《高级秘书与行政助理学》知识框架
专业秘书与行政助理培训教材
•权利核 心Leabharlann •职权层 次•代言人
•不一定是上司的，要为同事服务
学习改变命运,知 识创造未来
•职能
• 权力的三维概念
•一、行政文秘人员的角色认知
专业秘书与行政助理培训教材
成功行政人员的“七”高
¡ 综合素质高 ¡ 权大责高 ¡ 薪水高 ¡ 说服的本领高 ¡ 发展愿望和前景高 ¡ 道德水平高 ¡ 成就感高
专业秘书与行政助理培训教材
办公室布置的原则
•点评 ：
¡ 根据现在会议室的布置，请点评办公室布 置的优、缺点
学习改变命运,知 识创造未来
•二、办公室日常工作技巧
专业秘书与行政助理培训教材
办公室布置的原则（一）
¡ 整齐清洁、采光良好； ¡ 走道上不要放置有碍行走的物品； ¡ 办公桌椅柜架的排列应采用直线对称式； ¡ 使用同一规格的档案柜、高度一致，增进
学习改变命运,知 识创造未来
•一、行政文秘人员的角色认知
专业秘书与行政助理培训教材
专业秘书与行政助理发展培训（二）
学习改变命运,知 识创造未来
•办公室 •日常工 作技巧
专业秘书与行政助理培训教材
行政人员的办公室事务
•办公室事务管理 •日常工作的四大作用 •日常工作的三大特征 •行政人员的主要日常工作
学习改变命运,知 识创造未来
•二、办公室日常工作技巧
专业秘书与行政助理培训教材
行政人员的日常工作
办公室管理
日程安排 与管理 文书工作
会务安排
•——工作内容
照明、隔音、色彩、室内装饰、空气（温度，湿 度，换气）、消耗品、办公自动化设备、安全、 保密
公司事务的联络、转达、交涉、调整 计划的外出管理：车务、旅票、住宿、出入境
专业秘书与行政助理培训
专业秘书与行政助理培训专业秘书与行政助理培训课程导引专业秘书和行政助理在组织中扮演着至关重要的角色，他们负责协助管理人员、提供行政支持以及促进组织内部和外部的沟通。
为了能够胜任这个职位，他们需要具备一定的专业知识和技能。
本文将介绍2000字的专业秘书与行政助理培训课程，旨在帮助他们提高工作效率和卓越的职业发展。
课程目标本培训课程的主要目标是帮助专业秘书与行政助理掌握以下关键技能和知识：1.卓越的组织和时间管理：学习如何有效地安排日程、设置优先级、处理事务以及合理分配时间，以提高工作效率和准确性。
2.出色的书面和口头沟通能力：培养良好的沟通技巧，包括书面和口头交流，以便与内部和外部的利益相关方进行有效的沟通。
3.专业人际关系和团队合作：学习如何与同事、领导和客户建立良好的职业关系，有效地与团队合作以达到共同的目标。
4.高级办公软件技能：深入学习办公软件，如Microsoft Office套件，包括Word、Excel、PowerPoint以及Outlook等程序的应用，以提高工作的效率和准确性。
5.敏锐的问题解决和决策能力：培养解决问题和做出合理决策的能力，以应对工作中的各种挑战和困难。
6.保密和机密信息管理：学习如何处理和保护机密信息，以确保组织的安全和可靠性。
课程大纲一、组织和时间管理1.理解时间管理的重要性和好处2.制定和执行有效的日程和计划3.优先级管理和任务分配技巧4.有效的记事和备忘录5.处理紧急事务和压力管理二、书面和口头沟通能力1.良好的书面沟通技巧和文件编写能力2.有效的商务信函和电子邮件书写3.有效的电话和会议交流技巧4.演讲和陈述技巧三、专业人际关系和团队合作1.建立良好的职业关系和自我形象管理2.与不同类型的人合作和沟通技巧3.团队合作和协助其他员工4.解决冲突和处理困难人际关系技巧四、高级办公软件技能1.Microsoft Office套件的高级功能和技巧2.Word处理和文档编辑技巧3.Excel的数据分析和电子表格设计能力4.PowerPoint的演示技巧和视觉设计能力5.Outlook的邮件和日历管理技巧五、问题解决和决策能力1.问题识别和分析技巧2.多种解决问题的方法和策略3.决策制定和执行能力4.评估和改进解决方案的能力六、保密和机密信息管理1.了解保密和机密信息的重要性2.处理和保护机密信息的方法和技巧3.信息安全和文档管理培训方法本课程将采用多种培训方法，包括理论讲解、案例研究、小组讨论、角色扮演、实际操作和个人反思等。
