会议组织安排服务方案

会议组织安排服务方案

第一节会议服务工作基本服务方案

一、会务工作的服务范围

1、负责领导办公室的服务工作。

2、负责各类会议的安排和服务工作。

3、负责安排工作人员对会议室进行布置，保障会议室整洁舒适。

4、负责在会议期间巡查，进行会议服务，及时处理突发事件，确保会议顺利进行。

5、日常会务工作。

二、小型会务工作的服务流程

1、服务员必须注意自己的仪表，穿好工作服，戴好工作牌，提前30分钟到岗。

2、到岗后，首先检查灯光、空调、影视音响设备是否正常，发现异常及时报告修理。

3、仔细做好会议室的桌子、椅子、凳子的清洁卫生工作，保证有一个舒适整洁的会议环境，协助工作人员提前布置好会场。

4、提前将消毒完毕的茶杯摆放好，准备好茶叶和开水，提前10分钟在会议室门外面带笑容站好等待迎接参会人员。

5、参会人员进入会场后，服务员应举止大方地为他们递上茶水，并每隔15分钟加茶水一次。

6、服务工作要细致周到，服务中要做到三轻（走路轻、讲话轻、动作轻）。

7、会议快结束时，服务员在会议室门外站好准备欢送参会人员。

8、会议结束后，及时做好茶杯及会议室的清洁卫生工作，并关好灯、音响、空调、门窗等。

三、中、大型及重要会议的会务工作

1、在接到会议通知后，作出详尽的会务安排并及时向相关领导汇报。

2、会务人员根据会议需要，提前准备好横幅、绿摆、鲜花、果盘等。

3、提前对会议室进行检查，与会议主办方保持联系，对座位、名位牌、会标等进行核对，对影视、音响、灯光、花卉、绿摆、茶水、卫生、通道等进行检查，要求达标后，对会议室封闭管理，不准无关人员进入会场。

4、服务员必须注意自己的仪表，穿好工作服，戴好工作牌，提前50分钟到岗。

5、到岗后，首先检查灯光、空调、影视音响设备是否正常，发现异常及时报告修理。

6、仔细做好会议室的桌子、椅子、凳子的清洁卫生工作，保证有一个舒适整洁的会议环境。

7、提前将消毒完毕的茶杯摆放好，准备好茶叶和开水，提前10分钟在会议室门外面带笑容站好等待迎接参会人员。

8、如需要控制电梯，则提前安排人员控制。

9、参会人员进入会场后，服务员应举止大方地为他们递上茶水，并每隔15分钟加茶水一次。

10、服务工作要细致周到，服务中要做到三轻（走路轻、讲话轻、动作轻），若领导有事交待，应主动热情地走上前去询问，及时办好领导交代的事情。

11、会议快结束时，服务员在会议室门外站好准备欢送参会人员。

12、会议结束后，及时做好茶杯及会议室的清洁卫生工作，并关好灯、音响、空调、门窗等。

13、会务部在会议期间应与保安部加强联系，防止无关人员骚扰会场，并注意会议期间的用电设备安全，保证消防通道的畅通，紧急情况下，应有服务人员在场进行疏导。

四、会务工作的服务标准

仪态规范

操作礼节规范

会前服务规范

会后服务

五、会议接待服务流程

（一）目的

规范会议接待工作流程，切实把会议接待工作提高到一个崭新的服务水平。（二）适用范围

适用于所有会议接待工作流程的控制与管理。

（三）职责

1、项目部项目经理负责本工作流程的监督与落实执行情况；

2、客服员负责本工作流程的具体实施与会议接待的全面管理工作；

3、会议接待服务员负责执行好本规程。

4、会议工作规程

（四）会议类型

3A级：国家、省部级领导和客户要求的部门。

2A级：市级领导、来访的重要客户；外省、市级的参观团。

A级：同行业市级参观团、区级领导；

1、准备工作

3A级：总经理或总经理指定人员提前24小时、6小时、3小时、1小时、30分钟分别与主要接待方负责人进行对接。

2A级：项目部项目经理提前6小时、3小时、1小时、30分钟与主要接待方进行对接。

A级：客服部负责人提前3小时、1小时与通知方进行对接。

2、宣传准备

3A级：主要接待方提前与电视台联系，记者现场采访、摄像；公司安排专人进行拍照；提前准备横幅、指示牌；确定行程路线、欢迎鲜花形式。

2A级:公司安排专人进行拍照；提前准备横幅、指示牌；用花盆、装饰花、绿色植物布置大厅等公共区域。

A级：提前准备指示牌用花盆、装饰花、绿色植物布置大厅等公共区域。3、人员准备

3A级：①各级管理人员按分工做好秩序维护、水电保障、设备运行安全等工作；②客服部安排迎宾、引领、会议室服务、休息区服务和应急服务。

2A级：客服部安排专人负责会议服务、休息区服务；

A级：客服部安排专人负责会议服务；

4、物料准备

3A级：会议摆台用品：台布、A4纸、笔、矿泉水、茶水、果盘、接碟、抽取纸、果签、烟缸等。根据会议通知单要求准备用品。卫生间配备用品：洗手液、抽取纸。

2A级：会议摆台用品：台布、A4纸、笔、矿泉水、茶水、果盘、接碟、抽取纸、果签、烟缸等。根据会议通知单要求准备用品。卫生间配备用品：洗手液、抽取纸。

A级：会议摆台用品：台布、A4纸、笔、茶水、抽取纸、烟缸等。根据会议通知单要求准备用品。卫生间配备用品：洗手液、抽取纸。

5、检查准备：

3A级：客服部负责人提前6小时检查物料准备、人员准备，组织人员进行演练操作，分别提前1小时、30分钟、10分钟检查物料准备、人员准备情况。

2A级：客服部负责人分别提前1小时、30分钟检查物料准备、人员准备情况。

A级：客服部负责人分别提前1小时、30分钟检查物料准备、人员准备情况。

6、日常会务工作（A级）

（1）会议接待服务人员必须注意自己的仪表，穿好工作服，提前15分钟到岗；

（2）到岗后首先检查灯光、空调、影视音响设备是否正常（提前半小时打开灯光;提前1小时打开空调；影视音响设备由会议主办方负责协调主管设备人员）及时与会议接待主管和客户方协调。

（3）仔细检查会议室的桌子、椅子等会议使用物品的清洁卫生工作，保证有一个舒适整洁的会议环境；

（4）提前将消毒好的茶杯摆放好，准备茶叶，打好开水，提前15分钟在会议室门外面带笑容站好等待迎接参会人员；

（5）参会人员进入会场后，服务员应举止大方地为他们递上茶水，并每隔15分钟加茶水一次；

（6）服务工作要细致周到，服务中要做到三轻（走路轻、讲话轻、动作轻）；

（7）会议主管必须到场监督服务员工作，巡视会议室的准备情况和会议的进行情况，以便有突发事情及时应对；

（8）会议快结束时，服务员在会议室门外站好准备欢送参会人员；

（9）会议结束后，及时做好会议室的清洁卫生工作，并关好灯、音响、空调、门窗等。

7、2A级、3A级中、大型及重要会议的会务工作

（1）客服部接到2A，3A及重要会议通知后，作出详尽的会议安排及时向项目部项目经理汇报；

（2）客服部主管根据会议需要，若要悬挂横幅则通知会议预定单位提前一天准备好横幅;提前两小时安排摆放好鲜花；

（3）提前一天对会议室全面检查，应与会议主办单位保持联系，对座位数、名位牌、会标等进行核对，同时应对影视、音响设备、灯光、花卉摆设、茶水准