.2索赔依据：检验/试验报告、不合格品处理单、工时记录单、返修返工单、客户抱怨单、差旅费清单等作为索赔的依据。

4.5.3索赔流程：索赔部门开立《供应商索赔通知单》，经质量管理部汇总核定金额后，采购部会签确认，并附相关索赔依据发传真至供应商处，供应商应于5个工作日内确认（供应商超过5个工作日未确认视为认同索赔）。确认后盖章签字确认回传至采购部，采购部复印2份，原件交由财务部进行帐物结算（扣款或开其他收入发票，15天内进行收款），复印件一份反馈质管部，另一份采购部留底存档。

4.5.4索赔争议解决

如供应商对索赔原因、金额等有异议，可5个工作日内提出书面材料进行申诉，采