高级秘书与行政助理技能培训
高级秘书与行政助理技能培训课程背景高级文秘作为领导的左膀右臂，在企业运营中承担着非常重要的承上启下的管理作用。
本课程将从个人素质、工作艺术、工作实务、文书写作、商务礼仪及及人际沟通六方面来讲解优秀的秘书必须具备的个人素质和职业技能，通过讲解、案例研讨、实务演练等方式，使学员掌握高级秘书的实务操作技法和规范。
课程目标–了解高级秘书必备的道德品质、职业素质及角色定位–掌握作为高级文秘的处理实务的方法和策略的技巧–掌握作为高级应必备的文书写作、会议筹划、公关处理、商务礼仪等核心技能–掌握并能熟练应用处理人际关系的沟通技巧课程大纲一个人素质修炼–领导最欣赏的十种秘书–秘书必备的道德品质–秘书必备的职业素质–秘书必备的工作职责–秘书必备的知识体系–秘书必备的时间管理能力–秘书的职业成长规律二工作的艺术修炼–给领导做好参谋的艺术–给领导做好助理的艺术–倾听领导指示的艺术–给领导汇报工作的艺术–与领导相处的艺术–给领导安排约会的艺术–保密工作的艺术三工作实务的修炼–文件档案管理实务–函电收发实务–会议筹划与管理实务–信息收集与管理实务–印章管理实务–公共关系处理实务四文书写作的实务–指导性文书–规范性文书–报请性文书–告启性文书–会议性文书–凭证性文书–生活性文书五商务礼仪的修炼–办公室礼仪–服饰礼仪–电话礼仪–外出礼仪–商务交往礼仪–商务接待礼仪–商务宴请礼仪–商务拜访礼仪–商务酒宴礼仪–商务谈判礼仪–商务剪彩礼仪六与人沟通的修炼–秘书语言沟通的要求–秘书非语言沟通的要求–与同事沟通的要求–与同事沟通的禁忌–赞美他人的要求–内部协调工作的要求–化解办公室冲突的技巧讲师介绍蔺老师硕士，人大人力资源管理硕士，国家一级企业人力资源管理师，日本产业训练协会TWI资格讲师，中国中小企业国际合作协会特聘讲师，曾多次赴日本接受企业经营培训、职业讲师育成培训。
现任某全球500强人力资源开发中心培训经理，高级培训师，统筹培训工作。
高级文秘、行政助理综合技能实战培训(PPT256页)
2021年8月7日星期六
秘书/行政助理
学习要领
•心态归零 •超越自我 •全情投入 •团队共享 •好的心态 •认识自己 •参与多深 •互相促进 •收获巨大 •成长卓越 •领悟多深 •共同成长
序言——
心态决定一切
• 人与人之间最大的差异是心态
• 心态导致人生惊人的不同
2、基本商务礼仪 ◇ 办公室礼仪 ◇ 接待、宴请、座次礼仪
1、塑造良好的个人形象
通过衣着打扮、言 行举止，反映你的 个性、形象及公众 面貌所树立起来的 印象。
礼仪知识
礼仪概念：是在人际交往中，以一定约定俗称程序，方式来尊重 对方过程和手段。
礼仪内容：
礼仪原则： 礼仪目的：
约束自己尊重他人 为他人着想 轻松愉快的交往
理
3、会议及活动的管理
开会通知的制作及寄发、参加者名簿的制作、会场的选定 及预约、会场的设立、必要用品等准备、确认出席者、与 延迟未到者的联络、茶点及饭菜的准备、会场结束后的整 理、会议记录的制作及分发、其它大型活动的准备，运作 及事后的管理。
企业行政文秘的工作内容（2）
项目
内容
4、照顾身边琐事
照顾茶点和吃饭、跑腿、名片、文具用品、图书、 用具等购买和管理、上司健康的管理（包括药品的 准备等）、与上司家人的联络、私人事情的帮忙和 各种有关团队的联络及调整，上司外出的准备、车 辆的安排（与司机联络及调整）、上司的接送、上 司其它事务的代理。
职业生涯规划制定职业生涯目标 Nhomakorabea原则S.M.A.R.T.原则
◆明确具体的（Specific） ◆可衡量的（Measurable） ◆可接受的（Acceptable） ◆现实可行的（Realistic） ◆有时间限制的（Timetable）
高级文秘和行政助理职业技能培训课件ppt(64张)
高级文秘和行政助理职业技能培训课 件(PPT6 4页)
➢知道什么是时间管理 ➢知道时间管理都能帮自己什么忙 ➢知道从哪些地方入手管理时间
高级文秘和行政助理职业技能培训课 件(PPT6 4页)
高级文秘和行政助理职业技能培训课 件(PPT6 4页)
高级文秘职业技能培训课程
<行政文秘人员的礼仪规范>
李大志 海纳百川管理咨询有限公司
