会议组织安排服务方案

会议组织安排服务方案第一节会议服务工作基本服务方案一、会务工作的服务范围1、负责领导办公室的服务工作。

2、负责各类会议的安排和服务工作。

3、负责安排工作人员对会议室进行布置，保障会议室整洁舒适。

4、负责在会议期间巡查，进行会议服务，及时处理突发事件，确保会议顺利进行。

5、日常会务工作。

二、小型会务工作的服务流程1、服务员必须注意自己的仪表，穿好工作服，戴好工作牌，提前30分钟到岗。

2、到岗后，首先检查灯光、空调、影视音响设备是否正常，发现异常及时报告修理。

3、仔细做好会议室的桌子、椅子、凳子的清洁卫生工作，保证有一个舒适整洁的会议环境，协助工作人员提前布置好会场。

4、提前将消毒完毕的茶杯摆放好，准备好茶叶和开水，提前10分钟在会议室门外面带笑容站好等待迎接参会人员。

5、参会人员进入会场后，服务员应举止大方地为他们递上茶水，并每隔15分钟加茶水一次。

6、服务工作要细致周到，服务中要做到三轻（走路轻、讲话轻、动作轻）。

7、会议快结束时，服务员在会议室门外站好准备欢送参会人员。

8、会议结束后，及时做好茶杯及会议室的清洁卫生工作，并关好灯、音响、空调、门窗等。

三、中、大型及重要会议的会务工作1、在接到会议通知后，作出详尽的会务安排并及时向相关领导汇报。

2、会务人员根据会议需要，提前准备好横幅、绿摆、鲜花、果盘等。

3、提前对会议室进行检查，与会议主办方保持联系，对座位、名位牌、会标等进行核对，对影视、音响、灯光、花卉、绿摆、茶水、卫生、通道等进行检查，要求达标后，对会议室封闭管理，不准无关人员进入会场。