高级文秘和行政助理职业技能培训课 件(PPT6 4页)
高级文秘和行政助理职业技能培训课 件(PPT6 4页)
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▪ Realisation of 实现
▪ Worthwhile
有价值的
▪ Pre-determined 事先决定的
▪ Personal
个人的
▪ Goals
目标
三.科学工作六步骤
▪ 1.明确目标 ▪ 2.分析信息 ▪ 3.合理决策 ▪ 4.制定计划 ▪ 5.执行工作 ▪ 6.评估提升
四.职业发展境界
西餐礼仪
-
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西餐餐位
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高级秘书与助理培训
情 报
业务包括资料情报的搜集、提供、整理、管理、活用与交换。 资料情报的输出和输入都要经过秘书这个通道，当主管将情报交给 秘书传达下去时，首先秘书就要根据情报的质和量，按其重要性、 机密性、紧急性来安排传送的优先顺序，从而增进处理情报业务的 效率。
事务业务 秘书的事务业务，为秘书在办公室所处理的例行业务，包括接听电话、 拆寄信件、发传真、档案管理、更新办公室用具、收集资料、准备定期报 告、安排主管之行程、约会及会议等。 通讯方面 办公室方面 会议方面 安排方面 接听电话、拆寄信函、发电传等。 档案管理、更换用具等。 收集资料、准备定期报告等。 安排行程、约会、会议等。
综合业务 秘书要办妥任何单项业务，必须综合协凋其他相关业务。这样， 才能融会贯通，发挥最大的秘书业务功能。
例如以接待业务来看，必须配合资讯管理以获得情报，得知何人、
何时、由何地来访，来宾的背景明细，来访的目的，并做出行程表； 必须配合事务业务以安排接待人员、车辆，骸安排饭店住宿等；必须 配合公共关系业务，以发布消息，并安排参观与商谈等。所以接待业 务，是个整体性的工作。
d.归档：一切会议材料，要及时按规定格式整理好，做好归卷工作，
以备存档。
行程安排技巧 1.资料的搜集 2.旅游中必备用品（参考用） 飞机票（火车票）、旅馆订房确认、费用（旅行支票、信用卡 等）、旅行支票、信用卡、号码明细、费用填报表、名片、旅游 证件、办公室资料/档案（副本）、办公室文具、商业旅游中拜
访客户有关资料、阅读资料、其它
3.即将走前CHECK LIST 通知要在你的上司离开前必须见他的人、弄清楚谁是上司的代理 人、上司离开期间会议/活动的安排、上司私人信件，事务的交 待、请转达的特殊信件、将上司带走的档案做一记录
高级主管秘书、助理培训课程
高级主管秘书、助理培训课程高级主管秘书、助理培训课程第一部分：介绍1.1 课程目标高级主管秘书和助理是组织中非常重要的职位，他们需要具备出色的组织、沟通和协调能力，以及高度的机密性和灵活性。
因此，本培训课程旨在提供必要的知识和技能，以帮助参与者成为成功的高级主管秘书和助理。
1.2 受众本培训课程适用于已经担任高级主管秘书或助理职位的人士，或准备进入这一职位的人士。
参与者应具备一定的秘书或助理工作经验，并且有一定的管理和领导能力。
1.3 课程结构本课程将分为三个模块，包括：- 模块1：高级主管秘书和助理的职责与期望- 模块2：组织和时间管理- 模块3：沟通和协调能力每个模块将涵盖相关主题和技能，以及实际案例和练习，以帮助参与者运用所学知识。
第二部分：课程内容2.1 模块1：高级主管秘书和助理的职责与期望- 高级主管秘书和助理的角色与职责- 与上级领导者的合作与协调- 向团队成员提供支持和指导- 技术和工具的使用，提高工作效率- 机密性和保密性的重要性- 在不确定性和挑战性环境下表现自信和决断2.2 模块2：组织和时间管理- 有效使用日历和计划工具进行时间管理- 处理和优先事务和任务- 会议和事件的组织和协调- 文件和档案管理- 资源和供应链管理- 解决问题和决策2.3 模块3：沟通和协调能力- 主动的沟通技巧和策略- 与内外部利益相关者的有效沟通- 写作和编辑技巧- 利用技术工具进行沟通和协作- 多任务处理和压力管理- 团队合作和领导技巧第三部分：培训方法3.1 讲座本培训课程将由经验丰富的教师担任主讲人，通过讲座的方式传授相关知识和技能。
主讲人将结合实际案例和经验分享，使参与者对所学内容有更直观的理解。
3.2 小组讨论和案例分析参与者将根据所学知识，分成小组进行讨论和案例分析。
这将为他们提供一个互动和合作的平台，以加深对课程内容的理解，并将理论知识应用到实际情境中。
3.3 角色扮演和模拟练习通过角色扮演和模拟练习，参与者将有机会在真实的环境中应用所学技能。
专业秘书与行政助理培训教材
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•二、办公室日常工作技巧
专业秘书与行政助理培训教材
行政人员的办公室事务
让我们快乐地工作 快乐地生活
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•二、办公室日常工作技巧
专业秘书与行政助理培训教材
专业秘书与行政助理发展训练（三） •拉近关系的谈话技巧
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专业秘书与行政助理培训教材
工作语言“规范”沟通
•一、行政文秘人员的角色认知
专业秘书与行政助理培训教材
什么样的人适合做行政人员？
¡ 个人条件
➢ 学历 ➢ 年龄 ➢ 外貌 ➢ 体质 ➢ 视力 ➢ 听力 ➢ 性别
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•一、行政文秘人员的角色认知
专业秘书与行政助理培训教材
什么样的人适合做行政人员？
¡ 个性要求
自信 热情 谨慎 机智 守时 服从 自制 勤快
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•一、行政文秘人员的角色认知
专业秘书与行政助理培训教材
•行政人员需具备的能力
（一）沟通能力
➢ 交际能力 ➢ 口头表达能力 ➢ 协调能力 ➢ 组织能力
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•一、行政文秘人员的角色认知
专业秘书与行政助理培训教材
行政人员的角色扮演
角色扮演图
•总调度 •参谋和助手 •行政人员 •桥梁和枢纽
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•二、办公室日常工作技巧
专业秘书与行政助理培训教材
有效的信息收集
•范围
经济信息 科技信息 政治信息 社会信息 生活信息
•意义
辅助决策 参考依据 工作基础 管理依据 协调依据
•来源
•信息处理
政府信息网络 大众传播媒介 专业信息机构 各大科研机构 综合专业网站
高级文秘、行政助理综合技能实战计划与培训
3、会议及活动的管理
开会通知的制作及寄发、参加者名簿的制作、会场的选定 及预约、会场的设立、必要用品等准备、确认出席者、与 延迟未到者的联络、茶点及饭菜的准备、会场结束后的整 理、会议记录的制作及分发、其它大型活动的准备，运作 及事后的管理。
高级文秘、行政助和1理培2 综训合技能实战计划
企业行政文秘的工作内容（2）
主要职责
高级秘书：管理、参谋、支持上司工作
主要工作如下： 安排、管理上司的工作时间； 沟通协调各种关系 主持大型商务、文化活动； 信息的处理与分析； 对公司内外经营、管理事务提供参谋和决策支持； 语言要求
高级文秘、行政助和1理培1 综训合技能实战计划
主要职责
企业一般行政文秘的工作内容（1）
项目 1、日程管理
秘书的定义
广义的概念：“秘书是领导人的事务与信息助手。”这里的广义， 包 括了公务秘书、私人秘书，又包括了各行业、层次、 工种；领导人既含单数，又含复数--领导集体；
高级文秘、行政助和理培7 综训合技能实战计划
1、岗位职责
岗位—— 组织为完成某项 任务而确立的
职责—— 职务与责任的统一
高级文秘、行政助和理培8 综训合技能实战计划
主要职责
初级秘书：协助上司的工作
主要工作如下： 接听电话、上传下达； 使用办公软件:打字、制表、作幻灯； 使用各类办公用具(传真、复印、电脑)； 使用互联网； 管理档案、文件等； 接待； 其它事务性的简单工作；