4、服务员必须注意自己的仪表，穿好工作服，戴好工作牌，提前50分钟到岗。

5、到岗后，首先检查灯光、空调、影视音响设备是否正常，发现异常及时报告修理。

6、仔细做好会议室的桌子、椅子、凳子的清洁卫生工作，保证有一个舒适整洁的会议环境。

7、提前将消毒完毕的茶杯摆放好，准备好茶叶和开水，提前10分钟在会议室门外面带笑容站好等待迎接参会人员。

8、如需要控制电梯，则提前安排人员控制。

9、参会人员进入会场后，服务员应举止大方地为他们递上茶水，并每隔15分钟加茶水一次。

10、服务工作要细致周到，服务中要做到三轻（走路轻、讲话轻、动作轻），若领导有事交待，应主动热情地走上前去询问，及时办好领导交代的事情。

11、会议快结束时，服务员在会议室门外站好准备欢送参会人员。

12、会议结束后，及时做好茶杯及会议室的清洁卫生工作，并关好灯、音响、空调、门窗等。

13、会务部在会议期间应与保安部加强联系，防止无关人员骚扰会场，并注意会议期间的用电设备安全，保证消防通道的畅通，紧急情况下，应有服务人员在场进行疏导。

四、会务工作的服务标准仪态规范操作礼节规范会前服务规范会后服务五、会议接待服务流程（一）目的规范会议接待工作流程，切实把会议接待工作提高到一个崭新的服务水平。

（二）适用范围适用于所有会议接待工作流程的控制与管理。

（三）职责1、项目部项目经理负责本工作流程的监督与落实执行情况；2、客服员负责本工作流程的具体实施与会议接待的全面管理工作；3、会议接待服务员负责执行好本规程。

4、会议工作规程（四）会议类型3A级：国家、省部级领导和客户要求的部门。

2A级：市级领导、来访的重要客户；外省、市级的参观团。

A级：同行业市级参观团、区级领导；1、准备工作3A级：总经理或总经理指定人员提前24小时、6小时、3小时、1小时、30分钟分别与主要接待方负责人进行对接。

2A级：项目部项目经理提前6小时、3小时、1小时、30分钟与主要接待方进行对接。

A级：客服部负责人提前3小时、1小时与通知方进行对接。

2、宣传准备3A级：主要接待方提前与电视台联系，记者现场采访、摄像；公司安排专人进行拍照；提前准备横幅、指示牌；确定行程路线、欢迎鲜花形式。

2A级:公司安排专人进行拍照；提前准备横幅、指示牌；用花盆、装饰花、绿色植物布置大厅等公共区域。

A级：提前准备指示牌用花盆、装饰花、绿色植物布置大厅等公共区域。

3、人员准备3A级：①各级管理人员按分工做好秩序维护、水电保障、设备运行安全等工作；②客服部安排迎宾、引领、会议室服务、休息区服务和应急服务。

2A级：客服部安排专人负责会议服务、休息区服务；A级：客服部安排专人负责会议服务；4、物料准备3A级：会议摆台用品：台布、A4纸、笔、矿泉水、茶水、果盘、接碟、抽取纸、果签、烟缸等。

根据会议通知单要求准备用品。

卫生间配备用品：洗手液、抽取纸。

2A级：会议摆台用品：台布、A4纸、笔、矿泉水、茶水、果盘、接碟、抽取纸、果签、烟缸等。

根据会议通知单要求准备用品。

卫生间配备用品：洗手液、抽取纸。

A级：会议摆台用品：台布、A4纸、笔、茶水、抽取纸、烟缸等。

根据会议通知单要求准备用品。

卫生间配备用品：洗手液、抽取纸。

5、检查准备：3A级：客服部负责人提前6小时检查物料准备、人员准备，组织人员进行演练操作，分别提前1小时、30分钟、10分钟检查物料准备、人员准备情况。

2A级：客服部负责人分别提前1小时、30分钟检查物料准备、人员准备情况。

A级：客服部负责人分别提前1小时、30分钟检查物料准备、人员准备情况。

6、日常会务工作（A级）（1）会议接待服务人员必须注意自己的仪表，穿好工作服，提前15分钟到岗；（2）到岗后首先检查灯光、空调、影视音响设备是否正常（提前半小时打开灯光;提前1小时打开空调；影视音响设备由会议主办方负责协调主管设备人员）及时与会议接待主管和客户方协调。

（3）仔细检查会议室的桌子、椅子等会议使用物品的清洁卫生工作，保证有一个舒适整洁的会议环境；（4）提前将消毒好的茶杯摆放好，准备茶叶，打好开水，提前15分钟在会议室门外面带笑容站好等待迎接参会人员；（5）参会人员进入会场后，服务员应举止大方地为他们递上茶水，并每隔15分钟加茶水一次；（6）服务工作要细致周到，服务中要做到三轻（走路轻、讲话轻、动作轻）；（7）会议主管必须到场监督服务员工作，巡视会议室的准备情况和会议的进行情况，以便有突发事情及时应对；（8）会议快结束时，服务员在会议室门外站好准备欢送参会人员；（9）会议结束后，及时做好会议室的清洁卫生工作，并关好灯、音响、空调、门窗等。

7、2A级、3A级中、大型及重要会议的会务工作（1）客服部接到2A，3A及重要会议通知后，作出详尽的会议安排及时向项目部项目经理汇报；（2）客服部主管根据会议需要，若要悬挂横幅则通知会议预定单位提前一天准备好横幅;提前两小时安排摆放好鲜花；（3）提前一天对会议室全面检查，应与会议主办单位保持联系，对座位数、名位牌、会标等进行核对，同时应对影视、音响设备、灯光、花卉摆设、茶水准备、卫生情况、进出通道进行检查，要求达标后对会议室进行封闭管理，不准无关人员进入会场（会议室）；（4）服务员必须注意自己的仪表，穿好工作服，戴好工作牌，提前1小时到岗；（5）仔细检查会议室的桌子、椅子等的清洁卫生工作，保证有一个舒适整洁的会议环境；（6）提前1小时按会议要求进行摆台，准备茶叶，打好开水，提前15分钟再会议室门外面带笑容站好等待迎接参会人员；（7）参会人员进入会场后，服务员应举止大方地为他们递上茶水，香巾并每隔15分钟加茶水一次，并牢记领导饮用茶水的习惯，以便做好个性化服务；（8）若领导有事交待，应主动热情地走上前去询问，及时办好领导交待的事情；（9）服务工作要细致周到，服务中要做到三轻（走路轻、讲话轻、动作轻）；（10）客服领班必须到场监督服务员工作，巡视会议室的准备情况和会议的进行情况，以便有突发事情及时应对；（11）会议快结束时，服务员在会议室门外站好准备欢送参会人员；（12）会议结束后，及时做好茶杯及通知保洁做好会议室的清洁卫生工作，并关好灯、音响、空调、门窗等；8、客服在会议期间应加强与安保联系，防止无关人员进入会场扰乱会议，应注意会议期间用电设备的工作情况，防止事故产生，应保证通道的畅通，紧急情况下，应有服务员在场进行疏导。