手续的代办与记帐。
6、突发事件处理
发生火灾、地震、风水害等紧急情况时，对来访客 人的疏导、急病及意外事故的处理、非法侵入者的 处置、劳动问题决裂和纷争时的处理，发生紧急情 况时，对公司内、外的联络。
高级文秘、行政助和1理培3 综训合技能实战计划
高级文秘、行政助理综合技能实战培训
高级文秘、行政助理综合技能实战培训高级文秘、行政助理综合技能实战培训第一章：市场环境与角色定位一、市场环境分析在当前快速发展的社会中，各个行业的竞争异常激烈。
尤其是在企业内部，各个部门之间的协调和沟通是非常重要的。
作为高级文秘、行政助理，你们每天都面临着种种繁忙的事务和琐碎的细节。
要想成为一名合格的高级文秘、行政助理，首先要了解公司的市场环境，明确目标并为之努力。
二、角色定位高级文秘、行政助理作为公司内部的重要角色，需要具备高度的责任感和敏锐的洞察力。
您要能够及时处理公司内部的文件、信息和沟通事务，帮助提高公司的效率和运营能力。
此外，您还需要具备良好的沟通和协调能力，以便与各个部门及上下级有效地沟通和协作。
第二章：综合实战技能培训一、流程管理技能作为高级文秘、行政助理，您将经常处理公司内外的各种流程文件和事务。
因此，流程管理技能是您必备的综合实战技能之一。
在此培训中，我们会重点介绍如何处理常见的流程文件，包括文件收发、信息整理和归档等。
此外，我们还会教授您一些有效的时间管理技巧，帮助您更好地掌控时间，提高工作效率。
二、沟通与协调技巧高效的沟通能力是一名优秀的高级文秘、行政助理必备的技能之一。
在此培训中，我们将教授您一些有效的沟通技巧，帮助您更好地与各个部门和上下级进行沟通。
同时，我们还会重点介绍如何协调各个部门，解决可能出现的冲突和问题，以确保公司内部的协作和合作。
三、业务能力提升作为高级文秘、行政助理，您需要具备一定的业务能力，以便更好地处理和协调公司内部的各种事务。
在此培训中，我们将重点培养您的业务能力，包括文件处理、会议安排和客户接待等方面。
通过实际案例的分析和模拟练习，您将能够更加熟悉和掌握这些业务知识和技能。
第三章：实践案例分析与讨论一、案例分析为了帮助您更好地理解和掌握所学的知识和技能，我们将提供一些实际案例进行分析和讨论。
通过深入研究这些案例，您将能够更好地理解不同情况下的处理方法和策略，提高解决问题的能力。
高级秘书与行政助理学知识框架
高级秘书与行政助理学知识框架学习要点课程任务知识要求技能要求学时安排1.秘书学基本知识1.1秘书学研究的历史与现状秘书学的研究范围、历史、演变及不同研究流派；拥有独立阅读与研判能力，熟悉一般工作流程62.秘书与行政助理的角色定位2.1秘书的角色与定位秘书在领导和管理工作中的位置，秘书的权力与影响力；能够运用所学的知识，为基层领导做好服务工作；39 2.2行政助理的的角色与定位行政助理在管理层级中的位置，在政务管理中的作用；能够胜任学校院系和中小型企业行政助理角色；32.3秘书与行政助理角色异同秘书工作“书”的作用，行政助理“管”的职能；二者的办事能力和参谋助手作用熟练掌握现代办公条件，综合运用各种资源，训练基本的办公室管理能力；33.秘书工作职能论重点研究四项：书、办、谋、管书写能力、办文办会办事能力、参谋助手作用，管理能力熟悉不同体制中秘书的地位、作用和职责范围64.秘书工作特质论4.1秘书与“中”“中”的哲学思考与秘书工作“中”的艺术学会居中思考，居中调停 36 4.2秘书与“时”“时”的哲学思考与秘书工作“时”的艺术准确把握时机，因时而动 35.秘书素质与素养秘书的基本素养与七大素质政治素质、道德素质、业务素质、法纪素质、文化素质、心理素质、身体素质提高各种素质素养，做一个有涵养、高水平、高素质的秘书36.秘书的意识研究高级秘书的八大意识全局意识、责任意识、时效意识、程序意识、效果意识、协同意识、法治意识、保密意识重点培养秘书的全局意识、责任意识、程序意识、结果意识和保密意识37.秘书的心态研究高级秘书的心态研究谦卑自信、主动负责、性情温和、随缘自适、张驰有度、处乱不慌、荣辱不惊、守口如瓶、无欲则刚重点修炼秘书心性，形成谦卑自信、性情温和、随缘自适、张驰有度、荣辱不惊等良好心态38.领导工作秘书工作8.1领导工作的特点与刚需熟悉领导工作的规律、领导的管理特点与刚性需求熟悉领导工作、了解领导风格、了解领导下属36 8.2秘书工作的追靠与柔性秘书工作从属性与贴近领导的需求，柔性、弹性、前瞻性熟悉本职工作，被动中发挥主动性、前瞻性39. 参谋助手作用的发挥9.1秘书工作的参谋作用在信息督查和调查研究、策划方案中发挥参谋助手作用熟悉信息调研、督促检查及信访、调查研究工作36 9.2秘书与行政助理助手作用秘书与行政助理的执行力和在授权管理中的重要作用知晓授权与守位之关系，把握助理与管理之分寸310.管理能力与综合10.1秘书的办公室综合管理时间管理、事务安排、计划落实、财务管理、印信文档管理根据领导时间，安排好个人时间，学会办公室管理3 6协调10.2辅助管理与综合协调综合协调职能部门、统筹管理办公室人员处理好各种人际关系，调动一切资源取得良好效果311课程论文：大胆创新，选择有价值的论题，做好核心课程论文，为毕业论文作好准备 6。
高级秘书与行政助理学
高级秘书与行政助理学随着现代社会的发展，高级秘书与行政助理的职位在各个行业中变得越来越重要。
他们在公司中扮演着重要的角色，为领导和团队提供高效的支持和协助。
本文将探讨高级秘书与行政助理的职责和技能要求，以及如何在这个职位上取得成功。
一、高级秘书的职责和技能要求高级秘书在公司中具有很高的地位和责任。
他们需要协助高管层完成日常工作，提供高质量的行政支持。
高级秘书需要具备以下职责和技能要求：1. 组织和安排会议：高级秘书需要安排和协调各种会议，包括预订会议室、安排会议日程、发送会议邀请函等。
他们还需要准备会议资料，并跟进会议纪要和行动计划。
2. 文件管理：高级秘书负责管理和维护公司的文件和档案。
他们需要确保文件的安全性和机密性，并能够迅速找到需要的文件。
3. 信息管理：高级秘书需要处理和管理大量的信息，包括电子邮件、传真、文件和电话。
他们需要及时回复和处理信息，并将重要的信息传达给相关人员。
4. 行程安排：高级秘书需要安排和管理高管的出差和日常行程。
他们需要预订机票和酒店，安排交通和会议，确保高管能够按时到达目的地。
5. 社交礼仪：高级秘书需要具备良好的社交礼仪和沟通能力。
他们需要与各个层级的人员进行有效的沟通，并代表高管与外部合作伙伴进行交流。
6. 多任务处理：高级秘书需要能够同时处理多个任务和项目。
他们需要有良好的时间管理能力，并能够在繁忙的工作环境中保持冷静和专注。
二、行政助理的职责和技能要求行政助理是公司中重要的支持角色，他们负责处理日常的行政工作，为团队提供必要的协助。
行政助理需要具备以下职责和技能要求：1. 日常办公支持：行政助理需要处理和回复日常的电子邮件、传真和电话。
他们还需要协助准备会议材料、安排会议和处理文件。
2. 文件处理：行政助理负责处理和管理公司的文件和档案。
他们需要确保文件的准确性和完整性，并能够迅速找到需要的文件。
3. 行程安排：行政助理需要协助安排和管理团队成员的行程。
专业秘书与行政助理培训(106ppt)
通知的制作寄发，会场的选定、预约、布置，必须品、资料的准备、制作、分发，会务的安排，接待，善后的工作
——工作内容
行政人员日常工作的三大特征
二、办公室日常工作技巧
风险与机遇并存
多样性与系统性的统一 辅助性与主动性的统一 原则性与灵活性的统一
行政人员日常工作
二、办公室日常工作技巧
01
办公室环境布置
3
行政人员：“对于你的问题，我十分抱歉，我尽可能向部门经理
4
崔经理询问吧。”
5
同 事：“你这是在应付我嘛，’尽可能’就是有可能不会啦，
6
真是的！“
7
句式三：用“你能……？”提出要求
用别人喜欢听的句式来说话
三、拉近关系的谈话技巧
05
04
02
03
01
行政人员：“你必须参加这次会议，这次会议很重要！“
办公用品的选购原则
二、办公室日常工作技巧
满足工作要求
提高工作效率
节约人工费用
树立企业公众形象
D
C
A
B
收信件细节
邮件收发与传阅注意事项
二、办公室日常工作技巧
壹
贰
叁
肆
伍
案例
二、办公室日常工作技巧
讨论这位行政人员/员工的工作应该如何改善？
强化档案管理
二、办公室日常工作技巧
把文秘工作与档案管理工作从组织制度到具体程序真正的交融在一起。