9、2A,3A重要会议结束后，由项目部项目经理组织召开会议接待总结，分析、研究、探讨经验与不足。

会议服务人员上岗前必须符合《会议服务标准规程》仪容仪表要求。

六、会议服务人员服务标准七、会议摆台标准八、前台服务人员工作要求：1、严格做好访客询问、登记及确认工作；2、及时、准确分发及派送报纸；3、按照程序做好报修、投诉的受理与处置，并做好回访工作。

第二节会议服务规范1．目的规范会议现场布置，确保会议现场布置的规范2．适用范围适用于山东XX物业管理有限公司xxxx园区客服部。

3．职责分工3.1项目行政办公室接到会议通知后，按会议等级确定会议接待标准及现场布置等级。

3.2会务服务人员按主管下达的等级标准，开展工作。

3.3会议服务员按岗位职责及等级标准进行现场布置。

4．工作流程：4.1会议室布置规范4.1.1接到会议通知单后，会务确认会议名称、地点、人数、时间、与会范围，会议形式（座谈式、课桌式），会议要求准备的物品（湿巾、矿泉水、果盘、纸巾、玻璃杯、桌签、签到牌、签到桌、会标、指引牌、设施设备需要、鲜花、国旗、{左方为乙方，右方为甲方}、签字文具或铺放红地毯、安排拍照等事项。

）4.1.2会议室布置标准及程序4.1.2.1布台顺序：椅子（定位）——湿巾碟——茶碟——杯垫——茶杯——湿巾——桌牌——玻璃杯——矿泉水4.1.2.2桌面顺序（从左到右）：桌牌——湿巾碟——茶碟——茶杯——玻璃杯——矿泉水4.2布台要求：4.2.1根据与会人数，将椅子定位，椅子与桌子的间距为30厘米；4.2.2桌牌、湿巾、茶杯（杯把应偏向客人30度角）、玻璃杯、矿泉水成一字形依次排列（或呈桌牌、矿泉水、玻璃杯、湿巾、茶杯排列），间距各为1厘米.4.2.3杯垫放在杯碟的正中间，字迹摆正面向客人。

4.2.4茶杯把朝右平行，杯盖上的透气孔在右侧与杯把成一线。

4.2.5杯碟、湿巾一律使用托盘托放，湿巾叠放平整，局徽在正面右下角，用湿巾夹摆放湿巾。

4.2.6摆放矿泉水，要求“崂山矿泉水”以“矿”字为中心面朝客人，玻璃杯平面朝向客人。

4.2.7桌牌摆放在湿巾碟、茶碟的正上方。

4.2.8整套物品摆桌牌时间距为13厘米，不摆桌牌时间距为28厘米。

4.2.9所有物品摆放要求局部横平、竖直，整体横、竖侧在一条线上，做到整齐、精确、美观。

4.3贵宾室要求及程序：4.3.1布台顺序：矿泉水——杯垫——玻璃杯——湿巾碟——茶碟——杯垫——茶杯——湿巾4.3.2桌面顺序：桌面由里到外四组顺序为：矿泉水——矿泉水/玻璃杯——玻璃杯/湿巾碟——湿巾碟/茶碟——茶碟4.3.3布台要求：4.3.3.1鲜花新颖美观，摆放在主、客之间茶几的正中间。

4.3.3.2摆放物品前后间距都为1厘米，左右间距托盘内矿泉水、玻璃杯为1厘米，湿巾碟为1厘米，茶碟为2厘米，横、竖在一条直线上，做到精确、美观。