事先约定商讨的内容，使双方都做好准备
正确扮演各自的角色
切忌随意改变沟通的目的
平等、互动、开放
遵循的原则
与上司沟通——表示不同意见
四、与上司沟通的技巧
把握时机和场合
高级秘书、助理和行政人员技能培训
★练习：小组讨论：如何协助召开公司例会
★案例：如何应对会议中的“漏洞”？
★现场模拟：会议记录及纪要训练
三、信息、文档管理与运用
1、信息收集
信息工作的六个基本要求和三个诀窍
收集信息工作的三个诀窍
信息的查实及传递
信息的储存与保密
2、文档管理
文档分类及储存的工作规范
文档查阅及分装的工作规范
如何管理你好你的时间，让自己活出精彩？
★案例：从种树任务分析您解决问题的思路
——做正确的事，不仅是把事做对
大家认为是否能在3年时间内，获得15年的工作经验？
——其实是可能的，老师亲身经历和大家分享时间管理的秘诀
二、会务组织与管理
1. 成功组织会议的技巧
2. 组织阶段的工作：
√会前准备
√会中协助
√会后整理
2、想成为领导的得力助手，却不知道如何才能做得优秀？
3、看着领导每日的繁忙，想辅助他做更多的工作，却不知从何下手？
4、面对领导，不知道自己在领导心目中的价值是多少？
5、领导交办的工作，努力去做了，但为什么结果与领导的要求差距甚远，领导不满意呢？
6、工作中总是被动，想主动却缺乏清晰的努力方向？对后勤工作缺乏基本的理论支持？
3. 职业生涯规划的简单步骤
掌握SWOT分析工具进行自我分析
运用“5W提问”法进行自我分析
→What I am? 我是什么样的人？
→What I want? 我想要什么？
→What I can do? 我能做什么？
→What fit I most? 什么是最适合我？
→What I can choose？我能够选择什么？
2. 基本职场礼仪
办公室人员、高级文秘、行政助理综合技能实操培训PPT课件
考核内容 消防设施
完好率 安全隐患
整改率 安全事故
发生率 安全培训 计划完成率
权重 目标值 20% 30%
衡量标准 数据来源 考核分数
办公室危机处理
一、工作中我们遇到较难处理的危机事件？ 二、搬家后员工抗议有甲醛，如何解决？
三、会务管理
1、会议的重要性
2、会议的组织与管理： ◇会前准备 ◇会中协助 ◇会后整理
会议的苏格拉底法
控制会议规模 简化会议程序 缩短会议时间 提升会议水准
会议控制
会议筹备工作
开始
会 议 前 准 备 工 作 流 程 ：
结束
位次礼仪
会议座次礼仪
1
会议不同于会客。会客人数少，会议则人数较多。
大型会议：参与者多，规模大。分主席台和群众席。 1、主席团座次 练习：按职位高低安排8位和10位主席台就坐人员
沟通的漏斗
避免沟通漏斗方法
指令不能有效执行的真正原因..
理解什么是沟通？
现场游戏 小故事
与不同对象的沟通、协调方法
三个方向的沟通
上司
没有胆量
沟通者
清洁：维持以上整理、整顿、清扫后的局面， 使工作人员觉得整洁、卫生；
修养：通过进行上述4S的活动，让每个员工都 自觉遵守各项规章制度，养成良好的工 作习惯，做到“以司为家、以司为荣”。
人最需要的地盘有2个
现场演练—如何要求下属做好5S
安全及保密工作
安全：
人事信息、人事档案、 薪酬信息、人事报表……
办公室布置的原则
一、方便 二、……整洁 三、……统一 四、安全
办公布局考虑因素
1、人数、面积 2、部室…… 3、部门间…… 4、办公室间隔方式 5、办公室布局 6、位置安排 7、常用办公设施设备
高级秘书与行政助理（第1辑）
高级秘书与行政助理（第1辑）
•内容简介：
•《高级秘书与行政助理（第1辑）》将当前秘书学界的重要理论成果进行消化运用，取其精华，融入秘书工作实际，尤其是结合研究生们所在秘书岗位的生动实例，展开具有创新意识、超前意识的阐述。
该刊创新意识浓厚，内容涉及当前秘书学研究中许多热点、难点问题，提出了许多别具一格、引人思考的观点，是当前秘书学研究领域的新声，也将引发秘书学界一场新的理论争鸣。
全书从秘书首先作为人的角色出发，紧紧围绕秘书的视野、秘书的求索、秘书的修养和能力以及秘书的执行力四个方面展开，篇篇都蕴涵“以人为本，重在辅弼”的核心思想。
该书提出了许多值得关注的观点，如以六层说、核心角色来定位秘书，秘书的仆从意识，秘书的气质与类型，秘书的执行力与应急管理等。
这些观点紧密结合当前秘书工作的实际，吸收和借鉴了西方秘书学和行政管理学的理论，并在一定程度上实施突破和创新，相信会给秘书学研究领域注入一些新的因子。
•目录：
•序
视野
当代国际行政事务视野下的中国秘书学（上）
秘书和行政助理的角色差异与转换艺术
仆从意识的引鉴及对强化秘书服务质量的重要性初探
重在支持的国际职业秘书协会
求索
秘书核心角色规范的缺失及其探索途径
秘书是一种多层次的角色
秘书的主动性表现探微
破解重叠交叉难题实现扁平高效管理
浅谈秘书接纳、筛选和传递信息的艺术
修能
略论秘书的十大意识
秘书的气质与类型研究
秘书素质综论
试论秘书的素养
秘书的礼仪与形象设计
执行力
调查研究与秘书的执行力
信访工作与秘书的执行力
应急管理与秘书的执行力
在跟踪反馈中体现秘书的执行力内刊编辑与秘书的整合力
后记。
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秘书工作从属性与贴近领导的需求，柔性、弹性、前瞻性
熟悉本职工作，被动中发挥主动性、前瞻性
9.参谋助手作用的发挥
9.1秘书工作的参谋作用
在信息督查和调查研究、策划方案中发挥参谋助手作用
熟悉信息调研、督促检查及信访、调查研究工作
秘书与行政助理的执行力和在授权管理中的重要作用
知晓授权与守位之关系,把握助理与管理之分寸
能够运用所学的知识,为基层领导做好服务工作；
3
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2．2行政助理的的角色与定位
行政助理在管理层级中的位置，在政务管理中的作用;
能够胜任学校院系和中小型企业行政助理角色;
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2.3秘书与行政助理角色异同
秘书工作“书”的作用,行政助理“管”的职能；二者的办事能力和参谋助手作用
3.秘书工作职能论
重点研究四项：书、办、谋、管
高级秘书的
心态研究
谦卑自信、主动负责、性情温和、随缘自适、张驰有度、处乱不慌、荣辱不惊、守口如瓶、无欲则刚
重点修炼秘书心性,形成谦卑自信、性情温和、随缘自适、张驰有度、荣辱不惊等良好心态
８.领导工作秘书工作
8．１领导工作的特点与刚需
熟悉领导工作Байду номын сангаас规律、领导的管理特点与刚性需求
熟悉领导工作、了解领导风格、了解领导下属
政治素质、道德素质、业务素质、法纪素质、文化素质、心理素质、身体素质
提高各种素质素养，做一个有涵养、高水平、高素质的秘书
6.秘书的意识研究
高级秘书的
八大意识
全局意识、责任意识、时效意识、程序意识、效果意识、协同意识、法治意识、保密意识
重点培养秘书的全局意识、责任意识、程序意识、结果意识和保密意识
7.秘书的心态研究
高级秘书与行政助理学知识框架
学习要点
课程任务
知识要求
技能要求
学时
安排
1.秘书学基本知识
1.1秘书学研究的历史与现状
秘书学的研究范围、历史、演变及不同研究流派；
拥有独立阅读与研判能力，熟悉一般工作流程
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2．秘书与行政助理的角色定位
２.1秘书的角色与定位
秘书在领导和管理工作中的位置，秘书的权力与影响力;
10.管理能力与综合协调
10．1秘书的办公室综合管理
时间管理、事务安排、计划落实、财务管理、印信文档管理
根据领导时间，安排好个人时间,学会办公室管理
综合协调职能部门、统筹管理办公室人员
处理好各种人际关系，调动一切资源取得良好效果
１１课程论文：大胆创新，选择有价值的论题,做好核心课程论文，为毕业论文作好准备
书写能力、办文办会办事能力、参谋助手作用,管理能力
熟悉不同体制中秘书的地位、作用和职责范围
4.秘书工作特质论
4.1秘书与“中”
“中”的哲学思考与秘书工作“中”的艺术
学会居中思考，居中调停
4.2秘书与“时”
“时”的哲学思考与秘书工作“时”的艺术
准确把握时机,因时而动
５.秘书素质与素养
秘书的基本素养与七大素质